行政文秘工作職責(zé)細(xì)化

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁(yè)行政文秘工作職責(zé)細(xì)化作為一名文秘，每天在辦公室需要的負(fù)責(zé)的工作有哪些呢？下面是我為大家整理了行政文秘工作職責(zé)細(xì)化，盼望能幫到大家！

職責(zé)一：行政文秘崗位職責(zé)一、接聽(tīng)前臺(tái)電話

1、前臺(tái)任意一臺(tái)電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話，即使是你正在接聽(tīng)一個(gè)電話，公司行政文秘工作職責(zé)。

2、做好前臺(tái)電話的轉(zhuǎn)接工作，有人需要轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)室時(shí)需要與總經(jīng)理、財(cái)務(wù)相關(guān)人員溝通好后方可接入。

3、消失電話沒(méi)有方法轉(zhuǎn)接或是需要聽(tīng)電話的員工不在辦公室時(shí)準(zhǔn)時(shí)留下顧客的電話與姓名，便利公司員工與他取得聯(lián)系。

二、接待好來(lái)公司訪問(wèn)的客戶

1、來(lái)公司上門(mén)修理的顧客先將顧客的修理機(jī)做一個(gè)初步檢查方可將機(jī)器交到修理員手中并告知此機(jī)器的具體故障后修理員再進(jìn)行具體檢測(cè)，在修理員給顧客檢測(cè)時(shí)可以請(qǐng)顧客做下喝水或是介紹公司的相關(guān)新產(chǎn)品。

2、在接待上門(mén)下載客戶時(shí)做好客戶下載登記，多詢問(wèn)顧客的使用狀況及四周伴侶有無(wú)在使用同類產(chǎn)品，留下客戶的重要信息資料。

3、來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來(lái)通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。

4、一次性接待顧客三個(gè)以上時(shí)可以叫修理員幫忙接待上門(mén)修理客戶。

5、仔細(xì)接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

三、準(zhǔn)時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料

1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)準(zhǔn)時(shí)打櫻

2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。

3、公司有員工調(diào)動(dòng)是準(zhǔn)時(shí)出示調(diào)動(dòng)通并準(zhǔn)時(shí)更改公司的通訊錄。

4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場(chǎng)部的電子報(bào)表與批條根據(jù)合理的格式通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)交給財(cái)務(wù)。

5、準(zhǔn)時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

四、考勤的制作

1、文秘在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。

2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過(guò)程中留意請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正人員及已滿周年人員的具體標(biāo)注。

五、人事處理

1、新員工在入職時(shí)肯定要將入職書(shū)、個(gè)人擔(dān)保書(shū)及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、全部員工離職均要辦理好公司的離職書(shū)并準(zhǔn)時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司全部部門(mén)同事。

4、員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。

六、后勤處理

1、為公司全部員工名片制定的確定與核實(shí)。

2、準(zhǔn)時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的選購(gòu)。

5、報(bào)銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

6、準(zhǔn)時(shí)處理好客戶的投訴問(wèn)題。

七、與修理部的緊密合作，準(zhǔn)時(shí)收取修理費(fèi)用并將修理費(fèi)用上交到公司財(cái)務(wù)。

八、業(yè)務(wù)部客戶資料的入檔

1、每天早上到公司提示業(yè)務(wù)員準(zhǔn)時(shí)整理昨天的工作日記，在業(yè)務(wù)員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進(jìn)行輸入。

2、業(yè)務(wù)員沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)填寫(xiě)的要向他的上級(jí)反應(yīng)要求準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)加功課。

九、幫助倉(cāng)庫(kù)整理一些新貨的入倉(cāng)蓋章。

十、熟識(shí)公司每一個(gè)品牌、每一個(gè)型號(hào)的下載工作。

職責(zé)二：行政文秘崗位職責(zé)一、負(fù)責(zé)做好計(jì)算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。

二、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長(zhǎng)途電話、復(fù)印機(jī)的詳細(xì)使用和登記，名片印制等工作。

三、負(fù)責(zé)公司郵件和報(bào)刊的收娶分發(fā)工作。

四、負(fù)責(zé)公司電話小總機(jī)的接線工作。對(duì)來(lái)往電話?cǎi)g接精確?????及進(jìn)、聲音清楚、態(tài)度和氣，恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ);對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)告;對(duì)緊急電話設(shè)法接通，未通者速報(bào)行政部經(jīng)理處理。

五、負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時(shí)的繳回，管理制度《公司行政文秘工作職責(zé)》。

六、負(fù)責(zé)各類辦公用品倉(cāng)庫(kù)保管，每月清點(diǎn)，年終盤(pán)存統(tǒng)計(jì)，做到入庫(kù)有驗(yàn)收、出庫(kù)有手續(xù)，保證帳實(shí)相符。

七、按標(biāo)準(zhǔn)定額，做好添購(gòu)辦公用品的方案編制和申購(gòu)手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長(zhǎng)期積存。

八、完成各項(xiàng)勤雜、選購(gòu)工作。

九、負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。

十、負(fù)責(zé)下班時(shí)對(duì)整個(gè)辦公區(qū)的巡察，查看門(mén)窗、水機(jī)電源、電腦電源等、關(guān)閉狀況并做記錄。

十一、完成行政部經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。

職責(zé)三：行政文秘崗位職責(zé)一、準(zhǔn)時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料

1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)準(zhǔn)時(shí)打櫻

2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。

3、公司有員工調(diào)動(dòng)是準(zhǔn)時(shí)出示調(diào)動(dòng)通知并準(zhǔn)時(shí)更改公司的通訊錄。

4、準(zhǔn)時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

二、考勤的制作

1、文秘在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。

2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過(guò)程中留意請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正人員及已滿周年人員的具體標(biāo)注。

三、人事處理

1、新員工在入職時(shí)肯定要將入職書(shū)、個(gè)人擔(dān)保書(shū)及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、全部員工離職均要辦理好公司的離職書(shū)并準(zhǔn)時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司全部部門(mén)同事。

4、員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。

四、后勤處理

1、為公司全部員工名片制定的確定與核實(shí)。

2、準(zhǔn)時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的選購(gòu)。

5、報(bào)銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

6、準(zhǔn)時(shí)處理好客戶的投訴問(wèn)題。

五、與跟單部署的緊密合作，準(zhǔn)時(shí)收快遞費(fèi)用單并將快遞費(fèi)用單上交到公司財(cái)務(wù)。

六、跟單部客戶資料的入檔

職責(zé)四：行政文秘崗位職責(zé)一、執(zhí)行辦公用品的選購(gòu)、發(fā)放、管理

1、新員工入職時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理依據(jù)辦公用品實(shí)際需要，提出申請(qǐng)，向行政文秘簽字領(lǐng)齲其余時(shí)間，員工急需領(lǐng)取辦公用品，必需簽字，并寫(xiě)清晰領(lǐng)用時(shí)間、項(xiàng)目、數(shù)量等。

2、員工離職時(shí)，部門(mén)經(jīng)理應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)其辦公用品，并到行政部填寫(xiě)移交清單并簽字。

3、行政文秘每月對(duì)辦公用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，辦公用品選購(gòu)原則上由各部門(mén)向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一選購(gòu)，特別物品選購(gòu)由部門(mén)主管、副總同意后另行購(gòu)買(mǎi)。

二、信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印，傳真管理

1、公司全部打英復(fù)印文檔工作及信件、報(bào)刊收發(fā)管理工作由行政文秘統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收到信件資料由行政文秘準(zhǔn)時(shí)通知或遞送給收件人。對(duì)投遞錯(cuò)誤的信件，退回或轉(zhuǎn)移。發(fā)件時(shí)，由發(fā)件人填寫(xiě)好資料，再由行政文秘執(zhí)行發(fā)送。

2、行政文秘妥當(dāng)保管外部供應(yīng)的文件資料打英復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù)，并負(fù)責(zé)核對(duì)單據(jù)數(shù)量、金額，便于財(cái)務(wù)結(jié)算。

3、員工不得利用公司機(jī)器打印或傳真與工作無(wú)關(guān)的文件，行政文秘有權(quán)監(jiān)管教育。

三、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理

1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文秘依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

2、需做名片的員工，先填寫(xiě)名片印制申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后交由行政文秘負(fù)責(zé)辦理。

3、名片印制前需校稿，確認(rèn)名片職務(wù)、部門(mén)是否相符，姓名、聯(lián)系方法等需確認(rèn)無(wú)誤。自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文秘將做好的名片發(fā)放給名片印制申請(qǐng)者。

四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

1、負(fù)責(zé)對(duì)公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、登記。做到編好號(hào)、貼標(biāo)碼、注明使用狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、并責(zé)任到詳細(xì)員工。使用者離開(kāi)本公司時(shí)，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對(duì)需要報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢登記處理。

2、行政文秘依據(jù)盤(pán)點(diǎn)狀況，制作《公司固定資產(chǎn)使用狀況登記表》，發(fā)給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。

3、行政文秘負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)、傳真機(jī)等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù)和聯(lián)系修理工作。

五、執(zhí)行書(shū)籍、文件、資料的規(guī)范管理

1、公司全部書(shū)籍應(yīng)編碼貼號(hào)、做好編目、分類存放、按挨次排列整齊，準(zhǔn)時(shí)更新登記表。

2、公司員工借書(shū)、領(lǐng)取文件資料時(shí)，必需簽字登記。應(yīng)注明“日期、姓名、編號(hào)、項(xiàng)目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。

3、員工借書(shū)的限期不超過(guò)一個(gè)月，行政文秘應(yīng)提示催還。員工離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文秘。書(shū)籍、資料被歸還時(shí)，行政文秘應(yīng)備注說(shuō)明歸還日期。

六、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社?？ǖ纳贽k

1、公司變更或申請(qǐng)辦理分支機(jī)構(gòu)，先預(yù)備辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料，然后到工商局領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記申請(qǐng)表;營(yíng)業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復(fù)印件辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證;組織機(jī)構(gòu)代碼證辦理完畢后，預(yù)備相關(guān)資料辦理稅務(wù)登記證。

2、公司年檢一般從三月份開(kāi)頭，至六月底結(jié)束?？傻卿洝吧钲谑泄ど绦姓飪r(jià)管理局”網(wǎng)站，了解當(dāng)年度辦理年檢的需要的資料，先進(jìn)行網(wǎng)上申請(qǐng)，再交實(shí)物資料到工商局