公司檔案分類方案

公司檔案分類方案目的為實(shí)現(xiàn)XXXX公司(以下簡稱公司)檔案分類、整理、編目、檢索的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能，特制定本分類方案。范圍《XXXX公司檔案分類方案》適用于公司及子公司。重組子公司可根據(jù)實(shí)際情況，參照本方案自行制定。依據(jù)本分類方案依據(jù)下列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制定(其最新版本亦適用于本規(guī)范)：《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)《檔號編制規(guī)則》(DA/T13T994)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》(審辦發(fā)〔1991〕158號)《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕-32號)《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)《XXXX公司(集團(tuán))檔案管理規(guī)定》定義分類：將檔案按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的不同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。類目：具有共同內(nèi)容或載體特征的一組檔案的統(tǒng)稱，是檔案的分類單位。檔號：在整理和管理檔案的過程中，為了區(qū)分檔案內(nèi)容，固定檔案排列順序，以字符形式賦予檔案的一組代碼，是存取檔案的標(biāo)記，并有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。項(xiàng)目代號：投資項(xiàng)目、基建項(xiàng)目等項(xiàng)目檔案的代號。分類號：類目的標(biāo)識符號，用以表示類目在分類體系中的級別、位置和排列順序。案卷號/件號：案卷排列的順序號/文件排列的順序號。分類原則以公司及子公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。類目設(shè)置原則力求有較強(qiáng)的概括性、包容性、穩(wěn)定性；類目名稱準(zhǔn)確、簡明；既能適用于現(xiàn)有檔案分類的需要，又能為今后的發(fā)展留有擴(kuò)展的余地，同時(shí)便于掌握和使用。檔號編制原則唯一性原則：檔號應(yīng)指代單一，不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。合理性原則：檔號結(jié)構(gòu)必須與檔案的分類體系相適應(yīng)。穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，不應(yīng)隨意改變。擴(kuò)充性原則：檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。簡單性原則：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。類目設(shè)置遵循文件形成的邏輯規(guī)則，檔案類目分為一級類目、二級類目、三級類目，各級類目之間為上下位類的隸屬關(guān)系。一級類目設(shè)置和標(biāo)識依據(jù)公司及子公司管理職能，結(jié)合檔案所記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)及載體形式，一級類目分為A文書檔案、B投資項(xiàng)目檔案、C會計(jì)檔案、D審計(jì)檔案、E基建檔案、F實(shí)物檔案、G照片檔案、音像檔案。二級及以下類目設(shè)置文書檔案二級類目按照文件主辦或承辦機(jī)構(gòu)設(shè)置，詳見《XXXX公司機(jī)構(gòu)代碼表》（附1）。投資項(xiàng)目檔案二級類目按照項(xiàng)目管理特點(diǎn)結(jié)合文件內(nèi)容和特征設(shè)置；三級類目按照文件內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置。會計(jì)檔案二級類目按照文件類別設(shè)置。審計(jì)檔案二級類目按照審計(jì)類別設(shè)置?；n案二級類目按照項(xiàng)目管理階段結(jié)合文件內(nèi)容和形成特點(diǎn)設(shè)置；三級類目按照文件內(nèi)容設(shè)置。實(shí)物檔案二級類目按照實(shí)物類別設(shè)置。照片檔案二級類目按照照片類別設(shè)置；三級類目按照內(nèi)容設(shè)置。音像檔案二級類目按照文件類別設(shè)置；三級類目按照內(nèi)容設(shè)置。詳細(xì)類目設(shè)置見《XXXX開發(fā)投資公司檔案分類表》（附2）,各單位可根據(jù)需要增設(shè)一級、二級及以下類目。檔號構(gòu)成要素及標(biāo)識單位代碼：公司和子公司檔案按單位進(jìn)行管理，采用單位代碼加以區(qū)分。各單位代碼設(shè)置詳見《XXXX公司單位代碼表》（附3）。項(xiàng)目代號：投資項(xiàng)目檔案的項(xiàng)目代號由單位代碼和項(xiàng)目順序號組成，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前兩位代表單位代碼，后三位代表項(xiàng)目順序號，項(xiàng)目順序號由各子公司按本單位項(xiàng)目依次排流水號；基建檔案的項(xiàng)目代號按基建項(xiàng)目依次排流水號，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。分類號：用一級類目號和二級類目號及以下類目號組成，一級類目號用大寫英文字母表示，二級類目號及以下類目號由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限號：“Y”代表永久，“C”代表30年，“D”代表10年。檔號構(gòu)成方式檔號構(gòu)成方式按照各類檔案的自身特點(diǎn)設(shè)置。一般由單位代碼、年度/項(xiàng)目代號、分類號、案卷號/件號等組成，用“－”分隔；一級、二級及以下類目號之間直接連接不設(shè)分隔。文書檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-保管期限號-件號。示例如下：00-2012-A01-Y-001投資項(xiàng)目檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-項(xiàng)目代號-分類號-案卷號。示例如下:01-01001-B0101-001一案卷號（第一卷）三級類目號（決策文件）二級類目號（投資決策類）一級類目號（投資項(xiàng)目檔案）項(xiàng)目代號（電力公司第一個(gè)項(xiàng)目）單位代碼（電力公司）會計(jì)檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-案卷號。示例如下：00-2012-C01-001案卷號（第一卷）年度（2012）二級類目號（會計(jì)憑證類）一級類目號（會計(jì)檔案）案卷號（第一卷）年度（2012）二級類目號（會計(jì)憑證類）一級類目號（會計(jì)檔案）單位代碼（公司）審計(jì)檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-案卷號。示例如下:00-2012-D01-001基建檔案檔號構(gòu)成為：單位代碼-項(xiàng)目代號-分類號-案卷號。示例如下:00-01-E0101-001 案卷號（第一卷）三級類目號（立項(xiàng)文件）二級類目號（項(xiàng)目前期文件）一級類目號（基建檔案）項(xiàng)目代號（第一個(gè)基建項(xiàng)目）單位代碼（公司）實(shí)物檔案00-2012-F01-001單位代碼（公司）10.7照片檔案檔號（照片號）構(gòu)成為：單位代碼-年度-分類號-件號。示例如下：00-2012-G0101-001件號（第一件）三級類目號（領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷）二級類目號（紙質(zhì)照片）一級類目號（照片檔案）年度（2012年）單位代碼（公司）10.8音像檔案00-2012-H0101-001單位代碼（公司）附：1.XXXX公司機(jī)構(gòu)代碼表.XXXX公司檔案分類表.XXXX公司單位代碼表XXXX公司機(jī)構(gòu)代碼表單位名稱機(jī)構(gòu)名稱機(jī)構(gòu)代碼公司辦公廳01人力資源部02戰(zhàn)略發(fā)展部03經(jīng)營管理部04安全生產(chǎn)管理部05財(cái)務(wù)會計(jì)部06國際業(yè)務(wù)部07法律事務(wù)部08監(jiān)察部09審計(jì)部10信息化管理部11黨群工作部12XXXX研究中心13XXXX培訓(xùn)中心14協(xié)會辦公室15電力公司綜合部01人力資源部02計(jì)財(cái)部03電力公司業(yè)務(wù)發(fā)展部04經(jīng)營管理部05基建管理部06安健環(huán)管理部07燃料管理部08監(jiān)察審計(jì)部09證券部10煤炭公司綜合部01人力資源部02計(jì)劃財(cái)務(wù)部03業(yè)務(wù)發(fā)展部04生產(chǎn)經(jīng)營管理部05基建管理部06安全健康環(huán)保部07監(jiān)察部08交通公司綜合部01人力資源部02計(jì)財(cái)部03業(yè)務(wù)發(fā)展部04生產(chǎn)經(jīng)營部05基建管理部06

交通公司監(jiān)審部07高科公司綜合部01計(jì)劃財(cái)務(wù)部02生產(chǎn)經(jīng)營部03監(jiān)察部04項(xiàng)目部05物流公司綜合部01計(jì)財(cái)部02業(yè)務(wù)發(fā)展部03經(jīng)營管理部04航運(yùn)管理部05煤炭采購與供應(yīng)管理部06資本公司綜合部01股權(quán)管理部02計(jì)劃財(cái)務(wù)部03投資部04資產(chǎn)公司綜合部01計(jì)劃財(cái)務(wù)部02法律事務(wù)部03市場管理部04資產(chǎn)管理部05

高新公司綜合事務(wù)部01人力資源部02業(yè)務(wù)發(fā)展部03財(cái)務(wù)會計(jì)部04風(fēng)險(xiǎn)管理部05黨群工作部06投資團(tuán)隊(duì)07物業(yè)公司綜合部01計(jì)財(cái)部02管理部03一分公司04二分公司05三分公司06上海分公司07XXXX公司檔案分類表一級類目二級類目三級類目A文書檔案按照文件主辦或承辦機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置，詳見（機(jī)構(gòu)代碼表）B投資項(xiàng)目檔案01投資決策類01決策文件02決策支持文件03協(xié)議、證照04其他文件02基建管理類01設(shè)計(jì)文件02招標(biāo)文件03竣工文件04其他文件01三會文件03經(jīng)營管理類04退出類03經(jīng)營管理類04退出類02財(cái)會、審計(jì)文件03安全生產(chǎn)管理文件04技術(shù)管理文件05其他文件01退出文件02處置文件

01會計(jì)憑證類C會計(jì)檔案02會計(jì)賬簿類03財(cái)務(wù)報(bào)告類04其他類01公司和子公司審計(jì)02投資企業(yè)審計(jì)D審計(jì)檔案03經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)04專項(xiàng)審計(jì)05其他審計(jì)01立項(xiàng)文件02建設(shè)用地文件03勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件01項(xiàng)目前期文件04招投標(biāo)文件05合同、協(xié)議06開工審批文件E基建檔案01工程管理文件02施工文件02項(xiàng)目竣工文件02〃也，文'|、04竣工圖03項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、決算文件04其他

F實(shí)物檔案01榮譽(yù)類02紀(jì)念品類03印信類04證照類05其他G照片檔案01紙質(zhì)照片0