外事聯(lián)絡(luò)與預(yù)訂旅行管理制度

外事聯(lián)絡(luò)與預(yù)訂旅行管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)外部人員的外事聯(lián)絡(luò)與預(yù)訂旅行管理流程，確保公司外事活動(dòng)的順利進(jìn)行，并保障員工的安全和福利。本制度適用于全體員工，包含內(nèi)部員工、外派員工以及來訪人員。2.外事聯(lián)絡(luò)管理2.1外事活動(dòng)范圍外事活動(dòng)包含但不限于公司與外部合作伙伴的會(huì)議、出差、商務(wù)匯報(bào)等情況。2.2外事活動(dòng)審核2.2.1全部外事活動(dòng)需提前向上級(jí)主管部門申請，填寫外事活動(dòng)申請表，并附上必需的活動(dòng)事宜說明和預(yù)算。2.2.2上級(jí)主管部門應(yīng)在提交申請后的三個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并確認(rèn)活動(dòng)所需預(yù)算和合作細(xì)節(jié)。2.2.3若外事活動(dòng)需要涉及敏感信息或特殊事項(xiàng)，需進(jìn)行額外的安全審查，由安全部門參加并給出看法。2.3外事活動(dòng)組織與實(shí)施2.3.1外事活動(dòng)的組織與布置由指定人員負(fù)責(zé)，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。2.3.2外事活動(dòng)涉及的緊要事項(xiàng)，包含會(huì)議議程、出行布置、接待等細(xì)節(jié)，需提前與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，并妥當(dāng)布置。2.3.3外事活動(dòng)的相關(guān)文件和資料的保密工作由安全部門負(fù)責(zé)，確保信息不外泄。2.3.4外事活動(dòng)結(jié)束后，組織相關(guān)人員進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，并撰寫活動(dòng)報(bào)告。3.預(yù)訂旅行管理3.1出差申請與審批3.1.1員工若需出差，需提前提交出差申請表，包含出差目的、時(shí)間、估計(jì)費(fèi)用等信息，并由部門主管進(jìn)行審批。3.1.2高級(jí)管理人員的出差申請需由上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。3.1.3出差期間如需延長或更改行程，需提前向上級(jí)主管部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.2旅行布置3.2.1出差人員的機(jī)票、酒店、交通等布置由企業(yè)行政部門負(fù)責(zé)。3.2.2出差人員需供應(yīng)個(gè)人身份信息等必需資料，以便行政部門進(jìn)行預(yù)訂。3.2.3行政部門應(yīng)提前與選擇的供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，取得最優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)。3.3差旅費(fèi)用報(bào)銷3.3.1出差人員需妥當(dāng)保存全部相關(guān)票據(jù)和發(fā)票，確保費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性。3.3.2差旅費(fèi)用報(bào)銷需依照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行申報(bào)和審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。3.3.3出差期間產(chǎn)生的個(gè)人額外費(fèi)用，如追加交通費(fèi)、個(gè)人通訊費(fèi)等，需承當(dāng)個(gè)人支出。3.4健康與安全3.4.1出差人員在行程中需敬重本地法律法規(guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，遵守相關(guān)安全規(guī)定。3.4.2出差人員需提前了解目的地的安全情況，并遵守內(nèi)部安全提示，確保人身安全。3.4.3出差人員若遇到緊急情況，應(yīng)立刻向指定聯(lián)系人報(bào)告，并按引導(dǎo)行動(dòng)。4.監(jiān)督與違規(guī)處理4.1監(jiān)督機(jī)制4.1.1公司內(nèi)部設(shè)立外事管理監(jiān)督組，負(fù)責(zé)對外事聯(lián)絡(luò)及預(yù)訂旅行流程的監(jiān)督和檢查。4.1.2外事管理監(jiān)督構(gòu)成員應(yīng)定期對外事活動(dòng)和預(yù)訂旅行的管理情況進(jìn)行檢查，并形成檢查報(bào)告。4.2違規(guī)處理4.2.1對于違反外事聯(lián)絡(luò)與預(yù)訂旅行管理制度的行為，相關(guān)人員將依據(jù)公司紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行處理。4.2.2若顯現(xiàn)違規(guī)行為涉及到法律問題，將搭配相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，并保障公司及員工的合法權(quán)益。5.附則5.1本制度自發(fā)布之日起生效，并由外事管理監(jiān)督組進(jìn)行宣貫。5.2對于本制度中未曾涉及到的具體情況和問題，由外事管理監(jiān)督組依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裁決。5.3如有對本制度的修改和調(diào)整，需經(jīng)過上級(jí)主管部門審批，并及時(shí)通知全體員工。以上即為本公司的外