污水管網及配套設施項目監(jiān)理服務合同管理、信息管理、組織協(xié)調

第一節(jié)合同管理的內容 1第二節(jié)合同管理措施 18第三節(jié)信息管理的內容 28第四節(jié)信息管理措施 36第五節(jié)組織協(xié)調監(jiān)理工作目標 50第六節(jié)工程組織協(xié)調的內容 51第七節(jié)項目監(jiān)理組織協(xié)調的工作內容 63第八節(jié)組織協(xié)調方法 65第九節(jié)組織協(xié)調措施 67第十節(jié)減少工程延期的預控措施及管理辦法 79第一節(jié)合同管理的內容合同管理是工程建設管理的重要內容之一，是控制工程投資、進度、質量的基本依據，是保證工程建設質量，加強科學管理、依法管理的重要環(huán)節(jié)。通過在合同的訂立和履行工程中所進行的組織、計劃、指揮、監(jiān)督和協(xié)調等工作促使項目內部各部門、各環(huán)節(jié)互相銜接，密切配合，進而使人、財物各個要素得到合理組織和利用，提高工程管理水平，實現(xiàn)項目工程投資、進度、質量、環(huán)保等目標取得良好的社會和經濟效益。一、合同管理的工作范圍1、審批工程分包，完成對分包商的業(yè)績、資質及分包內容的審查。2、按照業(yè)主的授權，通過規(guī)定的程序，發(fā)布工程變更指令，并對工程變更進行評估，提出變更方案意見，報業(yè)主批準。3、根據合同要求，合理、公正、科學、獨立地處理有關工程延期和費用索賠事件，并滿足監(jiān)理工作程序要求。4、定期向業(yè)主上報各有關合同的執(zhí)行情況，包括從投資控制、進度控制、質量控制的角度分析合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的風險和問題。盡量減少業(yè)主被索賠。5、按有關規(guī)定程序建立合同文檔管理制度，并通過監(jiān)理記錄和監(jiān)理報告，按統(tǒng)一規(guī)定，對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，為實現(xiàn)項目的總目標服務。6、施工期間，公正、獨立地監(jiān)督施工合同有關雙方有效執(zhí)行施工合同。二、合同管理方法合同管理方法主要包括合同分析、建立合同管理制度和合同文檔管理三個方面。1、合同分析合同分析的目的是對比分析監(jiān)理委托合同、施工承包合同，清晰地確定項目監(jiān)理的服務范圍、監(jiān)理目標、劃定監(jiān)理單位與業(yè)主的義務權利界限；劃定業(yè)主與承包商的義務權利界限，并進行各自范圍內的風險責任分析，以便在工程實施過程中進行各方面的控制和處理合同糾紛、索賠等問題。(1)分析各個主要的合同事件中，監(jiān)理、勘測設計單位、施工承包商及業(yè)主方之間的義務及責任，各主要合同事件之間的網絡關系，建立有關監(jiān)理工作流程。(2)熟悉駐地監(jiān)理部監(jiān)理服務內容，并比較與通常的監(jiān)理服務內容上的異同之處。針對合同專用條款中的細節(jié)問題，找出本工程監(jiān)理難點和重點，并建立相應的監(jiān)理工作制度。(3)分析監(jiān)理的工期控制目標，將工期目標用圖（網絡圖或橫道圖）表示出來，并對總工期控制目標進行風險分析和項目分解，找出關鍵線路和避免風險措施。(4)分析監(jiān)理的質量控制目標和所執(zhí)行的規(guī)范標準、試驗規(guī)程、驗收程序，并圍繞質量控制目標，制訂一系列的合同管理措施。(5)分析監(jiān)理的投資控制目標。根據監(jiān)理投資目標進行階段性分解和風險分析，并對項目實施中出現(xiàn)的重點和難點，制訂有關監(jiān)理措施。(6)參與處理業(yè)主與承包商的合同糾紛問題，包括對于仲裁、咨詢、訴訟事宜，為業(yè)主提供有關支持性的證據。2、建立合同管理程序和制度（1）以合同為依據，本著實事求是的精神，合情合理地處理合同執(zhí)行過程中的各種爭議。（2）合同管理堅持程序化，如設計變更、延期、索賠、計量支付等都按固定格式和報表填寫。合同價款的增減要有根據，工程變更引起的增減、延期等按照業(yè)主制定的《合同變更管理試行辦法》執(zhí)行。（3）承包方應按月或季報送完成工程量結算報表，經監(jiān)理嚴格核實、簽證后，作為結算工程款的依據報送業(yè)主，業(yè)主據此簽證才可向承包方支付工程款。（4）協(xié)助業(yè)主嚴格審查特殊工程與特種工程的分包單位，作好其分包控制工作。（5）建立合同數(shù)據檔案，把合同條款分門別類合理編號，采用計算機檢索管理。（6）監(jiān)理工程師根據掌握的文件資料和實際情況，按照合同的有關條款，考慮綜合因素，完成有關工作之后對變更費用作出評估，并報業(yè)主審批。（7）嚴格控制工程分包與轉讓，要求承包商必須執(zhí)行《工程分包報審程序》，按規(guī)定審批工程分包并辦理有關手續(xù)。（8）監(jiān)理工程師根據合同有關規(guī)定，督促承包商進行保險并進行檢查，掌握工程保險的原始資料及有關證據，協(xié)助業(yè)主處理好工程保險有關事務。3、合同文檔管理在合同文檔管理中，就是要使監(jiān)理工程師能迅速地掌握合同及其變化情況，做到快速便捷地查詢，對合同執(zhí)行過程進行動態(tài)管理，并為后期的有關合同糾紛積累原始記錄。合同管理的做法如下：(1)建立科學的文檔編碼系統(tǒng)和文檔管理制度，按文件的來源和類別分類，以便于操作和查詢；(2)合同資料的快速收集與處理。通過建立監(jiān)理記錄和監(jiān)理報告制度，以及資料采集制度，對施工過程文件，完成原始記錄的積累和保存。4、合同管理措施由于在工程實施過程中會遇到很多不可預見因素，從而出現(xiàn)工程變更、工程延期、費用索賠，甚至引起合同糾紛。因此合同管理的監(jiān)控實際上是一個動態(tài)過程，必須實行合同跟蹤管理，主要合同管理與監(jiān)控措施有以下幾個方面：（1）建立合同跟蹤管理的工作程序及工作制度。通過建立工地例會和工程變更、費用索賠、計量支付等合同管理程序，保證合同順利執(zhí)行，降低合同糾紛的發(fā)生機率。（2）對合同實施情況進行跟蹤檢查。駐地監(jiān)理通過日常巡視和工地例會，將實際情況和合同資料進行對比分析，找出其中的偏離及其原因，并采取相應措施，使合同管理始終處于受控狀態(tài)。針對合同中執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大事件，及時報告業(yè)主，并進行協(xié)調，通過監(jiān)理月報，定期將當月合同執(zhí)行情況及風險分析和預控措施上報業(yè)主。（3）合同變更管理。對工程變更等各種直接構成合同內容變更的信息按相應的工作程序進行處理，并對變更所帶來的影響作進一步評估，并報業(yè)主審批。（4）由于在工程變更、工程延期、費用索賠方面易引起合同糾紛，我們將嚴格按規(guī)定的工作程序辦事，以降低合同糾紛的發(fā)生機率：（5）工程變更管理的程序與措施①規(guī)定②監(jiān)理工程師認為有必要根據合同和《工程變更管理試行辦法》有關規(guī)定Ⅰ類工程變更時，應經有關部門批準同意。③業(yè)主認為需要而提出變更時，監(jiān)理工程師應根據業(yè)主制定的有關規(guī)定辦理。④設計人認為必要提出變更時，應經業(yè)主審批同意，并按合同有關規(guī)定辦理。⑤工程變更引起的費用增減，按業(yè)主制定的《工程變更管理辦法》的規(guī)定確定變更費用，報業(yè)主審批。⑦變更程序（6）意向通知由提議工程變更的單位，按業(yè)主制定的《工程變更管理辦法》的規(guī)定向指定的接受單位發(fā)出變更意向通知。包括：變更的工程項目、部位或合同某文件內容。變更的原因、依據及有關的文件、圖紙、資料。要求承包商據此安排變更工程的施工或合同文件修訂的事宜。要求承包商向監(jiān)理工程師提交他認為此項變更給其費用帶來影響的估價報告。（7）資料收集監(jiān)理工程師宜指定專人受理變更。變更意向通知發(fā)出的同時，著手收集與該變更有關的一切資料。包括：變更前后的圖紙（或合同、文件）；工程變更洽商記錄；技術研討會記錄；來自業(yè)主、承包商、監(jiān)理工程師方面的文件與會商記錄；行業(yè)部門涉及該變更方面的規(guī)定與文件；上級主管部門的指令性文件等。（8）費用評估監(jiān)理工程師根據掌握的文件資料和實際情況，按照合同的有關條款，考慮綜合影響，完成下列工作之后對變更費用作出評估。審核變更工程數(shù)量或擬修改的合同文件。確定變更工程的單價及費率或擬修改合同文件引起的費用。以上評估結果報業(yè)主審批。（9）簽發(fā)工程變更令變更資料齊全、變更價格確定之后，經業(yè)主代理批準的變更文件齊全或明確時，監(jiān)理工程師向承包商發(fā)出工程變更令。工程變更令主要包括以下文件：工程變更令。工程變更說明。工程變更費用估計表。附件：變更前后的設計圖紙；業(yè)主、承包商、監(jiān)理方面的會議、會商記錄與文件；確定工程數(shù)量及單價的證明資料等。（10）工程變更的費用確定工程數(shù)量監(jiān)理工程師對工程數(shù)量的評審依據應是：變更通知及變更設計圖紙。監(jiān)理工程師的現(xiàn)場計量。價格按各合同段中原工程量清單內相應單價和費率計算，缺項的單價按批準采用的定額、編制原則、工料價格及中標費率計算，或參考承包商預算及實際支出證明，協(xié)商一個價格，并報業(yè)主審批。由于承包商責任造成的或承包商為方便其施工而提出的變更，所增加的費用不予補償，所節(jié)省的費用由業(yè)主與承包商協(xié)商確定。三、合同管理的措施由于在工程實施過程中會遇到很多不可預見因素，從而出現(xiàn)工程變更、工程延期、費用索賠，甚至引起合同糾紛。因此合同管理的監(jiān)控實際上是一個動態(tài)過程，必須實行合同跟蹤管理，主要合同糾紛監(jiān)控措施有以下幾個方面：1、建立合同跟蹤管理的工作程序及工作制度。通過建立工地例會和工程變更、費用索賠、計量支付等合同管理程序，保證合同順利執(zhí)行，降低合同糾紛的發(fā)生機率。2、對合同實施情況進行跟蹤檢查。項目監(jiān)理部通過日常巡視和工地例會，將實際情況和合同資料進行對比分析，找出其中的偏離及其原因，并采取相應措施，使合同管理始終處于受控狀態(tài)。針對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大事件，及時報告業(yè)主，并進行協(xié)調，通過監(jiān)理月報，定期將當月合同執(zhí)行情況及風險分析和預控措施上報業(yè)主。3、加強對分包合同的管理，嚴禁再次分包。4、合同變更管理。對工程變更等各種直接構成合同內容變更的信息按各自的工作程序進行處理，并對變更所帶來的影響作進一步評估，并報業(yè)主批準。5、由于在工程變更、工程延期、費用索賠方面易引起合同糾紛，我們將嚴格按規(guī)定的工作程序辦事，以降低合同糾紛的發(fā)生機率。四、合同管理的內容監(jiān)理工程師應及時向有關的單位索取合同副本，詳細了解并掌握合同內容，明確各方的責、權、利。對合同進行跟蹤管理，隨時檢查合同有關的執(zhí)行情況，及時、準確地向有關部門反映合同執(zhí)行過程中的信息。合同管理主要進行工程變更、工程延誤、費用索賠、違約賠償、爭端與仲裁等方面的工作。檢查質量、投資、進度是否按合同的要求執(zhí)行。1、質量方面的合同管理：檢查工程所采用的材料、設備、機械、半成品、構件是否滿足合同規(guī)定及有關質量標準的要求，施工中嚴格按照合同規(guī)定的規(guī)范、規(guī)程監(jiān)督核驗施工單位的質量，驗收隱蔽工程與分部工程。2、進度方面的合同管理：督促施工單位提出進度計劃并審批。認真審核設計變更與技術洽商，防止因此導致工期延誤與投資增加。收集進度情況，進行施工實際進度與計劃進度的比較、分析，提出提前工期的合理化建議。準確及時向業(yè)主提供進度信息，定期召開落實工期會議，進行動態(tài)管理。3、投資方面的合同管理：嚴格審核月進度報表，工程變更簽證。4、工程變更方面的合同管理：（1）工程變更的準則按照規(guī)定的程序的授權范圍內發(fā)出工程變更指令，對變更工程進行評估，測算變更工程量的比率和價格，提出方案的取舍意見，按程序經批準后實施。未經批準而實施的工程變更不得予以計量。根據授權范圍和施工合同對簽證工程量必須確保數(shù)量的真實準確無誤，并按有關管理規(guī)定辦理手續(xù)。（2）工程變更的評估無論任何方面提出或要求對部分工程進行變更，包括設計人、業(yè)主、監(jiān)理人或承包商，監(jiān)理人將首先對任何工程變更在技術、合同費用、商務和對工期的影響進行綜合評估，并向業(yè)主提交評估報告：①變更工作的必要性、可行性與可靠性進行技術評估；②對變更工作的工程量清單及其估價進行復核，估算變更的合同價款；③分析變更工程的施工程序和施工方法對合同工程施工的總的影響，尤其是資源的平衡和可能出現(xiàn)的施工干擾；④如果采用費用換工期的方法對工程進行變更，應評價增加的費用與提前的工期之間的合理性和經濟性分析；⑤分析變更工程的施工進度計劃對中間和最終完工日期的影響；⑥分析工程變更可能導致的索賠以及可能存在的對其它工程或承包商施工的影響而帶來的潛在索賠；⑦工程變更后的利弊得失綜合分析評價。最后，由業(yè)主或被業(yè)主授權的監(jiān)理人確定是否需要變更。（3）工程變更的程序如果工程變更得到業(yè)主的批準，那么，工程變更將按照下列的程序進行：①監(jiān)理方向承包商發(fā)布文函，通知承包商工程變更的范圍和內容以及其它實施變更工程所需的資料；②針對變更的工程，監(jiān)督承包商制訂施工程序、施工方法和施工進度，并說明工程變更將可能對進度或完工工期的影響，并對變更的工程進行估價，包括變更工程本身的價格和可能產生的其它費用；③監(jiān)理人與承包商和/或業(yè)主就變更工程的價款進行協(xié)商；④如果不能與承包商就變更的價格達成一致，監(jiān)理人應會同業(yè)主，確定變更工程的價格，此價格即為監(jiān)理人確定的價格；⑤監(jiān)理人發(fā)布變更令，指示承包商進行變更工程的施工。（4）工程變更的基本原則①工程變更后不應降低工程的質量標準，也不應影響工程交付使用后的運行管理或使用功能的正常發(fā)揮；②變更后的工程應技術可行，安全可靠；③工程變更有利于施工，盡可能不造成施工程序和施工方法的重大變化，尤其應避免因變更導致出現(xiàn)投標文件或技術規(guī)范中沒有的施工工藝；④工程變更盡量不導致合同價格的增加，以費用換工期的工程變更也應經濟合理；⑤工程變更盡可能減少對后續(xù)施工或其它承包商的施工的不良影響，不應對合同控制性工期產生不良影響；⑥工程變更不應引起承包商的高額索賠，或產生可能導致高額索賠的潛在因素和現(xiàn)實事實。（5）變更工程價格的確定變更工程的價格由監(jiān)理人與業(yè)主、承包商協(xié)商確定，并將遵循下列的基本原則：①變更支付項目的劃分上，首先應與工程量清單上已經列出的支付項目相一致或類似，在可能的情況下不要采用與清單支付項目差別很大的新增支付項目；②對于工程量清單中已經列出的支付項目，并且施工方法、施工條件和設備的投入相差基本相同，建議采用工程量清單中的對應項目的單價或價格；③如果在工程量清單中有相同或類似的項目，或相同項目在施工方法、施工條件和設備的投入存在一定的差別，應以工程量清單中的對應項目的單價或價格為基礎，結合施工方法和施工條件進行調整，確定變更工程的單價或價格；④對于在工程量清單中沒有列出的支付項目，或類似項目在施工方法和條件上存在顯著差別導致單價或價格明顯不合理或不適用，為新增支付項目，應以有關價格為基礎由監(jiān)理人與承包商協(xié)商確定變更工程的單價或價格；⑤對于工程量清單中載明但工程量發(fā)生大幅度增減（幅度達到清單工程量的30%或以上）的項目，應根據合同文件規(guī)定的方式確定單價。如果承包商與業(yè)主和監(jiān)理人不能就變更工程的單價或價格達成一致，則由監(jiān)理人確定變更工作的單價或價格，并通知業(yè)主和承包商，作為變更工作支付的依據。（6）變更令的頒發(fā)為了便于合同的管理或對變更的費用進行控制，監(jiān)理人將發(fā)布變更令，確認監(jiān)理人與業(yè)主和承包商就變更工程的協(xié)商的成果，或記錄在協(xié)商不能取得一致后監(jiān)理人最終確定變更價格，變更令應由業(yè)主和承包商的授權代表共同簽字確認。五、工程延期方面的合同管理應根據施工合同有關工期的約定嚴格控制工期，做好預防工作，審查承包人的延期申請范圍、內容和對整個工程的影響程度，無論是臨時的工程延期或最終的工程延期須報業(yè)主批準。（1）審批原則合同條件：導致工期拖延的原因確實屬于承包方自身以外的，否則不能批準為工程延期。這是審批工程延期的一條根本原則。影響工期：發(fā)生延期事件的工程部位，無論其是否處在施工進度計劃的關鍵線路上，只有當所延長的時間超過其相應的總時差而影響工期時，才能批準工程延期。實際情況：工程延期必須符合實際情況，要對施工現(xiàn)場進行詳細考察和分析，并做好相關記錄，為合理確定工程延期時間提供可靠依據。（2）處理拒絕簽署付款憑證：當承包方施工進度落后既不執(zhí)行監(jiān)理工程師要求調整的指令，又不采取積極措施時，可以此來制約承包單位。誤期損失賠償：當承包單位未能按合同規(guī)定的工期完成合同范圍內的工作時對其的處罰。取消承包資格：如果承包單位嚴重違反合同，又不采取補救措施，則業(yè)主為了保證合同工期有權取消其承包資格，但這種嚴厲處罰措施一般不輕易采用，在進度控制中最好也不要走到這一步。六、合同費用索賠（1）合同索賠的準則根據合同受理或駁回承包人向業(yè)主的索賠，其主要工作內容有：在承包人提出索賠申請后，監(jiān)理工程師根據合同對索賠申請的理由及各項記錄進行認真客觀的審核與證實。對索賠理由成立的按規(guī)定程序報告業(yè)主。對業(yè)主向施工單位提出索賠時，項目監(jiān)理機構必須公正、忠實地維護業(yè)主的利益。（2）合同索賠的處理程序無論是承包商向業(yè)主索賠，還是業(yè)主向在承包商索賠，監(jiān)理人在收到索賠報告后，將在對索賠的事實依據進行行審查、復核、分析和評價的基礎上，起草索賠評價報告，由總監(jiān)理人審查后主持召開會議，就索賠報告的評價與業(yè)主協(xié)商，并根據業(yè)主的意見對索賠評價報告進行修改并通知承包商。在通知雙方后，總監(jiān)理人將主持會議，就索賠事項與承包商和業(yè)主進行談判或協(xié)商，如果在業(yè)主與承包商之間達成一致，監(jiān)理人將擬訂報告，通知業(yè)主和承包商，并在隨后的中期支付中將承包商應得到的補償費用支付給承包商，或將業(yè)主應得到的費用從給承包商的付款中扣除；如果協(xié)商未能達成一致，監(jiān)理人將根據雙方的申述和索賠評價報告，作出監(jiān)理人決定，并連同索賠評價報告一起分別送達業(yè)主和承包商。如果業(yè)主或承包商任何一方對監(jiān)理人的決定存在質疑，他應書面通知監(jiān)理人，在這種情況下，索賠事項將成為爭議，并按爭議的解決辦法進行處理。（3）合同索賠評價監(jiān)理人將本著實事求是的原則，以合同為準繩，以事實為依據，站在公正的立場上進行索賠的評價。在索賠評價工作初步完成后，首先將與業(yè)主協(xié)商，征求業(yè)主的意見，以形成能為業(yè)主所能接受的監(jiān)理人決定。然后，監(jiān)理人應就索賠事件的任何疑問在業(yè)主和承包商之間友好協(xié)商，力求達成一致，使合同索賠得到公正、合理并使雙方都能滿意或接受的解決，以利于合同工程順利實施。對于任何索賠報告，將按下列要求進行審查并作出評價：1）索賠報告是否在合同規(guī)定的時間內提出，否則監(jiān)理人將確定合同索賠超過了時效而予以拒絕；2）造成損失或延期的事實是否真實可靠，符合工程的實際狀況；3）合同索賠要求是否與合同條款的規(guī)定一致，確定索賠要求中按照合同文件的規(guī)定可以索賠的項目；4）對索賠的支持文件逐一進行調查、核實、取證、分析和論證，分析所提供的證據是否真實、合法、有效，從而確定能夠支持索賠的有效證據，對其它證據的無效性提出充分的理由和證據進行論證；5）分析索賠事件產生的原因以及對責任或風險的分析是否正確合理，確定能夠進行索賠的事實以及責任或風險的分配；6）對工期延長計算書中的工時工效、工期計劃、關鍵路線分析和工期計算成果合理性進行分析和評價，提出應延長的中間或最終完工日期的初步意見；7）對索賠的費用計算依據、計算方法、取費標準及計算過程及其合理性逐項進行審查，提出合理賠償費用的初步意見。在索賠評價過程中，如果分析確定承包商的索賠要求是因下列原因提出的，應予以明確拒絕：1）包商在投標時低價競爭而導致虧損或價格的明顯偏離；2）承包商因設計失誤、計劃不周、管理不善導致工期延誤或費用增加；3）因承包商或其分包商的責任，或承包商與其分包商之間的糾紛或合同爭端所導致的工期延誤或費用增加；4）因承包商采用不合格的材料、設備或質量缺陷，或因承包商的責任導致而發(fā)生的質量和安全事故，或其它違約或違規(guī)行為，被監(jiān)理人指令停工、返工、重建或重置所導致的工期延誤和/或費用增加；5）索賠事件發(fā)生后，承包商未努力或及時采取有效的措施補救或減輕損失而導致事態(tài)擴大；6）因承包商違反國家法律、法令或行政法規(guī)的行為而導致的工期延誤或費用支出；7）由于承包商未按開工令的指示及時開工、或施工資源投入不足、或準備工作不充分、或施工材料供應不及時、或施工組織管理不善、或施工效率降低、或分包人的實施不利等導致工期延誤；8）施工合同文件規(guī)定應由承包商承擔的責任與風險所導致的工期延誤或費用增加；9）非關鍵線路上項目的工期延誤但未對關鍵線路上的項目的工期造成影響，或合同文件中明示或隱含的不能請求延長工期的工期延誤；10）業(yè)主決定要求承包商采用加速趕工措施追回延誤的工期，并決定給予經濟補償且已被承包商所接受。在進行評價的基礎上，監(jiān)理人將起草索賠評價報告，作為與業(yè)主和承包商雙方協(xié)商的基礎。（4）監(jiān)理人決定如果監(jiān)理人在與業(yè)主或承包商協(xié)商后未能就索賠達成一致意見，監(jiān)理人應以合同索賠評價報告為基礎，參照在協(xié)商過程中雙方陳述的意見，最終作出監(jiān)理人決定，送達業(yè)主和承包商。七、合同爭議（1）合同爭議的準則在委托的工程范圍內，業(yè)主或第三方對對方的任何意見和要求（包括索賠要求），均必須首先向監(jiān)理工程師提出，由監(jiān)理工程師研究處理意見，再同雙方協(xié)商確定。當其雙方的爭議由政府建設行政主管部門或仲裁機關進行調解和仲裁時，監(jiān)理工程師應當提供作證的事實材料。對于仲裁、咨詢、訴訟事宜，項目監(jiān)理機構應及時了解合同爭議的全部情況，包括調查取證，協(xié)助業(yè)主在開庭、仲裁、咨詢之前，提供支付性的證據，并根據業(yè)主需在，為處理和執(zhí)行有關的任何事件出席法庭，支持性證據應該包括足夠的材料來闡明承包商控告的性質和當時的情況，以及關于該糾紛雙方應承擔的義務的實質內容。在項目管理日記中應該詳細記載有關工程中承包人的施工情況，并包括可能涉及的設備或材料以及工程進展的情況。（2）監(jiān)理人的處理程序在合同工程的實施過程中，如果業(yè)主和承包商之間就合同事項發(fā)生爭議，監(jiān)理人將充當初期裁決人或全過程調解人的角色。監(jiān)理人將采用下列的程序對合同爭議進行裁決或調解：1）施工方將請求決定的通知提交后，監(jiān)理部將組成爭議評價小組；2）起草評審大綱，分派小組的成員的工作；3）評價對請求監(jiān)理人決定的爭議進行審查、分析、評價和論證，并且根據需要，要求主張方提交進一步的補充資料；4）監(jiān)理人提出建議，由總監(jiān)審查后與業(yè)主交換意見；根據與業(yè)主交換的情況作出監(jiān)理人決定，通知業(yè)主和承包商。（3）爭議的評審對于任何合同爭議，監(jiān)理人將本著實事求是，公正處理工程實施過程中發(fā)生的各種爭議，維護雙方的正當權益，以合同和事實為依據作出決定，并在合同規(guī)定的時間內發(fā)送給雙方。在整個工程實施期間，只要爭議沒有得到最終解決，無論該爭議是否已經提交給了爭議評審專家或專家小組，還是是否已經提交仲裁或訴訟，監(jiān)理人應尋找一切有利的時機與業(yè)主和承包商進行協(xié)商，在雙方之間斡旋，促使爭議的友好解決。監(jiān)理人將在合同規(guī)定的時間內對請求監(jiān)理人決定的事項進行評審。1）主張方請求監(jiān)理人決定的事項所依據的合同條款是否正確；2）對支持主張方立場的文件逐一進行調查、核實、取證、分析和認證，分析提供的證據是否真實、合法、有效，是否能夠證明請求內容成立；3）通過對爭議事項的歷史調查，分析爭議事項產生的原因、風險或責任在合同雙方的分配；4）對請求監(jiān)理人決定中的有關費用計算的依據、計算方法、取費標準及計算過程及其合理性逐項進行審查；5）對請求監(jiān)理人決定中的有關工期延長計算書中的工時工效、工期計劃、關鍵路線分析和工期計算成果合理性進行分析審查。在上述評審完成后形成監(jiān)理人的爭議評審報告，在監(jiān)理人與業(yè)主就爭議評審報告交換意見后，作出監(jiān)理人決定，并通知業(yè)主和承包商。（4）爭議的后期裁決如果合同的任何一方將爭議的事項提交給爭議評審專家或專家小組，或者提交仲裁或訴訟，監(jiān)理人將根據業(yè)主的要求進行下列工作：1）收集任何與爭議事項有關的資料和證據，從中選擇支持業(yè)主立場的資料和證據，協(xié)助業(yè)主起草聽證會的立場報告；2）準備與爭議事件有關的充分的資料、監(jiān)理人的記錄或證據，出席聽證會并應聽證人員的安排或業(yè)主的要求提供證據；3）在業(yè)主與承包商之間尋找一切機會，盡任何可能的努力，傳達雙方的任何和解的意向或信息，說服雙方均作出可能的讓步，促使爭端的友好解決。八、違約事件如果按照施工合同文件的規(guī)定，因承包商的無能、疏忽、失職、故意行為導致違約，監(jiān)理人將根據工程施工合同的規(guī)定采取下列措施進行處理：（1）在及時進行查證和認定事實的基礎上，對違約事件的后果作出判斷；（2）發(fā)出書面指示，指令承包商盡快予以彌補和糾正；（3）發(fā)出口頭或書面違規(guī)警告，指令承包商限期改正，避免引發(fā)更嚴重的無法挽回的后果或損失；（4）確定因承包商違約對業(yè)主造成的損失，辦理合同規(guī)定的對承包商的經濟處罰或業(yè)主對承包商的合同索賠支付；（5）如果承包商無能力進行或不愿意進行應由承包商完成的緊急或補救工作，業(yè)主雇傭他人去進行時，應向承包商索回這項費用；（6）經與業(yè)主協(xié)商后，對承包商違約采取重大行動，協(xié)助業(yè)主進入進駐現(xiàn)場并接管工程，終止與承包商的合同，指示承包商向業(yè)主轉讓合同利益，辦理并簽發(fā)或部分中止合同的支付。第二節(jié)合同管理措施合同管理工作圖監(jiān)理工程師根據合同文件對合同的履行進行監(jiān)督管理，在合同實施過程中妥善解決合同管理范圍內的工程變更、工程延期、費用索賠、違約、爭端等問題，對保證工程的工期、質量和費用都具有重要的意義。1、在施工過程中，不斷對施工承包合同的執(zhí)行情況進行分析，按合同目標進行監(jiān)控，使工程建設工期、質量和投資目標得以順利實現(xiàn)。2、做好合同變更的管理（1）分析合同變更的原因，對由于施工條件的變化（如地質、水文等條件的變化等）、設計變更、施工方法和施工計劃的變化、施工單位違約等引起的合同變更，監(jiān)理單位視不同原因提出意見，供業(yè)主參考。（2）建立合同變更程序。監(jiān)理單位對建設單位、設計單位、施工單位提出的合同變更要求，分別按一定的工作程序來組織公平、合理的談判，公正地解決好由于變更帶來的各種問題。（3）根據工程進展情況，及時發(fā)布各項指令或文件，保證合同的順利實施。當發(fā)生合同糾紛時，站在公正的立場上及時進行協(xié)調。（4）分析合同索賠的原因，參與索賠的處理過程，審查索賠報告，按索賠程序實事求是、公平合理地解決合同索賠問題。（5）監(jiān)督、檢查、處理重大工程質量事故和重大傷亡事故。（6）做好合同資料及與合同有關的工程資料的收集、整理和存檔工作。監(jiān)理實踐表明：管理好各類經濟合同，能夠減少糾紛，提高履約率，使合同雙方的合法權益都能得到保障，從而調動雙方的積極性，促進合同目標的實現(xiàn)。一、合同管理的工作范圍和內容1、協(xié)助業(yè)主簽訂施工總包合同和審批工程施工分包，完成對施工分包單位的資質及分包內容的審查。2、按照業(yè)主的授權，通過規(guī)定的程序，發(fā)布工程變更指令，并對工程變更進行評估，提出變更方案意見，報業(yè)主批準。3、根據合同要求，合理、公正、科學、獨立地處理有關工程延期和費用索賠事件，并滿足監(jiān)理工作程序要求。4、定期向業(yè)主上報各有關合同的執(zhí)行情況，包括從投資控制、進度控制、質量控制的角度分析合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的風險和問題，減少被索賠。5、按有關規(guī)定程序建立合同文檔管理制度，并通過監(jiān)理記錄和監(jiān)理報告，按統(tǒng)一規(guī)定，對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，為實現(xiàn)項目的總目標服務。6、施工期間，公正、獨立地監(jiān)督施工合同有關雙方有效執(zhí)行施工合同。二、合同管理方法1、針對本項目工程特點，制訂《項目合同網絡圖》，確定各參建單位的相互關系，進行合同的控制管理。合同管理網絡架構是合同管理的基本規(guī)劃，我們將根據***項目的特點和實際情況，綜合分析項目建設的總體要求，詳細分解項目的所有合同管理工作，制定出合法完備、科學合理的合同網絡圖，最大可能地將項目的管理工作納入到合同網絡圖管理當中，以該合同架構作為理清參建各方關系，管理思路的基礎性工作，合同網絡圖經業(yè)主批準后將其作為今后合同管理的管理規(guī)劃進行實施。合同網絡圖的制定應具有可操作性，以減少工作界面、便于協(xié)調管理、得降低成本為核心的原則。在項目建設過程中，我們將根據項目的實際進展情況及時地對合同網絡圖進行修改和完善，使之更加符合項目的實際情況且更具操作性。2、監(jiān)督合同當事人按照合同約定履行合同義務，并定期進行合同履行情況檢查。3、對合同履行過程中的變更事項詳細記錄，并及時組織各方進行商談。起草合同補充協(xié)議書，并在征求各方意見后監(jiān)督各方完成補充協(xié)議書的簽署。4、督促有關人員嚴格按合同進行工作，隨時檢查、記錄合同的實際履行情況，定期上報工程項目業(yè)主。5、在收到合同相對方的信函、文書或電報后，及時審閱并制定對策，采用發(fā)文、發(fā)函的形式發(fā)出指令或批復；6、及時、積極地收集、整理、保存有關合同履行中的書面簽證，往來信函、文書、會議紀要、傳真等資料。7、制定有關工程變更、索賠、合同爭議、違約處理等有關合同管理的程序，并向工程各參建單位進行交底，在監(jiān)理工作中當發(fā)生工程變更、索賠、合同爭議、違約處理等事件時，敦促當事人遵照合同約定并按程序進行處理。8、必要時對于合同履行中出現(xiàn)的問題給予解釋，協(xié)調，對經常出現(xiàn)的問題加以研究、剖析，并對這類問題給出一般性的處理意見。9、對于合同履行中出現(xiàn)的問題及時詳細地加以記錄，并根據實際情況制定出切實可行且有效的處理措施和策略。10、監(jiān)理工作開始后，項目監(jiān)理部將合同文件資料的管理責任落實到具體的管理人員，妥善保存所有合同及與合同有關的一切資料，并及時滿足工程項目業(yè)主的查詢。在項目竣工驗收完畢后將與項目有關的合同文件資料移交給工程項目業(yè)主。合同文件資料的具體管理要求如下：（1）合同文件資料要統(tǒng)一編號，統(tǒng)一記錄；（2）合同文件資料要分類管理；（3）合同文件資料借閱要登記。三、合同管理措施1、合同變更管理措施（1）對于合同變更、工程變更，應建立一整套的申請、審查、批準手續(xù)，規(guī)范合同變更、工程變更程序。（2）合同管理專業(yè)監(jiān)理工程師應分析合同變更、工程變更的起因、全面評估合同變更對工程的影響，進行合同變更的責任分析，協(xié)助業(yè)主就變更協(xié)議與承包單位進行商談。2、費用索賠處理的合同管理措施（1）項目監(jiān)理部在受理施工方提出的費用索賠時，應由項目總監(jiān)組織監(jiān)理人員了解所發(fā)生的索賠內容確實不是施工單位自己造成的，且確已造成施工單位的直接經濟損失；在處理索賠時，項目監(jiān)理部應維護業(yè)主合法權益，嚴格依據施工合同文件和國家有關的法律、法規(guī)規(guī)定進行審查，審查分析索賠事件發(fā)生的合同責任、施工成本和其他費用的變化，審查索賠發(fā)生后，施工單位是否采取了減少損失的措施，是否包含有讓索賠事件任意發(fā)展而造成擴大損失的情況。（2）項目總監(jiān)在審查索賠申請時，應附有經辦的費用索賠監(jiān)理審查報告，內容包括確認的索賠理由及合同依據，確定的索賠計算方法和計算數(shù)額，總監(jiān)審核的評價意見、結論等；如果索賠涉及工期延期的，項目總監(jiān)應在認真審定的情況下，作出工程延期審批決定，并報業(yè)主同意。（3）認真辦理由于施工單位原因造成損失由業(yè)主提出的費用索賠，提出索賠理由，并請施工單位及時作出答復。3、工程延期和延誤的合同管理措施（1）施工單位提出非施工方原因、且符合施工合同文件規(guī)定的工程延期要求時，項目監(jiān)理部應受理，在與建設、施工單位協(xié)商后，由總監(jiān)組織監(jiān)理人員,從申報延期是否符合合同規(guī)定、延期的事實和程度、費用和影響天數(shù)等方面進行監(jiān)理審查，由項目總監(jiān)簽署延期審批表向業(yè)主報告。（2）由于施工單位原因或責任，不能按合同工期要求竣工造成的工程延誤，不能按工程延期處理。項目監(jiān)理部應組織監(jiān)理人員確定事實，分清是工程延期還是工程延誤，屬于工程延誤的，應按施工合同規(guī)定扣除施工單位應賠償工程延誤的損失費用。4、工程暫停及復工管理措施（1）總監(jiān)理工程師在遇到下列情況之一時，應事先確定對工程建設的影響范圍程度，并就有關工期和費用等事宜與業(yè)主和承包單位協(xié)商，并確保工程確切停工范圍后，簽發(fā)工程暫停令：1）建設單位要求暫停施工，且工程需要暫停施工；2）為了保證工程質量而需要進行停工處理；3）施工出現(xiàn)安全隱患，總監(jiān)理工程師認為有必要停工以消除隱患；4）發(fā)生了必須暫停止施工的緊急事件和；5）承包單位未經許可擅自施工，或拒絕項目監(jiān)理管理。（2）由于非施工單位原因的暫停施工，應事先就有關工期、費用等問題與施工單位協(xié)商，且要如實記錄所發(fā)生的實際情況，暫停施工原因消失后，項目總監(jiān)應及時簽署指令復工。（3）由于承包單位原因導致工程暫停，在具備恢復施工條件時，監(jiān)理應審查單位的復工申請及相關材料，同意后簽發(fā)工程復工令。（4）監(jiān)理應會同有關各方按照施工合同的約定，處理因工程暫停引起的與工期、費用等有關的問題。5、合同爭議的調解措施（1）在合同執(zhí)行的過程中，對于出現(xiàn)的合同爭議和合同糾紛，合同管理專業(yè)監(jiān)理工程師應及時了解合同爭議的全部情況并進行調查取證。及時與合同爭議雙方進行磋商，提出調整方案。（2）在合同爭議的仲裁或訴訟過程中，在接到仲裁機關或法院要求提供有關證據的通知，應及時公正地提供與爭議有關的證據。6、履行監(jiān)理職責，落實合同管理責任（1）合同簽訂前協(xié)助建設單位檢查合同條款，提出合理化建議。（2）進行合同投資、進度、質量管理；對合同履行情況，進行跟蹤，及時反饋；對未履約的發(fā)出監(jiān)理通知單。（3）對發(fā)現(xiàn)的合同文件缺陷，及時向建設單位提出補救和澄清的建議。（4）對合同文件缺陷在必要時協(xié)調雙方進行磋商，簽訂補充協(xié)議。（5）公正嚴格按合同內容處理施工單位合同違約問題，維護業(yè)主利益。（6）對費用索賠、工程延期申請，在審批之前與建設單位及施工單位進行協(xié)調。（7）通過定期召開監(jiān)理例會，必要時召開專門的協(xié)調會，協(xié)調澄清雙方主體對合同的異議。（8）對于合同爭議，首先協(xié)調雙方進行磋商，本著友好合作的原則妥善處理，避免事態(tài)擴大。（9）項目總監(jiān)應經常組織項目監(jiān)理部監(jiān)理人員，熟悉施工合同條約內容和要求，了解掌握履約雙方的權利、義務和責任，在業(yè)主授權范圍內，認真履行監(jiān)理職責，搞好合同管理，依據合同，檢查施工單位履約情況，監(jiān)督施工單位認真履約，按照合同質量標準、工期要求和工程造價支付結算約定，完成合同約定的施工承包任務。7、施工質量控制的合同管理措施（1）督促施工單位按合同約定質量要求進行施工。（2）根據合同規(guī)定材料要求，對建筑材料、構配件進行審查、不符合要求不得進場。（3）檢查施工單位是否違反合同肢解工程，合同約定可分包的工程，監(jiān)理要審查分包單位資質及能力是否滿足施工合同規(guī)定的質量要求。（4）對工程質量達不到合同約定標準，監(jiān)理工程師在檢查驗收時，應要求施工單位按合同、設計和規(guī)范規(guī)定進行整改或必要處理。（5）工程竣工驗收后，應監(jiān)督施工單位按合同要求簽訂質量保修書。8、施工進度控制的合同管理措施（1）監(jiān)督各施工單位做好各項準備工作，保證工程按合同開工日期按時開工。（2）定期督促和檢查施工單位按已批準進度計劃組織施工，控制施工任務在合同規(guī)定的合同工期內完成。（3）檢查了解進度存在問題，如工期滯后應督促施工單位提出改進補救措施，并審查是否符合合同規(guī)定。（4）在合同進度管理時，對確需暫停施工的，監(jiān)理工程師要督促各方采取措施履行合同，承擔合同責任，并要求施工單位按合同規(guī)定向業(yè)主提交竣工圖。（5）協(xié)助業(yè)主組織工程竣工驗收和辦理工程竣工備案手續(xù)。9、施工投資控制的合同管理措施（1）根據合同規(guī)定，審查向施工單位預付工程款的數(shù)額，并在每月審查進度款時按約定的比例逐次扣回。（2）依據合同約定對施工單位提交的已完工程量報告進行審查，對施工超出設計范圍、質量達不到要求及施工返工的工程量，不予計量和撥付工程款。（3）施工單位提出工程變更價款后，監(jiān)理工程師應按投資控制要求，實施監(jiān)督，對照合同規(guī)定予以審查，提出應否變更價款的意見；經總監(jiān)審查簽認后送業(yè)主審批。（4）對施工組織設計涉及施工安全、文明等其他費用，監(jiān)理工程師應按施工合同和有關規(guī)定進行監(jiān)督控制，特別注意不得將合同規(guī)定不應發(fā)生的費用列入工程結算。（5）對照合同關于結算的規(guī)定和竣工結算資料，認真審核竣工結算，對不合理或不符合工程實際的結算內容不予承認。10、設計修改和工程變更的合同管理措施設計修改和工程變更（簡稱工程變更）的管理是合同管理的重要內容之一，項目監(jiān)理部應按照委托監(jiān)理合同約定的權限進行監(jiān)理管理。（1）工程變更應按合同規(guī)定辦理，變更內容應是業(yè)主同意的；工程變更文件應提交項目總監(jiān)審查同意后，送設計單位編制設計變更文件；其中涉及安全、環(huán)保內容的，尚需經有關部門審定。（2）項目總監(jiān)進行變更審查時，應了解施工實際和收集變更有關資料，判定技術上的可行性。（3）按照合同有關條款，掌握有關情況，對變更作出費用和工期評估。（4）工程變更評估意見，經總監(jiān)審查后，將費用變更和工期變化情況，與施工單位和業(yè)主協(xié)商，協(xié)商同意后，各方在變更文件上簽字認可。（5）由項目總監(jiān)簽發(fā)工程變更單。（6）項目監(jiān)理部應根據工程變更監(jiān)督施工單位抓緊實施。（7）應嚴格控制設計修改工程變更不改或少改，以保證投資和工期控制。（8）項目監(jiān)理部應按照監(jiān)理合同進行工程變更管理，不應超越合同所授權限，并應協(xié)助業(yè)主與施工承包單位簽定工程變更的補充協(xié)議。11、違約處理和合同解除的監(jiān)理工作由于施工單位違約使合同無法履行而解除合同，項目監(jiān)理部應依據委托監(jiān)理合同業(yè)主委托的權限和施工合同有關條款以及《監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2013）規(guī)定，維護業(yè)主利益，審查事實材料，盤點工程和清算費用款項，提出處理意見，通過與雙方協(xié)商后，由項目總監(jiān)提出書面款項清算證明報業(yè)主，合同解除后尚需為業(yè)主處理善后事宜。12、運用合同條款，維護業(yè)主權益對施工單位違反合同，造成本工程不能如期完成或造成工程損失，項目監(jiān)理部應主動配合業(yè)主，運用合同條款，維護業(yè)主權益，積極提供事實證據，向施工方提出履約要求，直至要求施工方承擔損失賠償責任。13、合同資料的文檔管理合同管理專業(yè)監(jiān)理師負責合同資料與合同有關的工程資料的收集、整理、和保管存檔工作。還應建立合同資料的編碼系統(tǒng)和索引系統(tǒng)，以便合同資料的調用和查閱。需要收集的合同資料如下：1)招標文件、投標文件、工程施工合同文件，各種補充協(xié)議、總進度計劃，圖紙、工程說明等。2)合同總體分析、合同事件表等合同分析資料及各種索賠資料。3)工程簽證、會議紀要、變更指令、施工日記、各種文件、批文、工程圖片、施工報表、設計變更通知單、各種檢查驗收報告等在施工過程中產生的各種工程資料。第三節(jié)信息管理的內容（一）信息管理概述在建設監(jiān)理工作中，信息是實施監(jiān)理目標控制的基礎，是監(jiān)理決策的依據，也是監(jiān)理工程師做好協(xié)調組織工作的重要媒介。信息包括報表、數(shù)據、文字、聲像等。按信息的性質劃分，施工監(jiān)理的信息主要有生產信息、技術信息、經濟信息和資源信息。信息管理的目的是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息，以做出科學的決策。信息管理主要有下列內容：一、監(jiān)理工作中的信息流程信息流程反映了工程項目建設中各參加部門、各單位間的關系。為了保證監(jiān)理工作順利進行，必須使信息在工程項目管理的上下級之間、內部組織與外部環(huán)境之間流動。在信息管理中，一方面應使指令具有唯一性和對等性，另一方面又應使層次精簡、信息靈通、管理高效。二、收集監(jiān)理信息信息管理工作的質量好壞，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。因此，施工監(jiān)理應有一套完善的信息收集制度，保證信息采集及時、全面和可靠。1、建立責任制。強調合同管理實現(xiàn)分級負責制，在法人代表領導下分總負責，即直接領導責任、直接責任、間接責任。2、建立項目監(jiān)理的記錄包括現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表，每日的天氣記錄，工地各專業(yè)監(jiān)理人員日志、巡視記錄、旁站監(jiān)理記錄，監(jiān)理月報，監(jiān)理工程師對施工單位的指示，工程照片、電子文件，材料設備質量證明文件、樣本記錄等。3、會議制度按照要求，由總監(jiān)理工程師定期主持召開工地協(xié)調會議。并根據工作需要，不定期地召開工地會議，完善會議制度，便于信息的收集、傳遞。每次工地會議應有專人記錄，包括會議的名稱、主持人、參加單位、參加人員、舉行會議的時間、地點等。4、報表制度項目監(jiān)理部信息管理工程師和專業(yè)監(jiān)理工程師完成各類報表信息的分類、整理、收集、匯總、存儲以及傳遞工作。并按照信息的不同來源和不同的目標建立信息管理系統(tǒng)。5、建立專門的合同管理機構和配備管理員。合同管理員負責合同執(zhí)行情況臺賬。記錄執(zhí)行付款等情況，定期與計劃、財務部門核對、糾正偏差。三、信息的分析和處理對于工程信息，重在分析、處理，加以利用，以便指導施工，改善和加強工程管理，項目監(jiān)理部對工程信息采取分析和處理的方法是：1、分析收集到的信息的真實性、準確性、全面性；2、對工程信息資料歸類整理，作數(shù)理統(tǒng)計和回歸分析；3、對工程信息資料進行前后對比，作縱橫向比較分析；4、對經過分析，確認準確有效的信息資料，及時反饋，指導施工，充分總結信息處理的經驗和教訓，結合預測，作好施工技術方案的優(yōu)化改進；5、對反饋的處理信息，仍要跟蹤監(jiān)測、檢查其對施工指導的實效性；6、對信息分析、處理的過程實現(xiàn)制度化、程序化，特別注重時效性；7、嚴格規(guī)范信息分析和處理的全過程。（二）文件資料管理工程監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程項目實施監(jiān)理過程中形成的各種原始記錄，它是監(jiān)理工作中各項控制與管理工作的依據和憑證，反映監(jiān)理人員的素質和項目監(jiān)理部的管理能力和管理水平。完整、準確、真實和及時是監(jiān)理資料收集工作的四個要點，管好工程項目的監(jiān)理資料，并將它整理成一套監(jiān)理工作檔案，是項目監(jiān)理部的一項重要任務，也是每一位監(jiān)理人員的基本職責。項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師在施工監(jiān)理交底會上，應向承包單位交待如何執(zhí)行《工程建設監(jiān)理規(guī)范》監(jiān)理資料的報審，明確各種監(jiān)理資料的報驗程序，各種報表的報送日期、內容填寫要求等，并要求承包單位嚴格遵照執(zhí)行。一、資料管理責任、分工1、項目監(jiān)理部的資料管理工作由項目總監(jiān)理工程師負總責，各專業(yè)監(jiān)理工程師分工負責，由總監(jiān)理工程師指定人員專任資料管理員，負責實際管理工作。2、項目監(jiān)理部應隨著工程的進展不斷積累監(jiān)理資料，并隨時進行整理和編審。工程竣工后一個月內由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理部門人員對監(jiān)理資料進行整理、編審和裝訂工作，由總監(jiān)理工程師簽字后移交公司檔案資料部門保管備查。二、監(jiān)理表格的使用，填寫與審批1、監(jiān)理工作中使用的表格共分三類：（1）《工程建設監(jiān)理規(guī)范》中使用的表格。（2）省、市建設工程質量監(jiān)督站所用的表格。2、《工程建設監(jiān)理規(guī)程》中使用的表格（1）工程開工/復工報審表（2）施工組織設計（方案）報審表（3）分包單位資格報審表（4）報驗申請表（5）工程款支付申請表（6）監(jiān)理工程師通知回復單（7）工程臨時延期申請表（8）費用索賠申請表（9）材料/構配件/設備報審表（10）工程竣工報驗單（11）監(jiān)理通知（12）工程暫停令（13）工程款支付證書（14）工程延期審批表（15）工程最終延期審批表（16）費用索賠審批表（17）監(jiān)理工作聯(lián)系單（18）工程變更單3、省、市質量監(jiān)督站制定的表格（1）在上節(jié)內容中使用的各種省、市質量監(jiān)督站制定的表格（2）竣工移交證書（省、市質檢站提供的證書為準）（3）工程質量竣工核定證書三、監(jiān)理資料的歸檔管理1、單位工程竣工后，項目監(jiān)理部按《建設工程文件歸檔管理規(guī)范》規(guī)定進行資料整理、組卷，準備辦理歸檔移交手續(xù)。2、歸檔資料的內容：（1）監(jiān)理委托合同（2）工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單（3）監(jiān)理規(guī)劃eq\o\ac(○,1)監(jiān)理規(guī)劃eq\o\ac(○,2)監(jiān)理實施細則eq\o\ac(○,3)監(jiān)理部總控制計劃等（4）月報中的有關質量問題（5）監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題（6）進度控制eq\o\ac(○,1)工程開工/復工審批表eq\o\ac(○,2)工程開工/復工暫停令（7）質量控制eq\o\ac(○,1)不合格項目通知eq\o\ac(○,2)質量事故報告及處理意見（8）監(jiān)理通知eq\o\ac(○,1)有關進度控制的監(jiān)理通知eq\o\ac(○,2)有關質量控制的監(jiān)理通知eq\o\ac(○,3)有關造價控制的監(jiān)理通知（9）合同與其它事項管理eq\o\ac(○,1)工程延期報告及審批eq\o\ac(○,2)費用索賠報告及審批eq\o\ac(○,3)合同爭議、違約報告及處理意見eq\o\ac(○,4)合同變更材料（10）監(jiān)理工作總結eq\o\ac(○,1)專題總結eq\o\ac(○,2)月報總結eq\o\ac(○,3)工程竣工總結eq\o\ac(○,4)質量評價意見報告3、各項歸檔資料均應填寫目錄4、歸檔資料移交應有移交手續(xù)。交建設單位2套普通文字資料，2套電子資料。（三）項目監(jiān)理內部資料的管理我公司將按照項目竣工驗收備案制度的文件要求，完成監(jiān)理內部和與項目有關的資料收集、整理和審查工作。一、監(jiān)理內業(yè)資料的管理1、監(jiān)理內業(yè)資料內容（1）前期內業(yè)：包括承包合同、施工組織設計、工程預算、施工許可證、開工報告、管理人員名單和分工、安全施工許可證；（2）軸線和標高的測量交接資料；（3）各種材料、設備和構配件的出廠合格證、試驗報告、進場驗收登記表；（4）設計圖會審紀要及工程變更文件；（5）施工方案和技術質量交底書、方案材料核查表、鋼筋抽檢表；（6）混凝土、砂漿的配合比試驗報告，施工記錄和試件試壓報告，分批質量評定表，必要的回彈試驗報告；（7）分項、分部工程質量評定表和隱蔽驗收檢查證（8）承包單位對監(jiān)理聯(lián)系通知單的書面回答；（9）安全交底書和安全問題處理記錄，安全和質量事故報告及處理意見；（10）竣工圖、竣工報告、驗收和各項記錄報表、驗收證明、保修合同（11）甲乙雙方來往文件及其他；（12）工程質量評估報告。2、承包單位應有專人整理內業(yè)，在工地分類建冊，隨時備查。3、施工內業(yè)應做到及時、準確、完整，不得后補、編造和缺項，各級責任人要簽字負責。監(jiān)理工程師在核驗各分項工程時，應先檢查內業(yè)合格再檢查外業(yè)，內外業(yè)均合格方可簽字認可。4、監(jiān)理工程師應隨時檢查施工單位的內業(yè)，各專業(yè)監(jiān)理工程師根據工程進度，最少每月檢查一次內業(yè)，總監(jiān)理工程師應每月抽查一次內業(yè)。檢查內業(yè)所發(fā)現(xiàn)的問題應立即書面通知承包單位，督促承包單位及時改進或補齊。二、工程項目竣工驗收資料的管理1、工程竣工驗收資料審查的內容（1）工程項目開工報告；（2）工程項目竣工報告；（3）分項、分部工程和單位工程技術人員名單；（4）圖紙會審和設計交底記錄；（5）設計變更核定單；（6）技術變更核定單；（7）工程質量事故發(fā)生后調查和處理資料；（8）水準點位置、定位測量記錄、沉降及位移觀測記錄；（9）材料、設備、構件的質量合格證明資料；（10）試驗、檢驗報告；（11）隱蔽驗收記錄及施工日記；（12）竣工圖及設計變更通知單；（13）質量檢驗評定資料；（14）工程竣工驗收報告。2、工程項目竣工驗收資料的審核（1）材料、設備、構件的質量合格證明材料。這些證明材料必須如實地反映實際情況，不得擅自修改偽造和事后補作。（2）試驗檢驗材料。各種材料的試驗檢驗資料必須根據規(guī)范要求制作試件或取樣，進行規(guī)定數(shù)量的試驗。（3）檢查隱藏工程記錄及施工記錄，隱藏工程必須按規(guī)定程序辦理驗收簽證。（4）審查竣工圖eq\o\ac(○,1)監(jiān)理工程師必須對竣工圖繪制基本要求進行審核。eq\o\ac(○,2)審查承包單位提交的竣工圖是否與實際情況相符。eq\o\ac(○,3)竣工圖是否整潔，字跡是否清楚，是否用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制，若是則必須要求承包單位按要求重新繪制。eq\o\ac(○,4)審查時發(fā)現(xiàn)竣工圖不準確或短缺時，及時要求承包單位采取措施修改和補充。3、工程項目竣工驗收資料的簽證專業(yè)監(jiān)理工程師審查承包單位提交的竣工資料之后，認為工程符合合同及有關規(guī)定，且準確完整真實，總監(jiān)理工程師便可簽證同意竣工驗收的意見。第四節(jié)信息管理措施一、明確信息管理任務1、建立本工程項目的信息管理體系。2、負責本工程項目各類信息及文檔的收集、整理和保存。3、運用計算機輔助監(jiān)理手段對本工程項目的投資控制、進度控制、質量控制和合同管理中形成的各種數(shù)據與信息進行收集、整理、匯總、分析，為業(yè)主決策提供依據。向業(yè)主提供有關本工程項目的項目管理信息服務，定期提交多種監(jiān)理報表。4、建立工程會議制度、整理各類會議紀要，并及時發(fā)送有關單位。5、督促施工、材料及設備供應單位及時整理工程技術、經濟資料，并審查其是否符合歸檔要求。二、確定信息管理要點組建本項目工程建設監(jiān)理信息系統(tǒng)，構造項目管理信息網絡。組織好合理的信息流，完成上下、橫向、內外、前后的信息銜接。完成對工程外部信息的收集、整理、分析，提供資金、物資、法規(guī)、氣象、交通等多方面的信息，同時也應完成與業(yè)主、承包商、材料設備供應商、政府有關部門的雙向信息聯(lián)系。采用計算機技術完成文檔的收集、存儲、處理、傳遞、檢索工作。三、項目監(jiān)理部信息管理職責1、項目總監(jiān)理工程師（1）領導和督促項目監(jiān)理部實施合同與信息管理的各項規(guī)定。（2）負責審核由專業(yè)監(jiān)理工程師審查的各類工程報驗資料。2、專業(yè)監(jiān)理工程師（1）負責審查本專業(yè)內工程材料及工程設備的報驗；（2）負責審查本專業(yè)內各分項分部工程的報驗；（3）負責整理匯總本專業(yè)監(jiān)理信息并編寫相關的監(jiān)理文件。3、監(jiān)理員（1）收集、整理監(jiān)理現(xiàn)場的各種信息資料；（2）協(xié)助專業(yè)監(jiān)理工程師督促施工承包商各項工程資料的報審，核查其有效性、完整性和準確性；（3）根據監(jiān)理指令檢查施工承包商執(zhí)行情況4、合同與信息管理員（1）收發(fā)監(jiān)理信息資料；（2）監(jiān)理資料的登記、整理、分類、編碼、存檔保管、借閱注銷管理及歸檔管理；（3）跟蹤施工承包合同的執(zhí)行情況并形成記錄；（4）登錄監(jiān)理臺帳；（5）合同與信息管理員可專職或兼職，在《監(jiān)理規(guī)劃》中明確。四、本項目信息資料管理的措施1、建立信息管理制度和方法（1）明確信息管理的分工，落實信息管理工程師的職責。（2）對工程信息進行編目并輸入計算機。（3）總監(jiān)理工程師組織定期工地會議或監(jiān)理工作會議，信息管理工程師負整理會議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認、分發(fā)。（4）專業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查承包單位的原材料、構配件、設備的質量狀況以及工程質量的驗收簽認，并整理的信息反饋給信息管理工程師。（5）專業(yè)監(jiān)理工程師應督促檢查承建單位及時整理施工技術資料，隨時向總監(jiān)理工程師報告工作，并準確及時提供有關資料，信息管理工程師負責本工程實施階段全過程的信息收集、整理、按規(guī)定。（6）信息文件的內容①定期信息文件的內容施工質量情況；工程進展情況；進場施工機械設備及勞動力動態(tài)；合同變更個工程變更情況；工程支付情況；監(jiān)理工程情況：工程建設大事記；其他信息文件②根據監(jiān)理工程進展情況的不定期報告關于工程優(yōu)化設計或變更或施工進展情況；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進展預測分析報告；業(yè)主合理要求提交的其他報告；工程分階段驗收、竣工驗收監(jiān)理工作報告。=3\*GB3③監(jiān)理過程文件施工措施計劃批復文件；施工進度調整批復文件；監(jiān)理協(xié)調會議紀要文件；其他監(jiān)理業(yè)務往來文件；質量事故處理文件。五、監(jiān)理資料日常管理及歸檔資料目錄1、監(jiān)理資料的日常管理（1）監(jiān)理資料管理的基本要求是“及時整理、真實齊全、分類有序”。（2）項目總監(jiān)理工程師為總負責人，并指定專職或兼職資料員具體管理。（3）項目監(jiān)理機構應建立監(jiān)理管理臺帳。有條件的項目監(jiān)理機構應利用計算機建立臺帳、圖、表等系統(tǒng)文件輔助監(jiān)理工作控制和管理，要求建立的監(jiān)理管理臺帳有：工程材料、構配件、設備報驗臺帳；施工試驗（土建、安裝等）報審臺帳；分項（工序）、分部（部位）的驗收臺帳；工程量、月付款報審臺帳；其他。（4）各專業(yè)監(jiān)理工程師負責審核、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，不得接受經涂改的報驗資料，按時交與資料管理員，資料管理員依據本規(guī)定的基本內容進行分類、編目、登記與保管工作。（5）在監(jiān)理過程中，監(jiān)理資料按單位工程組卷，并隨著工程的進展，依資料形成的時間順序不斷地積累并及時整理，不得拖延和后補。監(jiān)理資料應按單位工程建立案卷（夾），分專業(yè)存放保管，并編目，以便于跟蹤檢索。監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。（6）監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過資料管理人員履行手續(xù)。（7）在工程項目竣工初驗前兩周，項目監(jiān)理機構及時通知總工辦，由總工辦檔案資料部對該項目的監(jiān)理資料進行檢查。工程經各方驗收合格后，將總監(jiān)理工程師簽認《單位工程竣工驗收記錄》原件一份存入資料檔案。（8）在工程驗收后三個月內，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理工作進行認真總結，并對監(jiān)理資料進行整理、審核和裝訂工作，報公司技術負責人辦公室檔案資料部辦理歸檔手續(xù)。2、歸檔資料目錄（1）工程監(jiān)理資料歸檔內容及要求如下：序號歸檔文件保存期限備注一監(jiān)理委托合同長期二工程項目監(jiān)理機構及負責人名單長期三監(jiān)理規(guī)劃1監(jiān)理規(guī)劃短期2監(jiān)理實施細則短期3監(jiān)理機構總控制計劃短期四監(jiān)理月報長期五監(jiān)理會議紀要長期六進度控制1工程開工/復工審批表長期2工程開工/復工暫停令長期七質量控制1不合格項目通知長期2質量事故報告及處理意見長期3建、安工程檢驗批質量驗收記錄長期4建、安工程分項工程質量驗收記錄長期5建、安工程分部(子分部)質量驗收記錄長期6建、安工程單位、單項工程質量驗收記錄長期7基礎、主體工程驗收記錄長期8幕墻工程驗收記錄長期八監(jiān)理通知長期九合同及其他事項管理1工程延期報告及審批長期2費用索賠報告及審批長期3合同爭議、違約報告及處理意見長期4合同變更材料長期十監(jiān)理工作總結1專題總結短期2月報總結短期3工程竣工總結長期4質量評價意見報告長期十一監(jiān)理業(yè)務手冊長期（2）本工程合同管理資料的主要內容編號檔案資料資料類別1監(jiān)理合同合同2施工投標申請書和中標通知書合同3施工承包合同合同4業(yè)主授權監(jiān)理工程師通知合同5總監(jiān)理工程師授權通知A6分包申請書B7分包單位資質認定書A8分包合同書合同9材料、設備、構件供銷合同合同10施工組織設計審核簽認（附施工組織設計）A1l工程變更A12工程索賠申請書B13工程索賠批復意見書A14合同外工程協(xié)議合同15開工批準文件A16工程報驗單B17工程竣工移交證書A18工程保修期解除證書A19最終證書A注：A類為監(jiān)理工程師編寫（簽認、簽發(fā)），B類為承包商向監(jiān)理工程師申報單。（3）本工程進度控制資料的主要內容編號檔案資料資料類別1進度控制實施細則A2開工申請B3開工令A4施工進度計劃審批（年、月）（附施工進度計劃）A5施工進度計劃內與實際完成偏差分析報告A6施工計劃變更申請B7施工計劃變更審批A8延長工期申請B9延長工期批復A10停工令A11復工申請B12復工令A13材料、設備、構件進場計劃B14材料、設備、構件進場計劃審批A15每月進度報表B16每月進度報表審核A17施工人員、機械（日）進場記錄復核A（4）本工程質量控制資料的主要內容編號檔案資料資料類別1質量控制實施細則A2施工方案和施工措施審批A3工程質量問題報告A4隱蔽工程檢查記錄A5原材料抽檢記錄A6進場設備、構件抽檢記錄A7工程質量抽檢記錄A8不合格工程通知A9不合格材料構件、設備通知A10工程暫停指令與復工令A11工程質量事故評估報告A12工程質量事故處理核查意見書A13新工藝、新技術、新材料、機關報結構技術鑒定審核意見書（附鑒定書）A14檢測部門質量信息反饋處理記錄A15分項、分部工程報驗單B16分項、分部工程驗收記錄A17單位工程質量綜合評定表A18技術資料匯總表（復印件）C19單位工程（）質量保證資料檢查表（復印件）C20分部工程（）質量保證資料檢查表（復印件）C注：C類資料取自交工技術檔案。（5）本工程投資控制資料的主要內容編號檔案資料資料類別1投資控制實施細則A2計量清單（或工程預算書）A3年度（委）資金使用計劃申報表B4年度（委）資金使用計劃批復A5年度（月）資金使用計劃批復A6工程變更預算審核A7工程索賠付款審核A8計日工單價審認證書A9投資動態(tài)情況報告A10工程（）月結算申報B11工程（）月結算審核A12工程（）月付款申請B13工程（）月付款憑證A14工程竣工結算申報B15工程竣工結算審核A16工程付款匯總表A17合同外工程預算審核A（6）本工程文檔/信息管理資料的主要內容編號檔案資料資料類別1監(jiān)理規(guī)劃A2監(jiān)理日記A3監(jiān)理月報A4監(jiān)理通知A5現(xiàn)場指示A6總監(jiān)理工程師巡視記錄A7備記錄A8會議記錄A9商洽記錄A10合理化建議采納情況A1l監(jiān)理檔案交接記錄A12監(jiān)理總結A13收發(fā)文登記本（附收文）A14圖紙收發(fā)登錄A

六、監(jiān)理信息管理工作流程收集工程信息收集工程信息根據指令實施檢查業(yè)主、承包商、設計及其它相關單位信息匯總。整理、分析并形成監(jiān)理文件信息收文、保存監(jiān)理文件審核重要監(jiān)理文件審定收文處理審核審查、處理收文信息監(jiān)理資料歸檔重大方案處理意見審定發(fā)文處理報審重大方案發(fā)文收文工程竣工后報審重要文件收文處理七、本工程監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程圖?？偙O(jiān)理工程師總監(jiān)理工程師進度控制組造價控制組合同管理組信息管理組建設單位設計單位材料供應商承包單位….質量控制組八、利用專業(yè)監(jiān)理軟件實現(xiàn)信息管理針對本工程，我們將用專業(yè)監(jiān)理管理軟件對信息進行管理和控制。1、使用該軟件的“概況信息”功能可以將工程主體詳細信息和使用材料、安裝設備等信息分類輸入，便于查詢管理；2、該軟件“文檔管理”中內嵌了廣東省標最新監(jiān)理用表，監(jiān)理實施工程控制管理時，可以直接調用，軟件自動按規(guī)則給文件編號，在文件處理的過程中，同步完成了歸檔任務，使監(jiān)理文件控制事半功倍；3、運用“進度控制”功能，可以記錄各個時間段完成的工程量，自動繪制出工程形象進度，并且可以直觀的和計劃進度相比較。同時該軟件可以調用Project，方便的繪制各種橫道圖、網絡圖，輸出進度計劃；4、在“造價控制”中，軟件內嵌2001年土建和安裝定額，監(jiān)理人員可以按現(xiàn)場工序進行調用組建自己的定額庫，輸入工程量，自動計算出工程款，省時省力避免了手工計算的錯誤；5、該軟件“信息資料庫”中則收錄了國家、部、省、市的最新法律、法規(guī)，和國標、省標最新的和常用的規(guī)范、標準、圖籍300余個，可以迅速查詢工程中需要的各種技術標準，提高工作效率。第五節(jié)組織協(xié)調監(jiān)理工作目標確保工程建設合同的正常履行，是組織協(xié)調的首要任務。工程建設中往往會發(fā)生許多不可預見的情況，產生工作矛盾，施工、供應也會由于各種原因，發(fā)生一些不能履約或違反合同的情況，從而影響工程的進行。監(jiān)理單位就要在保證控制總目標不變的前提下，對存在的問題從質量、費用、進度方面進行協(xié)調解決，以求得工程的正常開展。監(jiān)理單位作為第三方，有責任根據工程確定的質量、工期、費用、安全、環(huán)?？刂瓶偰繕藚f(xié)調，業(yè)與政府部門的協(xié)調、設計單位之間的協(xié)調、主與承包人的協(xié)調、承包人與承包人的協(xié)調、總承包單位與分包單位的協(xié)調、專業(yè)協(xié)調、工單位與監(jiān)理單位之間的協(xié)調監(jiān)理將立足公正的立場上充分發(fā)揮協(xié)調作用，與各方一道確保工程目標的實現(xiàn)。第六節(jié)工程組織協(xié)調的內容本工程項目內部的組織關系是由業(yè)主、施工單位（含分包單位）、設計單位、監(jiān)理單位等組成。由于工程各方的分工任務不同和相互利益制約關系，在實施過程難免產生分歧和合同糾紛。從項目外部關系來看，由于施工對周邊環(huán)境影響較大，同時存在管線與障礙物、交通疏導等問題，因此與上級政府主管監(jiān)督部門、規(guī)劃部門、公用事業(yè)部門、市政部門以及周邊相鄰單位存在著協(xié)調控制、監(jiān)督、支持和幫助的關系。監(jiān)理項目部在工程施工階段進行的協(xié)調工作，主要是指當工程施工過程中在各個施工階段以及在各個專業(yè)之間出現(xiàn)各種矛盾時，還有當工程項目與周邊環(huán)境以及與工程外部相關單位出現(xiàn)矛盾時，主持或協(xié)助業(yè)主進行各種各樣的協(xié)調工作，以保障工程能按照合同規(guī)定順利竣工。（一）組織協(xié)調的方法由于在工程項目監(jiān)理過程中協(xié)調工作內容貫穿于各個階段，各個層次和各個系統(tǒng)，且有的無章可循，這就使監(jiān)理工程師在協(xié)調的方法上要因人、因地、因條件等不同因素采用不同的協(xié)調方法。一般常用的方法有下列幾種：（一）會議協(xié)調法會議協(xié)調法是工程建設監(jiān)理過程中協(xié)調最常用的重要方法。凡涉及協(xié)調工作的人員或單位，在一起開會共同協(xié)商，在充分討論的基礎上取得一致，使問題得到解決。運用這種方法應提高會議的效率，善于化解阻礙會議成功的行為，調動促進會議成功的因素。一旦形成協(xié)調結果，大家彼此互為監(jiān)督，協(xié)調效果明顯。協(xié)調監(jiān)理部內部關系，由總監(jiān)應定期或不定期召開碰頭會，解決交叉問題和相互矛盾是有效的辦法。一個較大項目的監(jiān)理機構往往由數(shù)十名人員組成，且每個人專業(yè)、年齡、性格、經歷、習慣均不相同，對某一問題的認識和尺度掌握上也不一樣，且很多是專業(yè)交叉作業(yè)，這就要求監(jiān)理內部首先要統(tǒng)一、要協(xié)調，否則會導致工程無法順利進行，同時也損害監(jiān)理單位的形象。如每天班前或班后會，解決難點問題，每周監(jiān)理例會前召開準備會，交流情況，布置工作，對有關問題進行協(xié)商，統(tǒng)一內部意見和認識，向有關單位提出明確的要求和意見，決定會議的主要內容及會議程序。在協(xié)調各有關單位的關系上，可視不同工程、不同進展情況促成相關單位間的協(xié)調會，應于會前明確主持單位和主持人，若與會各方均要求監(jiān)理方主持，總監(jiān)應掌握各方的期望目標，預期其成果，明確自己被授權和認可的范圍。監(jiān)理項目部在本工程建設監(jiān)理中，將積極協(xié)助業(yè)主建立例會制度，及時召開工程會議，協(xié)助業(yè)主協(xié)調好工程建設各方關系，解決建設中各種問題，使工程建設能順利進行。會議的形式與內容如下：（1）第一次工地會議1）會議的組織會議在建設工程尚未全面展開前由建設單位主持召開，這是履約各方相互認識、確定聯(lián)絡方式的會議。會議參加人員有監(jiān)理單位、總承包的授權代表參加，也可邀請分包單位參加，必要時邀請有關設計單位人員參加。此次會議可以檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監(jiān)理程序。2）會議內容介紹工程各方現(xiàn)場職能機構、職責范圍、主要人員名單、分工及聯(lián)系方式；業(yè)主方代表根據監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權；業(yè)主方代表介紹工程開工準備情況；承包人介紹施工準備情況；業(yè)主方和總監(jiān)理工程師對施工準備情況提出意見；總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理部組成與監(jiān)理職責；研究確定參加工地例會的主要人員及召開例會的周期。（2）工地例會1）會議的組織工程開工后，每周召開一次；會議由總監(jiān)或其委托人主持；會議參加人員有業(yè)主代表、承包人及分包人項目經理及其他有關人員、其服有關的監(jiān)理人員，需要時，還可邀請其他有關單位代表參加。2）會議的主要議題對上次會議存在問題的解決和紀要的執(zhí)行情況進行檢查；工程進展情況；對下月（或下周）的進度預測及其落實措施；施工質量、加工訂貨、材料質量與供應情況；質量改進措施；有關的技術問題；索賠及工程款支付情況；需要協(xié)調的有關事宜。3）會議紀要由項目監(jiān)理機構起草，經與會各方代表會簽后分發(fā)給有關單位。（3）專業(yè)性監(jiān)理會議1）根據實際需要召開；2）會議由監(jiān)理工程師主持；3）根據會議需要來決定參加會議的人員。（二）交談協(xié)調法在工程實踐中，并不是所有問題都需要開會來解決，有時可以采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。無論是內部協(xié)調還是外部協(xié)調，這種方法使用頻率都極高，其作用在于：（1）保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性，所以建設工程各方之間及監(jiān)理機構內部都愿意采用這一方法進行。（2）尋求協(xié)作和幫助。在尋求別人幫助和協(xié)作時，往往要及時了解對方的反應和意見，以便采取相應的對策。另外，相對于書面尋求協(xié)作，人們更難拒絕面對面的請求。因此，采用交談方式請求協(xié)作和幫助比采用書面方法實現(xiàn)的可能性要大。（3）及時發(fā)布工程指令。在實踐中，監(jiān)理工程師一般都采用交談方式先發(fā)布口頭指令，這樣，可以使地方及時地執(zhí)行指令，另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨后，再經書面形式加以確認。（三）書面協(xié)調法當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確的表達自己的意見時，就會用到書面協(xié)調的方法。書面協(xié)調方法的特點是具有合同效力，一般常用于以下幾方面：（1）不需要雙方直接交流的書面報告、報表、指令和通知等。（2）需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等。（3）事后對會議記錄、交談內容或口頭指令的書面確認。（四）訪問協(xié)調法訪問法主要用于外部協(xié)調中。監(jiān)理工程師在建設工程施工前或施工過程中，可以用走訪的形式對與工程施工有關的各政府部門、公共事業(yè)機構或工程毗鄰單位進行訪問，向他們解釋工程的情況，了解他們的意見。另外，監(jiān)理工程師還可以邀請上述各單位及業(yè)主代表到施工現(xiàn)場對工程進行指導性巡視，了解現(xiàn)場工作。因為在大多數(shù)情況下，這些有關方面并不了解工程，不清楚現(xiàn)場的實際情況，如果進行一些不恰當?shù)母深A，會對工程產生不利影響。這個時候，采用訪問法可能是一個相當有效的協(xié)調方法。（五）情況介紹法情況介紹法通常是與其他協(xié)調方法緊密結合在一起的，它可能是在一次會議前，或是一次交談湔，或是一次走訪前向對方進行情況介紹。形式上主要是口頭的，有時也伴有書面的。介紹往往作為其他協(xié)調的引導，目的是使別人首先了解情況。因此，監(jiān)理工程師應重視任何場合下的每一次介紹，要使別人能夠理解你介紹的內容、問題和困難、你想得到的協(xié)助等。總之，組織藝術是一種管理藝術和技巧，監(jiān)理工程師尤其是總監(jiān)理工程師需要掌握領導科學、心理學、行為科學方面的知識和技能，如激勵、交際、表揚和批評的藝術、開會的藝術、談話的藝術、談判的技巧等等。只有這樣，監(jiān)理工程師才能進行有效的協(xié)調。協(xié)調的方法有很多，監(jiān)理工程師應掌握幾個協(xié)調的基本原則。第一是堅持以合同為依據，分清責任，使雙方在新的基礎上達到工作上的協(xié)調一致。第二是站在公正的立場上，以理服人。第三是決策果敢，抓大放小，有權威性，不怕影響關系。第四是雙方本著有利于工程建設的原則做出一定的讓步才能達到新的協(xié)調。監(jiān)理工程師要做合作協(xié)調的表率，冷靜地考慮自己在矛盾中的各種行為，如自己原因應及時地予以糾正，主動向有關方面和人員說明情況，取得對方的諒解和信任，若對方有問題，應有豁達大度的素質，不計小事。從而保障工程項目監(jiān)理任務的完成，達到預期目標。一、與業(yè)主之間的協(xié)調工作監(jiān)理單位接受業(yè)主的委托對工程進行監(jiān)理，因此要維護業(yè)主的法定權益，盡一切努力促使工程按期、保質、盡可能低的造價建成，盡早使業(yè)主受益。因此總監(jiān)理工程師及全體監(jiān)理人員應充分尊重業(yè)主，加強與業(yè)主及其駐工地授權代表的聯(lián)系與協(xié)商，聽取他們對監(jiān)理工作的意見。在召開監(jiān)理工作會議、延長工期、費用索賠、處理工程捏事故、支付工程款、設計變更與工程洽商的簽認等監(jiān)理活動之前，應征求業(yè)主的同意。當業(yè)主不能聽取正確的意見，或堅持不正當?shù)男袨闀r，監(jiān)理工程師應采取說服與勸阻的方式，不可采取硬頂與對抗的態(tài)度，必要時可發(fā)出備忘錄，以記錄在案并明確責任。但應堅持原則，業(yè)主對工程的一切意見和決策必須通過監(jiān)理單位后再實施。否則監(jiān)理單位將失去監(jiān)理協(xié)調工作的主動權。監(jiān)理單位以自己的工作及成果贏得業(yè)主的支持和信任。二、與設計單位