案卷立卷的程序及規(guī)范

司法行政案卷

立卷的程序及規(guī)范司法行政案卷立卷的程序及規(guī)范立卷的程序二、年終調(diào)整定卷

三、卷內(nèi)文件的排列與編目一、平時歸卷五、案卷的排列與編目四、案卷的裝訂

司法行政案卷立卷的程序及規(guī)范一、平時歸卷平時歸卷，是指現(xiàn)行組織的文書工作人員（或負(fù)責(zé)立卷人員）在本組織立卷計劃的指導(dǎo)下，將處理完畢的文件隨時或定期收集集中，進(jìn)行初步鑒定、分類，放入卷夾（盒、柜）進(jìn)行妥善保管的活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范平時歸卷程序1、做好歸卷的準(zhǔn)備工作。在上年度底或下一年度初，文書人員設(shè)置一個或多個卷家或卷盒，在每個卷夾或卷盒上標(biāo)明條款名稱（類名）、類別、順序號，將其排列在文件柜中，平時已辦理完畢的文件，隨時就可以將其“對號入座”地歸入相應(yīng)的卷夾或卷盒中。2、收集文件。平時歸卷工作實(shí)質(zhì)上就是對文件進(jìn)行平時收集和積累。收集文件時應(yīng)盡量做到齊全完整。3、認(rèn)真核查。在收集文件時，應(yīng)認(rèn)真檢查核實(shí)所收集的文件是否是本組織文件立卷范圍和計劃所要求的文件，對不符合要求的應(yīng)及時剔除，以免增加文件數(shù)量，給平時查找和管理帶來不必要的阻礙。司法行政案卷的程序及規(guī)范4、歸入卷夾。文件收集到文書部門（立卷部門或承辦部門等），經(jīng)過認(rèn)真核查確認(rèn)后，最好能夠隨即歸入相應(yīng)的條款卷夾（盒、柜）中，進(jìn)行分類保管。

在平時歸卷的過程中，有關(guān)某一主題（或問題）的文件已收集齊全完整，已不再產(chǎn)生歸卷文件，可以先行立卷，這項(xiàng)工作稱為“平時立卷”。平時歸卷與平時立卷是兩項(xiàng)工作，平時歸卷是將同類別的文件歸并、匯集在卷夾中，平時立卷是對已符合立卷?xiàng)l件的文件經(jīng)過系統(tǒng)化整理編目組成案卷的過程；平時歸卷是平時立卷的基礎(chǔ)，沒有平時歸卷，平時立卷就無法進(jìn)行。二、年終調(diào)整定卷

調(diào)整定卷，是指立卷部門（或人員）將平時已收集歸卷的文件，于本年年底或次年年初進(jìn)行認(rèn)真全面的核對和檢查、調(diào)整和加工，最后確定立卷文件的工作活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范調(diào)整定卷工作的內(nèi)容：4、部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)查簽字。1、檢查歸卷文件是否齊全完整。根據(jù)本機(jī)關(guān)制定的立卷范圍，檢查歸卷文件是否齊全、完整無缺。2、檢查歸卷按文件的質(zhì)量。3、檢查卷內(nèi)文件數(shù)量，酌情適當(dāng)分卷或并卷。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范調(diào)整定卷，是指立卷部門（或人員）將平時已收集歸卷的文件，于本年年底或次年年初進(jìn)行認(rèn)真全面的核對和檢查、調(diào)整和加工，最后確定立卷文件的工作活動。司法行政案卷的程序及規(guī)范1、卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的排列，就是對組合到案卷的文件進(jìn)行認(rèn)真分析，仔細(xì)研究，尋找出他們之間的主要聯(lián)系，并按照其主要聯(lián)系來排定它們的順序，從而固定每份文件的卷內(nèi)文件中的位置。（1）按時間順序排列時間特征是最常用的排序方法。這種方法適用于嚴(yán)格按照地區(qū)、名稱、作者或某一具體問題等構(gòu)成的案卷。（2）按重要程度排列適用于各種特征組成的案卷。其常規(guī)模式是：重要的文件排在前面次要的文件排在后面。司法行政案卷的程序及規(guī)范一些具體的文件和文件類型在卷內(nèi)排列適應(yīng)采用如下排列方法：請示與批復(fù)：批復(fù)在前，請示在后；正件與附件：正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件：轉(zhuǎn)發(fā)性文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件在后；案件文件：結(jié)論材料在前，依據(jù)性材料在后；合同文件：按合同訂立程序的自然聯(lián)系排列；信訪文件：信訪處理文件在前，上訪信件在后；總之，卷內(nèi)文件的排列，應(yīng)該遵循這樣的一個原則，即要以文件材料自然形成的聯(lián)系為基礎(chǔ)，結(jié)合文件的時間順序和重要程度來合理地排列，使卷內(nèi)文件成為一個系統(tǒng)有序的整體。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（1）編頁（件）號為了固定卷內(nèi)文件的位置，應(yīng)按其排定的順序依次編寫頁（或件）號。在給文件編頁號時應(yīng)注意遵循以下原則：（1）整體性和連續(xù)性原則。（2）唯一性原則。（3）實(shí)用原則。頁號，凡是卷內(nèi)文件以“卷”為單位裝訂成冊的均需編寫。頁號的位置，在每頁文件的右上角（背面的左上角）處。頁號編寫的原則是凡有圖文均需編寫頁號（空白頁不編頁號）。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（2）填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，是揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統(tǒng)計卷內(nèi)文件。一般情況下，永久、長期保存的案卷均需寫卷內(nèi)文件目錄，而短期保存的案卷可根據(jù)各單位情況酌情考慮是否編卷內(nèi)文件目錄。在個別情況下，如案卷中文件較少，案卷標(biāo)題已能揭示卷內(nèi)文件的具體內(nèi)容和成分的，亦可不填卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄主要包括順序號、發(fā)文號、責(zé)任者、文件題名、頁號、備注等項(xiàng)目，其式樣如下：三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范2、卷內(nèi)文件的編目（2）填寫卷內(nèi)文件目錄其中，頁號：是卷內(nèi)文件所在頁面的編號，是立卷人為案卷中所有文件編寫的統(tǒng)一大流水號。編寫頁號時前面的每份文件可只填寫起始的頁號（查找文件總是先看文件首頁），最后一份填寫起止兩個頁號，起止號中的止號即為本卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明使用。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范3、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表，是用以注明卷內(nèi)文件內(nèi)容修改和補(bǔ)充、頁碼重號、移動、殘缺等各種狀況、以備文件人員、檔案人員以及利用者的日后查考。其位置位于卷內(nèi)文件的末尾處，卷內(nèi)備考表主要包括：（1）本卷情況說明（2）立卷人，編立案卷的人員（3）檢查人：案卷質(zhì)量審核人員（4）立卷時間：立卷人最后完成編立案卷的時間如果現(xiàn)無情況說明，也應(yīng)放一張備考表在文件最末，以供日后檔案部門記述案卷情況之用，同時簽上立卷人、檢查人的姓名，并注明立卷時間。三、卷內(nèi)文件的排列與編目規(guī)范司法行政案卷的程序及規(guī)范3、填寫卷內(nèi)備考表

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

卷宗裝訂要求結(jié)實(shí)、整齊、美觀、采用三孔一線裝訂法，長度160毫米，結(jié)頭打在背部。裝訂圖例：（1）將所要裝訂的卷宗材料整理齊。（2）用夾子夾住卷宗右側(cè)，用錐子在卷宗左側(cè)的裝訂線上標(biāo)記的三個孔位鉆孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

裝訂圖例：（3）將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從卷宗背面穿入中間孔。注意裝訂繩要在卷宗背面留出一定長度，以便打結(jié)。（4）將兩個繩頭分別穿入兩邊的孔中，并在背面由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、線裝法

裝訂圖例：（5）用力拉緊兩個繩頭，使裝訂線緊縛在卷宗之上，之后將兩個繩頭打結(jié)。（6）將卷宗正面朝上放置，取封條沿卷宗左側(cè)裝訂線按圖中所示進(jìn)行粘貼。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范1、膠圈裝訂法

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（1）根據(jù)裝訂文本大小，選擇定紙塊和裝訂邊距位置。（2）將手柄抬起，插入文本準(zhǔn)備打孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（3）插入文本后，將手柄下壓再抬起手柄，打孔完成。（4）將膠環(huán)置于梳齒板后面，開口向上。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范2、膠圈裝訂法

裝訂圖例：（5）向后推手柄，拉開膠環(huán)，將打孔后的文本套在膠環(huán)上。（6）將手柄拉回，裝訂完成。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（1）插好電源，打開電源開關(guān)。（2）機(jī)器預(yù)熱，待顯示屏顯示“待機(jī)模式請按鍵”，將鉚管插入鉚管孔內(nèi)。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（3）按“下降”鍵，確定打孔位置。（4）將鉆刀復(fù)位，按“打孔”鍵，進(jìn)行文本打孔。四、案卷裝訂

司法行政案卷的程序及規(guī)范3、塑管熱鉚法

裝訂圖例：（5）將截好的鉚管從鉚管盒內(nèi)取出，插入到已打好的文本。（6）按“下降”鍵，將定位針下降到鉚管內(nèi)，確定定位針的位置準(zhǔn)確。四、