10 記錄管理制度

記錄管理制度一、記錄管理責任制1、辦公室負責全院性內部、外部或上級等各類相關記錄資料的收集、利用、歸檔和管理2、職能或業(yè)務部門分別負責本部門內部、外來或專業(yè)相關記錄的收集、利用、歸檔和管理二、記錄管理范圍內容和控制程序（一）記錄的設立職能和業(yè)務部門應根據(jù)崗位工作要求，將本部門具有保存、利用價值的文檔、資料、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等納入記錄管理并設立記錄的種類和項目（二）記錄的范圍記錄包括全院各職能和業(yè)務部門在管理和服務活動中形成的各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)記錄等（三）記錄的內容1、一般包括記錄表單的編號、格式、項目、內容、記錄人簽字、復核人簽字等2、醫(yī)療、護理、財務等特定專業(yè)的記錄，按相關專業(yè)部門規(guī)定的內容記錄（四）記錄控制程序記錄控制程序：崗位工作完成過程中或完成后→詳細填寫相關記錄→檢查復核→簽字確認→分類存儲→整理裝訂→移交歸檔三、記錄的管理1、各類記錄由辦公室按照標準體系要求的統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式制作，由職能或業(yè)務部門在日常管理和服務活動中按照記錄管理職責、內容與要求做好記錄工作2、職能或業(yè)務部門的領導負責監(jiān)督、檢查本部門各記錄和管理，并保證及時、完整、規(guī)范、有效和分類歸檔存查（三）記錄表單編號規(guī)則xxxxxxxx 順序號 部門漢語拼音縮寫 類別號 養(yǎng)老服務機構漢語拼音縮寫（四）書寫要求1、識別正確、易于檢索、字跡清晰，避免涂改2、記錄信息的填寫要求及時準確、完整詳實，內容全面，格式規(guī)范，不得隨意涂改3、筆誤和計算錯誤需修改的原數(shù)據(jù)項目，應用單橫線劃去該項目原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人印章或簽上更改人姓名，注明日期4、特殊原因不能填寫的項目，應在改項填寫欄劃單橫線表示并簡要說明理由5、填寫人、復核人、審核人接和負責人簽名項不允許空白6、填寫記錄信息必須使用藍黑港幣或黑色簽字筆（五）記錄的保存1、職能和業(yè)務部門的各類記錄信息應按照記錄項目和日期順序等要求定期進行分類整理，存放于通風干燥處，保持所有記錄信息整潔有序，便于利用2、歸檔存查的記錄信息按相應的規(guī)定期限保存，具有長期保存價值的記錄信息由相關職能和業(yè)務部門納入檔案管理（六）記錄信息的銷毀處理1、超過保存期限的記錄信息需銷毀時，由職能和業(yè)務部門進行清理列表，經部門負責人審核逐級報請批準2、經批準銷毀的記錄信息，由銷毀部門填寫《記錄信息銷毀清單》并簽字后銷毀（七）記錄的保存各職能和業(yè)務部門在管理和服務活動中形成的各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計報表記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)記錄以及執(zhí)行完成的合同文本和廢止文件等，均應按相關主管上級規(guī)定的時限保存，并與現(xiàn)行有效文件隔離存放（八）記錄的借閱各職能或業(yè)務部門之、間需要相互借閱各類文檔記錄、資料記錄、統(tǒng)計報表記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)記錄時，借閱部門應在《文件/資料借閱登記本》上詳細登記后借出，借閱部門或借閱人應當及時歸還（九）記錄的復制各職能或業(yè)務部門字型保管的各類文