辦公室如何做好溝通協(xié)調工作(文檔良心出品)

PAGEPAGE1辦公室如何做好溝通協(xié)調工作張文濤(延安大學文學院陜西延安716000）溝通協(xié)調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領導之間，無論是參與政務、處理事務還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調。新時代、新形勢、新任務要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調工作的重要性是不言而喻了。筆者現(xiàn)順應時代的要求，就如何做好辦公室溝通協(xié)調工作淺談一下自己的看法。[1]一、正確認識溝通協(xié)調工作的重要性是做好辦公室工作的前提溝通協(xié)調是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關系，為實現(xiàn)共同的目的而把各項活動加以調節(jié),并引導各組織機關之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務。在組織坐標中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點,承擔著各種指令和信息的落實執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調工作是使辦公室與外部人員的交流,領導與下屬的感情聯(lián)絡，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動。[2]1、溝通協(xié)調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”每個黨政機關與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協(xié)調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務、管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機構尤其是如此。著名管理學家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起,以實現(xiàn)共同目標的手段”。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調造成的。[3]那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢？這就需要溝通協(xié)調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現(xiàn)。2、溝通協(xié)調是領導者激勵下屬，實現(xiàn)其職能的基本途徑一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令?！比绾巫龅缴霞夘I導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現(xiàn)領導的職能？領導環(huán)境理論認為，領導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協(xié)調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。[4]3、溝通協(xié)調是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結合人民的要求調整政策，承擔自己應盡的社會責任。有時公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調相互之間的關系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。溝通協(xié)調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協(xié)調工作的重要性，把溝通協(xié)調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。二、準確把握溝通協(xié)調工作的核心是做好辦公室工作的基礎溝通協(xié)調是通過平衡、調整和改善相關組織及其人員之間的關系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献鳎瑥亩菇M織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調工作的目的主要是促進領導班子的團結，理順決策機關、執(zhí)行部門和基層單位之間的關系，同時增強決策的科學性和決策實施的穿透力，從而使組織上下一致，目標一致，行動統(tǒng)一，合力推動各項事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調與關系溝通協(xié)調兩個方面：1、工作溝通協(xié)調第一、公文溝通協(xié)調，包括對外公文與對內公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內容，提高公文質量，為領導提供優(yōu)質的智力服務，并根據(jù)領導的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領導閱覽，以此減少領導的工作的壓力，提高領導的工作效率。第二、會議溝通協(xié)調，這是最常見的一種溝通協(xié)調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達到預期的目的。而重要的是指：通常上級機關為了加強宏觀管理，會制定一系列的政策規(guī)定。這些政策在具體的地方部門的執(zhí)行中可能會有不一致，甚至“撞車現(xiàn)象”的發(fā)生，矛盾各方都是取其有益的政策規(guī)定為依據(jù)，各執(zhí)一方，互不相讓。在此情況下，為了統(tǒng)一思想認識，統(tǒng)一政策規(guī)定，統(tǒng)一步調，辦公室人員有責任召集矛盾各方以開會的形式溝通協(xié)調解決問題。通常情況下參加會議的人員較多，各方的意見發(fā)表后，與會者會“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會顧大局、識大體，一般不會在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結合實際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。第三、事務溝通協(xié)調。辦公室的職能之一就是管理事務。把握“尺度”協(xié)助領導管理事務，使領導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時糾正自己的工作觀念，不要讓時代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務工作，努力提高接待水平，贏得各級領導和各屆人士的理解與支持。[5]2、關系溝通協(xié)調第一、領導關系的溝通協(xié)調。任何一個單位的領導者都有相應的職責權力。由于領導的閱歷、經(jīng)驗、作風、氣質不同，或者由于他們的認識、觀察事物的角度、出發(fā)點不同，導致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現(xiàn)矛盾。此時辦公室人員就要及時溝通信息、協(xié)調關系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調節(jié)領導關系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領導決策的“催化劑”作用，增強領導班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過去那位領導對你有偏見就趁此機會從中挑撥離間，使單位關系緊張，影響了組織工作的正常運行。第二、搞好部門之間的溝通協(xié)調工作。由于利益關系的調整，往往會引起部門之間工作的不和諧，從而影響領導決策的實施。辦公室的主要任務就是把握動向，合理引導并溝通協(xié)調各方面的關系，促進部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺與實施前，辦公室應及時向有關領導部門匯報，聽取指示，做到既填補“盲區(qū)”又避免“撞車”，使領導部門之間的工作連接成一個整體，以促進組織整體工作目標的實現(xiàn)。第三、內外關系的溝通協(xié)調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協(xié)調工作，充分調動各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現(xiàn)內部信息暢通交流，創(chuàng)造一個團結協(xié)作、溫暖和諧的內部人事環(huán)境。在處理外部關系時,辦公室應輔助協(xié)調領導將全能型領導機構轉變?yōu)橛邢扌汀８淖冞^去無所不包、無所不能的傳統(tǒng)習慣，堅持有所為，有所不為。凡是社會能自我調節(jié)、自我管理的事，上層領導組織就不必介入，減少上層領導組織不必要的負擔。另外，辦公室要協(xié)調領導部門在制定公共政策方案時應積極推動組織及個人的民主參與，廣泛聽取群眾的真實呼聲，以此準確地了解政情、社情和民情，從而實現(xiàn)決策的民主化與科學化。第四、中心工作與其它工作關系的溝通協(xié)調。項目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復雜。辦公室一定要有預見性，提前為領導提出活動預案，并協(xié)助領導處理好中心工作與其他工作的關系，突出重點、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點、次重點與非重點的分別，最后搞的領導與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學會“十個指頭彈琴”，而且要十個指頭都能應用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領導把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時間來處理大量的一般性事務性的工作。三、掌握溝通協(xié)調的藝術是做好辦公室溝通協(xié)調工作的關鍵溝通協(xié)調工作是一門藝術，也是一門科學。辦公室的溝通協(xié)調工作具有層次高、難度大的特點，所以只憑秘書人員的滿腔熱血、埋頭苦干是遠遠不夠的，還必須要既注意工作的方法又講究溝通協(xié)調的“藝術”性。在具體的工作中，就是要做好“三不”與處理好“四個統(tǒng)一”的關系。1、做好“三不”首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內外的“中間”地位，要面對層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學會從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調工作的立足點就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進領導之間，部門之間的團結與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調工作的出發(fā)點與落腳點。其次，要超前運籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認為，水無常形、物無橫勢、斗轉星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學的眼光看形勢，要用發(fā)展的眼光認識形勢。萬物的運行皆有規(guī)律。古語言，凡事“預則立，不預則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”辦公室工作也是如此。辦公室既是領導的左臂右膀也是領導的“智囊團”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運籌的意識，例如制定工作預案、工作計劃等等。而且要明確工作的重點，確保各項工作有條不紊、忙而有序的進行。同時要密切注視工作的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)并彌補由于銜接不及時或其他難以預測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼，這一點也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結果。2、處理好“四個統(tǒng)一”的關系第一、處理好程序性與時效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調工作只有遵循一定的程序和章法才能達到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機會，影響工作的實際效果。為此，在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅持時效第一，急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調有關方面解決問題，再向領導匯報。另外，危機時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領導請示，可以妥善處理后再將結果向領導匯報。有時為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié)，可把領導指示不通過中間部門而直接下達到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領導、為基層、為員工搞好服務是辦公室工作人員的重要職責。特別是溝通協(xié)調領導之間、上下級之間的關系時，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調上級工作的難度。再者，由于體制和個人素質等方面的差異，有的辦公室人員從個人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質是統(tǒng)一的，其出發(fā)點與落腳點都是為人民服務的。辦公室只有把對上級與對下級結合起來，才能使服務更到位，更有效。所以，辦公室應該對上級的指示和領導意見要高度重視，作充分的準備，全面領會精神實質，確保上級指示通過溝通協(xié)調工作能全面落實。同時對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。[6]第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務性工作多，其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態(tài)與動態(tài)相結合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學會在“動”中聚精會神做事；在“靜”中總結提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質都能適應辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質量和效率，才能出色地完成各項工作。第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調工作要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力；才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協(xié)調工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預料，所以辦公室必須隨時調整思想改變應急對策，多做思考換位靈活應對，堅持以理服人切忌以形而上學、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短，才能實現(xiàn)內在和外在的統(tǒng)一，否則會給工作帶來不利的影響和結果。四、建立良好正常的人際關系是做好溝通協(xié)調工作的紐帶辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關系。試想如果有一個在整個組織中人際關系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調的目標就很容易達到了。美國人際關系學家卡耐基曾經(jīng)說過，良好的人際關系是一個人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務的同時還必須要建立良好的人際關系。具體就是要做好以下兩個方面：首先、要學會感情聯(lián)絡法。人非草木，孰能無情？“感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力。”感情投入有著其他方法難以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關系，使辦公室溝通協(xié)調工作的順利實施。[7]其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協(xié)調工作就是要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄?！皺C”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”機不可失，失不在來，要及時溝通，相機協(xié)調。五、提高辦公室人員的自身素質是做好溝通協(xié)調工作的基本保證辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質修養(yǎng)，具有本職工作相適應的思想素質、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調工作的基礎。魏征說：“求木之長者，必固其根本；欲流之遠者，必浚其泉源?！睖贤▍f(xié)調之本，集中于辦公室工作人員的基本素質，沒有良好的素質連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質的不足，有針對性地提高自己，充實自我。搞好素質建設，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協(xié)調工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養(yǎng)，提高政治素質，做德高才多之士。智，指的是科學文化素質。智力的強弱，與溝通協(xié)調的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調工作的基礎，多智才能多溝通協(xié)調，足智才能善溝通協(xié)調。才，指的是業(yè)務素質，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調之心，無溝通協(xié)調之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調工作也就無法有新的進展?？傊愫脺贤▍f(xié)調工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協(xié)調工作的重要性，準確把握好溝通協(xié)調之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調工作的藝術，誠心建立了良好正常的人際關系，切實提高了自身的素質，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質量與水平，進而做好辦公室的溝通協(xié)調工作。參考文獻：[1]歷尊.贏在會溝通[M].北京：中國紡織出版社,2004.（12）[2]張國慶.行政管理學概論[M].北京：北京大學出版社,2000.（8）[3]凡禹.溝通技術的訓練[M].北京：北京工業(yè)大學出版社，2004.（2）[4]張振學.中層領導藝術[M].北京：中國商業(yè)出版社,2005.（5）[5]王樂夫、許文惠.行政管理學[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）[6]曾仕強、劉君政.人際關系與溝通[M].北京：清華大學出版社,2004.（6）[7]方圓.辦公室文秘事務處理技巧[M].北京:石油工業(yè)出版社,2001.（4）[8]廖小鷗.第一次當秘書[M].北京：企業(yè)管理出版社,2002.（5）HowtodothecommunicationWorkintheOfficeZhangWentao(CollegeofChineseliteratureyan’anuniversity,shaanxi,716000)Abstract:Theofficeisinthekeypositionofaunit.itnotonlygivesadvicetothegover