合理安排工作

關(guān)于合理安排工作合理安排工作

出于恰當(dāng)?shù)脑?/p>

工作意圖問問你自己——我的工作目的是什么？還有：我該如何達(dá)到目的？范例：最終目的通過在某個有利可圖的領(lǐng)域內(nèi)發(fā)展現(xiàn)存的和新的業(yè)務(wù)來盈利。盡量用一個簡短的句子來概括它。第2頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

出于恰當(dāng)?shù)脑?/p>

確定關(guān)鍵部分

關(guān)鍵部分就是主要部分，在這里我們可以集中時間和精力以達(dá)到所有的目的。問問你自己——我可以把自己的工作分成哪幾個部分？如：人員管理、財(cái)政、項(xiàng)目、計(jì)劃、調(diào)查研究、訓(xùn)練、消費(fèi)者等等。關(guān)鍵部分確定新客戶鞏固新客戶設(shè)置并達(dá)到目標(biāo)招募培訓(xùn)（新人）

目標(biāo)是使八個關(guān)鍵部分最大化。注第3頁,共25頁，2024年2月25日，星期天各項(xiàng)工作

·

與每一個關(guān)鍵部分都有關(guān)

·是從每一個關(guān)鍵部分中形成的合理/行之有效的部分，如：關(guān)鍵部分

各項(xiàng)工作

合理安排工作

出于恰當(dāng)?shù)脑?/p>

確定合理性確定新客戶鞏固新客戶設(shè)置并達(dá)到目標(biāo)招募培訓(xùn)（新人）調(diào)查研究客戶聯(lián)系客戶訪問客戶訪問監(jiān)控商務(wù)業(yè)績客戶反饋銷售目標(biāo)財(cái)務(wù)目標(biāo)監(jiān)控銷售業(yè)績內(nèi)部招標(biāo)外部招標(biāo)介紹第4頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

出于恰當(dāng)?shù)脑?/p>

工作說明——總結(jié)最終目的關(guān)鍵部分

各項(xiàng)工作通過在某個有利可圖的領(lǐng)域內(nèi)發(fā)展現(xiàn)存的和新的業(yè)務(wù)來盈利確定新客戶鞏固新客戶設(shè)置并達(dá)到目標(biāo)招募培訓(xùn)（新人）調(diào)查研究客戶聯(lián)系客戶訪問客戶訪問監(jiān)控商務(wù)業(yè)績客戶反饋銷售目標(biāo)財(cái)務(wù)目標(biāo)監(jiān)控銷售業(yè)績內(nèi)部招標(biāo)外部招標(biāo)介紹小技巧：利用工作說明來設(shè)置目標(biāo)和安排優(yōu)先順序。第5頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

在恰當(dāng)?shù)臅r刻

確定優(yōu)先順序需要做出的決策·處理工作的順序·每項(xiàng)工作所分配的時間常見的錯誤·沒有分清迫在眉睫的任務(wù)和重要任務(wù)的區(qū)別·一直做你想做的事——忙于“救火”卻忘了“防火”迫在眉睫的工作·并不是總有最高的回報(bào)率·得到的優(yōu)先順序通常高于重要的工作·通常是沒有計(jì)劃的重要的工作·可以幫助你達(dá)到最終目標(biāo)（見工作說明）第6頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

在恰當(dāng)?shù)臅r刻

帕累托（80/20定律）這就是說：·你所做的20%的事情產(chǎn)生80%的成效·你所花費(fèi)時間的80%只有20%的效果在合理安排工作中運(yùn)用帕累托定律。小技巧：精力集中在高回報(bào)的工作上。20%的有效時間80%的有效時間20%的成果80%的成果第7頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

在恰當(dāng)?shù)臅r刻

處理突發(fā)事件·突發(fā)事件每時每刻都有可能發(fā)生，它將會影響你已計(jì)劃去做的事情·每當(dāng)你有事要做的時候，問一問：

——它符合下面矩陣中的哪一塊？

——對你計(jì)劃要做的事有什么影響？別做請別人做以后再做馬上做，而且自己做重要性緊迫性低高低高第8頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

以恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

如何確定優(yōu)先順序·利用工作說明來協(xié)調(diào)優(yōu)先順序和各種目標(biāo)·從截止日期算起，開始倒計(jì)時工作，確定達(dá)到成功的關(guān)鍵步驟·在它們限定的時間范圍內(nèi)，把它們轉(zhuǎn)變成行動·計(jì)劃應(yīng)確定什么該做，由誰來做以及何時去做·發(fā)生變化時，不要完全推翻計(jì)劃·制定計(jì)劃是一項(xiàng)在我們?nèi)松猛局谐３Ｒ?jīng)歷的智力過程；然而，不要忽視那些許多制定計(jì)劃的方法手段，從簡單的列目錄到寫日記和電腦系統(tǒng)·不要忘記計(jì)劃通常是可以改變的；然而……如果疏于計(jì)劃計(jì)劃就會失敗第9頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

以恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

如何去自我組織·給自己制定一個一周工作安排

——給主要工作預(yù)留充足的時間

——一份涵蓋全面的圖表，使你可以根據(jù)需要改變工作安排（以消除那些無所事事的日子）·把它們制成一份日?！氨刈觥绷斜怼讶蝿?wù)分成“緊急的”和“重要的”，并給它們確定儔順序·必須是現(xiàn)實(shí)的——一天中你只能做這么多·一天中時時對照列表·問“為什么是我，別人也可以這么做嗎？”·把相關(guān)工作結(jié)合在一起以集中精力·每天做關(guān)鍵的工作——以回報(bào)率而不是以緊迫性為準(zhǔn)小技巧：在你停止工作之前（你已在心理上做好準(zhǔn)備），為了以后的日子，養(yǎng)成列”必做“表的習(xí)慣。第10頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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工作日記制度·大多數(shù)成功的人士都有一套管理時間的系統(tǒng)方法一旦寫工作日記成為一種時尚趨勢，就不應(yīng)應(yīng)棄。它們確實(shí)有實(shí)際的益處，諸如：·一種記錄

——你計(jì)劃要做的事

——你已完成的事·一個信息和參考的來源·一條把握生命和行動的途徑·一個對健忘者的提示第11頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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工作日記制度

許多行之有效的工作日記制度，一般都包括以下部分：

——把袖珍日記去蕪存精，主要包括約定記錄

——形成的一套時間管理系統(tǒng)，通常包括一系列管理方案的技巧

——掌上電子記事本

——分析和計(jì)劃時間的軟件包注意不管你怎么用，記住它的目標(biāo)是管理時間——不要讓它限制你的生活！記住，你仍然需要這本書以外的技能。第12頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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估計(jì)時間

這也許是最難做好的。

為什么？·我們常常要到干這件工作時，才知道它要費(fèi)多少時間·因?yàn)橛羞@樣那樣的事而使工作中斷（見第136-139頁，處理它們的方法）·那些我們信賴的人，會使我們中斷工作·時間被其他人控制，如：顧客、老板等所以，試一試下列方法：·你的估計(jì)要有現(xiàn)實(shí)性（以往的經(jīng)驗(yàn)告訴了你什么？）·充分考慮到別處會發(fā)生的事·定計(jì)劃時按部就班，然后問自己哪里可能出錯小技巧：千萬不要低估做事花費(fèi)的時間。第13頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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時間記錄

你如何知道工作所需的時間，或者你的時間在何處流逝？試試作時間記錄的方法，它是一條你在給定的時間內(nèi)完成工作的記錄。在一定的時間段，譬如15分鐘或一整天，記錄下所有你在做的工作——不管完成與否。用它來分析誰或什么會打擾你，一天中你可以控制多少時間，你所做的有多少與計(jì)劃不相符。時間記錄起始時間活動期限第14頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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時間記錄

時間記錄可以幫助確定：·你估計(jì)時間的現(xiàn)實(shí)性如何·你是否允許別人占用你的時間·令你分心的事從何而來·一天中哪些時間你在工作，何時你是在浪費(fèi)時間·完成工作需花費(fèi)多長時間此外，你經(jīng)常做的記錄會使你有更好的時間意識?！だ脮r間記錄來確定你需要在哪里更改計(jì)劃以及如何更改·不要盡力去隱瞞那些無所事事的時間，如：休息小技巧：養(yǎng)成使用它們的習(xí)慣；它們非常有啟迪作用。第15頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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把握控制權(quán)

時間管理需要你更多地把握你一天的時間（甚至是你的一生）。然而，在你的工作時間里，許多事情你無法控制，例如：·客戶需求·他人要求的會見·度假·事故·緊急事件·故障·疾病·天氣·交通·天意你還剩多少時間去做本職工作，時間充足嗎？第16頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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把握控制權(quán)

你所能控制的時間通常取決于：

你的工作·如何你的工作是給客戶提供服務(wù)，那么你的日子里將會充滿各種瑣事

你·如果你想與每一個人做朋友，那么你不得不為此耗盡時間（見第44~47頁的猴子）·如果你確實(shí)想把握人生：

——完成時間記錄的訓(xùn)練

——學(xué)會說“不”

——開始處理各種瑣事

——學(xué)會疏減壓力第17頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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小心猴子

一個人不管多忙，被他人奉承而為他人做事還是很容易的。通常這些事與你的工作毫無瓜葛。（也許你對這些事感興趣，或是你滿足于被人呼來喚去?。┟慨?dāng)我們對這些請求說“是”的時候，我們就收集了另一只“猴子”，也就是，一個由別人引起的問題。（誰為誰工作？）此外，“猴子們”會吃光我們的空余時間；在做完本職工作后所剩余的時間。第18頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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處理猴子

“接受猴子”一般意味著你面臨一個問題。同時，你也在防止別人采取主動，而是你自己在處理問題?？梢匀缦路绞教幚砗镒樱?/p>

1、當(dāng)它們發(fā)生時就處理它們。（如果你能幫忙就說“是”，或者如果你不能就說“不”）

2、別讓它們超出你所能處理的范圍。

3、以面對面或通過電話的方式幫忙（應(yīng)避免避免備忘錄或電子郵件的方式）。

4、僅用指定的方式幫忙：“來，看我這么做……”5、約定下次：“試一試，不行再回來問我?！毙〖记桑河肋h(yuǎn)別說：“我來，你別管了?！钡?9頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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學(xué)會委托

在那些不得不以更少的資源達(dá)到更多的目標(biāo)的日子里，人們常常容易忽視委托的技巧。

為何要委托？·給你更多的時間去做重要的工作·栽培和激勵員工·因?yàn)閯e人也許比你更能勝任

什么會阻止你這樣做：·不能或不愿放手·不想；喜歡造成一種過度操勞的印象·害怕；別人會犯錯或脫穎而出·喜歡做這工作；喜歡使雙手“沾滿污垢”·消耗時間；自己做通常更簡單第20頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

以恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

你會委托嗎？

回答1、你工作所花費(fèi)的時間比周圍的人更多嗎？ 是□否□2、你是否會花費(fèi)工作時間來幫別人干他們自己可以干的事？ 是□否□3、到工作截止期限，你是否有一堆未完成或是困難的工作？是□否□4、你是否在細(xì)節(jié)上比在制訂計(jì)劃和監(jiān)管上花費(fèi)更多的時間？是□否□5、當(dāng)別人可以做得跟你一樣出色時，你是否因?yàn)榕d趣而埋頭苦干呢？是□否□6、你是否因?yàn)閷λ说哪芰θ狈π判?，而不愿讓他們承?dān)更多的責(zé)任？是□否□如果你對每一項(xiàng)的回答都是“是”，那么注意下面的忠告。第21頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

以恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

什么樣的情況下可以委托

是：√日常事務(wù)以及次要的決定√為了達(dá)到一連串的成就而完成工作√別人可以完成得更好或成本更低的工作

否：×工作中的主要責(zé)任×沒有指導(dǎo)或前例的任務(wù)×確實(shí)是該你做的、卻是令人厭惡的任務(wù)委托意味著給別人以自由和權(quán)力，用他們的方式完成工作，而且確信成功。記住第22頁,共25頁，2024年2月25日，星期天合理安排工作

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