三采購管理用戶手冊樣本

北京英斯泰克視頻技術有限公司操作手冊手冊名稱：采購業(yè)務應用操作手冊合用部門：采購部門、多媒體部門編寫人員：項目組編寫日期5月16日對口支持業(yè)務采購部門張國楨業(yè)務問題、操作問題多媒體董欣業(yè)務問題、操作問題總調室沈恒業(yè)務問題、操作問題技術財務部白曉宇軟件問題、錯誤提示計算機網(wǎng)絡、硬件、系統(tǒng)故障目錄一、部門職責： 2二、部門崗位劃分： 2四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務解決流程： 3五、部門尋常業(yè)務系統(tǒng)解決： 45.1、尋常業(yè)務類型界定： 45.2、應明確問題： 55.3、基本檔案： 55.4、期初錄入 65.5普通采購流程 85．5．1采購請購 85．5．2采購訂單（合同） 115．5．3采購請款（國內某些） 125．5．4普通采購到貨流程解決： 155．6帳表管理 24六、月末結帳 25一、部門職責：采購部門尋常工作在ERP系統(tǒng)解決中重要工作有：維護供應商資料，進行供應商資料維護和添加，加強供應商資源管理。及時錄入、審核采購訂單，為總調室安排生產提供根據(jù)。及時獲得客戶開出采購發(fā)票，錄入系統(tǒng)，并及時送交到財務。精確掌握采購發(fā)票和采購入庫單之間相應關系，做好采購結算，擬定采購成本及時、全面掌握供應商供貨質量、價格，優(yōu)化供應商構造作好各種采購記錄，需款分析，為決策層提供分析數(shù)據(jù)。二、部門崗位劃分：采購助理：采購管理模塊供應商分類、供應商檔案、采購訂單/采購到貨單/采購發(fā)票錄入、賬表查詢。采購經(jīng)理：對于采購訂單最后審核、對于賬表查詢、供應商分析質檢員：檢查所購原材料質量，對不合格告知采購人員作到貨退回，對合格品出據(jù)質檢單；檢查公司產成品質量狀況，出據(jù)質檢單方可以進行入庫解決和發(fā)貨解決?？傉{室人員：內請購單錄入審核、某些采購訂單錄入三、采購管理模塊作用及與其她模塊關系采購管理模塊可以對采購業(yè)務所有流程進行管理，提供請購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結算完整采購流程四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務解決流程：業(yè)務編號PU-001業(yè)務名稱采購入庫業(yè)務流程簡述各有采購申請權部門依照需要辦理請購單，籌劃管理室審批請購單，國內、國外采購部門依照審批后請購單尋找供應商，詢價、談判、訂合同，采購經(jīng)理審批采購合同，在貨品到達后，采購員和質檢部初檢，質檢部和庫房復檢，合格品由庫房填制采購入庫單辦理入庫，庫房主管審核入庫單，采購員收到供應商發(fā)票時參照采購入庫單錄入采購發(fā)票，財務部門審核采購發(fā)票，采購部（或財務部）對采購入庫單和采購發(fā)票進行核銷解決。流程合用范疇公司籌劃及生產部門采購需求有關崗位及權限崗位系統(tǒng)操作權限請購員錄入請購單請購單—錄入籌劃員審核請購單請購單—審核采購助理錄入采購訂單采購訂單--錄入采購經(jīng)理審核采購訂單采購訂單—審核采購助理錄入到貨單/退貨單到貨單—錄入庫管員錄入采購入庫單采購入庫單—錄入庫房主管審核入庫單采購入庫單—審核采購員錄入采購發(fā)票采購發(fā)票—錄入財務部審核采購發(fā)票采購發(fā)票—審核財務部核銷采購入庫單和采購發(fā)票采購管理—核銷系統(tǒng)提供查詢、記錄賬表系統(tǒng)列表請購單列表、采購到貨單列表、采購訂單列表、采購入庫單列表、采購發(fā)票列表系統(tǒng)登記表到貨明細表、采購明細表、入庫明細表、結算明細表、未完畢業(yè)務明細表、費用明細表、增值稅抵扣明細表、采購綜合登記表、采購籌劃綜合登記表系統(tǒng)賬簿在途貨品余額表、暫估入庫余額表采購分析采購成本分析、供應商價格對比分析、采購類型構造分析、采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析備注1.公司應當就期初已經(jīng)收到供應商發(fā)票但貨品尚未入庫發(fā)票和貨品已入庫但尚未收到供應商發(fā)票入庫單作為采購系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入，以利于后來核銷解決。錄入完畢后再進行采購期初記賬。2.簡化計量單位組，鋼板以張為主計量單位（采購、規(guī)劃、領用均以張為單位），放棄包單位，鋼管以根為主機量單位（采購、規(guī)劃、領用均以根為單位）系統(tǒng)流程：總調部門依照生產任務考慮庫存量結存、安全庫存等因素進行規(guī)劃運算，規(guī)劃生成采購籌劃。由總調、財務、總工進行確認，審核完畢后，最后由總調在系統(tǒng)中進行審核，進行打印下發(fā)到采購部門。采購部門依照總調室下發(fā)采購籌劃，進行對外詢價、訂貨解決，在系統(tǒng)內拷貝生成采購訂單。采購訂單由本部門經(jīng)理、總調進行審核，手工審核完畢后（詳細手工審批流程參照公司有關采購合同管理規(guī)定），由總調在采購管理模塊內對采購訂單進行審核。供應商材料送到后，由采購人員在采購管理模塊中添置到貨單告知單，進行打印，庫房依照到貨告知單，告知質量檢查人員進行材料入庫前檢查。質量檢查人員對入庫材料進行檢查，檢查合格后填寫質檢單；憑采購人員到貨告知單和質檢單，庫房記賬人員在庫存系統(tǒng)依照采購到貨單生成采購入庫單進行打?。ㄒ皇?聯(lián)？財務、庫房、總調、采購），庫房管理人員點收實物后手工在采購入庫單上進行簽字，由倉庫主管在系統(tǒng)內進行采購入庫單審核。采購發(fā)票（增值稅發(fā)票/零售發(fā)票、運費發(fā)票、港雜費發(fā)票）到齊后，由財務往來會計進行采購結算，同步作付款或掛賬解決；如果月末未作采購結算解決，則系統(tǒng)自動記錄為暫估結算。五、部門尋常業(yè)務系統(tǒng)解決：5.1、尋常業(yè)務類型界定：采購類型分類：分為材料采購、商品采購、國外采購，依照采購記錄和財務核算需要，在采購訂單表頭欄目內必要選取相應采購類型，從以上3種分類中進行選取。業(yè)務類型按照結算狀況分為兩種進行界定：普通采購業(yè)務：無論付款方式是賒購還是現(xiàn)結，如果采購貨品要入倉庫，在增長銷售訂單時選取業(yè)務類型為普通采購業(yè)務。詳細操作見普通采購業(yè)務解決流程直運采購：采購商品不通過公司庫房，直接將商品從供應商處發(fā)送到客戶方采購業(yè)務，在增長采購訂單時選取業(yè)務類型為：直運采購。詳細操作見直運采購業(yè)務解決流程。由于兩種解決方式業(yè)務核算存在不同，因此在增長采購訂單時一定要區(qū)別清晰。5.2、應明確問題：各個存貨應盡量簡化該存貨所使用計量單位個數(shù)，以已有存貨為例：鋼板和鋼管設定浮動換算率，鋼板只有張和公斤兩個計量單位，其中張是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），采購時包必要換算成張。鋼管只有根和公斤兩個計量單位，其中根是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），其她存貨都遵循這個原則，能用單計量單位盡量用單計量單位，必要用多計量單位存貨要和其她系統(tǒng)核心顧客協(xié)商存貨檔案維護和添加由總調度室完畢，采購部門如果用到存貨檔案中沒有存貨，要及時告知總調度室添加，并告知該存貨有關信息。總調度室添加檔案時要遵循對換算率規(guī)定，此外要注意：一種存貨只能有唯一編碼，唯一名稱，對于同種存貨但不同規(guī)格型號存貨要給不同編碼和名稱；.存貨檔案中存貨屬性和計量單位應錄入精確；存貨檔案中存貨參照成本應當盡量錄入，以以便規(guī)劃資金使用；存貨檔案中存貨提前期應當盡量精確，以便總調度室合理規(guī)劃生產和采購日期；對于比較重要存貨要在存貨檔案中設立安全庫存、最低庫存和最高庫存，從而為資源合理配備提供基本資料，才可以實現(xiàn)庫存預警供應商檔案由采購經(jīng)理維護，新增供應商時由采購核心顧客錄入，要注意：供應商檔案應當盡量完整，以以便后來使用；供應商編碼、名稱、簡稱必要唯一，各部門要做好溝通工作，杜絕浮現(xiàn)各種稱謂，供應商全稱必要精確；供應商檔案其她某些要盡量填寫清晰，為往來管理提供堅實精確平臺，達到資源共享目；供應商稅號、開戶銀行盡量填入，為開出和收到增值稅票作準備采購單據(jù)解決時應當一方面明確該筆采購行為所采購貨品與否要入庫，如果要入庫則業(yè)務類型選取普通采購，如果不需要入我司倉庫，直接運到客戶那里，則業(yè)務類型選取直運采購有也許在公司采購業(yè)務中，由于運送、裝卸等因素采購貨品會發(fā)生短缺毀損，應依照不同狀況，作出相應賬務解決。屬于定額內合理損耗，應視同提高入庫貨品單位成本，不另作賬解決；運送部門或供貨單位導致短缺毀損，屬于定額外非合理損耗，應依照不同狀況分別進行賬務解決。因而公司應在此事先設立好本公司也許發(fā)生非合理損耗類型以及相應入賬科目，以便采購結算時依照詳細業(yè)務選取相應非合理損耗類型，并由存貨核算系統(tǒng)依照結算時記錄非合理損耗類型自動生成憑證5.3、基本檔案：

基本檔案填加：

供應商分類增長：原則1-2-2-2

供應商分類編碼：供應商分類編碼必要唯一。供應商分類名稱：可以是中文或英文字母，不能為空

修改分類：只能修改分類名稱。

刪除分類：已經(jīng)使用不能刪除、存在下級分類不容許刪除。

操作途徑：【采購管理】—【設立】—【分類體系】—【供應商分類】

供應商檔案填加：本功能完畢對供應商檔案設立和管理。

供應商檔案：供應商編號原則供應商分類+順序號（三位）

供應商全稱、供應商簡稱、供應商所屬分類、所屬地區(qū)別類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地址等

供應商檔案修改：除供應商檔案編號外，其她信息尋常進行修改。

供應商方案刪除、停用：已經(jīng)使用檔案不能刪除，但可以停用，在供應商檔案其她頁簽錄入停用日期即可，在新增單據(jù)中參照供應商檔案不再浮現(xiàn)。5.4、期初錄入期初暫估入庫：沒有獲得供貨單位采購發(fā)票，而不能進行采購結算入庫單作為期初入庫單輸入系統(tǒng)，以便獲得發(fā)票后進行采購結算;操作途徑：【采購管理】—【業(yè)務】—【入庫】—【入庫單】操作闡明—表頭項目:入庫單號：錄入或自動生成，必填。顧客可以設定單據(jù)生成規(guī)則，同一類型單據(jù)號保證唯一性。入庫日期：錄入或參照輸入貨品入庫日期，必填。默認值為進入系統(tǒng)時輸入業(yè)務日期，即系統(tǒng)登陸日期，可修改。參照日歷；錄入必要符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。期初單據(jù)日期必要不大于系統(tǒng)啟用日期。操作闡明—表體項目:存貨編號：錄入或參照，必填，參照內容為存貨檔案，依照存貨檔案進行合法性校驗。參見存貨檔案參照單據(jù)時，依照參照單據(jù)自動帶入。依照存貨編號，系統(tǒng)帶入存貨名稱、規(guī)格型號、主計量、單位、換算率等欄目。采購單據(jù)參照存貨時，只能參照存貨檔案中具備“外購”屬性存貨。采購發(fā)票可以參照“應稅勞務”存貨，用于采購發(fā)票上運費費用、包裝費等采購費用。采購發(fā)票可以參照設立“與否折扣”存貨，在開票時可以沒有數(shù)量，只有金額，或者在藍字發(fā)票中開成負數(shù)。同一張單據(jù)上可以有相似存貨。停用日期不為空存貨為停用存貨：填制單據(jù)時不能再參照。如果手工錄入已停用存貨，系統(tǒng)將提示“此存貨已停用，請選取其她存貨。”期初在途存貨：已獲得供貨單位采購發(fā)票，但系統(tǒng)上線時貨品沒有入庫，而不能進行采購結算發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便貨品入庫填制入庫單后進行采購結算操作途徑：【采購管理】—【業(yè)務】—【發(fā)票】—【專用采購發(fā)票】操作途徑：【采購管理】—【業(yè)務】—【發(fā)票】—【普通采購發(fā)票】采購發(fā)票是供應商開出銷售貨品憑證，系統(tǒng)將依照采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。采購發(fā)票按業(yè)務性質分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票單價為無稅單價。普通發(fā)票：增值稅普通發(fā)票涉及普通發(fā)票、廢舊物資收購憑證、農副產品收購憑證、其她收據(jù)，這些發(fā)票單價、金額都是含稅。普通發(fā)票默認稅率為0，可修改。運費發(fā)票，運費重要是指向供貨單位或提供勞務單位支付代墊款項、運送裝卸費、手續(xù)費、違約金（延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進口關稅等。運費發(fā)票單價、金額都是含稅。運費發(fā)票默認稅率為7，可修改。在收到供貨單位發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位貨品，可以對發(fā)票壓單解決，待貨品到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算解決；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實時記錄在途貨品。錄入完畢期初數(shù)據(jù)后采購期初記賬，進行本月業(yè)務。有關概念：采購結算自動結算自動結算功能中有三種結算模式：入庫單和發(fā)票、紅藍入庫單、紅藍發(fā)票。是由計算機系統(tǒng)自動將相似供貨單位，存貨相似且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結算。注意：紅藍入庫單對結，入庫單上必要有金額，可以不等。1.用鼠標單擊【業(yè)務】下【采購結算】,再選取【自動結算】，屏幕顯示自動結算畫面。2.可以依照需要輸入結算條件，系統(tǒng)將依照公司輸入條件范疇進行結算。例如，只要對某個供貨單位采購業(yè)務進行結算，可以輸入該供貨單位名稱或編號。3.用鼠標單擊工具欄〖開始結算〗按鈕，計算機自動把采購入庫單和采購發(fā)票相似，供貨單位、存貨相似且數(shù)量相等單據(jù)進行結算，產生結算成果列表。4.用鼠標單擊工具欄〖退出〗按鈕或單擊窗體右上角退出按鈕，結束自動結算。5.進入【采購結算單列表】功能，查詢、打印本次自動結算成果。.手動結算使用“手工結算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結算，正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結算，正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結算，費用發(fā)票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中某些貨品，未結算貨品可以在此后獲得發(fā)票后再結算?？梢酝綄Χ鄰埲霂靻魏投鄰埌l(fā)票進行報賬結算。1.用鼠標單擊【業(yè)務】下【采購結算】，選取【手工結算】，屏幕顯示手工結算畫面。2.按〖過濾〗按鈕，顯示出結算條件輸入畫面，可以依照需要輸入結算條件，系統(tǒng)將把滿足條件入庫單和發(fā)票過濾出來，在選取入庫單和發(fā)票時只能選取過濾出來入庫單和發(fā)票。3.選取要結算入庫單：用鼠標單擊【入庫】按鈕，浮現(xiàn)入庫單選取畫面，單擊想要結算發(fā)票左側選取欄，選取欄打勾，表達該行數(shù)據(jù)選取上了，可以結算。用鼠標單擊打勾標志入庫單數(shù)據(jù)左側選取欄，則會取消選取。注意：選取入庫單時在工具欄按〖設立〗按鈕，可以由顧客自行設立入庫單顯示項目。.選取要結算發(fā)票：用鼠標單擊【發(fā)票】按鈕，浮現(xiàn)發(fā)票選取畫面，單擊想要結算發(fā)票左側選取欄，如果最左邊選取欄打勾，表達該行數(shù)據(jù)選取上了，可以結算。用鼠標單擊打勾標志發(fā)票數(shù)據(jù)，則會取消選取。5.產生結算匯總表：入庫單、發(fā)票選取完畢后，用鼠標按〖確認〗按鈕，計算機自動將本次選取數(shù)據(jù)匯總，以匯總表顯示出來。用鼠標按〖確認〗按鈕進行結算，用鼠標按〖取消〗按鈕，取消本次結算，可以重新選取單據(jù)進行結算。6.結算完畢后，計算機把已結算單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除，您可以繼續(xù)按以上環(huán)節(jié)進行其他采購結算。結算成果可以在【采購結算列表】功能中查看到。注意：·入庫單金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金額可覺得空，入庫成本以結算金額為準?！と绻麤]有期初記賬，則不能進行采購結算。·入庫單與采購發(fā)票可以分次結算，即入庫單一條記錄可與采購發(fā)票多次結算·如果當前操作日期在已月末結賬日期范疇，則不能進行采購結算，必要注銷賬套，重新注冊時調節(jié)操作日期。如果采購結算的確應核算在當前操作日期所在會計月內，那么可以先取消該月月末結賬后再做采購結算。·英斯泰克規(guī)定入庫單與采購發(fā)票是多對一關系，此外必要采購所有貨票和運費發(fā)票到后再一起結算5.5普通采購流程5．5．1采購請購采購請購是指公司內部向采購部門提出采購申請，采購系統(tǒng)請購單由轉播車、機加、系統(tǒng)集成、構造設計等部門提出，請購是采購業(yè)務解決起點，在此描述和生成采購需求，如采購什么貨品、采購多少、何時使用、誰用等內容；同步，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。由總調負責審核請購單，采購部門依照審核后請購單進行采購，已審核或已執(zhí)行單據(jù)可以關閉操作途徑：【采購管理】—【業(yè)務】—【請購】—【請購單】【操作流程】進入單據(jù)查詢界面。點擊〖增長〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。輸入單據(jù)表頭各項內容，輸入單據(jù)表體各項內容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到關于欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；未保存單據(jù)時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出嗎？”，如選取是，則不做保存退出；如選取否，則返回錄入狀態(tài)。保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核單據(jù)可以修改、刪除。審核單據(jù)：未審核單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核單據(jù)為有效單據(jù)，可被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用。棄審單據(jù)：已審核單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。執(zhí)行：已審核單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行單據(jù)不能棄審。關閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行單據(jù)可以關閉。已關閉單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響依照該單據(jù)生成下游單據(jù)正常操作。打開單據(jù)：已關閉單據(jù)可以打開。打開后單據(jù)狀態(tài)為關閉前狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。采購請購單，從業(yè)務上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審核、已審核、已執(zhí)行、關閉。.流程如下圖所示：總調度室依照采購籌劃和生產經(jīng)營需要，有權填制并審核請購單，請購單列表將符合過濾條件請購單記錄以列表格式顯示，便于顧客迅速查詢和操作單據(jù)5．5．2采購訂單（合同）采購訂單是公司與供應商之間訂立采購合同、購銷合同等，重要內容涉及采購什么貨品、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點、運送方式、價格、運費等。它可以是公司采購合同中關于貨品明細內容，也可以是一種訂貨口頭協(xié)。指公司依照采購需求，與供貨單位之間訂立采購合同、購銷合同，采購部門依照審核后請購單和供應商接洽成功后，在系統(tǒng)中填制采購訂單(合同)，如果有相應請購單或采購籌劃或銷售訂單（直運業(yè)務）應當參照以上單據(jù)生成。由采購主管負責審批【操作流程】采購訂單可以手工錄入，也可以參照請購單、銷售訂單、采購籌劃、直運銷售訂單生成。采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關閉、打開。已審核未關閉采購訂單可以參照生成采購到貨單、入庫單、采購發(fā)票【操作流程】進入單據(jù)查詢界面。點擊〖增長〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。輸入單據(jù)表頭各項內容，輸入單據(jù)表體各項內容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到關于欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；未保存單據(jù)時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，繼續(xù)退出嗎？”，如選取是，則不做保存退出；如選取否，則返回錄入狀態(tài)。保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核單據(jù)可以修改、刪除。審核單據(jù)：未審核單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核單據(jù)為有效單據(jù)，可被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用。棄審單據(jù)：已審核單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。有下游單據(jù)生成，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。執(zhí)行：已審核單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行單據(jù)不能棄審。關閉單據(jù)：已審核或已執(zhí)行單據(jù)可以關閉。已關閉單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響依照該單據(jù)生成下游單據(jù)正常操作。打開單據(jù)：已關閉單據(jù)可以打開。打開后單據(jù)狀態(tài)為關閉前狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。5．5．3采購請款（國內某些）采購部門某些采購規(guī)定需要預先付所有或某些款項，采購員拿審批后采購訂單（尚沒有達到采購訂單拿審批之后請購單）找財務人員申請預付款，財務主管批準后，應付會計做付款單，款項類型為預付，備注欄填寫該筆請購所相應采購訂單號，付款單打印出來后，規(guī)定領款人員簽字確認領到此筆預付款。應收應付會計審核預付款單，確認該筆預付款,預付款單制單既可以審核時進行，也可以在制單解決菜單中進行，做憑證時貨品收到并入庫后，采購人員在采購系統(tǒng)錄入采購發(fā)票，采購發(fā)票操作環(huán)節(jié)如下：采購發(fā)票在《采購管理》不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪除。

【操作流程】進入單據(jù)查詢界面。點擊〖增長〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見新增單據(jù)輸入單據(jù)表頭各項內容，輸入單據(jù)表體各項內容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到關于欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，擬定退出嗎？”如選取是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。保存單據(jù)，單據(jù)可以修改、刪除。參見修改單據(jù)、刪除單據(jù)【操作流程】采購發(fā)票可以手工填制，也可以參照采購訂單、入庫單填制；直運業(yè)務可以參照直運銷售發(fā)票；采購發(fā)票也可以拷貝其她采購發(fā)票填制。采購發(fā)票可以修改、刪除。采購發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。采購發(fā)票與采購入庫單可以進行采購結算。采購發(fā)票可以在《應付款管理》進行審核?！咀⒁馐马棥啃略鰡螕?jù)為“錄入”狀態(tài)，可以進行修改、刪除操作。在未保存前可以按〖放棄〗，放棄當前填制單據(jù)。在保存后可以按〖刪除〗，刪除當前未執(zhí)行單據(jù)。同一張單據(jù)上可以有相似存貨、相似自由項記錄存在。顧客選取或輸入存貨后，系統(tǒng)自動將該存貨代碼、名稱、規(guī)格型號、計量單位、自定義項、單價等信息帶入單據(jù)。采購人員應當持采購發(fā)票到財務消賬，應付款會計在應付系統(tǒng)中審核采購發(fā)票，確認此筆應付款。應收應付會計對采購發(fā)票制單既可以審核時進行，也可以在制單解決菜單中進行，做憑證時5．5．4普通采購到貨流程解決：采購貨品到貨，采購員有責任進行初檢，如果采購員對所采購貨品質量有疑義，責令供貨商退回，在系統(tǒng)中不做解決，如果對數(shù)量和質量沒有疑義，在采購人員在采購管理模塊參照采購訂單生成采購到貨單。采購到貨單（到貨退回單）不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪除?！静僮髁鞒獭窟M入單據(jù)查詢界面。點擊〖增長〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。參見新增單據(jù)輸入單據(jù)表頭各項內容，輸入單據(jù)表體各項內容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到關于欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，擬定退出嗎？”如選取是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。質檢部接到采購到貨單，有責任對貨品進行復檢，發(fā)現(xiàn)不合格，在系統(tǒng)中作到貨單退回，采購人員將不合格退回，如果以為合格要在到貨單上簽字確認，并出具質檢單?！静僮髁鞒獭坎少彽截浲嘶貑慰梢允止や浫?，也可以參照采購訂單、原采購到貨單生成。采購到貨退回單可以修改、刪除。采購到貨退回單可以參照生成紅字入庫單。倉庫如果對質檢部檢查過存貨進行驗收入庫，依照檢查單參照采購到貨單在庫存管理模塊中生成采購入庫單，當前管理規(guī)定采購發(fā)票和采購入庫單之間是一對多關系，即規(guī)定入庫單開發(fā)票時不能拆單，因此采購人員有責任依照開票狀況提示庫房人員與否將本次入庫貨品拆提成幾張入庫單，采購人員拿到采購入庫單中一聯(lián)作回執(zhí)，庫房主管審核采購入庫單采購入庫單參照訂單、到貨單（到貨退回單）生成。采購入庫單修改、刪除、審核、棄審。依照修改現(xiàn)存量時點設立，本系統(tǒng)采購入庫單保存后更新現(xiàn)存量。采購入庫單操作環(huán)節(jié)：進入單據(jù)查詢界面。點擊〖增長〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)；可以生單，按〖生單〗進行參照生單。輸入單據(jù)表頭各項內容，輸入單據(jù)表體各項內容。填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到關于欄目進行修改。在單據(jù)保存前，可以放棄當前單據(jù)，返回單據(jù)查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據(jù)尚未保存，擬定退出嗎？”如選取是，則不保存單據(jù)退出；否則返回錄入界面。保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。未審核單據(jù)可以修改、刪除。審核單據(jù)：未審核單據(jù)可以審核，單據(jù)狀態(tài)為已審核，不能修改、刪除。已審核單據(jù)為有效單據(jù)，可被其她單據(jù)、其她系統(tǒng)參照使用。有下游單據(jù)生成，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能棄審。棄審單據(jù)：已審核單據(jù)可以棄審，棄審后單據(jù)狀態(tài)為未審核。采購人員收到采購貨品發(fā)票后，將發(fā)票錄入系統(tǒng)（專用票用采購專用發(fā)票，普通票用采購普通發(fā)票，稅率為0），然后將發(fā)票實物交給財務應收應付會計，由應收應付會計審核確認該筆應付款，如果我方要立即付款，由應收應付會計對采購發(fā)票做現(xiàn)付解決運費發(fā)票是記錄在采購貨品過程中發(fā)生運雜費、裝卸費、入庫整頓費等費用單據(jù)。運費發(fā)票記錄可以在手工結算時進行費用分攤，也可以單獨進行費用結算。本系統(tǒng)中采購中發(fā)生運費、港雜費、關稅等費用應當分別在存貨檔案中設立應稅勞務屬性存貨，收到以上費用發(fā)票后，作采購運費發(fā)票，在摘要欄中注明相應采購入庫單號和采購貨品發(fā)票號【業(yè)務規(guī)則】運費發(fā)票表體存貨只能是在存貨檔案中設定屬性為“應稅勞務”存貨。運費發(fā)票如果與采購入庫單或直接與存貨進行結算，會產生一張結算單。手工結算：為了將運費、關稅等費用都計入該存貨成本，規(guī)定一種貨品采購必要所有貨票和運費票都到齊后再進行采購手工結算！菜單途徑：【業(yè)務】－【采購結算】－【手工結算】【操作流程】進入手工結算界面。按〖選單〗按鈕，顯示結算選單界面。參見手工結算選單選單后返回結算選單界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫單記錄，窗口下方帶入費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄。選取費用分攤方式：按金額、按數(shù)量。費用名稱、發(fā)票號、相應倉庫、相應存貨、金額：依照所選取費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄帶入。供貨單位、代墊單位、發(fā)票日期、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、單價：依照所選取費用折扣存貨發(fā)票記錄、運費發(fā)票記錄帶入。入庫數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符時，可錄入溢余短缺數(shù)量、金額，將兩者數(shù)量調平。參見溢余短缺結算費用分攤：顧客可以把某些運費、挑選整頓費等費用按會計制度可以攤入采購成本，按〖選單〗時手工選取費用折扣存貨發(fā)票記錄，或按〖選單〗時選取運費發(fā)票記錄，所選記錄顯示在窗口下方費用結算列表。選取分攤方式：按金額、按數(shù)量，然后按〖分攤〗則將費用折扣分攤到入庫單。進行結算：入庫單、發(fā)票選取完畢后，按〖結算〗按鈕，系統(tǒng)自動將本次選取數(shù)據(jù)進行結算。結算完畢后，系統(tǒng)把已結算單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除，您可以繼續(xù)2－7環(huán)節(jié)進行其他采購結算。按〖關閉〗按鈕，退出手工結算界面。結算成果可以在結算單列表功能中查看。業(yè)務規(guī)則入庫單與發(fā)票：存貨、結算數(shù)量相等入庫和發(fā)票記錄可以結算，如選取了“相似供應商”，則必要供應商、存貨、結算數(shù)量相似才可結算。發(fā)票記錄金額作為入庫單記錄實際成本。記錄結算到行。紅藍入庫單：存貨相似、結算數(shù)量之和為0入庫單（退庫單）記錄可結算。如選取了“相似供應商”，則必要供應商、存貨、結算數(shù)量相似才可結算。結算成本即為各入庫單記錄暫估金額。記錄結算到行。紅藍采購發(fā)票：存貨相似、結算數(shù)量之和為0紅藍采購發(fā)票記錄相應結算，生成結算單。如選取了“相似供應商”，則必要供應商、存貨、數(shù)量相似才可結算。金額不同紅藍發(fā)票記錄也可結算，此時業(yè)務含義為實物退回，購銷雙方各自承擔一某些損失。結算金額即為各發(fā)票記錄金額。記錄結算到行。暫估錄入單價：對于當月貨品已入庫，但是到了月底采購發(fā)票依然未到，在存貨核算中進行存貨價格暫估解決，手工輸入該存貨暫估單價（不含稅價）錄入單價完畢后點擊保存，暫估解決后，采購入庫單上自動回寫該存貨暫估單價暫估解決：單據(jù)中單價填入后，可計入存貨明細賬，此操作可以每月多次進行，也可以月末一次記賬。存貨核算模塊記賬時，有單價單據(jù)都容許記賬，涉及已暫估采購入庫單，不容許記賬單據(jù)在系統(tǒng)中以藍色標出，需要手工填入后或者對上游單據(jù)記賬后才容許記賬對于普通已結算采購入庫單，在存貨核算中月末制憑證時對于暫估入庫采購入庫單，在存貨核算中月末填制憑證時：在存貨核算模塊中，采用單到回沖方式，即下個月發(fā)票已到并和采購入庫單結算后，自動生成一張紅字回沖單，將暫估時分錄沖回同步系統(tǒng)產生一張藍字回沖單，憑證如下：采購退貨結算前全額退貨即已錄入采購入庫單但未進行采購結算，并且全額退貨。這時，需填制一張全額數(shù)量退貨單（負數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單進行結算，抵沖原入庫單數(shù)據(jù)。辦法請參照采購入庫及手工結算。結算前某些退貨退已錄入采購入庫單但未進行采購結算，并且某些退貨。這時，需填制一張某些數(shù)量退貨單（負數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單、采購發(fā)票（發(fā)票上數(shù)量=原入庫單數(shù)量-退貨單數(shù)量）進行結算，抵沖原入庫單數(shù)據(jù)。辦法請參照采購入庫及手工結算。結算后退貨即已錄入采購入庫單、采購發(fā)票、并且已進行采購結算。這時，需填制一張退貨單（負數(shù)入庫單），再填制一張紅字發(fā)票（負數(shù)發(fā)票），把這張退貨單與紅字發(fā)票進行結算，抵沖原入庫單數(shù)據(jù)。辦法請參照采購入庫、采購發(fā)票及手工結算。換貨解決：貨品已經(jīng)入庫，日后發(fā)現(xiàn)不合格，如果供應商交來合格品，在系統(tǒng)中可不解決發(fā)生采購貨