房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后―電子檔案的深度研究

在大數(shù)據(jù)時代下,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案逐漸深入到高科技領(lǐng)域,通過對現(xiàn)代信息技術(shù)的有效運用,實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息等級查詢、收集測繪和整理管理的現(xiàn)代化模式,實現(xiàn)了對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的創(chuàng)新化發(fā)展。為進一步提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)積極加強電子檔案的深度整理,充分做好電子檔案文件的級著錄工作,推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。1啟動電子檔案文件級著錄工作的必要性在數(shù)字化時代下電子檔案文件在社會發(fā)展過程中得到廣泛的運用,這就為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作帶來了新的沖擊,當(dāng)前我國檔案著錄主要是針對紙質(zhì)檔案制定的,在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足,與國際上通用的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)存在較大差距。在現(xiàn)代社會發(fā)展形勢下,啟動電子檔案文件級著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進一步適應(yīng)電子時代檔案著錄的需求,我國電子檔案文件級著錄工作應(yīng)當(dāng)堅持與時俱進,對電子檔案進行深度整理研究,以推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。2電子檔案文件級著錄工作的難點2.1著錄格式中的著錄項目設(shè)置更為復(fù)雜首先,表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)的著錄項太少,電子檔案除了要著錄其結(jié)構(gòu)的載體類型標(biāo)識、數(shù)量及單位、規(guī)格等特征信息外,還應(yīng)著錄字符、字節(jié)、文件的邏輯格式等信息,如果是程序文檔的話,還要著錄版本、編程語言等信息;其次,現(xiàn)有著錄格式缺少對產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)的著錄要求,未將產(chǎn)生電子檔案的應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)、文件名(亦稱數(shù)據(jù)集名)、硬件環(huán)境等方面的系統(tǒng)信息納入著錄項目。2.2著錄規(guī)則的系統(tǒng)性更強著錄規(guī)則的系統(tǒng)性要求著錄規(guī)則具有一定的體系,目前我國在檔案著錄規(guī)則體系建設(shè)方面雖有進展,但尚未形成一個較為完整的著錄規(guī)則體系。因此,要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問題,就必須要有一個較為完整的著錄規(guī)則體系。2.3著錄來源更為重要來源原則要求電子檔案著錄必須含有關(guān)于電子文件來源及背景的信息。電子檔案著錄信息應(yīng)包括文件的原文、背景和來源、文件的文檔結(jié)構(gòu)、文件的格式和內(nèi)容、文件之間的相互關(guān)系以及查找與利用的方式?，F(xiàn)代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關(guān),而且已擴展到產(chǎn)生和使用檔案的背景信息及產(chǎn)生檔案的系統(tǒng)(或文檔系統(tǒng))信息?？梢?描述檔案來源的背景信息在現(xiàn)代檔案著錄中占有至關(guān)重要的地位。對大多數(shù)電子文件來說,確定其來源是比較容易的,但也有部分電子文件具有多個機構(gòu)或個人組成的聯(lián)合來源,同一來源的電子文件被分散開來的情況也時有發(fā)生,現(xiàn)有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復(fù)著錄同樣的生成者、背景信息及關(guān)聯(lián)信息,這在某種程度上是對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所提供共享功能的一種浪費。3電子檔案文件級著錄工作的有效策略3.1建立電子檔案文件級著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)多級著錄電子檔案文件級著錄是一種對信息資源進行控制的過程,屬于異種智力控制,電子檔案文件級著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎(chǔ),促進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的實際價值的有效發(fā)揮,真正實現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案資源共享。為進一步實現(xiàn)電子檔案的深度整理,應(yīng)當(dāng)建立電子檔案文件級著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),建立完整的多級著錄規(guī)則,完善規(guī)則的版本體系,制定《電子檔案著錄細(xì)則》,促進電子文件著錄問題的妥善解決。以國際檔案為標(biāo)準(zhǔn)進行分析和研究,得知建立檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的均設(shè)有檔案著錄的多級著錄規(guī)則,以保證檔案著錄能夠?qū)㈦娮訖n案文件的實體管理中各個級別進行清晰準(zhǔn)確的反映,推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的高效化管理,提高電子檔案文件級著錄工作的順利開展。多級著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)在社會工人的理論原則基礎(chǔ)上,與實踐結(jié)果相結(jié)合,進一步建立起獨立性強的檔案著錄結(jié)構(gòu)和系統(tǒng),從整體上推進電子檔案文件級著錄工作的總體效率的提升。3.2構(gòu)建電子檔案文件級著錄軟件平臺,實現(xiàn)全程著錄在電子檔案文件級著錄工作中,為提高電子檔案文件級著錄工作質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行有效運用,積極構(gòu)建電子檔案文件級著錄軟件平臺,為電子檔案文件級著錄工作的順利有序開展提供可靠的基礎(chǔ)。尤其是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案具有一定靈活性和易變性,為保證電子檔案文件的真實性和有效性,應(yīng)當(dāng)采取以動制動的策略,轉(zhuǎn)變以往靜態(tài)的、線性的著錄過程,逐漸向動態(tài)的且多維的著錄方式轉(zhuǎn)變,積極構(gòu)建電子檔案文件級著錄軟件平臺,對現(xiàn)代化信息技術(shù)進行有效應(yīng)用,實現(xiàn)全程著錄,保持每一階段電子檔案信息的動態(tài)性和可控性,以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容和背景信息為主要依據(jù),對電子檔案進行深度整理,提高電子檔案文件級著錄工作的效率,推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。3.3細(xì)化電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的管理過程中,電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的細(xì)化,就是在對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案進行規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上,全面提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果,實現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案文件的優(yōu)化配置,促進電子檔案資源的合理利用,實現(xiàn)人力物力資源、資金、設(shè)備及管理技術(shù)的有機融合,從整體上提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量。進一步規(guī)范電子檔案文件級著錄工作的外包條件與操作方式,切實提高電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的效率,推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。結(jié)束語在大數(shù)據(jù)時代下,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的深度整理效率,直接關(guān)系著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)品質(zhì),為進一步推進房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的發(fā)展,應(yīng)當(dāng)在合理利用現(xiàn)代科學(xué)技