醫(yī)院檔案規(guī)范化管理策略

AbstractHospitalarchivesmanagementofhospitaldevelopmenthasveryimportantsignificance,inthecurrentmanagementprocessastherearestillsomenon-standardproblemsinthemanagementofhospitalarchives,andthereforeneedastrengthentosolvetheseproblems,inordertoimprovethelevelofhospitalarchivesmanagement,forthedevelopmentofthehospitaltoprovidemoreusefulfileinformation.Ontheimportanceofthestandardizedmanagementofhospitalarchivesandthearchivesadministrationofthehospitalinthecommonproblemofanalysis,andputforwardthestrategiesinthemanagementofhospitalarchives,inordertoprovideatheoreticalbasisforthearchivesmanagementofhospital.Keywordshospital;archivesmanagement;standardizedmanagement;strategy0引言檔案管理是為醫(yī)院發(fā)展提供充足的信息材料的重要過(guò)程,尤其是對(duì)于醫(yī)院而言,一些病癥檔案對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究有重要幫助,可以促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容控制以及方法的創(chuàng)新,有助于對(duì)醫(yī)院的檔案管理水平進(jìn)行提升,使得醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)資料能夠得到有效的保存,防止出現(xiàn)信息缺乏的現(xiàn)象。我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,醫(yī)院的檔案管理過(guò)程中還有一些問(wèn)題存在,比如很多醫(yī)院的管理體制存在問(wèn)題,沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范,因此使得檔案管理過(guò)程中也存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象,比如亂涂亂畫、檔案保存不規(guī)范等,不利于檔案資源的查詢和利用。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中,必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的改善,加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善,從而使得檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作可以得到有效的落實(shí),為醫(yī)院的發(fā)展提供更多資源。1醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義在醫(yī)院的內(nèi)部管理中,檔案管理是其中不可或缺的一個(gè)部分,檔案信息包括很多方面,比如人力資源檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等,這些都是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容,這些檔案的收集與保存,對(duì)于醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展有很大的幫助,為醫(yī)院的科研提供更多有用的材料。具體說(shuō)來(lái),醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有以下幾個(gè)重要的作用。第一,第一,有助于規(guī)范醫(yī)院檔案活動(dòng),在醫(yī)院的檔案管理過(guò)程中,對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,可以對(duì)各種資源進(jìn)行有條不紊的收集和整理,并且對(duì)檔案進(jìn)行合理地保存,從而使得檔案管理工作水平不斷提升,從而促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二,有助于對(duì)檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)。在檔案管理過(guò)程中,由于各種不規(guī)范的行為導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生,比如對(duì)檔案保存時(shí)不進(jìn)行存檔記錄,因此很容易導(dǎo)致再次利用檔案時(shí)找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過(guò)程中,信息化檔案管理成為一個(gè)必然趨勢(shì),但是信息化過(guò)程中面臨的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題就是安全隱患,對(duì)此必須要積極加強(qiáng)對(duì)各種安全問(wèn)題的防范,醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)檔案信息安全的有效途徑,可以防止一些非法的行為對(duì)檔案進(jìn)行利用,從而確保檔案資料的齊全。2醫(yī)院檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題醫(yī)院檔案管理對(duì)整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展都有十分重要的意義,當(dāng)前有的醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一,管理理念比較陳舊,因此使得很多醫(yī)院的檔案管理工作停滯不前,最終使得很多醫(yī)院的資料出現(xiàn)缺失,甚至對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)樹(shù)立良好的社會(huì)形象,建立和諧的醫(yī)患關(guān)系都可能帶來(lái)不良的影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理都還停留在傳統(tǒng)的人工管理基礎(chǔ)上,對(duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理,對(duì)人力物力的消耗都比較大,而且當(dāng)前很多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展,對(duì)各種信息化的應(yīng)用比較多,產(chǎn)生的電子檔案也比較多,所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。另外,由于很多醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中,都更傾向于進(jìn)行醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、藥物等各種與醫(yī)療相關(guān)的材料的配備,對(duì)從事醫(yī)療服務(wù)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量等方面加強(qiáng)培訓(xùn),忽視了檔案管理的重要性,無(wú)從談起檔案管理的創(chuàng)新。3醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略3.1提高檔案管理人員自身素質(zhì)檔案管理人員是檔案管理過(guò)程中的主要人員,對(duì)檔案管理的規(guī)范化程度以及管理水平有很大影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行管理,其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對(duì)此必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合能力水平的提升,以提高檔案管理質(zhì)量。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),比如醫(yī)院可以為檔案管理人員提供一些深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),在醫(yī)院內(nèi)部可以舉辦一些針對(duì)檔案管理的講座等,讓檔案管理人員能夠不斷開(kāi)拓思維,將新的管理理念應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中。檔案管理人員自身應(yīng)該要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識(shí)的培養(yǎng),在日常的工作過(guò)程中應(yīng)該要積極結(jié)合信息時(shí)代的檔案管理特征,加強(qiáng)對(duì)各種新媒體以及新技術(shù)的認(rèn)識(shí),學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的使用方法,使用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理。同時(shí)還可以借助各種媒介平臺(tái)加強(qiáng)與其他檔案管理人員的溝通和交流,就檔案管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享,將自己對(duì)檔案管理的看法講出來(lái),暢所欲言,通過(guò)這種方式進(jìn)行交流,檔案管理人員取長(zhǎng)補(bǔ)短,對(duì)自己的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行反思,累積更多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和檔案管理方法,從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。3.2完善檔案管理制度在檔案管理過(guò)程中,應(yīng)該要對(duì)管理制度進(jìn)行完善,從而使得檔案管理過(guò)程可以更加規(guī)范化。首先,應(yīng)該要對(duì)檔案工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確,使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內(nèi)容,同時(shí)要建立完善的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)在檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題的人員要進(jìn)行懲罰,使得檔案管理人員能夠帶著責(zé)任感去工作,減少工作中的出錯(cuò)率。此外,還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督制度的完善。醫(yī)院的檔案工作要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展,則必須要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督管理,使得醫(yī)院的檔案管理可以受到監(jiān)督,對(duì)一些重要的檔案要加強(qiáng)分類和保存。最后,應(yīng)該要對(duì)醫(yī)院檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)檔案管理的方式、檔案文件的格式等,都要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),有助于檔案管理人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善,促使醫(yī)院各種檔案能夠得到有效的保存。3.3不斷提高檔案管理的信息化水平醫(yī)院檔案管理包括多方面內(nèi)容,比如對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以幫助醫(yī)院的管理者可以實(shí)現(xiàn)正確的決策,比如根據(jù)醫(yī)院的人事檔案,確定醫(yī)院新招聘人員的數(shù)量、專業(yè)等,可以為醫(yī)院的人力資源工作提供必要的依據(jù)。在實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中,應(yīng)該要確保檔案管理在完成的過(guò)程中可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。首先需要更新傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念,在潛移默化過(guò)程中促進(jìn)人員思想逐漸實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變,為醫(yī)院檔案工作信息資源的整合奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外,在發(fā)展的過(guò)程中,還應(yīng)該要為檔案信息化管理提供必要的硬件條件,比如各種計(jì)算機(jī)的配備、軟件的安裝等,要建立相對(duì)獨(dú)立的檔案工作室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)保密措施的應(yīng)用,確保各種信息的安全性。3.4加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)新醫(yī)改是當(dāng)前醫(yī)療系統(tǒng)轉(zhuǎn)型發(fā)展的一個(gè)重要契機(jī),在新醫(yī)改的背景下,醫(yī)院以及醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新改革都在不斷進(jìn)行,醫(yī)院的檔案管理為了要適應(yīng)新醫(yī)改的時(shí)代特征,就必須要不斷進(jìn)行創(chuàng)新。首先,在醫(yī)院的管理層,應(yīng)該要注重對(duì)檔案管理的創(chuàng)新,因此能夠使得醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)部門的檔案管理工作都能受到重視,能夠結(jié)合時(shí)代的特征進(jìn)行改革。另外要將這種創(chuàng)新落實(shí)到基層,醫(yī)院的檔案管理服務(wù)要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新,比如醫(yī)院的檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)各種新技術(shù)的學(xué)習(xí),保持一種創(chuàng)新的理念,淘汰傳統(tǒng)的保守陳舊的觀念,將檔案管理工作的創(chuàng)新當(dāng)做日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。3.5積極調(diào)研,合作共享在當(dāng)前的時(shí)代背景下,醫(yī)院的檔案管理人員在轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上,應(yīng)該要做好整個(gè)行業(yè)的調(diào)研,同時(shí)可以與其他醫(yī)院之間建立聯(lián)系,到一些檔案管理創(chuàng)新工作做得較好的醫(yī)院進(jìn)行調(diào)研,掌握更多先進(jìn)優(yōu)秀的管理方法和手段,同時(shí)與自己所在醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比分析,將這些新技術(shù)和新方法進(jìn)行變通利用。另外,在醫(yī)療行業(yè)中,可以建立一種合作共贏的發(fā)展機(jī)制,將檔案管理水平的提升當(dāng)做各個(gè)醫(yī)院的一個(gè)目標(biāo),通過(guò)