淺談檔案管理中的信息化建設(shè)

淺談檔案管理中的信息化建設(shè)摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化的建設(shè)也逐漸變成了可能，本文首先對(duì)檔案相關(guān)概念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對(duì)目前分公司在檔案建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。關(guān)鍵詞：淺談檔案管理信息化建設(shè)一、檔案信息化概念及開展信息管理的重要性（一）檔案信息化概念。檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為公司提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。就中國石油湖北**銷售分公司來講，檔案館的建立和完善對(duì)傳承石油文化，承載公司自建立以來的發(fā)展歷程，對(duì)公司的長遠(yuǎn)發(fā)展和科技創(chuàng)新方面，起著越來越不可替代的作用。（二）開展信息管理的重要性。隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在公司經(jīng)營管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。分公司檔案的建設(shè)及管理的信息化程度將影響著檔案利用的好壞和保管時(shí)間的長短，對(duì)檔案信息資源加以管理是傳統(tǒng)檔案管理的必然進(jìn)步，是檔案工作的發(fā)展趨勢。檔案管理的信息化是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。二、分公司檔案建設(shè)管理中存在的問題（一）觀念問題1.各部門檔案管理的意識(shí)薄弱，對(duì)重要文件、資料和憑證的歸檔還沒有引起足夠的重視。一些部門主任對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理，而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。一些部門的檔案管理人員對(duì)檔案的分類存放和檔案歸檔的及時(shí)性上認(rèn)識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到這是一個(gè)循序漸進(jìn)的工作，而是通常性的進(jìn)行集中辦理。2.雖然在各部門建立了兼職的檔案管理員制度，也對(duì)相關(guān)建檔、錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了講解和培訓(xùn)，但落實(shí)到具體部門和崗位人員上，卻是貫徹不力，歸檔意識(shí)淡薄。通過檔案信息化建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為分公司檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。（二）技術(shù)層面的問題1.檔案系統(tǒng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全也是關(guān)系著檔案系統(tǒng)（四）探索實(shí)行文檔一體化和歸檔雙軌制。文檔一體化是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。歸檔雙軌制是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（五）重視檔案信息建設(shè)實(shí)用原則。成檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，使信息具備"惟一性"，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。四、小結(jié)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化