公司會議記錄管理制度

公司會議記錄管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范公司會議的記錄管理，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，有效支持公司的決策與落地。本制度依據(jù)公司的實際情況和相關(guān)法規(guī)訂立，旨在明確會議記錄的產(chǎn)生、保管、分發(fā)和使用等相關(guān)事項。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部級別的會議記錄管理，包含但不限于部門會議、公司會議、董事會會議等。第三條定義與術(shù)語會議記錄：會議過程中的討論、決議、行動點等要素的文字記錄。會議紀(jì)要：會議記錄的精簡版，包含會議的緊要內(nèi)容和決策內(nèi)容。第二章會議記錄的產(chǎn)生與保管第四條會議記錄的產(chǎn)生會議記錄由指定人員負(fù)責(zé)，一般由會議秘書擔(dān)負(fù)記錄員，確保記錄的準(zhǔn)確性和全面性。會議記錄應(yīng)當(dāng)實時進行，記錄員需及時記錄討論內(nèi)容、決策以及行動點等緊要信息。會議記錄應(yīng)當(dāng)采用電子形式進行，以便于保管和傳遞。第五條會議紀(jì)要的起草會議紀(jì)要由記錄員依據(jù)會議記錄整理而成，準(zhǔn)確反映會議的要點和決策結(jié)果，重視精煉和條理。會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在會議結(jié)束后的24小時內(nèi)完成起草，并提交給相關(guān)參會人員審核。會議紀(jì)要的起草應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、客觀、中立，不得添油加醋，確保信息的真實性。第六條會議記錄的保管會議記錄原始數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)存檔并留存?zhèn)洳椋蓵h秘書進行保管。會議記錄的存儲形式應(yīng)當(dāng)采用電子文件方式，以降低存儲本錢并便于檢索。會議記錄的存儲位置和權(quán)限應(yīng)當(dāng)進行合理設(shè)置，只授權(quán)相關(guān)人員進行訪問。會議記錄應(yīng)當(dāng)依照肯定的時間周期進行備份，以確保數(shù)據(jù)安全和完整性。第三章會議記錄的分發(fā)和使用第七條會議紀(jì)要的分發(fā)會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在起草完成、審核通過后，由記錄員進行分發(fā)。常規(guī)情況下，會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在會議結(jié)束后的48小時內(nèi)完成分發(fā)，并抄送給相關(guān)參會人員以及會議主持人。分發(fā)應(yīng)當(dāng)采用電子郵件方式，并供應(yīng)可編輯和不行編輯兩種版本，以滿足不同人員的需求。第八條會議記錄的使用會議記錄的使用范圍應(yīng)當(dāng)明確，僅限于參會人員和相關(guān)人員的需要。參會人員應(yīng)當(dāng)盡快閱讀和確認(rèn)會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性，如有遺漏或錯誤，應(yīng)及時提出修正看法。會議記錄應(yīng)認(rèn)作為參考和依據(jù)，用于決策和行動計劃的訂立。第四章會議記錄的評審和歸檔第九條會議紀(jì)要的評審會議紀(jì)要的評審由會議主持人或指定人員進行，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。會議紀(jì)要評審應(yīng)當(dāng)在會議紀(jì)要起草后的48小時內(nèi)進行，如有需要，可延長時間。第十條會議記錄的歸檔會議紀(jì)要經(jīng)過評審并獲得認(rèn)可后，應(yīng)當(dāng)進行歸檔。會議記錄的歸檔應(yīng)當(dāng)依照肯定的時間周期進行，確保歷史記錄的完整性和可查性。歸檔的會議記錄應(yīng)當(dāng)存儲在特地的文檔管理系統(tǒng)中，并進行合理的分類和整理，便于查詢和使用。第五章附則第十一條違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、紀(jì)律處分等。第十二條修訂程序?qū)Ρ局贫鹊男抻?，?yīng)當(dāng)由相關(guān)部門提出修訂建議，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后進行修訂。修訂后的制度應(yīng)當(dāng)通知全體員工并依照規(guī)定執(zhí)行。第十三條附加說明本制度解釋權(quán)歸公司全部，如有未盡事宜，以公司相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。第十四條生效日