高效管理電子郵件

--李志堅(jiān)2009.07高效管理的電子郵件管理面臨的問(wèn)題郵件很多不容易找到需要的郵件不知道怎么合理歸類(lèi)郵件減負(fù)！減少郵件數(shù)量提高郵件質(zhì)量“同化”他人30x5=150150x240/60/8=7530x5=150150x240/60*20=12000減少數(shù)量--少發(fā)-少收必要？合適？目標(biāo)正確？1是否必要？？？？？？？ＦＹＩ－－沒(méi)時(shí)間閱讀瑣碎的感謝信多余的郵件－－反復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)不完整的郵件－－沒(méi)有一次性發(fā)出可搜索到的信息－－也用郵件發(fā)1發(fā)出的郵件是否合適？？？？是否符合法律規(guī)定是否職業(yè)化是否會(huì)引起他人誤解或反感２４Ｈ原則1目標(biāo)是否正確少用“回復(fù)所有人”－－同步討論ＮＲＮ，ＮＴＮ少用抄送和群發(fā)抄送的理由：自我顯示客氣敷衍給人難堪以防萬(wàn)一1提高電子郵件質(zhì)量A-B-C電子郵件質(zhì)量工具ActionBackgroundClose2加強(qiáng)抬頭雕塑主體Action

行動(dòng)簡(jiǎn)述A簡(jiǎn)單列明需要采取的行動(dòng)、關(guān)鍵點(diǎn)，或特殊目的點(diǎn)明前后關(guān)系，做到明白無(wú)誤Close

結(jié)尾Background背景C下一步行動(dòng)和小提示使用帶職務(wù)和聯(lián)系信息的自動(dòng)落款B清晰、簡(jiǎn)潔、相關(guān)使用分點(diǎn)和數(shù)字來(lái)雕塑主體使用清晰的黑體字來(lái)總結(jié)個(gè)段落。ActionA用簡(jiǎn)短的一句話(huà)概括郵件主旨同時(shí)用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言輔助說(shuō)明C更多的客套話(huà)下一步行動(dòng)—展望簽名—職業(yè)化形象B思路清晰，循序有邏輯文字盡量在一個(gè)屏幕也內(nèi)突出重點(diǎn)準(zhǔn)確描述和控制附件主題使用簡(jiǎn)單的核心詞匯例如“Action”、“Infor”、“Request”、”Confirmed”、”Delivery”描述性主題節(jié)約時(shí)間例如：Delivery：工程部開(kāi)會(huì)-6/25-15:00，小會(huì)議室EOM—在主題結(jié)尾打上EOMEndofmessage.23信息輔導(dǎo)，以期持續(xù)效果接受輔導(dǎo)自我輔導(dǎo)輔導(dǎo)他人讓所有人提供的反饋建議每周詢(xún)問(wèn)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)郵件的反饋意見(jiàn)實(shí)施上述方法，并詢(xún)問(wèn)反饋?zhàn)屍渌艘拆B(yǎng)成同樣的習(xí)慣COAT快速存檔和調(diào)閱COAT1

Client團(tuán)隊(duì)內(nèi)外的客戶(hù)2

Output團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品和服務(wù)3

Team團(tuán)隊(duì)4

Admin管理—非核心工作任務(wù)財(cái)務(wù)部行政部市場(chǎng)部模具部供應(yīng)商項(xiàng)目A項(xiàng)目B項(xiàng)目C個(gè)人信息規(guī)章制度報(bào)表Butler集團(tuán)的報(bào)告所聲明的那樣：“企業(yè)必須接受的事實(shí)是公共電子郵件系統(tǒng)無(wú)法提供有效的電子郵件管理工作。”類(lèi)似的，公共電子郵件系統(tǒng)，特別是電子郵件用戶(hù)不應(yīng)該依賴(lài)于所提供的安全手段以及那些使用web郵件作為備份的選擇。該報(bào)告認(rèn)為電子郵件不是一種安全的傳輸手段，并且建議用戶(hù)大量使用數(shù)字證書(shū)和安全網(wǎng)站來(lái)傳輸內(nèi)容。習(xí)慣每日清空收件箱自動(dòng)收發(fā)不要過(guò)于頻繁收到郵件即時(shí)處理隨時(shí)