投標(biāo)管理制度

投標(biāo)管理制度一.目的與市場競爭的積極性，特制定本管理辦法。二.適用范圍本管理辦法適用于公司對外的所有投標(biāo)活動和項目。對于投標(biāo)工作各個有關(guān)部門和參加人員必須認(rèn)真對待相互配合按時質(zhì)完成各自的任務(wù)，保證投標(biāo)文件的質(zhì)量。三.職責(zé)分工銷售部是投標(biāo)工作的組織與決策部門，主要職責(zé)：1.負(fù)責(zé)項目投標(biāo)文件的編制工作。2.負(fù)責(zé)招標(biāo)文件購買與投標(biāo)文件遞交開標(biāo)工作。3.負(fù)責(zé)整個標(biāo)前業(yè)務(wù)接觸、投標(biāo)書編制的整體組織與策劃。4.負(fù)責(zé)最終燈具選型確認(rèn)，對投標(biāo)過程中的重大問題具有決定權(quán)。5.負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金（保函）開具，業(yè)主投標(biāo)保證金收據(jù)的索取。6.負(fù)責(zé)最終投標(biāo)清單的編制、投標(biāo)單價分析、投標(biāo)價格最終確定。7.負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的審批工作。8.負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)內(nèi)容編制。9.負(fù)責(zé)參加開標(biāo)會議，并進行標(biāo)后投標(biāo)分析。技術(shù)中心是投標(biāo)工作的主要執(zhí)行部門之一，主要職責(zé)：1.負(fù)責(zé)投標(biāo)文件技術(shù)部分的編制工作。2.負(fù)責(zé)投標(biāo)澄清、產(chǎn)品比選、產(chǎn)品技術(shù)、標(biāo)后答疑等工作。3.負(fù)責(zé)有關(guān)專業(yè)設(shè)備的基礎(chǔ)清單編制工作。4.輔助職責(zé)：協(xié)助銷售部參加標(biāo)前會、標(biāo)后投標(biāo)分析等工作人事行政部是投標(biāo)工作的輔助、考察部門，主要職責(zé)：1、負(fù)責(zé)提供公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽證書等相關(guān)證件、資料的原件及復(fù)印件，出具公司介紹信。2、按招標(biāo)文件的要求在投標(biāo)文件上審核、蓋章。3、負(fù)責(zé)提供投標(biāo)所需的項目經(jīng)理證件，協(xié)助提供其他人員的職稱證、學(xué)歷證等。4、協(xié)助銷售部在投標(biāo)文件商務(wù)部分的編制工作財務(wù)部是投標(biāo)工作的協(xié)助部門，主要職責(zé)：報告、銀行資信、銀行查證等內(nèi)容的提供。四．工作程序投標(biāo)工作由銷售部（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人）進行組織與策劃，首先由市場業(yè)務(wù)人員將各項項目信息進行匯總并進行篩選將對口的項目進行立項報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行立項審批投標(biāo)。開始進行投標(biāo)工作后工作流程必須經(jīng)歷如下階段1、市場前期，銷售部根據(jù)市場規(guī)劃進行燈具項目的跟蹤，了解市場動態(tài)，注各類招標(biāo)信息。、投標(biāo)項目的建立接到投標(biāo)邀請書/資格預(yù)審公告后，銷售部負(fù)責(zé)了解招標(biāo)項目的具體情況，目中的優(yōu)勢，給定項目編號，經(jīng)銷售部責(zé)任人簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。由市場部將新增項目通知發(fā)至財務(wù)部技術(shù)中心和人事行政部關(guān)于此項標(biāo)的所有費用均納入該項目。需參加的投標(biāo)項目由銷售部安排招標(biāo)文件/資格預(yù)審文件的購買。購買招標(biāo)文件所需公司資質(zhì)等文件由銷售部在公司辦理借用手續(xù)并保證時歸還。、需財務(wù)部辦理內(nèi)容銷售部在取得招標(biāo)文件2天內(nèi)根據(jù)招標(biāo)文件要求把需財務(wù)部辦理內(nèi)容按財務(wù)部要求時間和文件要求交給財務(wù)部，財務(wù)部在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作1.投標(biāo)保證金。2.銀行資信證明。公司資信證明。3.銀行查證證明。4.公司財務(wù)狀況。5.審計報告。、投標(biāo)工作會議由銷售部經(jīng)理（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人）組織整個投標(biāo)過程。、招標(biāo)會議在各相關(guān)人員接到招標(biāo)文件四天內(nèi)組織會議，內(nèi)容包括：由銷售部經(jīng)理（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人）對招標(biāo)項目做重要說明明確投標(biāo)項目的時間安排。明確投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人、投標(biāo)授權(quán)人并確定投標(biāo)原則明確投標(biāo)項目經(jīng)理、項目總工等主要人員的選擇。確定投標(biāo)項目編制人員、審查審核人員及相關(guān)職責(zé)技術(shù)重點、難點問題的討論。確定技術(shù)文件的完成時間。、其它要求如需參加標(biāo)前會議和現(xiàn)場考察由銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)安排確實有必要時技中心予以配合。投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集各系統(tǒng)需澄清的問題包括商務(wù)和技術(shù)問題總后向招標(biāo)單位發(fā)傳真，并追蹤確認(rèn)招標(biāo)單位的回復(fù)。招標(biāo)單位發(fā)來的標(biāo)前會議紀(jì)要補遺書澄清文件等由投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人責(zé)發(fā)放到相關(guān)人員手中，保證相關(guān)人員手中文件的有效性。、商務(wù)文件投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)依據(jù)招標(biāo)文件制作商務(wù)文件包括授權(quán)書及其公證公司資格文件及投標(biāo)其他表格和相關(guān)文件。投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人依據(jù)招標(biāo)文件準(zhǔn)備資信證明財務(wù)狀況表等文件將時間特殊內(nèi)容要求等告知資金財務(wù)部。如投標(biāo)以聯(lián)營體方式，由銷售部經(jīng)理（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)與聯(lián)營體方聯(lián)絡(luò)，并保存相關(guān)往來文件。負(fù)責(zé)聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議書的草擬。本等資料的索取工作，進行匯總并附目錄。投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人根據(jù)銷售部提交的書面投標(biāo)報價文件填寫投標(biāo)書蓋公司后，放入投標(biāo)文件商務(wù)部分。投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)投標(biāo)過程中與招標(biāo)單位往來文件的保存、整理、移交。、技術(shù)文件紙、產(chǎn)品資料整理等。技術(shù)中心工程師通讀技術(shù)規(guī)范后匯總比較難于解決的問題提交投標(biāo)工會議討論。技術(shù)中心工程師負(fù)責(zé)依據(jù)招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范及銷售部經(jīng)（或投標(biāo)項目負(fù)人）的要求，對產(chǎn)品配件進行比選、詢價。技術(shù)中心工程師負(fù)責(zé)向下游供貨商索取資格證明公司資質(zhì)檢測報告品樣本等資料，投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人予以配合。、投標(biāo)文件審核與審批投標(biāo)文件在遞交前須經(jīng)過部門內(nèi)部人員互審審查部門負(fù)責(zé)人審查部門（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人審批三個環(huán)節(jié)每個環(huán)節(jié)必須有相關(guān)的書面記錄并予保存。在沒有銷售部負(fù)責(zé)人（或投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人）的審批下，不能遞交投標(biāo)文件技術(shù)商務(wù)文件制作完成后先由人事行政部進行商務(wù)審核再由技術(shù)部負(fù)責(zé)人進行技術(shù)審查并記錄，同時填寫相關(guān)的審核記錄。技術(shù)商務(wù)文件審核人在要求完成時間內(nèi)將意見填寫清楚交公司領(lǐng)導(dǎo)行修改。技術(shù)投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人根據(jù)審核意見進行修改完善交銷售部經(jīng)理審批后方可作為最終版本正式提交。1、審核主要內(nèi)容1.技術(shù)和商務(wù)投標(biāo)文件是否滿足招標(biāo)文件要求。2.投標(biāo)文件整體結(jié)構(gòu)是否完整、無誤。3.設(shè)備選型是否滿足招標(biāo)文件需求。4.技術(shù)和商務(wù)投標(biāo)文字和表達(dá)是否正確。1、文件裝訂和密封投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個投標(biāo)文件的裝訂、密封工作。所有投標(biāo)編制人員一起完成投標(biāo)文件的復(fù)印、裝訂和密封工作。開標(biāo)后如有問題需澄清則在接到澄清文件后由投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人將需清問題轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員由銷售部經(jīng)理組織相關(guān)人員編制澄清文件直至招標(biāo)位滿意。1、投標(biāo)文件的總結(jié)和評價每個投標(biāo)過程結(jié)束后，銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)了解業(yè)主對我公司投標(biāo)文件的評價投標(biāo)結(jié)果確定后，由投標(biāo)的責(zé)任部門負(fù)責(zé)填寫《投標(biāo)結(jié)果分析表》。1、投標(biāo)情況的跟蹤及終止銷售部負(fù)責(zé)追蹤投標(biāo)情況、投標(biāo)保證金追回等工作。如項目未中標(biāo)由銷售部資料管理員將整理的文件存檔投標(biāo)項目負(fù)責(zé)人回投標(biāo)保證金，如項目中標(biāo)，后續(xù)工作由銷售部繼續(xù)跟進。資料管理員負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的存檔移交工作，至少包括以下內(nèi)容：1.招標(biāo)資料，包括招標(biāo)文件（含商務(wù)和技術(shù)）、圖紙、補遺書等。2.投標(biāo)資料，包括投標(biāo)文件（含商務(wù)和技術(shù)）、投標(biāo)圖紙、澄清文件等。3.術(shù)文件、圖紙等。五、投標(biāo)獎勵與處罰1、編標(biāo)補助（含加班工資）鼓勵編標(biāo)人員在確保標(biāo)書響應(yīng)招標(biāo)文件的前編制質(zhì)量在確保投標(biāo)文件不發(fā)生較大錯誤而影響中標(biāo)的前提下公司將根據(jù)標(biāo)項目工作量的大小及難易程度并結(jié)合開標(biāo)后反饋的評標(biāo)情況對編標(biāo)人（單個工程組成的編標(biāo)小組為單位）給予一定補助（含加班工資。（1投標(biāo)額在萬元以上的工程每完成一個項目的投標(biāo)公司按項給予元的補助。（2投標(biāo)額在萬元以下的工程每完成一個項目的投標(biāo)公司按項給予元的補助。（3投標(biāo)補助的發(fā)放按照與責(zé)任和完成工作量掛勾的原則由銷售部責(zé)人制定具體的分配辦法報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2、處