MarsLEDs-辦公軟件基礎(chǔ)培訓(xùn)-2010年2月版本

MarsLEDs辦公軟件培訓(xùn)

-Office2003系統(tǒng)-

Excel/Word/PowerPoint/OutlookLinda.Liu劉麗紅版本日期：2010年2月1移動(dòng)調(diào)為會(huì)議模式或震動(dòng)2準(zhǔn)時(shí)到達(dá)培訓(xùn)教室3培訓(xùn)過(guò)程積極提問(wèn)，勇躍發(fā)言4不懂之處可隨時(shí)提出疑問(wèn)培訓(xùn)前約定事項(xiàng)2目錄第一章Excel2003第二章Word2003第三章Outlook2003第四章PowerPoint2003第一章Excel2003使用技巧第一章目錄Excel2003的工作界面1-1Excel2003根本操作1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定1-3文件管理與打印設(shè)置1-4排序與篩選1-5分類(lèi)匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定1-6圖表編輯Excel文檔編輯本卷須知標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄狀態(tài)區(qū)目前使用的工作表垂直滾動(dòng)條目前非使用工作表工作表標(biāo)簽作用單元格當(dāng)前單元格地址水平滾動(dòng)條任務(wù)窗格格式工具欄1-1Excel2003根本操作選取不相鄰的單元格選取不相鄰的單元格時(shí)，在選中第一個(gè)單元格后，按住【Ctrl】鍵不放，再選取其它單元格。改變視窗排列方式有時(shí)我們需要在兩個(gè)不同的工作表之間比較分析資料，需要來(lái)回切換視窗來(lái)查看兩個(gè)工作表的數(shù)據(jù)資料，比較麻煩，此時(shí)，我們可以使用Excel的重排視窗功能。【窗口】菜單/【重排窗口】功能，在重排窗口對(duì)話(huà)框中選擇排列方式「平鋪」「水平并排」「垂直并排」等，按確定即可。凍結(jié)窗格當(dāng)工作表的內(nèi)容太長(zhǎng)或太寬時(shí)，在移動(dòng)滾動(dòng)條時(shí)，工作表的標(biāo)題也會(huì)被卷到上面或左邊，此時(shí)無(wú)法明確看到某些單元格代表什么意思。這時(shí)我們需要使用【凍結(jié)窗格】的功能來(lái)將工作表的標(biāo)題欄/列凍結(jié)，被凍結(jié)的標(biāo)題就不會(huì)因移動(dòng)滾動(dòng)條而被卷起來(lái)。選中標(biāo)題欄下方或右方的第一個(gè)單元格，然后按【窗口】菜單/【凍結(jié)窗格】即可。假設(shè)要取消凍結(jié)窗格，按【窗口】菜單/【取消凍結(jié)窗格】即可。1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定在單元格輸入以0開(kāi)頭的數(shù)字時(shí)，往往開(kāi)頭的0會(huì)被刪除，如果一定要顯示這個(gè)0時(shí)，可以0前面先輸入「’」〔【Enter】鍵左邊的單引號(hào)〕即可?？焖僬{(diào)整單元格欄寬與列高的技巧：當(dāng)輸入的資料寬度或高度大于Excel表默認(rèn)的欄寬/列高時(shí)，而此時(shí)單元格的右側(cè)或以下有資料時(shí)，超出欄寬/列高的資料就無(wú)法顯示了。這時(shí)我們需要調(diào)整單元格的大小讓單元格能夠顯示全部資料?？焖僬{(diào)整的方法：在無(wú)法顯示全部?jī)?nèi)容的欄寬/列高線(xiàn)上雙擊〔鼠標(biāo)〕，即可自動(dòng)調(diào)整到最適合的欄寬/列高。在單元格內(nèi)強(qiáng)制換行：想要某一單元格內(nèi)的內(nèi)容分兩行顯示，將光標(biāo)放在要分行的位置，按【Alt】+【Enter】鍵即可。1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定超過(guò)千位的數(shù)值，如數(shù)量、金額等，建議使用「千位符號(hào)」顯示。單元格條件格式設(shè)定統(tǒng)計(jì)的資料需要與基準(zhǔn)值進(jìn)行比較時(shí)，可使用條件格式。例如績(jī)效指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)，達(dá)標(biāo)的數(shù)值以黑色顯示，不達(dá)標(biāo)的數(shù)值以紅色顯示。選中要設(shè)定條件格式的單元格，按【格式】菜單/【條件格式】--出現(xiàn)【條件格式】對(duì)話(huà)框，編輯條件即可。查找與替換當(dāng)需要在有很多資料的工作表中查找某個(gè)特別的資料時(shí)，可能會(huì)讓人看到眼花還找不到資料。這些只需要使用【查找】功能就可以輕松辦到?！揪庉嫛坎藛?【查找】，在【查找】對(duì)話(huà)框內(nèi)輸入要查找的內(nèi)容，并按【查找下一個(gè)】按鈕即可找到你可尋找的內(nèi)容。1-3文件管理與打印設(shè)置打印預(yù)覽打印預(yù)覽雖然不是打印之前必須做的工作，但還是要求大家打印任何資料前先做打印預(yù)覽的動(dòng)作，這樣可以減少打印錯(cuò)誤的時(shí)機(jī)，以及紙張的浪費(fèi)。一般工具列的【打印預(yù)覽】按鈕或【文件】菜單/【打印預(yù)覽】，參照預(yù)覽效果對(duì)文件進(jìn)行適當(dāng)頁(yè)面設(shè)置后再打印。頁(yè)面設(shè)置當(dāng)發(fā)現(xiàn)要打印的欄位在一頁(yè)上顯示不完整時(shí)，可通過(guò)改變“上/下/左/右頁(yè)邊距”的方法來(lái)調(diào)整。方法：一般工具列的【打印預(yù)覽】按鈕或【文件】菜單/【打印預(yù)覽】/【設(shè)置】---【頁(yè)邊距】標(biāo)簽，設(shè)置好頁(yè)邊距后，最好選擇一種「居中方式」〔垂直或水平〕，以使版面更美觀。1-3文件管理與打印設(shè)置設(shè)定單色打?。喝绻覀兙庉嫷墓ぷ鞅硎遣噬模蛴C(jī)是黑白單色打印機(jī)，那么在打印前將工作表改為單色打印，這樣印出來(lái)的資料才不會(huì)一團(tuán)黑看不清楚內(nèi)容。【打印預(yù)覽】/【設(shè)置】---【工作表】標(biāo)簽，選中「打印」工程中的【單色打印】即可。設(shè)置打印標(biāo)題：當(dāng)我們編輯的資料內(nèi)容超過(guò)一頁(yè)，打印預(yù)覽時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)自第2頁(yè)起標(biāo)題欄不見(jiàn)了，這時(shí)我們查看第2頁(yè)以后的內(nèi)容時(shí)往往會(huì)分不清楚哪一列數(shù)據(jù)代表什么意思?！疚募坎藛?【頁(yè)面設(shè)置】---【工作表】標(biāo)簽，在「打印標(biāo)題」工程中，視需要選按【頂端標(biāo)題行】或【左端標(biāo)題列】后的按鈕到工作表中選取行號(hào)或列號(hào)。1-3文件管理與打印設(shè)置多于一頁(yè)的資料，最好在頁(yè)腳插入頁(yè)碼與總頁(yè)數(shù)，以方便查閱者了解資料的頁(yè)數(shù)。如果你想要打印的內(nèi)容不是整個(gè)工作表的內(nèi)容，而是其中的某局部，那么可以直接利用鼠標(biāo)選中所要打印的內(nèi)容，然后【文件】菜單/【打印區(qū)域】/【設(shè)置打印區(qū)域】即可。當(dāng)編輯的資料超過(guò)一頁(yè)時(shí)，如果你想要讓這些資料印在同一頁(yè)上，此時(shí)我們可以利用強(qiáng)制分頁(yè)的功能實(shí)現(xiàn)。先選取要強(qiáng)制分頁(yè)的位置，然后按【插入】菜單/【分頁(yè)符】即可，此時(shí)你可以在工作表上看到分頁(yè)的虛線(xiàn)，如果要取消分頁(yè)，將光標(biāo)定位到分頁(yè)的位置，然后按【插入】菜單/【刪除分頁(yè)符】即可。2010年2月年2月年2月121-4排序與篩選排序的方法：最簡(jiǎn)單的方法：將光標(biāo)定位到要依其排序的欄位上的任何一個(gè)單元格，然后按常用工具列上的【升序排序】或【降序排序】按鈕即可完成。此方法的缺點(diǎn)是一次只能做一個(gè)條件的排序，無(wú)法做多條件的排序。多條件排序：先選中要進(jìn)行排序的單元格區(qū)域，然后選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【排序】---出現(xiàn)【排序】對(duì)話(huà)框，分別在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”選項(xiàng)的下拉列表框中選擇相應(yīng)的關(guān)鍵字，最后按【確定】即可完成排序。1-4排序與篩選自動(dòng)篩選：如果要在大量的數(shù)據(jù)中顯示滿(mǎn)足某一個(gè)條件的記錄，可以通過(guò)篩選功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。選擇需要進(jìn)行篩選的單元格區(qū)域，然后選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【篩選】/【自動(dòng)篩選】功能，使其成為選中狀態(tài)，此時(shí)數(shù)據(jù)清單各表頭右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)帶下拉箭頭的按鈕，單擊此按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要篩選的選項(xiàng)。1-5分類(lèi)匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定我們?cè)诜治鰯?shù)據(jù)資料時(shí)，常常需要馬上在工作表中顯示一局部的計(jì)算結(jié)果，遇此情況或許我們會(huì)按手中的計(jì)算器進(jìn)行計(jì)算，不過(guò)在Excel中有一個(gè)小功能可以為我們解決這個(gè)煩惱。首先對(duì)要進(jìn)行匯總工程的那一欄位進(jìn)行【升序排序】或【降序排序】，然后將光標(biāo)定位到此表格中，并選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【分類(lèi)匯總】命令---此時(shí)出現(xiàn)【分類(lèi)匯總】對(duì)話(huà)框，在其中設(shè)置分類(lèi)字段、匯總方式〔求和？平均值？最大值等〕以及匯總項(xiàng)。執(zhí)行分類(lèi)匯總命令前，如果未進(jìn)行排序動(dòng)作那么分類(lèi)匯總的結(jié)果是錯(cuò)誤的。1-5分類(lèi)匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定數(shù)據(jù)有效性設(shè)定在編輯一些工作表時(shí)，在某列或某行要輸入有規(guī)律的資料，如月份、部門(mén)等，此時(shí)可以對(duì)此列或此行設(shè)定“有效性條件”。先在資料旁邊建立有規(guī)律資料的清單，如“一月、二月、三月…”，然后選中要設(shè)定“有效性條件”的列或行，選【數(shù)據(jù)】菜單/【有效性】--進(jìn)入“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，有效性條件允許的下拉箭頭中選擇“序列”，點(diǎn)擊“來(lái)源”到工作表中選中已事先建議好的清單，最后單擊確定即可。1-6圖表編輯在Excel中可以利用圖表將工作表中的數(shù)據(jù)圖表化，這樣可以直觀地了解數(shù)據(jù)的大小和變化，而且有利于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比照和分析。創(chuàng)立圖表選取要生成圖表的數(shù)據(jù)范圍，按【插入】菜單/【圖表】命令即可。此時(shí)會(huì)翻開(kāi)【圖表向?qū)А繉?duì)話(huà)框，選擇“圖表類(lèi)型”后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，依提示操作。也可直接利用常用工具列上的“圖表向?qū)А鄙蓤D表：選取要生成圖表的數(shù)據(jù)范圍，并按常用工具列的“圖表向?qū)А卑粹o即可翻開(kāi)【圖表向?qū)А繉?duì)話(huà)框。圖表區(qū)圖表標(biāo)題數(shù)據(jù)系列分類(lèi)軸圖例繪圖區(qū)數(shù)值軸主要網(wǎng)格線(xiàn)數(shù)值軸標(biāo)題數(shù)值軸分類(lèi)軸標(biāo)題2010年2月年2月年2月181-6圖表編輯調(diào)整圖表區(qū)/繪圖區(qū)大小在圖表區(qū)單擊一下，會(huì)在圖表區(qū)的四周出現(xiàn)八個(gè)控制點(diǎn)，拖拽圖表區(qū)四個(gè)對(duì)角上的控制點(diǎn)，即可對(duì)圖表區(qū)進(jìn)行長(zhǎng)寬同時(shí)縮放；上下方向的控點(diǎn)可以對(duì)圖表區(qū)進(jìn)行長(zhǎng)度的調(diào)整；左右方向的控點(diǎn)可以對(duì)圖表區(qū)進(jìn)行寬度的調(diào)整。繪圖區(qū)大小的調(diào)整方式與圖表區(qū)相同。設(shè)定圖表區(qū)字型及字體大小快速設(shè)定方法：選中圖表區(qū)，直接在格式工具欄選擇適宜的字型及字體大小。也可以單獨(dú)選中“圖表標(biāo)題”、“圖例”、“數(shù)值軸”、“數(shù)值軸標(biāo)題”、“分類(lèi)軸”、“分類(lèi)軸標(biāo)題”，然后設(shè)定字型及字體大小。1-6圖表編輯變更圖例位置快捷方法：選中“圖例”，直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)到適宜位置即可。方法二：雙擊“圖例”，即可翻開(kāi)“圖例格式”對(duì)話(huà)框，選“位置”標(biāo)簽，在“放置于”選項(xiàng)中進(jìn)行選擇。調(diào)整圖表標(biāo)題格式選中“圖表標(biāo)題”雙擊，進(jìn)入“圖表標(biāo)題格式”對(duì)話(huà)框，即可進(jìn)行“圖案/字體/對(duì)齊方式”的調(diào)整。變更圖表區(qū)/繪圖區(qū)底色選中“圖表區(qū)”雙擊，進(jìn)入“圖表區(qū)格式”對(duì)話(huà)框，“圖案”標(biāo)簽/區(qū)域，選擇適宜的填充顏色。繪圖區(qū)底色調(diào)整的方法與圖表區(qū)相同。1-6圖表編輯變更數(shù)值坐標(biāo)軸刻度雙擊“數(shù)值軸”進(jìn)入“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話(huà)框--“刻度”標(biāo)簽，視數(shù)值大小設(shè)置“最小值、最大值、主要刻度單位”等。變更數(shù)據(jù)列的樣式雙擊“數(shù)據(jù)系列”進(jìn)入“數(shù)據(jù)系列格式”對(duì)話(huà)框--在“圖案”標(biāo)簽中設(shè)置數(shù)據(jù)系列的邊框及內(nèi)部填充色。變更數(shù)據(jù)列的順序〔前提：兩個(gè)或兩個(gè)以上系列〕雙擊“數(shù)據(jù)系列”進(jìn)入“數(shù)據(jù)系列格式”對(duì)話(huà)框--“系列次序”標(biāo)簽中，視要求上移或下移選中的系列。使“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”包括數(shù)值：在“圖表區(qū)”單擊右鍵，選擇“圖表選項(xiàng)”，進(jìn)入“圖表選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框--“數(shù)據(jù)標(biāo)志”標(biāo)簽，在“數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括”選中“值”即可。顯示“數(shù)據(jù)表”：在“圖表區(qū)”單擊右鍵，選擇“圖表選項(xiàng)”，進(jìn)入“圖表選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框--“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽，選中“顯示數(shù)據(jù)表”即可。Excel文檔編輯本卷須知整篇資料的字體與字號(hào)大小是否適宜-附MarsLEDs文件字體要求公司名稱(chēng)及Logo大小比例行高、列寬是否適宜，是否有內(nèi)容被遮擋住數(shù)字是否有必要設(shè)置“千位分隔符”打印前必須確認(rèn)頁(yè)邊距、居中方式是否已調(diào)整好超過(guò)一頁(yè)的資料，要設(shè)置打印標(biāo)題行，如有必要在頁(yè)腳插入“頁(yè)碼與總頁(yè)數(shù)”使用單色打印機(jī)打印前，確認(rèn)是否已設(shè)置成“單色打印”第二章Word2003使用技巧2010年2月年2月年2月23第二章目錄Word2003的工作界面2-1Word2003根本操作2-2文本輸入與編輯2-3設(shè)置字體格式2-4設(shè)置段落格式2-5設(shè)置工程符號(hào)和編號(hào)2-6設(shè)置邊框和底紋第二章目錄2-7使用格式刷復(fù)制格式2-8設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳2-9在Word文檔中插入表格2-10設(shè)置表格的格式2-11在Word文檔中插入圖片2-12Word應(yīng)用小提示W(wǎng)ord文檔編輯本卷須知標(biāo)題欄菜單欄任務(wù)窗格狀態(tài)欄文檔編輯區(qū)水平標(biāo)尺繪圖工具欄格式工具欄常用工具欄垂直標(biāo)尺滾動(dòng)條滾動(dòng)條2010年2月年2月年2月26Word2003的工作界面標(biāo)尺標(biāo)尺位于文檔窗口的上側(cè)〔稱(chēng)為水平標(biāo)尺〕和左側(cè)〔稱(chēng)為垂直標(biāo)尺〕，顯示文檔的寬度和文本在紙張上的位置，以及設(shè)置段落的左右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)。首行縮進(jìn)標(biāo)記上三角形：懸掛縮進(jìn)標(biāo)記，下面四方形：左縮進(jìn)標(biāo)記右縮進(jìn)標(biāo)記標(biāo)尺刻度單位為cm2010年2月年2月年2月272-1Word2003根本操作我們可以根據(jù)Word提供的模板快速新建帶有格式和內(nèi)容的文檔。方法為：選擇【文件】菜單/【新建】命令，在翻開(kāi)的任務(wù)窗格中單擊“本機(jī)上的模板”鏈接---在翻開(kāi)的“模板”對(duì)話(huà)框中選擇需要的模板即可。Word提供的模板有：報(bào)告、備忘錄、信函和等。設(shè)置文檔為只讀重要且非經(jīng)常修改的文件〔如受控發(fā)行的管理規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等〕，可以以非強(qiáng)制性的方式建議用戶(hù)以只讀方式翻開(kāi)文檔，防止其他人在查閱文件時(shí)操作失誤修改了文件的內(nèi)容。【工具】菜單/【選項(xiàng)】命令，在翻開(kāi)的對(duì)話(huà)框中選擇“平安性”選項(xiàng)卡，勾選“建議以只讀方式翻開(kāi)文檔”。2010年2月年2月年2月282-2文本輸入與編輯輸入特殊符號(hào)在編輯文件時(shí)我們可以使用鍵盤(pán)輸入文字、數(shù)字、字母和一些符號(hào)，但是有些符號(hào)〔如：λ、Ω、μ、Φ、ぁ、し、Ⅲ、∑、℃、‰〕是不能用鍵盤(pán)輸入的，此時(shí)可以用插入符號(hào)的方法來(lái)輸入這些符號(hào)。選擇【插入】菜單/【符號(hào)】命令，翻開(kāi)“符號(hào)”對(duì)話(huà)框的“符號(hào)”選項(xiàng)卡，在不同的“字集”中選擇需要的字符單擊“插入”按鈕即可。選擇文本選取不連續(xù)的多行文本：選中第一行的文本后，按住【Ctrl】鍵不放，再選取其它位置的文本。選擇整篇文檔：選擇【編輯】菜單/【全選】命令；或按【Ctrl】+A鍵。2010年2月年2月年2月292-2文本輸入與編輯當(dāng)光標(biāo)定位在一行內(nèi)容中間插入某些內(nèi)容時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)輸入的新內(nèi)容會(huì)將光標(biāo)后面的字覆蓋，這是因?yàn)榘聪铝随I盤(pán)上的【Insert】鍵或雙擊激活了狀態(tài)欄的“改寫(xiě)”按鈕，此時(shí)可以雙擊狀態(tài)欄的“改寫(xiě)”按鈕使其變?yōu)榛疑虬匆淮捂I盤(pán)上的【Insert】鍵。查找與替換當(dāng)需要在一篇很多內(nèi)容的文檔中搜索特定的內(nèi)容時(shí)，可以利用word的“查找”功能，可快速定位到所需文本的位置?！静迦搿坎藛?【查找】命令，在【查找】對(duì)話(huà)框內(nèi)輸入要查找的內(nèi)容，并按【查找下一處】按鈕即可找到你可尋找的內(nèi)容。需要替換新內(nèi)容時(shí)，點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽，在“替換為”下拉列表框中輸入要替換的內(nèi)容，然后單擊“替換”按鈕即可。如果不想替換文檔中查找到的內(nèi)容，可單擊“查找下一處”按鈕將繼續(xù)查找下一處，如需全部替換那么可單擊“全部替換”按鈕。2010年2月年2月年2月302-2文本輸入與編輯利用鼠標(biāo)移動(dòng)文本除了使用“復(fù)制/粘貼”命令移動(dòng)文本外，還可利用鼠標(biāo)快速移動(dòng)文本。方法：選擇需要移動(dòng)的文本，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)，這時(shí)鼠標(biāo)指針會(huì)變成形狀，并且有一條虛豎線(xiàn)，當(dāng)豎線(xiàn)移到目標(biāo)位置后放開(kāi)鼠標(biāo)，即可將選擇的文本移動(dòng)到目標(biāo)位置。圖示如下：2010年2月年2月年2月312-3設(shè)置字體格式在Word文檔中輸入的文本默認(rèn)為五號(hào)宋體，如果不對(duì)文本的格式進(jìn)行設(shè)置，既不能突出重點(diǎn)，也毫無(wú)美觀可言。因此在輸入文本后，一般應(yīng)對(duì)其字體、字形、大小和顏色等進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置時(shí)可以通過(guò)“格式工具欄”或【格式】菜單下的“字體”命令進(jìn)行。字體-指文本的外觀，如楷體、宋體、黑體、隸書(shū)等。字號(hào)-指文本的大小，如初號(hào)、一號(hào)、10、12等。字形-指文本的一些特殊外觀，如加粗、傾斜、加下劃線(xiàn)、邊框、底紋等。有時(shí)候文本中需要添加下劃線(xiàn)，要特別注意此下劃線(xiàn)就是通過(guò)按空格鍵后，為空格添加下劃線(xiàn)而得到的，并非是使用繪圖工具欄添加的橫線(xiàn)。2010年2月年2月年2月322-3設(shè)置字體格式“字體”對(duì)話(huà)框通過(guò)“字體”對(duì)話(huà)框不但可以完成“格式工具欄”中所有字體設(shè)置功能，還能設(shè)置一些“格式工具欄”無(wú)法完成的特殊格式，如改變字符間距和添加文字效果等。“字符間距”選項(xiàng)卡主要用于設(shè)置文本的縮放比例、文字間距和相對(duì)位置。設(shè)置文本特殊效果-上標(biāo)：例如輸入“32”。2010年2月年2月年2月332-4設(shè)置段落格式設(shè)置段落格式可以使文檔的結(jié)構(gòu)清晰、層次清楚。在Word文檔中輸入的文本默認(rèn)的對(duì)齊方式是兩端對(duì)齊。我們可以根據(jù)需要為段落設(shè)置縮進(jìn)方式、對(duì)齊方式和段間距、行距等。設(shè)置時(shí)可以通過(guò)“格式工具欄”或【格式】菜單下的“段落”命令，或水平標(biāo)尺進(jìn)行。段落縮進(jìn)是指段落中的文本與頁(yè)邊距之間的距離。包括首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)。首行縮進(jìn)：設(shè)置段落中第1行第1個(gè)字的起始位置。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)方式，一般縮進(jìn)2個(gè)字符。懸掛縮進(jìn)：設(shè)置段落中除首行以外的其他行的起始位置。懸掛縮進(jìn)用于一些較為特殊的場(chǎng)合，如報(bào)刊、雜志等。左縮進(jìn)：可以設(shè)置整個(gè)段落左邊界的縮進(jìn)位置。右縮進(jìn)：可以設(shè)置整個(gè)段落右邊界的縮進(jìn)位置。2010年2月年2月年2月342-4設(shè)置段落格式首行縮進(jìn)效果懸掛縮進(jìn)效果2010年2月年2月年2月352-4設(shè)置段落格式左縮進(jìn)效果右縮進(jìn)效果2010年2月年2月年2月362-5設(shè)置工程符號(hào)和編號(hào)在文檔中使用自動(dòng)編號(hào)與工程符號(hào)來(lái)組織文檔，可以使文檔層次清楚、條理清晰、內(nèi)容醒目。在制作一些規(guī)章制度、管理?xiàng)l例時(shí)特別有用。Word具有自動(dòng)編號(hào)與工程符號(hào)功能，在類(lèi)似于以“第一”、“1.”、“A.”等文本開(kāi)始的段落中按【Enter】鍵，在下一段文本開(kāi)始將自動(dòng)添加“第二”、“2.”、“B.”。我們也可以在輸入文本后，選中需添加編號(hào)的段落，直接單擊“格式工具欄”上的“編號(hào)”或“工程符號(hào)”按鈕手動(dòng)設(shè)置。2010年2月年2月年2月372-6設(shè)置邊框和底紋編輯一些有特殊用途的文檔如邀請(qǐng)函、備忘錄等時(shí)，為了美觀，需要為段落和頁(yè)面加上邊框和底紋。設(shè)置段落邊框選擇需要設(shè)置邊框的段落→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框，在“邊框”選項(xiàng)卡中設(shè)置段落邊框的類(lèi)型、線(xiàn)型、顏色和寬度。設(shè)置頁(yè)面邊框在需要設(shè)置邊框的文檔中選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡中設(shè)置頁(yè)面邊框的類(lèi)型、線(xiàn)型、顏色、寬度及藝術(shù)效果。設(shè)置底紋選擇要設(shè)置底紋的文本→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框，在“底紋”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋的顏色和樣式。2010年2月年2月年2月382-7使用格式刷復(fù)制格式編輯文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)將文檔中的文本或段落設(shè)置成相同的格式，此時(shí)可使用工具欄上的“格式刷”按鈕來(lái)快速?gòu)?fù)制格式。先選擇已設(shè)置好格式的文本或段落→單擊常用工具欄上的“格式刷”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)指針將變成一把小刷子的形狀，用該形狀的鼠標(biāo)選擇要應(yīng)用該格式的文本或段落即可。單擊格式刷按鈕一次，只能進(jìn)行一次格式復(fù)制，雙擊格式刷按鈕，那么可進(jìn)行屢次格式復(fù)制。在PowerPoint中編輯內(nèi)容時(shí)也利用格式刷實(shí)現(xiàn)“復(fù)制格式”的功能，使用方式與在Word中相同。2010年2月年2月年2月392-8設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳為使Word文檔中頁(yè)面便于閱讀和更加美觀，可以為文檔設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳。在頁(yè)眉和頁(yè)腳不僅可插入文本，還可插入圖片。選擇【視圖】菜單/【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，便可翻開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄，在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊相應(yīng)的按鈕插入時(shí)間、頁(yè)碼/頁(yè)數(shù)，也可以自己輸入文字。一般會(huì)在文檔的頁(yè)眉放置公司名稱(chēng)、、地址等聯(lián)系方式等信息。設(shè)置首頁(yè)不同：【文件】菜單/【頁(yè)面設(shè)置】命令，在“版式”選項(xiàng)卡中，選中“首頁(yè)不同”。插入分頁(yè)符：【插入】菜單/【分隔符】命令。2010年2月年2月年2月402-9在Word文檔中插入表格使用表格來(lái)存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)，可以使數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)清晰、層次清楚。通過(guò)“常用工具欄”的“插入表格”按鈕，自動(dòng)插入表格。通過(guò)【表格】菜單的對(duì)話(huà)框插入表格。通過(guò)“常用工具欄”的“繪制表格”按鈕，手動(dòng)繪制表格。手動(dòng)繪制表格可以繪制復(fù)雜的表格，如包含不同高度的單元格或每行包含的列數(shù)不同。按住【Ctrl】鍵不放，可以同時(shí)選中不連續(xù)的多個(gè)單元。復(fù)制和移動(dòng)表格中的內(nèi)容選中單元格內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放拖動(dòng)，可將所選中的內(nèi)容移動(dòng)到其它位置。選中單元格內(nèi)容，在拖動(dòng)的同時(shí)按住【Ctrl】鍵不放，可將選中的內(nèi)容復(fù)制到其它位置。2010年2月年2月年2月412-9在Word文檔中插入表格添加和刪除單元格在表格中選擇目標(biāo)單元格→【表格】菜單/【插入】命令中選擇“插入單元格”，在翻開(kāi)的對(duì)話(huà)框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)即可。選中要?jiǎng)h除的單元格→鼠標(biāo)右擊，選擇“刪除單元格”命令，在翻開(kāi)“刪除單元格”對(duì)話(huà)框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)即可。拆分和合并單元格將光標(biāo)定位到需要拆分的單元格中→鼠標(biāo)右擊，選擇“拆分單元格”命令，在翻開(kāi)的“拆分單元格”對(duì)話(huà)框中輸入要拆分的行數(shù)和列數(shù)即可。選中要合并的單元格，鼠標(biāo)右擊，選擇“合并單元格”命令即可。設(shè)置單元格內(nèi)容的對(duì)齊方式選中要設(shè)置對(duì)齊方式的單元格→鼠標(biāo)右擊，點(diǎn)選“單元格對(duì)齊方式”命令，在右側(cè)出現(xiàn)的各種對(duì)齊方式中選擇適宜的對(duì)齊方式。2010年2月年2月年2月422-10設(shè)置表格的格式插入表格時(shí)，表格的行高和列寬都是默認(rèn)的，但我們?cè)趯?shí)際工作中往往需要對(duì)表格的行高和列寬進(jìn)行調(diào)整。將光標(biāo)定位到要調(diào)整的行或列中〔或選擇多行或多列〕→鼠標(biāo)右擊，選擇“表格屬性”命令，在翻開(kāi)的“表格屬性”對(duì)話(huà)框中，選擇“行”或“列”選項(xiàng)卡，在其中設(shè)置行的高度或列的寬度。還可以通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的方法來(lái)調(diào)整表格的行高和列寬。通過(guò)選擇【表格】菜單/【自動(dòng)調(diào)整】命令，在其中可以根據(jù)需要選擇不同的命令來(lái)對(duì)表格進(jìn)行調(diào)整。為表格設(shè)置邊框和底紋將鼠標(biāo)定位到表格內(nèi)，鼠標(biāo)右擊，選擇“邊框和底紋”命令，在翻開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，在其中對(duì)邊框的樣式、線(xiàn)型、顏色、寬度進(jìn)行設(shè)置；選擇“底紋”選項(xiàng)卡，在其中對(duì)表格的底紋進(jìn)行設(shè)置。2010年2月年2月年2月432-11在Word文檔中插入圖片剪貼畫(huà)是Word自帶的圖片，插入剪貼畫(huà)的方法：將光標(biāo)定位到需要插入剪貼畫(huà)的位置，選擇【插入】菜單/【圖片】/【剪貼畫(huà)】命令。也可將電腦中存放的圖片插入到文檔中將光標(biāo)定位到需要插入圖片的位置，選擇【插入】菜單/【圖片】/【來(lái)自文件】命令。在Office2003中，根據(jù)需要可以繪制出正方形、直線(xiàn)、橢圓、箭頭、旗幟和星形等多種圖形。選擇【插入】菜單/【圖片】/【自選圖形】命令。在插入的自選圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加文字”命令，可以在此圖形中輸入文本。2010年2月年2月年2月442-11在Word文檔中插入圖片設(shè)置圖片的環(huán)繞方式插入的剪貼畫(huà)和電腦中的圖片，默認(rèn)的環(huán)繞方式是“嵌入型”，這種環(huán)繞方式無(wú)法自由的用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖片進(jìn)行移動(dòng)。也無(wú)法設(shè)置圖片的外框線(xiàn)，我們需要改變圖片的環(huán)繞方式。雙擊圖片翻開(kāi)“設(shè)置圖片格式”對(duì)話(huà)框，選擇“版式”選項(xiàng)卡，在“環(huán)繞方式”欄中選擇圖片的環(huán)繞方式即可。旋轉(zhuǎn)圖片單擊選中圖片，此時(shí)會(huì)在圖片上方出現(xiàn)一個(gè)綠色小圓點(diǎn)，通過(guò)旋轉(zhuǎn)此小圓點(diǎn)可實(shí)現(xiàn)圖片的旋轉(zhuǎn)。裁剪插入的剪貼畫(huà)與電腦中的圖片單擊選中圖片，在出現(xiàn)的“圖片”工具欄點(diǎn)取“裁剪”按鈕，通過(guò)拖動(dòng)圖片四周的控制點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片的裁剪。2010年2月年2月年2月452-11在Word文檔中插入圖片圖片的縮放一般情況下插入的圖片大小與文本內(nèi)容不匹配，需要縮放圖片的大小來(lái)調(diào)整到適宜的尺寸。單擊要縮放的圖片，任意選中圖片對(duì)角線(xiàn)位置的某個(gè)控制點(diǎn)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)控制點(diǎn)即可進(jìn)行縮放。也可在選中圖片后鼠標(biāo)右擊，選擇“設(shè)置圖片格式”命令→“大小”選項(xiàng)卡通過(guò)修改具體數(shù)值來(lái)調(diào)整。壓縮圖片的大小〔不包含自選圖形〕文檔中插入圖片會(huì)增加文檔的〔體積〕大小，插入的圖片越多文檔越大。為了減小文檔的體積大小，我們需要對(duì)圖片進(jìn)行壓縮。單擊選中圖片，選擇“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。2010年2月年2月年2月462-12Word應(yīng)用小提示插入文本框文本框是一種特殊的圖形，可根據(jù)需要放置于頁(yè)面的任何位置。【插入】菜單/【文本框】/【橫排〔或豎排〕】。插入書(shū)簽書(shū)簽是為了幫助用戶(hù)記錄位置而插入的一種符號(hào)。光標(biāo)定位到要插入書(shū)簽的位置，選擇【插入】菜單/【書(shū)簽】命令，輸入“書(shū)簽名”，單擊“添加”按鈕。書(shū)簽名必須以文字或字母開(kāi)頭，可包含數(shù)字但不能有空格。定位書(shū)簽：翻開(kāi)文檔后，選擇【插入】菜單/【書(shū)簽】命令，選擇相應(yīng)的書(shū)簽，單擊“定位”即可。2010年2月年2月年2月47將鼠標(biāo)指針移到多頁(yè)文檔的頁(yè)與頁(yè)之間，當(dāng)其變成形狀時(shí)單擊鼠標(biāo)，可以隱藏頁(yè)與頁(yè)之間的空白，只顯示一條黑色的分界線(xiàn)，當(dāng)指針在該分界線(xiàn)上變?yōu)樾螤?，此時(shí)單擊又可顯示空白。活用【Alt】鍵采用拖動(dòng)“標(biāo)尺”的方式調(diào)整Word文檔的縮進(jìn)時(shí)〔包括調(diào)整工程符合和編號(hào)的縮進(jìn)距離〕，按住【Alt】鍵不放再拖動(dòng)鼠標(biāo)，可實(shí)現(xiàn)小幅度的移動(dòng)。采用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖片控制點(diǎn)方式調(diào)整圖片大小時(shí)，按住【Alt】鍵不放再拖動(dòng)鼠標(biāo)，可實(shí)現(xiàn)小幅度的伸縮。裁剪圖片大小時(shí)，按住【Alt】鍵不放再拖動(dòng)鼠標(biāo)，此時(shí)鼠標(biāo)的移動(dòng)會(huì)變得比較平滑，對(duì)圖片的裁剪尺寸更加精準(zhǔn)。2-12Word應(yīng)用小提示2010年2月年2月年2月48有時(shí)候在設(shè)置頁(yè)眉時(shí)，會(huì)在頁(yè)眉區(qū)域的虛線(xiàn)框下方自動(dòng)出現(xiàn)一條直線(xiàn)，它是用來(lái)區(qū)分頁(yè)眉和正文的，如果我們不需要這條橫線(xiàn)，可以將它刪除。方法一：翻開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”并將光標(biāo)定位在頁(yè)眉，選中頁(yè)眉的回車(chē)符〔如以下圖紅色圓圈所示〕→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，將預(yù)覽畫(huà)面的顯示的橫線(xiàn)點(diǎn)選掉即可。方法二：將光標(biāo)定位在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的虛線(xiàn)框中，選擇【格式】菜單/【樣式和格式】命令，此時(shí)會(huì)在Word頁(yè)面的右側(cè)出現(xiàn)“樣式和格式”窗口，展開(kāi)“所選文字的格式”下拉列表的頁(yè)眉，選擇“修改”，出現(xiàn)“修改樣式”對(duì)話(huà)框，在左下角的“格式”選項(xiàng)中選擇“邊框”，翻開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框，將預(yù)覽畫(huà)面的顯示的橫線(xiàn)點(diǎn)選掉即可。2-12Word應(yīng)用小提示2010年2月年2月年2月49Word文檔編輯本卷須知公司名稱(chēng)及Logo大小比例適宜。整篇文本的字體與字號(hào)大小是否適宜-附MarsLEDs文件字體要求。設(shè)置文本段落格式時(shí)，一般首行縮進(jìn)2個(gè)字符。長(zhǎng)篇文檔的文本行距可設(shè)置為1.25倍行距，段前或段后間距≤0.5行。在文本中插入的表格行高、列寬是否適宜，單元格是否已設(shè)置適宜的對(duì)齊方式〔一般情況可設(shè)置為垂直居中對(duì)齊或垂直靠左對(duì)齊〕；表格外框的線(xiàn)條是否有必要設(shè)置成比內(nèi)部線(xiàn)條稍寬。超過(guò)一頁(yè)的資料，如有必要在頁(yè)腳插入“頁(yè)碼與總頁(yè)數(shù)”。第三章Outlook2003使用技巧2010年2月年2月年2月51第三章目錄3-1設(shè)置Outlook3-2編寫(xiě)和發(fā)送電子郵件3-3日歷的應(yīng)用3-4聯(lián)系人3-5任務(wù)3-6便箋3-7管理Outlook工程O(píng)utlook應(yīng)用本卷須知前言Word的專(zhuān)長(zhǎng)是文字處理。Excel可以快速處理表格數(shù)字的統(tǒng)計(jì)，并產(chǎn)生各式各樣的圖表。PowerPoint那么是制作與播放幻燈片的好幫手。Access是負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)的處理。那Outlook會(huì)做什么呢？它僅僅是用來(lái)收發(fā)電子郵件的嗎？其實(shí)對(duì)于個(gè)人使用者而言，它的角色是“個(gè)人信息管理工具”。它提供了收件箱、日歷、聯(lián)系人、任務(wù)等一系列工具，可以幫助我們管理各種信息，并與他人進(jìn)行通信，善用Outlook的功能可以大幅提高工作效率。2010年2月年2月年2月53Outlook的使用與其他Office成員有一點(diǎn)很大的不同，在我們第一次正式使用時(shí)，必須要經(jīng)過(guò)一些選項(xiàng)的設(shè)定才能使用。點(diǎn)擊桌面的Outlook圖標(biāo)開(kāi)啟Outlook，選擇【工具】菜單/【電子郵件帳戶(hù)】命令→在翻開(kāi)的“電子郵件帳戶(hù)”對(duì)話(huà)框中，選中“添加新電子郵件帳戶(hù)”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕→在翻開(kāi)的“效勞器類(lèi)型”對(duì)話(huà)框，選中“POP3”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕→翻開(kāi)“電子郵件帳戶(hù)設(shè)置”對(duì)話(huà)框，分別在“您的姓名、電子郵件地址、用戶(hù)名、密碼、接收郵件效勞器和發(fā)送郵件效勞器”文本框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“測(cè)試帳戶(hù)設(shè)置”檢查帳戶(hù)設(shè)置是否正確，最后單擊“下一步”按鈕→單擊“完成”即可。上述步驟一般情況下是由MIS來(lái)協(xié)助完成的。3-1設(shè)置Outlook2010年2月年2月年2月543-2編寫(xiě)和發(fā)送電子郵件郵件三要素：收件人、主題、內(nèi)容。在編寫(xiě)郵件時(shí)一定要記得寫(xiě)“主題”。郵件格式郵件內(nèi)容目前有三種不同的格式，分別是“HTML、RTF、純文本”。不同的格式所能到達(dá)的美觀程序不同，功能越復(fù)雜的格式做出來(lái)的郵件越多樣化，但是郵件檔案相對(duì)會(huì)越大，因此傳送時(shí)會(huì)越花時(shí)間。另外，也要確定對(duì)方收件人也能使用格式相容的郵件接收軟件來(lái)開(kāi)啟郵件，否那么對(duì)方就只能看到一堆亂碼。HTML：支援的格式化很廣泛，可以參加圖片、動(dòng)畫(huà)、以及超鏈接、背景、工程符號(hào)和編號(hào)等。RTF：可以設(shè)置郵件內(nèi)容的字體、字形、大小和色彩，還可設(shè)置內(nèi)容的對(duì)齊和縮進(jìn)方式。純文本：最單純的格式，不能對(duì)文字做任何修飾，也不能插入圖片，但是最省空間而且收件人一定能讀取。2010年2月年2月年2月553-2編寫(xiě)和發(fā)送電子郵件設(shè)置郵件格式【工具】菜單/【選項(xiàng)】下的“郵件格式”選項(xiàng)卡。為郵件插入附件〔如文件、圖片〕新建一封郵件，單擊工具欄上的“插入文件”圖標(biāo)插入文件/圖片；或在【插入】菜單中選擇相應(yīng)的命令。設(shè)置郵件的重要性與敏感度有沒(méi)有什么方法能讓收件人一眼就看出這是封很重要的郵件呢？另外有些時(shí)候，你在發(fā)郵件給他人時(shí)，希望對(duì)方依這封郵件的敏感程序作最適當(dāng)?shù)奶幚?。方法：新建一封郵件，單擊工具欄上的“選項(xiàng)”圖標(biāo)，翻開(kāi)“郵件選項(xiàng)”窗口，在“郵件設(shè)置”處進(jìn)行“重要性和敏感度”的選擇。預(yù)覽收件箱內(nèi)的郵件時(shí)，帶有紅色感慨號(hào)(！)的表示重要性高。2010年2月年2月年2月563-2編寫(xiě)和發(fā)送電子郵件設(shè)定郵件所使用的字體【工具】菜單/【選項(xiàng)】選擇“郵件格式”選項(xiàng)卡→“信紙與字體”點(diǎn)選“字體”，進(jìn)入字體設(shè)置頁(yè)面，點(diǎn)擊“選擇字體”按鈕設(shè)置郵件所使用的字體。指定郵件所使用的信紙和簽名當(dāng)你寫(xiě)了幾封郵件后，會(huì)發(fā)現(xiàn)你每次都要在郵件內(nèi)容后面署名相同的內(nèi)容，如姓名、等，以方便他人看完電子郵件后容易聯(lián)系或回復(fù)，不必再另花功夫找這些資料。設(shè)置信紙：【工具】菜單/【選項(xiàng)】選擇“郵件格式”選項(xiàng)卡→“信紙與字體”點(diǎn)選“信紙選取器”選擇信紙。也可以單擊“新建”按鈕自己新建信紙。注意：指定信紙和建立簽名的前提是在HTML格式下。設(shè)置簽名：【工具】菜單/【選項(xiàng)】選擇“郵件格式”選項(xiàng)卡→“簽名”單擊“簽名”→單擊“新建”按鈕創(chuàng)立簽名。2010年2月年2月年2月573-2編寫(xiě)和發(fā)送電子郵件延遲郵件的傳遞編輯好一封郵件但不想立即發(fā)送，想要在指定的時(shí)間點(diǎn)再發(fā)送出去，此時(shí)可以單擊工具欄上的“選項(xiàng)”圖標(biāo)，翻開(kāi)“郵件選項(xiàng)”窗口→“傳遞選項(xiàng)”中選中“傳遞不早于”并選擇日期和時(shí)間。檢查郵件是否已發(fā)送：如果郵件還在［發(fā)件箱］文件夾內(nèi)，并以加粗斜體字顯示，那么表示郵件未發(fā)送出。收到的郵件都放置在［收件箱］文件夾內(nèi)，未讀取的郵件以粗體字顯示。郵件圖示嘆號(hào)代表重要性的上下，紅色嘆號(hào)表示重要性高；藍(lán)色向下箭頭代表重要性低；空白那么代表普通。小旗子表示該封郵件被設(shè)定了后續(xù)標(biāo)志，如請(qǐng)答復(fù)、僅供參考?；匦吾槾泶肃]件有附件。2010年2月年2月年2月583-3日歷的應(yīng)用使用Outlook提供的“日歷”功能，可以方便地安排約會(huì)、會(huì)議和事件，可以合理地安排一天或幾天的工作日程。約會(huì)：是指已經(jīng)預(yù)定時(shí)間的活動(dòng)，在Outlook中設(shè)置的約會(huì)將提醒自己準(zhǔn)時(shí)參加約會(huì)。會(huì)議：算是約會(huì)的一種，只是它記錄的較詳細(xì)。通常記錄一項(xiàng)會(huì)議牽涉到邀請(qǐng)與會(huì)人員、共同商定一個(gè)大家都可以的時(shí)間、地點(diǎn)等。全天事件：所記錄的只有日期，沒(méi)有時(shí)間。它只是一種性質(zhì)類(lèi)似備注的資料，并不占據(jù)任何一段時(shí)間，也不怕與其他事件、約會(huì)或會(huì)議沖突，只是讓你記得有這回事罷了。例如生日或紀(jì)念日。2010年2月年2月年2月593-3日歷的應(yīng)用記錄約會(huì)事項(xiàng)在Outlook面板中單擊“日歷”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕旁的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“約會(huì)”命令→翻開(kāi)“約會(huì)”窗口，在“約會(huì)”選項(xiàng)卡中輸入約會(huì)的“主題、地點(diǎn)、開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間，及主要內(nèi)容”等，最后單擊工具欄的“保存并關(guān)閉”即可。設(shè)定周期性約會(huì)：編輯好約會(huì)的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開(kāi)“約會(huì)周期”窗口，在其中設(shè)置周期時(shí)間。要?jiǎng)h除約會(huì)事項(xiàng)，選中要?jiǎng)h除的約會(huì)，按鍵盤(pán)上的【Delete】或工具欄上的“刪除”按鈕即可。全天事件如果安排的約會(huì)事項(xiàng)在一天中的任何時(shí)間完成都可以，那么在“約會(huì)”窗口中選中“全天事件”復(fù)選框，將其設(shè)置成全天事件。2010年2月年2月年2月603-3日歷的應(yīng)用發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)?jiān)凇叭諝v”中還可以設(shè)定會(huì)議，并發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)給參會(huì)人員，提醒自己與參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。在Outlook面板中單擊“日歷”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕旁的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“會(huì)議要求”命令→翻開(kāi)“會(huì)議”窗口，在“約會(huì)”選項(xiàng)卡中輸入“收件人的郵箱地址、主題、地點(diǎn)、開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間，以及主要內(nèi)容”等，最后單擊工具欄的“發(fā)送”即可。設(shè)定周期性會(huì)議編輯好會(huì)議的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開(kāi)“會(huì)議周期”窗口，在其中設(shè)置周期時(shí)間。回復(fù)會(huì)議邀請(qǐng)收到他人寄來(lái)的會(huì)議邀請(qǐng)會(huì)議時(shí)，必須雙擊翻開(kāi)該郵件，并點(diǎn)擊回復(fù)是否接受邀請(qǐng)。2010年2月年2月年2月613-4聯(lián)系人我們跟他人交換的名片拿回來(lái)之后會(huì)放入名片冊(cè)，等需要用時(shí)去翻名片冊(cè)一張一張的找，既費(fèi)時(shí)還難找。其實(shí)Outlook內(nèi)建有聯(lián)系人資料的管理，如果能充分利用這個(gè)功能，將會(huì)使你的工作大為提升。建立聯(lián)系人資料在Outlook面板中單擊“聯(lián)系人”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開(kāi)“聯(lián)系人”窗口，在其中輸入“聯(lián)系人的姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系/地址”等信息，最后單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”即可。建立來(lái)自相同單位的聯(lián)系人先翻開(kāi)已建好的聯(lián)系人，選擇【動(dòng)作】菜單/“來(lái)自相同單位的聯(lián)系人”翻開(kāi)新的聯(lián)系人窗口，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)新窗口中“單位、、、地址、網(wǎng)址”的內(nèi)容已經(jīng)存在了，你只需要輸入新聯(lián)系人的姓名、號(hào)、郵箱便可以了。2010年2月年2月年2月623-4聯(lián)系人設(shè)定聯(lián)系人文件夾為郵件通訊簿在聯(lián)系人文件夾上右擊選擇“屬性”命令→”O(jiān)utlook通訊簿”選項(xiàng)卡中，勾選“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”。查找聯(lián)系人在Outlook面板中單擊“聯(lián)系人”，單擊工具欄上的“查找”，在“查找”右側(cè)的文本框中輸入要查找的內(nèi)容，選擇好“搜索范圍”后單擊“立即查找”。導(dǎo)入與導(dǎo)出聯(lián)系人你可能需要將自己輸入的聯(lián)系人資料轉(zhuǎn)到主管的電腦或另外一臺(tái)電腦的Outlook里，此時(shí)要如何操作呢？方法：【文件】菜單/【導(dǎo)入和導(dǎo)出】命令，翻開(kāi)“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂?duì)話(huà)框，選擇“導(dǎo)出到一個(gè)文件”→“導(dǎo)出到文件”中選擇“個(gè)人文件夾〔.pst〕”→“導(dǎo)出個(gè)人文件夾”中選擇要導(dǎo)出的文件夾→在“將導(dǎo)出文件另存為”單擊“瀏覽”選擇存入位置后單擊“完成”即可。2010年2月年2月年2月633-5任務(wù)利用Outlook中的任務(wù)可以對(duì)工作時(shí)間進(jìn)行安排。建立任務(wù)：在Outlook面板中單擊“任務(wù)”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開(kāi)“任務(wù)”窗口，在“任務(wù)”選項(xiàng)卡中輸入“主題、開(kāi)始/截止時(shí)間、提醒時(shí)間”等信息，最后單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”即可。設(shè)定周期性任務(wù)編輯好任務(wù)的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開(kāi)“任務(wù)周期”窗口，在其中設(shè)置周期時(shí)間。已完成的任務(wù)，在任務(wù)列表中勾選任務(wù)前面的小方格，標(biāo)識(shí)完成的任務(wù)以灰色字體加刪除線(xiàn)的形式出現(xiàn)在任務(wù)列表中。過(guò)期未完成的任務(wù)將以紅色字體顯示在任務(wù)列表中。2010年2月年2月年2月643-6便箋在Outlook中可以創(chuàng)立便箋，這與我們大家經(jīng)常在便條紙上記下自己的許多問(wèn)題和想法一樣方便。單擊Outlook面板中的“便箋”圖標(biāo)，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開(kāi)一個(gè)浮動(dòng)的“便箋”窗口，在其中輸入內(nèi)容后單擊便箋右上角的關(guān)閉圖示即可?？梢栽谌魏螘r(shí)間雙擊已創(chuàng)立的“便箋”圖標(biāo)來(lái)查看和修改自己記錄的內(nèi)容。改變便箋的色彩便箋預(yù)設(shè)的顏色是黃色，還有藍(lán)色、綠色、粉色和白色可選擇?？梢怨潭▽⒉煌?lèi)型的信息記錄在不同顏色的便箋中。便箋在一段時(shí)間后可能會(huì)變得越來(lái)越多，有時(shí)候我們想以最快的速度查找到曾經(jīng)記下的一個(gè)地址，此時(shí)建議大家使用工具欄的“查找”命令，會(huì)節(jié)省不少時(shí)間。2010年2月年2月年2月653-7管理Outlook工程為郵件添加后續(xù)標(biāo)記當(dāng)你在【收件箱】里瀏覽郵件時(shí)，有些能夠立即處理的，你可能會(huì)順手將它處理掉；有些是看過(guò)后可以刪除掉的，你也會(huì)順手將它們刪除。不過(guò)還有一些郵件雖然需要處理，但是你可能目前沒(méi)有時(shí)間，或是要等找到某一份文件或某人之后才能處理，因此你想將它先放著，先繼續(xù)往下把所有的郵件看過(guò)一遍，也許后面有更重要的郵件也說(shuō)不準(zhǔn)。但是如果就這樣把郵件放著，又怕待會(huì)忘記處理，怎么辦呢？此時(shí)你可以利用Outlook的「郵件后續(xù)標(biāo)志」功能，將郵件作個(gè)“記號(hào)”，并且指定完成期限和時(shí)間，如果到時(shí)候你還沒(méi)有將此郵件標(biāo)記已完成，那么會(huì)出現(xiàn)對(duì)話(huà)窗口提醒你。2010年2月年2月年2月663-7管理Outlook工程使用文件夾管理郵件首先，在“收件箱”右擊選擇“新文件夾”命令，在出現(xiàn)的“新建文件夾”窗口中輸入新文件夾的名稱(chēng)，選擇放置位置即可→將符合條件的郵件拖放到子文件夾中。也可以在建好新文件夾后，通過(guò)建立規(guī)那么的方式讓Outlook自動(dòng)將符合條件的郵件移到相應(yīng)的子文件夾中。建立郵件規(guī)那么Outlook“郵件”面板，【工具】菜單/【規(guī)那么和通知】命令→在翻開(kāi)的“規(guī)那么和通知”窗口中，單擊“新建規(guī)那么”，依規(guī)那么向?qū)Ы⒁?guī)那么。應(yīng)用“查找”功能想要在繁多的郵件中快速查找某一封郵件時(shí)，可使用Outlook的查找功能。單擊工具欄上的“查找”，在“查找”右側(cè)的文本框中輸入要查找的內(nèi)容，選擇好“搜索范圍”后單擊“立即查找”。2010年2月年2月年2月67Outlook應(yīng)用本卷須知發(fā)送郵件前檢查確認(rèn)是否有填寫(xiě)“主題”，郵件內(nèi)容開(kāi)頭是否有寫(xiě)稱(chēng)呼/稱(chēng)謂，郵件結(jié)尾是否有簽署自己的姓名。要插入附件的郵件在發(fā)送前確認(rèn)是否帶有附件。檢查郵件內(nèi)容的字體、字形、字號(hào)、段落間距、對(duì)齊方式等是否需要調(diào)整格式。郵件中插入的表格行高/列寬，以及單元格的對(duì)齊方式是否需要調(diào)整。個(gè)人的聯(lián)系方式〔如分機(jī)號(hào)碼、號(hào)碼〕發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)更新郵件簽名中的相應(yīng)信息。如果是在借用其他人編輯好的簽名格式時(shí)，一定要記得將其他人的信息更新成為自己的〔姓名/分機(jī)號(hào)/號(hào)碼/郵箱地址〕。收到其他人的會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，要記得點(diǎn)擊接受與否。第四章PowerPoint2003

使用技巧2010年2月年2月年2月69第四章目錄PowerPoint工作界面PowerPoint視圖模式4-1新建PowerPoint2003演示文稿4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—設(shè)置幻燈片背景4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖片4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入藝術(shù)字及自選圖形4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入組織結(jié)構(gòu)圖4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入聲音4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入影片4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖表第四章目錄4-3添加和刪除幻燈片4-4移動(dòng)和復(fù)制幻燈片4-5幻燈片母板的應(yīng)用4-6為幻燈片添加頁(yè)眉頁(yè)腳4-7設(shè)計(jì)幻燈片模板4-8為幻燈片選擇配色方案4-9設(shè)置放映動(dòng)畫(huà)—設(shè)置自定義動(dòng)畫(huà)4-9設(shè)置放映動(dòng)畫(huà)—設(shè)置幻燈片切換方式4-10設(shè)置動(dòng)作按鈕及超鏈接4-11打印幻燈片PowerPoint應(yīng)用小技巧標(biāo)題欄菜單欄格式工具欄常用工具欄任務(wù)窗格狀態(tài)區(qū)幻燈片編輯窗口視圖切換按鈕大綱/幻燈片窗格備注窗格繪圖工具欄2010年2月年2月年2月72PowerPoint工作界面“幻燈片編輯”窗口位于操作界面的中間，用于顯示和編輯幻燈片，所有幻燈片都是在這個(gè)窗口完成制作的，其中有標(biāo)尺〔主要用于縮進(jìn)段落文字〕、滾動(dòng)條〔垂直滾動(dòng)條用于切換演示文稿中的幻燈片〕?！皞渥ⅰ贝案窨晒┭菔菊卟殚喸摶脽羝畔?，以及在播放演示文稿時(shí)對(duì)幻燈片添加說(shuō)明和注釋。根據(jù)需要可增大或縮小“備注”窗格的寬度?！按缶V/幻燈片”窗格用于顯示演示文稿的幻燈片數(shù)量及位置，通過(guò)它可更加方便地掌握演示文稿的結(jié)構(gòu)?！耙晥D切換”按鈕用于快速在“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”和“幻燈片放映視圖”之間切換。2010年2月年2月年2月73普通視圖幻燈片瀏覽視圖幻燈片放映視圖幻燈片的視圖模式2010年2月年2月年2月74PowerPoint視圖模式普通視圖：主要用于調(diào)整幻燈片的總體結(jié)構(gòu)，及編輯單張幻燈片中的內(nèi)容，它是PowerPoint啟動(dòng)后的默認(rèn)視圖，包括“大綱/幻燈片”窗格、“幻燈片編輯”窗口及“備注”窗格?；脽羝瑸g覽視圖：在幻燈片瀏覽視圖中可以對(duì)演示文稿進(jìn)行整體編輯，如添加或刪除幻燈片等?；脽羝庞骋晥D：在此視圖中，可以查看演示文稿的動(dòng)畫(huà)、聲音以及切換等效果，該視圖中幻燈片將以全屏方式動(dòng)態(tài)顯示。在制作PowerPoint文檔時(shí)，一般在普通視圖中制作幻燈片，在幻燈片瀏覽視圖中查看演示文稿的結(jié)構(gòu)并進(jìn)行調(diào)整，在幻燈片放映視圖中預(yù)覽放映效果。2010年2月年2月年2月754-1新建PowerPoint2003演示文稿通過(guò)設(shè)計(jì)模板新建演示文稿翻開(kāi)新建演示文稿的“任務(wù)窗格”，選擇“本機(jī)上的模板”鏈接，在翻開(kāi)的“模板”對(duì)話(huà)框中選擇“設(shè)計(jì)模板”或“演示文稿”選項(xiàng)卡選擇適宜的模板即可。設(shè)置文本格式及行間距在幻燈片中輸入的文本格式默認(rèn)的是五號(hào)宋體，為了增加幻燈片的欣賞性，可以設(shè)置其文本格式，包括設(shè)置文本的字體〔宋體/楷體/黑體等〕、字號(hào)及顏色等。在設(shè)置文本的字體或字號(hào)之前，一定要先選中相應(yīng)的文本，假設(shè)未選中文本而設(shè)定了字體樣式，那么只對(duì)當(dāng)前插入點(diǎn)所在位置處的字符有效。行間距設(shè)定：選中要設(shè)置行間距的內(nèi)容，【格式】菜單/【行距】命令，設(shè)定行距及段前或段后間距。2010年2月年2月年2月764-2豐富幻燈片的內(nèi)容—設(shè)置幻燈片背景為了使幻燈片內(nèi)容顯得豐富而不單調(diào)，在制作過(guò)程中，可以為幻燈片添加剪貼畫(huà)、圖片、影片和聲音等，讓幻燈片有聲有色。設(shè)置幻燈片背景幻燈片的背景可以是單一的顏色、漸變顏色、帶紋理的或有圖案的，也可以使用電腦中的圖片作為背景。選擇要設(shè)置背景的幻燈片，選擇【格式】菜單/【背景】命令，翻開(kāi)“背景”對(duì)話(huà)框，在“背景填充”下拉列表中選擇相應(yīng)的背景顏色。2010年2月年2月年2月774-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖片在幻燈片中插入剪貼畫(huà)、圖片、藝術(shù)字及自選圖形，可以使幻燈片圖文并茂，更加生動(dòng)形象。插入剪貼畫(huà)將光標(biāo)定位到需要插入剪貼畫(huà)的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---剪貼畫(huà)】命令，在“搜索文字”處輸入搜索條件后單擊“搜索”按鈕，然后在出現(xiàn)的搜索結(jié)果中選擇需要插入的剪貼畫(huà)即可。插入電腦中的圖片將光標(biāo)定位到需要插入圖片的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---來(lái)自文件】命令，翻開(kāi)“插入圖片”對(duì)話(huà)框，在“查找范圍”下拉列表中選擇圖片所在文件夾的位置并進(jìn)入該文件夾，選擇所需圖片單擊“插入”按鈕即可。2010年2月年2月年2月784-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入藝術(shù)字及自選圖形插入自選圖形將光標(biāo)定位到需要插入自選圖形的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---自選圖形】命令，選中一種圖形，在幻燈片要插入自選圖形的位置通過(guò)拖動(dòng)鼠標(biāo)的方式繪出一個(gè)圖形。也可以通過(guò)“繪圖工具欄”上的“自選圖形”命令添加。在插入的自選圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加文字”命令，可以在此圖形中添加文本。插入藝術(shù)字將光標(biāo)定位到需要插入藝術(shù)字的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---藝術(shù)字】命令，翻開(kāi)“藝術(shù)字庫(kù)”對(duì)話(huà)框，在其中選擇一種藝術(shù)字樣式→接下來(lái)在“編輯藝術(shù)字對(duì)話(huà)框”輸入文本并設(shè)置文本的字體與字號(hào)等。2010年2月年2月年2月794-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入組織結(jié)構(gòu)圖插入組織結(jié)構(gòu)圖在幻燈片中插入組織結(jié)構(gòu)圖，可以直觀地表現(xiàn)一個(gè)企業(yè)中部門(mén)或人員的結(jié)構(gòu)。將光標(biāo)定位到需要插入藝術(shù)字的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---組織結(jié)構(gòu)圖】命令，即可插入一個(gè)默認(rèn)的組織結(jié)構(gòu)圖。將光標(biāo)定位在組織結(jié)構(gòu)圖上，便可出現(xiàn)“組織結(jié)構(gòu)圖”的工具欄，在工具欄中可以對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。選擇組織結(jié)構(gòu)圖的某個(gè)形狀，在“插入形狀”下拉列表中可以插入下屬、同事或助手?！鞍媸健泵羁梢栽O(shè)置組織結(jié)構(gòu)的懸掛方式?！白詣?dòng)套用格式”命令可以設(shè)置組織結(jié)構(gòu)圖的樣式。2010年2月年2月年2月804-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入聲音插入聲音在幻燈片中可以插入PowerPoint2003自帶的聲音和電腦中存放的聲音。插入電腦中存放的聲音：選擇要插入聲音的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---文件中的聲音】命令。插入PowerPoint2003自帶的聲音：選擇要插入聲音的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---剪輯管理器中的聲音】命令→翻開(kāi)“剪貼畫(huà)”任務(wù)窗格，在其中的列表框中單擊想要插入的聲音文件→接著彈出如何播放聲音的對(duì)話(huà)框，視需要選擇“自動(dòng)”或“在單擊時(shí)”按鈕。如何播放聲音選項(xiàng)中，“自動(dòng)”按鈕表示放映到該張幻燈片時(shí)，聲音文件將自動(dòng)播放；“在單擊時(shí)”選項(xiàng)表示放映到該張幻燈片時(shí)，需單擊聲音圖標(biāo)〔幻燈片中出現(xiàn)的一個(gè)小喇叭圖標(biāo)〕才會(huì)播放聲音。2010年2月年2月年2月814-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入影片插入影片在幻燈片中也可以插入PowerPoint2003自帶的影片和電腦中存放的影片。插入電腦中存放的影片：選擇要插入影片的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---文件中的影片】命令。插入PowerPoint2003自帶的影片：選擇要插入影片的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---剪輯管理器中的影片】命令→翻開(kāi)“剪貼畫(huà)”任務(wù)窗格，在其中的列表框中單擊想要插入的影片文件，即可插入到幻燈片中，再利用鼠標(biāo)調(diào)整此影片文件的大小與位置。PowerPoint2003自帶的影片相當(dāng)于一個(gè)gif格式的動(dòng)畫(huà)圖片。2010年2月年2月年2月82插入影片例如2010年2月年2月年2月834-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖表插入圖表圖表以數(shù)據(jù)比照的方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)，可以使數(shù)據(jù)分析更直觀生動(dòng)。選擇需要插入圖表的幻燈片→【插入】菜單/【圖表】命令→翻開(kāi)“數(shù)據(jù)表”窗口〔數(shù)據(jù)表中的表格與Excel中的表格類(lèi)似〕和一個(gè)圖表，在“數(shù)據(jù)表”窗口中輸入表頭及具體的數(shù)據(jù)，然后在幻燈片的非圖表區(qū)域單擊，即可退出圖表編輯狀態(tài)。建議大家事先在Excel中制作好圖表后粘貼到幻燈片中。2010年2月年2月年2月844-3添加和刪除幻燈片添加幻燈片方法一：選擇要添加幻燈片的位置的上一張幻燈片→【插入】菜單/【新幻燈片】命令，在原來(lái)的幻燈片下方即可添加一張新的幻燈片；也可以在“幻燈片”窗格中，選擇某張幻燈片后，按【Enter】鍵將在該幻燈片的下方添加一張新幻燈片。此外，還可以將其他幻燈片插入到該幻燈片中，方法：在“大綱/幻燈片”窗格中將光標(biāo)定位在要插入其他幻燈片的位置→【插入】菜單/【幻燈片〔從文件〕】命令，出現(xiàn)“幻燈片搜索器”對(duì)話(huà)框，單擊“瀏覽”在查找范圍選擇要插入的其他幻燈片，單擊“翻開(kāi)”→在“幻燈片搜索器”對(duì)話(huà)框的“選定幻燈片”窗口中用鼠標(biāo)單擊選中要插入的幻燈片，單擊“插入”按鈕即可，如想保存源格式那么選中“保存源格式”。刪除幻燈片在“大綱/幻燈片”窗格中選擇要?jiǎng)h除的幻燈片，按鍵盤(pán)上的【Delete】鍵即可刪除。2010年2月年2月年2月854-4移動(dòng)和復(fù)制幻燈片在“大綱/幻燈片”窗格或“幻燈片瀏覽視圖”中都可以實(shí)現(xiàn)幻燈片的移動(dòng)和復(fù)制。在“大綱/幻燈片”窗格中，將鼠標(biāo)移至要移動(dòng)或復(fù)制的幻燈片上，按住鼠標(biāo)不放拖動(dòng)到目標(biāo)幻燈片后面，此時(shí)將出現(xiàn)一條橫線(xiàn)，釋放鼠標(biāo)，選擇的幻燈片也將同時(shí)移動(dòng)到該位置。如果是復(fù)制幻燈片，那么在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住【Ctrl】鍵即可。2010年2月年2月年2月864-5幻燈片母板的應(yīng)用母板是指在每張幻燈片中相同的位置設(shè)置相同的內(nèi)容，包括圖片，并且在幻燈片視圖中不能改變。在PowerPoint2003中，有3種母板類(lèi)型：幻燈片母板、講義母板、備注母板。不同的母板，其視圖方式也不同。幻燈片母板：指包含標(biāo)題及文本的版面配置區(qū)，它將影響幻燈片中文本的格式設(shè)定。選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令可以查看幻燈片母板。講義母板：指在一頁(yè)紙張里顯示出2、3或6個(gè)幻燈片的版面配置區(qū)，選擇【視圖】菜單/【母板】/【講義母板】命令可以查看講義母板。備注母板：指含有幻燈片的縮小畫(huà)面以及一個(gè)專(zhuān)屬參考資料的文本版面配置區(qū)，選擇【視圖】菜單/【母板】/【備注母板】命令可以查看備注母板。2010年2月年2月年2月874-5幻燈片母板的應(yīng)用設(shè)計(jì)幻燈片的母板可以在幻燈片母板中設(shè)計(jì)幻燈片的背景、文本樣式等。通過(guò)幻燈片母板修改幻燈片的背景或文本格式后，所有幻燈片都將應(yīng)用相同的背景和文本格式。翻開(kāi)某幻燈片，選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令，進(jìn)入“幻燈片母板”視圖→如果要修改幻燈片背景，那么選擇【格式】菜單/【背景】命令，翻開(kāi)“背景”對(duì)話(huà)框，按照前面講解的設(shè)置幻燈片背景的方法，設(shè)置母板的背景；修改文本格式：在幻燈片母板中，選中“自動(dòng)版式的標(biāo)題區(qū)”文本框中的“單擊此處編輯母板標(biāo)題樣式”文本，通過(guò)“格式工具欄”設(shè)置幻燈片標(biāo)題的字體、字號(hào)及特殊效果。設(shè)計(jì)母板時(shí)，一般將每張幻燈片中經(jīng)常存在的文本、圖片等放在其中，例如將公司Logo、公司名稱(chēng)、網(wǎng)址等通知母板放在每張幻燈片中。2010年2月年2月年2月884-6為幻燈片添加頁(yè)眉頁(yè)腳通過(guò)“頁(yè)眉頁(yè)腳”對(duì)話(huà)框可以為幻燈片添加日期、幻燈片編號(hào)、頁(yè)碼等內(nèi)容，更加豐富幻燈片的內(nèi)容。選擇【視圖】菜單/【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，翻開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話(huà)框，在“幻燈片”選項(xiàng)卡中，①選中“日期和時(shí)間”復(fù)選框并視需要選擇“自動(dòng)更新”或“固定”〔選擇“固定”那么直接輸入一個(gè)日期〕；②選中“幻燈片編號(hào)”那么將會(huì)為幻燈片自動(dòng)添加編號(hào)；③選中“頁(yè)腳”復(fù)選框，并在下面的文本框中輸入想要在頁(yè)腳顯示的內(nèi)容。④如果不想在幻燈片首頁(yè)中顯示上述①~③所設(shè)置的信息，那么選中“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選框。可以進(jìn)入“幻燈片母板”視圖中，像設(shè)置母板的字體格式一樣，設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳的字體格式。2010年2月年2月年2月894-7設(shè)計(jì)幻燈片模板在4-1中講解了使用PowerPoint2003提供的模板來(lái)制作幻燈片，我們可以通過(guò)“幻燈片母板”自己設(shè)計(jì)制作幻燈片的模板，日后新建幻燈片時(shí)就可以使用自己設(shè)計(jì)的模板了。開(kāi)啟PowerPoint2003，新建一個(gè)空白演示文稿，選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令，進(jìn)入“幻燈片母板”視圖→在“幻燈片母板”視圖中，選擇【格式】菜單/【背景】命令為幻燈片添加一個(gè)背景；分別選中各文本框，為其設(shè)置字體、字號(hào)及字體顏色；分別選中頁(yè)腳區(qū)域的日期區(qū)、頁(yè)腳區(qū)、數(shù)字區(qū)為頁(yè)腳內(nèi)容設(shè)置字體、字號(hào)及顏色→母板設(shè)計(jì)好后，退出“幻燈片母板”視圖，然后選擇【文件】菜單/【另存為】命令→“另存為”對(duì)話(huà)框中，在“文件名”文本框中輸入該模板的名稱(chēng)，在“保存類(lèi)型”下拉列表框中選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模板”選項(xiàng)，默認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)選擇的保存位置，單擊“保存”按鈕即可。2010年2月年2月年2月904-8為幻燈片選擇配色方案不同的演示文稿中對(duì)象的顏色都不相同，搭配出來(lái)的效果也不一樣。如果我們對(duì)所選擇的幻燈片模板中自帶的配色方案不滿(mǎn)意時(shí)，可以變更配色方案。翻開(kāi)要變更配色方案的幻燈片，在任務(wù)窗格中選擇“幻燈片設(shè)