檔案管理制度范例樣本

檔案管理制度

立卷歸檔制度一、歸檔范圍：通常本校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成、已經(jīng)辦理完成、含有查考保留價(jià)值多種文字、圖紙、表格、聲像等不一樣形式和載體文件材料，均應(yīng)依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。二、歸檔時(shí)間1、文書檔案：本年度各部門形成多種不一樣形式和載體文件材料，在第二年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一組織部署立卷工作，各部門兼職人員負(fù)責(zé)本部門文件材料立卷工作，按要求要求完成立卷任務(wù)，經(jīng)本部門責(zé)任人審定后，每十二個(gè)月三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。2、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案：職稱評(píng)定后，按申報(bào)類、考評(píng)類、結(jié)果類立即整理歸檔。3、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門年底立卷，保留十二個(gè)月后，移交綜合檔案室保管。4、設(shè)備檔案：按同一設(shè)備儀器名稱，含設(shè)備購(gòu)置、協(xié)議、說明書、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)等文字材料，指定責(zé)任人員，搜集整理。設(shè)備投入使用后立即移交檔案室保管。5、聲像檔案在每項(xiàng)工作活動(dòng)完成后隨時(shí)整理歸檔。6、實(shí)物檔案：學(xué)校所獲榮譽(yù)獎(jiǎng)品、銅牌等按時(shí)間次序隨時(shí)編號(hào)歸檔。三、歸檔要求1、應(yīng)歸檔文件材料要搜集齊全、完整、查對(duì)正確，根據(jù)文件材料形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行分類、立卷，使案卷能正確反應(yīng)出本校工作活動(dòng)真實(shí)情況，便于保管和利用。2、歸檔文件材料通常一式一份。關(guān)鍵或利用頻繁，可酌情增加歸檔份數(shù)。3、凡歸檔文件材料，其制作材料必需利于長(zhǎng)久保留，同時(shí)要確保圖樣清楚，字跡工整耐久，簽署完備。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。4、案卷封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、正確；卷內(nèi)文件材料按要求次序排列、編號(hào)，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，根據(jù)不一樣門類、載體和不一樣保管期限分別進(jìn)行編號(hào)，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號(hào)。6、歸檔手續(xù)，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時(shí)，應(yīng)編制“移交清單”一式二份，經(jīng)交接雙方查對(duì)簽字后，各留一份，以備考查。

檔案保管制度一、庫(kù)房是本單位檔案集中存放機(jī)要重地，必需加強(qiáng)管理，非檔案人員一律不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。二、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)排列有序，根據(jù)保管期限或類別，項(xiàng)目和項(xiàng)目?jī)?nèi)保管單位次序，依次從左到右，從上到下排列，便于管理和查找。三、檔案庫(kù)房必需采取防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等方法，確保檔案完整、安全。四、做好庫(kù)房溫濕度統(tǒng)計(jì)，采取有效方法控制庫(kù)房溫濕度。五、嚴(yán)格控制和保管庫(kù)房、箱柜鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借她人。六、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火，不得存放有腐蝕性、易燃易爆等其它一切和檔案無關(guān)物品，定時(shí)打掃衛(wèi)生、保持庫(kù)房整齊、清潔。七、常常地對(duì)庫(kù)房各項(xiàng)安全方法進(jìn)行檢驗(yàn)，并作好統(tǒng)計(jì)，發(fā)覺隱患立即采取方法。八、要定時(shí)進(jìn)行庫(kù)藏檔案清理查對(duì)工作，做到帳、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要立即修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)藏檔案因移交或銷毀時(shí)，應(yīng)注冊(cè)登記，保留依據(jù)。

檔案借閱保密制度一、檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，自覺遵守保密紀(jì)律，果斷維護(hù)黨、國(guó)家安全。二、檔案工作人員忠于職守，不得利用工作之便私自將有秘級(jí)檔案帶出檔案室，不得摘錄、復(fù)制或和無關(guān)人員談?wù)摍C(jī)密檔案。三、檔案人員應(yīng)按保密要求、保密范圍提供檔案，不得隨意擴(kuò)大保密范圍、降低級(jí)案密級(jí)。四、對(duì)有密級(jí)檔案應(yīng)注上密級(jí)標(biāo)識(shí)、關(guān)鍵保管。依據(jù)單位發(fā)展、改變情況，不停調(diào)整檔案保密范圍、密級(jí)程度。五、利用者查閱保密檔案，必需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，在閱檔室閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復(fù)制，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。六、常常檢驗(yàn)檔案庫(kù)房，嚴(yán)格控制和管理檔案箱柜鑰匙，關(guān)鍵機(jī)密檔案由專員專柜保管，確保檔案安全。七、凡對(duì)保守黨和國(guó)家機(jī)密做出重大貢獻(xiàn)人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)泄露機(jī)密造成損失者，視情節(jié)輕重給予批評(píng)和處罰。

檔案統(tǒng)計(jì)、判定、銷毀制度一、檔案人員必需對(duì)單位檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)查研究、統(tǒng)計(jì)分析。二、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要健全，關(guān)鍵包含：檔案收進(jìn)、移出、整理、判定、保管數(shù)量、利用情況登記、檔案組成、機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、庫(kù)房管理等情況統(tǒng)計(jì)。三、檔案統(tǒng)計(jì)要正確、立即、科學(xué)。如實(shí)反應(yīng)單位檔案形成、管理、利用等方面情況，按時(shí)上報(bào)多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)和偽造。四、建立檔案和檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，常常核實(shí)內(nèi)容、數(shù)量、做到帳物相符。五、依據(jù)上級(jí)檔案部門相關(guān)檔案管理相關(guān)要求，結(jié)合本單位對(duì)檔案利用實(shí)際需求，正確判別和判定檔案價(jià)值。六、建立“檔案判定小組”，定時(shí)或不定時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行判定，確定不一樣保管期限，剔除不再有保留價(jià)值檔案，做好銷毀工作。七、判定人員應(yīng)本著辨證唯物主義和歷史唯物主義見解采取逐件逐張審查方法，不能只看文件標(biāo)題和案卷目錄來判定。八、經(jīng)判定需要銷毀檔案應(yīng)編制“銷毀清單”，寫出判定匯報(bào)、由判定人簽字，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。九、檔案銷毀由檔案部門負(fù)責(zé)，會(huì)同保衛(wèi)部門指派二人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

檔案利用制度一、檔案人員熟悉室藏檔案內(nèi)容，了解本單位各部門對(duì)檔案需要，主動(dòng)主動(dòng)為本單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案室應(yīng)依據(jù)需要編制必需檔案檢驗(yàn)工具和編輯專題匯編資料，主動(dòng)主動(dòng)地開展檔案利用工作。三、本單位人員需要利用檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)。利用完成后，填寫檔案利用效果，立即、真實(shí)地反饋檔案利用情況。四、凡外單位人員需要查閱本單位檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)檔案部門同意，不得將檔案復(fù)制或帶出檔案室。五、檔案利用者在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁品茗、抽煙，必需珍惜檔案。不得任意拆卷、涂改剪切檔案，如有發(fā)覺，依法追究責(zé)任，并給予嚴(yán)厲處理。

檔案人員崗位責(zé)任制一、認(rèn)真落實(shí)實(shí)施黨和國(guó)家相關(guān)檔案工作方針、政策和檔案主管部門各項(xiàng)要求、措施，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂檔案工作計(jì)劃和管理制度。二、集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范要求，做好檔案搜集、整理、歸檔等工作。三、負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢驗(yàn)、督促兼職檔案人員做好本部門檔案形成、積累、歸檔工作，確保檔案完整、正確。四、加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好溫濕度統(tǒng)計(jì)，定時(shí)檢驗(yàn)檔案保管情況，發(fā)覺問題立即向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，主動(dòng)采取方法，保護(hù)檔案安全。五、主動(dòng)開發(fā)利用檔案信息資源，編制多個(gè)檢索工具和專題資料，主動(dòng)利用檔案幫助領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理實(shí)際問題，熱心為利用者提供服務(wù)。六、根據(jù)“檔案保管期限”和“檔案判定、銷毀制度”，定時(shí)做好檔案保管判定、銷毀工作。七、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，立即、正確地上報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)表，對(duì)本單位檔案和檔案管理情況做到心中有數(shù)。八、檔案人員要忠于職守，自覺遵守檔案制度，保守機(jī)密，認(rèn)真做好檔案管理工作。

行政人秘檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)說明依據(jù)學(xué)校常規(guī)管理基礎(chǔ)要求，學(xué)校行政和人秘工作應(yīng)圍繞下面六個(gè)方面，整理好檔案資料：（一）行政會(huì)議統(tǒng)計(jì)：行政會(huì)議、行政學(xué)習(xí)通常每半月舉行一次，特殊情況能夠臨時(shí)召開。行政會(huì)議、行政學(xué)習(xí)全部應(yīng)統(tǒng)計(jì)，尤其討論學(xué)校重大問題，要有具體統(tǒng)計(jì)。（二）文書檔案：1、上級(jí)正式來文。2、上級(jí)對(duì)本校多種批復(fù)、獎(jiǎng)懲。3、相關(guān)協(xié)議、協(xié)議。4、學(xué)校年鑒。（三）人事檔案：1、人事年報(bào)。2、工資檔案。3、職改資料。4、老師獎(jiǎng)懲資料。5、崗位責(zé)任制考評(píng)資料。（