公司檔案管理制度（7篇）

公司檔案管理制度（7篇）公司檔案管理制度篇一1、文件檔案的管理:1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。1.4檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長審批。1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準，特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。2、電子文檔的管理:2.1收集、積累要求:■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留?！霰４媾c紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留?！鲇梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。■用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)?！鲇靡曨l設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集?！鲇嬎銠C系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。2.2收集、積累方法:■及時按照要求制作電子文件備份。■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。■電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。2.3歸檔要求:■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第三套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作?！霰緲藴释扑]采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體?！龃鎯﹄娮游募妮d體或包裝盒上必須貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息?！鰧⑾鄳?yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表?！鲂枰L期保存的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上?！鲈娮游募?shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。3、聲像檔案的管理:3.1聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字說明。3.2文字說明的編寫要求:■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等?！鰬?yīng)能準確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全?！稣掌淖匀粡垜?yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。公司檔案管理制度篇二第一章總則第一條為規(guī)范集團檔案管理，特制訂本工作細則。第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務(wù)工作細則第三條檔案人員崗位職責（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。（二）負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。（三）督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。（四）負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。（五）負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。（六）負責檔案的開放利用工作，辦理檔案的借閱，對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。（七）做好檔案檢索工具的編制工作，開展檔案的編研工作。（八）收集、整理保管反映公司各方面工作的`報刊、雜志等資料，并提供利用。（九）對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定，并提出處理意見。（十)認真做好檔案保管工作，對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜），定期清掃、通風、更換防蟲用品，延長檔案壽命。（十一）承辦公司交辦的其他工作。第四條流程圖（一）接收流程:材料齊全缺少材料1、執(zhí)行標準（1）應(yīng)歸檔文件齊全完整；（2）應(yīng)歸檔文件為原件；（3）及時登記；2、處理措施（1）檔案資料發(fā)生損毀時，由于檔案員疏忽造成的，首次罰款50元，再次罰款100元，由交接人造成的等同檔案員處罰。（2）未能及時登記，扣除責任人績效1-5分/次；（二）借閱流程1、執(zhí)行標準（1）借閱登記；（2）保持文檔完整；（3）遵守檔案管理制度。2、處理措施（1）違反檔案管理制度規(guī)定的，視具體情況扣除責任人績效1-5分/次；（2）涉嫌泄密的，予以記過處理，并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次；觸及國家法律法規(guī)的，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（3）由于借閱者疏忽造成的資料損毀，首次罰款50元，再次罰款100元。（4）檔案資料遺失者，遺失一般資料罰款200元/次，遺失重要資料，追究當事人行政法律責任。第三章附則第五條檔案管理考核辦法（一）為切實提高檔案管理水平，結(jié)合檔案工作目標的考核，對檔案工作實行必要的獎懲考核；（二）檔案達標工作作為全年工作目標之一，考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作；（三）集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容，納入全年目標，落實責任人；（四）檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比；（五）考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。（六）考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責，對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?，對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重，將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。第六條本工作細則解釋權(quán)歸行政部，監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。公司檔案管理制度篇三一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導(dǎo)部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；3、各部門檔案主管人員公司檔案管理制度篇四第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條歸檔范圍：1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第六條檔案的借閱與索?。?、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。第七條檔案的銷毀：1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。公司檔案管理制度篇五第一條管理部門1.文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。第二條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。4.與本案無關(guān)的'文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條檔案分類1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條檔案名稱及編號1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第六條檔號編定1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第七條歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條檔卷清理1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。第十條調(diào)卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管（科長以上）核準后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。公司檔案管理制度篇六一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。二、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范、查找方便。三、定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。檔案借閱制度一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責。四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。檔案立卷歸檔制度一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的`各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。檔案鑒定與銷毀制度一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。檔案庫房管理制度一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。公司檔案管理制度篇七一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定：1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復(fù)印。6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。7.員工應(yīng)具有維護他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的`打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導(dǎo)致的全部法律責任。三、物業(yè)管理公司檔案資料：1、物業(yè)管理公司驗收檔案：1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；3.)機電設(shè)備保養(yǎng)合約；4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄(管理公司);5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：1)≤≥用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶資料：1)入伙情況記錄；2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約；