人力資源和社會保障局檔案管理發(fā)展新舉措

隨著信息技術(shù)地不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也在不斷轉(zhuǎn)型和發(fā)展。人力資源和社會保障局負責管理和監(jiān)督全國的人力資源和社會保障體系，社會的發(fā)展和進步也促使人力資源和社會保障局的檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。比如信息技術(shù)的更新為其檔案查詢、整理等工作效率的提升以及人力資源成本消耗的降低提供了支持，也提升了檔案研究、審計等工作的便捷性，但同時也容易受到信息技術(shù)中網(wǎng)絡(luò)安全因素的影響，加大信息泄露、被病毒竊取的危險。為了更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，人力資源和社會保障局采取了一系列檔案管理發(fā)展新舉措，以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為人力資源和社會保障體系的建設(shè)提供重要的人力、管理制度體系、物力和信息化系統(tǒng)等方面的支持，保證檔案管理人員在規(guī)范的制度和科學的設(shè)備下開展工作，促進檔案管理向數(shù)字化、電子化、智能化、服務(wù)化方向發(fā)展。一、人力資源和社會保障局檔案管理內(nèi)容和重要性（一）檔案管理內(nèi)容。人力資源和社會保障局檔案管理的內(nèi)容就是對其檔案、文獻進行管理，并為人力資源和社會保障工作提供檔案服務(wù)，涉及的內(nèi)容較豐富、種類多樣。具體包括應(yīng)聘者檔案、面試記錄、體檢報告、錄用通知書等相關(guān)文件的管理，以及勞動合同簽訂、員工入職手續(xù)等方面的招聘和錄用檔案管理；員工培訓計劃、培訓記錄、培訓評估、考核記錄等相關(guān)文件的管理，以及對員工績效和能力的評估和跟蹤的員工培訓和考核檔案管理；員工工資、社會保險、公積金、年終獎、福利待遇等方面的薪資福利檔案管理；員工體檢記錄、健康證明、職業(yè)病防治等方面的健康檔案管理；員工勞動合同、離職證明、工資支付記錄、糾紛處理記錄等方面的勞動管理和糾紛處理檔案管理。檔案管理的規(guī)范化、科學化和信息化，可以為國家決策和人才選拔提供可靠依據(jù)和支持[1]。（二）檔案管理的重要性。1.保障在職人員的合法權(quán)益。檔案記錄了員工的身份證、學歷、工作經(jīng)歷等個人信息，加強對這些檔案的保密管理，可以保護員工的隱私權(quán)。檔案還記錄了員工的合同協(xié)議、工資和福利待遇、培訓記錄、績效考核等內(nèi)容，加強檔案管理可以有效地避免信息的泄露、保護在職人員的隱私和各種合法權(quán)益，為員工的職業(yè)發(fā)展提供重要支持。檔案還記錄了組織與外部機構(gòu)和人員的合同、協(xié)議等重要文件，檔案管理可以保證合同的順利履行、避免知識產(chǎn)權(quán)等被侵害，保障組織的合法權(quán)益[2]。2.為單位后續(xù)工作的順利開展提供材料支持。檔案記錄了單位的業(yè)務(wù)信息、客戶資料、合同協(xié)議等，加強其管理可以為單位業(yè)務(wù)的開展提供支持和依據(jù)，確保業(yè)務(wù)的順利開展，確保單位的檔案安全、完整、可靠，避免檔案丟失或損壞帶來的損失和風險；檔案記錄了單位的歷史信息、經(jīng)驗教訓、業(yè)務(wù)資料等，可以為單位的正確決策提供支持和參考；檔案記錄了單位的績效信息、工作計劃、目標任務(wù)等，可以為單位的績效評估提供支持和依據(jù)。3.全面地了解在職人員的成長歷程。檔案管理可以提供在職人員的培訓記錄、績效評估、工作經(jīng)歷、職稱評定、職業(yè)規(guī)劃等成長歷程，為單位了解在職人員的能力水平、職業(yè)發(fā)展方向等提供參考和依據(jù)。比如在職人員參加的培訓項目、培訓內(nèi)容、培訓時間等培訓記錄，可以了解在職人員的培訓歷程和能力水平；在職人員的評估標準、評估結(jié)果、評估意見等績效評估記錄，可以了解在職人員的工作表現(xiàn)和能力水平；在職人員工作崗位、工作職責、工作成果等就業(yè)經(jīng)歷，可以幫助單位全面評估在職人員的工作能力、工作經(jīng)驗，這些都充分體現(xiàn)了檔案管理的重要性。二、人力資源和社會保障局檔案管理存在的問題（一）檔案管理制度完善性不足。人力資源和社會保障局作為政府部門，其檔案管理工作的規(guī)范性、標準化和完善性對于保證政府運轉(zhuǎn)的透明度、公正性和效率具有重要的意義。然而，目前人力資源和社會保障局的檔案管理制度仍存在可操作性不足、效果不足、制度制定零散等問題，對于檔案管理的規(guī)范和標準化存在不利影響，也導致工作流程不夠規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的管理方式和標準化的操作流程，容易導致管理混亂和效率低下，檔案保護措施存在薄弱環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)泄密、損毀、丟失等問題。（二）對檔案管理重視不足，缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施。人力資源和社會保障局涉及的檔案資料特別豐富、種類繁多，對基礎(chǔ)硬件設(shè)施的要求較高。一些地方政府和機構(gòu)投入不足，導致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。如缺少必要的設(shè)備、軟件和技術(shù)支持，將導致檔案管理仍舊按照紙質(zhì)檔案的管理模式開展工作，或出現(xiàn)形式化的信息化改革，造成檔案管理效率和質(zhì)量的降低，也因形式化的檔案管理缺乏管理標準和制度，造成檔案管理工作的混亂和低效率。還有一些地方政府和機構(gòu)的檔案管理信息資料的安全管理存在問題，如未配備網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，或忽視網(wǎng)絡(luò)安全宣傳，尤其是殺毒軟件的配備缺失，容易導致檔案管理工作出現(xiàn)外部攻擊，檔案信息泄密、損毀和丟失等安全問題。（三）檔案管理人員能力不足。檔案管理工作并非只是進行資料整理，還需要管理人員有著檔案管理的相關(guān)知識儲備，了解相關(guān)的法律法規(guī)，具備一定的檔案管理技能等。但就目前一些地方人力資源和社會保障局的情況看，專業(yè)的檔案管理人才缺乏，甚至有兼任等情況，檔案管理者缺乏相關(guān)知識和技能，無法勝任工作。檔案管理工作要求管理人員細致、嚴謹，有基本的責任意識、安全意識、保密意識等，但一些檔案管理者在工作中存在不認真、不負責、不細致等問題，導致檔案管理水平較低；檔案管理是為其他部門提供資料信息，一些檔案管理人員缺乏良好的溝通和協(xié)作能力，導致檔案管理工作難以順利開展。（四）檔案管理信息化水平不足。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的重要趨勢。然而部分人力資源和社會保障局檔案管理信息化水平不足，檔案管理人員缺乏應(yīng)用計算機技術(shù)的能力，無法熟練運用信息技術(shù)進行檔案管理，影響信息化建設(shè)；或因投入不足，檔案管理系統(tǒng)功能不良或沒有良好的用戶體驗，難以滿足實際工作需要，再加上檔案管理人員缺乏對系統(tǒng)的深入了解和使用，影響信息化建設(shè)。檔案管理涉及大量的敏感信息和個人隱私，一些檔案管理系統(tǒng)存在安全漏洞，容易被攻擊，導致信息泄露和損失，安全性難以保證。三、促進人力資源和社會保障局檔案管理發(fā)展的新舉措（一）建立規(guī)范性的檔案管理制度。規(guī)范、科學的檔案管理制度是保證其有序開展的基礎(chǔ)。1.人力資源和社會保障局要建立檔案管理部門、配備組織人員，制定規(guī)范的管理流程、明確管理人員的職責和工作權(quán)限的分工方案，避免造成檔案管理職責的不清楚和工作交叉。2.明確檔案管理流程，規(guī)定檔案資料的收集、整理、歸檔、銷毀等工作流程應(yīng)如何開展規(guī)范性操作。3.利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理工作的信息化改革，實現(xiàn)檔案信息的電子化、可視化和可檢索化，提升管理效率和水平，加強對檔案資料的安全保護，防止檔案的丟失、損毀和泄露。4.利用檔案管理考核評估機制，組織專門的監(jiān)督部門和人員實時監(jiān)控檔案管理工作的開展，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量[3]。（二）提升對檔案管理的重視，豐富資源配置。1.人力資源和社會保障局要對檔案管理加強重視，強化檔案管理重要性、信息化改革必要性等宣傳教育，通過組織單位內(nèi)部的人員參加培訓班、開展檔案管理宣傳活動等形式，提高人力資源和社會保障工作人員對配合檔案管理工作的認知，豐富檔案管理資源配置，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，通過配備先進的信息化技術(shù)和設(shè)備，給予檔案部門充足的資金支持，建立數(shù)字化檔案資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高效的檔案管理工作，從而提升檔案管理效率和管理準確性。2.通過豐富檔案室的硬件設(shè)施、完善環(huán)境條件、加強安全防范等，保證檔案管理工作的有序開展、安全管理。3.增加檔案管理專業(yè)設(shè)備的投入，如檔案保管箱、防火柜、保險柜、電子保險箱等，實現(xiàn)檔案資料的安全保存，為檔案管理工作提供更好地保障和支持[4]。（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。人力資源和社會保障局檔案管理人員要積極提升綜合素養(yǎng)。1.積極組織檔案管理人員參加檔案管理專業(yè)知識和管理技能等的培訓，提升其工作能力和素質(zhì)，可以通過組織內(nèi)部培訓、邀請外部專家講解等方式，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平。2.建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員不斷提高自身素養(yǎng)和專業(yè)水平，通過工作表現(xiàn)評價、晉升機制、獎勵機制等方式，促進檔案管理人員規(guī)范管理、安全管理意識的提升。3.組織檔案管理人員之間進行交流和互動，促進知識和經(jīng)驗的共享，通過組織內(nèi)部交流會、行業(yè)論壇等方式，幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)自身的問題，并從他人的有效管理中學到經(jīng)驗和技能。4.提升對檔案管理人員道德品質(zhì)的重視，加強職業(yè)道德教育，提高其職業(yè)道德水平，通過制定職業(yè)道德準則、組織職業(yè)道德教育培訓等方式，提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平[5]。（四）積極開展檔案管理信息化建設(shè)。1.利用信息化技術(shù)建立檔案庫。人力資源和社會保障局可以通過引進先進的檔案管理系統(tǒng)、建立單位內(nèi)部的數(shù)字化資料庫等方式，形成信息化的檔案管理體系。還可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案管理體系，促進檔案資料存儲、傳輸和檢索等效率和質(zhì)量的提升。通過推廣電子檔案管理制度，形成信息化的管理系統(tǒng)，開展電子檔案的有序管理。在人力資源和社會保障局內(nèi)部建立信息共享平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機等實現(xiàn)信息的交互，建立信息共享機制、制定信息共享規(guī)定等管理機制，加強檔案管理部門之間的信息共享，實現(xiàn)信息的互通和協(xié)同，從而保證檔案資料的數(shù)字化保存、信息化改革、智能化管理[6]。2.加強網(wǎng)絡(luò)安全保護。信息技術(shù)在給人力資源和社會保障局檔案管理帶來便利的同時，也產(chǎn)生了與之相對的網(wǎng)絡(luò)安全問題。因此，要加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全保護。首先，要根據(jù)可能面臨的網(wǎng)絡(luò)安全問題制定相應(yīng)的管理制度，并明確責任人，確定檔案管理人員的管理權(quán)限，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)安全管理流程和措施，確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。其次，利用加密傳輸、訪問控制、防火墻、病毒檢測等，建立起完善的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，保證檔案管理系統(tǒng)在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開展工作，并明確單位內(nèi)不同部分人員對檔案的訪問權(quán)限，加強網(wǎng)絡(luò)安全培訓，提高其網(wǎng)絡(luò)安全意識和防范能力，并要求檔案管理人員設(shè)置加密密碼，防止檔案信息的泄露。要定期進行網(wǎng)絡(luò)安全檢測和評估，防范網(wǎng)絡(luò)安全風險，實現(xiàn)檔案資料的安全保護，保護勞動者的合法權(quán)益。在此基礎(chǔ)上，人力資源和社會保障局還要建立網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，規(guī)定應(yīng)急響應(yīng)流程和措施，及時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全事件，保障檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。四、結(jié)語人力資