企業(yè)外部監(jiān)管溝通管理制度

企業(yè)外部監(jiān)管溝通管理制度第一章總則第一條目的為了加強(qiáng)企業(yè)與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間的溝通與合作，確保企業(yè)的合法合規(guī)經(jīng)營，提高企業(yè)形象和聲譽(yù)，訂立本《企業(yè)外部監(jiān)管溝通管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工、管理層及業(yè)務(wù)部門。第三條定義外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)：指政府各級(jí)行政部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及相關(guān)職能部門。高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)：指與法律法規(guī)、政策規(guī)定相沖突或違反道德規(guī)范的業(yè)務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)。監(jiān)管溝通：指企業(yè)與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間的信息溝通、政策解讀、合規(guī)咨詢等溝通活動(dòng)。外部監(jiān)管函件：指外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)向企業(yè)發(fā)出的要求、建議、警示等文件。第二章溝通機(jī)制第四條溝通策略公司應(yīng)建立健全溝通機(jī)制，依據(jù)監(jiān)管政策和需求，及時(shí)溝通、妥當(dāng)回應(yīng)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求和關(guān)切。第五條溝通渠道公司應(yīng)通過正式渠道與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，重要包含但不限于以下方式：1.書面函件：公司接受外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的函件后，應(yīng)定時(shí)作出書面回復(fù)，并妥當(dāng)保存相關(guān)函件和回復(fù)文件。2.會(huì)議溝通：公司與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)面時(shí)，應(yīng)派遣專人負(fù)責(zé)，保持會(huì)議記錄，并及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行反饋和落實(shí)。3.電話溝通：在特定情況下，公司與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以通過電話溝通，但應(yīng)在電話溝通后及時(shí)書面確認(rèn)溝通內(nèi)容，并保存相關(guān)記錄。4.在線平臺(tái)：公司可通過官方網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用等在線平臺(tái)公示政策解讀、投訴舉報(bào)渠道等，方便外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)和公眾取得必需信息。第六條溝通責(zé)任公司高層應(yīng)高度重視與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的溝通，確保溝通的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。公司各相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立專崗人員，負(fù)責(zé)與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的溝通工作，包含但不限于政策解讀、信息反饋等。公司員工應(yīng)搭配公司溝通團(tuán)隊(duì)，樂觀參加溝通活動(dòng)，并及時(shí)反饋工作進(jìn)展和問題。第七條信息披露公司應(yīng)自動(dòng)向外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)供應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，確保信息披露的及時(shí)性和透亮度。第八條處理監(jiān)管函件公司收到外部監(jiān)管函件后，應(yīng)盡快成立工作組進(jìn)行處理，并嚴(yán)格依照要求和時(shí)限進(jìn)行回應(yīng)。如公司收到的外部監(jiān)管函件需進(jìn)一步研究、分析或涉及涉密信息，公司應(yīng)嚴(yán)格依照保密要求進(jìn)行處理。公司應(yīng)妥當(dāng)保管外部監(jiān)管函件及相關(guān)回復(fù)文件，并按要求備案。第九條糾錯(cuò)和改進(jìn)公司應(yīng)建立健全糾錯(cuò)機(jī)制，對(duì)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指正和批判進(jìn)行認(rèn)真反思，樂觀采取改進(jìn)措施。公司各相關(guān)部門應(yīng)定期總結(jié)外部監(jiān)管溝通工作，及時(shí)反饋問題，提出改進(jìn)看法，推動(dòng)工作的優(yōu)化和升級(jí)。第十條外部監(jiān)管合作公司應(yīng)自動(dòng)與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)建立合作機(jī)制，共享信息、共同解決問題，提高企業(yè)誠信度和合規(guī)性。第三章誠信守則第十一條誠信原則公司應(yīng)堅(jiān)持以誠信為基礎(chǔ)，遵守法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，做到誠實(shí)守信、言行全都。第十二條處理風(fēng)險(xiǎn)公司在高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)認(rèn)真評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，確保符合監(jiān)管要求和合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)向外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)情況。第十三條投訴舉報(bào)機(jī)制公司應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)機(jī)制，公示舉報(bào)渠道，及時(shí)受理和處理投訴，對(duì)于投訴舉報(bào)情況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查和處理，并保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。第四章法律責(zé)任第十四條違規(guī)處理公司及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，如有違規(guī)行為，將承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)后果。第十五條制度宣傳與教育公司應(yīng)通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳等方式加強(qiáng)員工對(duì)本制度的理解和遵守，提高員工的合規(guī)意識(shí)和監(jiān)管溝通本領(lǐng)。第十六條監(jiān)管合規(guī)報(bào)告公司應(yīng)依照外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求，定期報(bào)告企業(yè)運(yùn)營情況、合規(guī)情況、風(fēng)險(xiǎn)防控措施等內(nèi)容。第十七條免責(zé)條款對(duì)于遇到不行抗力、政策調(diào)整等無法預(yù)見和解決的情況，公司應(yīng)及時(shí)向外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告，并盡力減少可能的負(fù)面影響。第五章附則第十八條修訂與解釋本制度的修訂和解釋權(quán)歸公司最高管理層全部。第十九條其他事項(xiàng)公司應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，訂立相應(yīng)的增補(bǔ)規(guī)定，并確保與本制度的全都性。第二十條生效和備案本制度自