辦公軟件應(yīng)用項目式教程 課件 項目5、6 制作新員工信息統(tǒng)計表、制作新員工考核成績表

辦公軟件應(yīng)用項目式教程Office2021學習目標掌握掌握數(shù)據(jù)的概念及格式了解數(shù)據(jù)采集的概念及方法掌握工作簿與工作表的概念會創(chuàng)建保存工作簿文件，會操作工作表會進行數(shù)據(jù)的格式設(shè)置及表格的美化設(shè)置01制作“工作日程表”——工作簿的基本操作和文本輸入02制作“信息統(tǒng)計表”——數(shù)據(jù)格式設(shè)置03編輯美化“信息統(tǒng)計表”——工作表的操作及表格格式設(shè)置目錄CONTENTS5.1創(chuàng)建“工作日程表”——工作簿的基本操作和文本輸入常用的數(shù)據(jù)處理軟件1工作簿和工作表2表格的工作界面3輸入和編輯文本41．常用的數(shù)據(jù)處理軟件預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本工作簿一個Excel工作簿就是一個磁盤文件，在Excel中處理的各種數(shù)據(jù)最終都以工作簿文件的形式存儲在磁盤上的，其擴展名為.xlsx。每個工作簿都由多個工作表組成，啟動Excel時，自動創(chuàng)建“工作簿1”。默認情況下在工作簿中包含了“Sheet1”、”Sheet2”、”Sheet3”三張工作表。用戶可根據(jù)實際需要插入或刪除工作表。一個工作簿中包含了255個工作表。每個工作表都是一個由若干行和列組成的二維表格，它是Excel的工作區(qū)。行號用數(shù)字表示，范圍為1~1048576行，列標用大寫英文字母表示（A，B，……，XFD），范圍為1~16384列。工作表單元格每個行列的交叉點稱為單元格，每個單元格由其所在的列標和行號表示，成為單元格地址。例如，工作表第5行、第3列的單元格用C5表示。當前被選中的單元格就是活動單元格，任何數(shù)據(jù)都智能只能在活動單元格中輸入。2.工作簿和工作表預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本3．工作簿界面在Excel中，既可以創(chuàng)建空白工作簿，也可以根據(jù)模板新建工作簿。Excel提供了很多模板。比如：日歷、個人月度預算、每周家務(wù)安排、學生課程安排、發(fā)票等。

（1）新建工作簿預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本工作簿界面（2）表格工作界面預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本（3）保存工作簿Excel表格的擴展名是“.xlsx”,為了和低版本兼容，可以將保存類型設(shè)置為“Excel97-2003工作簿”，其擴展名為“.xls”。還可以保存為模板文件。預備知識數(shù)據(jù)處理軟件工作簿和工作表表格工作界面輸入和編輯文本4．輸入和編輯文本使用鍵盤輸入文本，該文本將自動出現(xiàn)在光標所在活動單元格位置。任務(wù)實施（詳情操作步驟請掃描右側(cè)二維碼。）1．創(chuàng)建工作簿2．添加并編輯文本3．保存工作簿任務(wù)一制作工作日程表5.2制作“信息統(tǒng)計表”——設(shè)置數(shù)據(jù)格式數(shù)據(jù)格式1導入和引用外部數(shù)據(jù)2輸入特殊格式數(shù)據(jù)31．常見的數(shù)據(jù)格式預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)輸入特殊格式數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)類型格式描述舉例數(shù)值型由數(shù)字0~9、小數(shù)點和正負號構(gòu)成如：-32.5文本型將數(shù)值作為文本處理，單元格顯示的內(nèi)容與輸入的內(nèi)容完全一致如：張強貨幣型在數(shù)值前加上貨幣符號表示一般貨幣數(shù)值如：￥10.52會計專用會計格式可對一列數(shù)值進行貨幣符號和小數(shù)點對齊如：$100.00日期型將數(shù)據(jù)以日期的形式顯示如：2021年3月5日時間型將數(shù)據(jù)以時間格式顯示如：13:30:55百分比將數(shù)值乘以100，以百分數(shù)形式顯示如：25%分數(shù)將數(shù)值以分數(shù)顯示顯示如：1/25科學記數(shù)將數(shù)值以科學記數(shù)的方式顯示如：2.50E+04字符型用半角單引號或雙引號將數(shù)值括起來以字符串形式顯示如：“abc”預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（1）導入Word中的數(shù)據(jù)將word中的文字復制后，可以直接粘貼到Excel表格中指定的單元格。粘貼時可以選擇“保留源格式”或“匹配目標格式”。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（2）導入導入Access中的數(shù)據(jù)通過“獲取數(shù)據(jù)”下的“自數(shù)據(jù)庫”選項，可以將Access中的數(shù)據(jù)導入Excel表格中。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（3）利用手機獲取數(shù)據(jù)借助手機APP（比如問卷星、金數(shù)據(jù)等程序）能快速收集數(shù)據(jù)，并從后臺將數(shù)據(jù)傳送到計算機上進行處理，其具有速度快、使用方便、使用范圍廣等特點。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（4）利用圖像識別獲取數(shù)據(jù)利用手機APP或電腦端截圖軟件提供的圖像識別功能，可以提取圖片中的文字，快速獲取數(shù)據(jù)。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（5）利用專業(yè)工具軟件獲取數(shù)據(jù)利用專業(yè)的工具軟件可以快速精準地獲取想要的數(shù)據(jù)。常見的專業(yè)數(shù)據(jù)采集工具有八爪魚網(wǎng)頁數(shù)據(jù)采集器、電霸4.0、熊貓智能采集等。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)2．導入和引用外部數(shù)據(jù)（6）利用在線文檔協(xié)作錄入數(shù)據(jù)利用專業(yè)的工具軟件可以快速精準地獲取想要的數(shù)據(jù)。常見的專業(yè)數(shù)據(jù)采集工具有八爪魚網(wǎng)頁數(shù)據(jù)采集器、電霸4.0、熊貓智能采集等。輸入特殊格式數(shù)據(jù)預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)輸入特殊格式數(shù)據(jù)3．輸入特殊格式數(shù)據(jù)輸入文本型數(shù)據(jù)時，先將該列數(shù)據(jù)格式設(shè)置為“文本”，然后再輸入，再使用填充柄進行填充。預備知識數(shù)據(jù)格式導入外部數(shù)據(jù)輸入特殊格式數(shù)據(jù)（1）如果在常規(guī)格式下直接在單元格輸入“20220001”，則按住ctrl鍵的同時拖曳填充柄快速填充該單元格以下的數(shù)據(jù)。否則實現(xiàn)的是單元格數(shù)據(jù)的復制。（2）如果輸入“0001”這樣以0開頭的數(shù)據(jù)，可以先將此列單元格格式設(shè)置為文本型，也可以在“0001”前加上半角的單引號，再敲回車，輸入完成后不會顯示此單引號，但會在該單元格左上方出現(xiàn)一個綠色的三角形。。提示任務(wù)實施（詳情操作步驟請掃描右側(cè)二維碼。）1．新建空白工作簿2．輸入數(shù)據(jù)并設(shè)置數(shù)據(jù)格式3．保存工作簿任務(wù)二制作信息統(tǒng)計表5.3編輯美化“信息統(tǒng)計表”——工作表的操作及表格格式設(shè)置工作表的操作1單元格數(shù)據(jù)對齊方式2行高和列寬3表格樣式41．工作表的操作預備知識工作表的操作單元格數(shù)據(jù)對齊方式行高和列寬表格樣式工作表的設(shè)置主要包括插入、刪除、重命名、移動或復制、保護、工作表標簽顏色等。可以在快捷菜單中快速插入新工作表，也可以刪除已有工作表，可以對工作表重命名，可以將工作表移動或復制到工作簿其他位置或其他工作簿中，可以設(shè)置工作表的標簽顏色。預備知識工作表的操作單元格數(shù)據(jù)對齊方式行高和列寬表格樣式2．對齊方式（1）水平對齊常規(guī)填充靠左縮進兩端對齊居中跨列居中靠右縮進分散對齊（2）垂直對齊靠上分散對齊居中靠下兩端對齊3．行高和列寬預備知識工作表的操作單元格數(shù)據(jù)對齊方式行高和列寬表格樣式調(diào)整行高和列寬的方法有3種，鼠標拖動分割線、設(shè)置精確的值、自動調(diào)整。方法一是移動鼠標指針到行號區(qū)域中要改變行高的行下方的分隔線上，此時鼠標指針形狀為雙向箭頭時，上下拖動鼠標，鼠標所在位置出現(xiàn)一條水平虛線，并且出現(xiàn)一個顯示行高的標簽，當標簽中顯示的值符合要求時，釋放鼠標即可完成行高的設(shè)置。同樣的方法，移動鼠標指針到列標區(qū)域中要改變列寬的列右側(cè)的分割線上，鼠標指針形狀為雙向箭頭時，左右拖動鼠標，在適當位置再釋放鼠標，可調(diào)整列寬。方法二是在單元格格式按鈕下，選擇“行高”命令或“列寬”命令，彈出對話框，輸入數(shù)值，精確調(diào)整行高列寬。如圖5-23所示。方法三是在“格式”按鈕下，選擇“自動調(diào)整行高”或“自動調(diào)整列寬”，根據(jù)單元格中的內(nèi)容多少來調(diào)整。4．表格樣式預備知識工作表的操作單元格數(shù)據(jù)對齊方式行高和列寬表格樣式表格樣式包含了條件格式、自動套用表格樣式、應(yīng)用單元格樣式和自行設(shè)置邊框底紋等。條件格式的功能是利用不同顏色的文字、底紋、數(shù)據(jù)條、色階、圖標集等突出顯示滿足設(shè)定條件的單元格，如果單元格中的值發(fā)生改變而不滿足設(shè)定的條件，則會取消該單元格的突出顯示。條件格式會基于條件而更改單元格區(qū)域的外觀。自動套用表格樣式是指Excel中內(nèi)置的多種表的樣式，實現(xiàn)快速美化表格外觀的功能。單元格樣式是指根據(jù)文字、邊框線、底紋、數(shù)據(jù)格式等內(nèi)置的一些主題單元格樣式等，以實現(xiàn)快速美化單元格。任務(wù)實施（詳情操作步驟請掃描右側(cè)二維碼。）1．設(shè)置字體樣式2．設(shè)置對齊方式和行高列寬3．設(shè)置表格樣式任務(wù)三美化信息統(tǒng)計表辦公軟件應(yīng)用項目式教程Office2021學習目標了解數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)清理的基本概念掌握數(shù)據(jù)清理的常用方法掌握公式和函數(shù)的組成及使用方法會使用刪除重復值、數(shù)據(jù)驗證等方式清理數(shù)據(jù)會使用公式和函數(shù)等進行數(shù)據(jù)計算和統(tǒng)計分析、查詢引導學生確立競爭意識，形成創(chuàng)新素養(yǎng)01制作“入職培訓考核成績表”——數(shù)據(jù)清理和公式02制作“制作新員工專業(yè)知識和技能考核成績表”——常用函數(shù)03制作成績查詢小系統(tǒng)——公式和函數(shù)的應(yīng)用目錄CONTENTS6.1創(chuàng)建“入職培訓考核成績表”——數(shù)據(jù)清理和公式數(shù)據(jù)清理1公式2單元格引用31．數(shù)據(jù)處理預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用數(shù)據(jù)清理是指發(fā)現(xiàn)和更正數(shù)據(jù)的錯誤，篩選和清除重復數(shù)據(jù)，查找并補全缺失數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換和統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式等，以提高數(shù)據(jù)使用的質(zhì)量。數(shù)據(jù)處理是指對數(shù)據(jù)的采集、清理、存儲、檢索、加工、變換和傳輸。數(shù)據(jù)處理的目的是從大量的、雜亂無章的、難以理解的數(shù)據(jù)中抽取并推導出某些有價值、有意義的數(shù)據(jù)。2．數(shù)據(jù)清理3．數(shù)據(jù)清理的基本內(nèi)容（1）盡可能賦予屬性名和屬性值明確的含義；（2）統(tǒng)一多個數(shù)據(jù)源的屬性值代碼；（3）去除無用的屬性或空值屬性；（4）去除重復屬性；（5）去掉數(shù)據(jù)中的噪音、填充空值、丟失值和處理不一致數(shù)據(jù)；（6）合理選擇關(guān)聯(lián)字段；4．常用的數(shù)據(jù)清理預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用（1）刪除重復值Excel表格中有時候會出現(xiàn)重復的記錄，我們一般情況下不需要這些重復的記錄，這就需要刪除掉重復的記錄。自動刪除重復值可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“刪除重復值”按鈕，然后在對話框中選擇一個或多個包含重復值的列，點擊“確定”就可以刪除了。預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用（2）分列分列有兩種方式：按照固定的寬度：選中需分列單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單下選擇“分列”，選擇“固定寬度”,單擊“下一步”，然后在數(shù)據(jù)預覽窗口中單擊，指定列寬，單擊“下一步”，就完成了。按分隔符分列：選中需分列單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單下選擇“分列”，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”，選定分隔符號（可以在括號里輸入所列選項中沒有的符號），單擊“下一步“，單擊“完成”。預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用（3）補齊缺失數(shù)據(jù)缺失數(shù)據(jù)是指原始數(shù)據(jù)表中的單元格值為空，或為NULL等。尋找缺失數(shù)據(jù)的方法有定位空值或篩選等。定位空值是指在“開始”菜單中單擊“查找和替換”按鈕下的“定位條件”，在“定位條件”對話框里選擇“定位空值”，可以篩選出所有空值，然后進行替換或直接插入值。預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用（4）數(shù)據(jù)驗證數(shù)據(jù)驗證是數(shù)據(jù)處理中常用的方法，可以對數(shù)據(jù)的錄入添加一定的限制條件，全面地控制輸入的數(shù)據(jù)。在“數(shù)據(jù)”菜單下單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證“對話框，單擊“設(shè)置”選項卡，在其中可以進行設(shè)置，如圖6-5所示?！霸试S”下拉列表框中可以設(shè)置所選單元格的輸入類型，如序列、整數(shù)、小數(shù)、日期等?！皵?shù)據(jù)”下拉列表框中可以設(shè)置數(shù)據(jù)輸入的范圍條件，如小于、大于、介于、小于或等于等，并可在下方的文本框中設(shè)置數(shù)據(jù)范圍，包括最小值、最大值等，這些參數(shù)組合起來就確定了數(shù)據(jù)的輸入范圍。5．公式預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用Excel中的公式是以“=”開頭，通過使用運算符將數(shù)據(jù)、單元格引用、函數(shù)等元素按一定順序連接在一起，從而實現(xiàn)對工作表中的數(shù)據(jù)執(zhí)行計算的等式。如圖6-8所示。6．單元格引用預備知識數(shù)據(jù)清理公式單元格引用單元格的引用分為相對引用、絕對引用和混合引用。公式中的單元格相對引用(例如A1)是基于包含公式和單元格引用的相對位置。如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。如果多行或多列地復制公式，引用會自動調(diào)整。默認情況下，新公式使用相對引用。單元格中的絕對引用(例如$F$6)總是在指定位置引用單元格F6。如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用的單元格始終保持不變。如果多行或多列地復制公式，絕對引用將不作調(diào)整。默認情況下，新公式使用相對引用，需要時才將它們轉(zhuǎn)換為絕對引用。混合引用具有絕對列和相對行，或是絕對行和相對列兩種情況。絕對引用列采用$A1、$B1等形式。絕對引用行采用A$1、B$1等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用改變，而絕對引用不變。如果多行或多列地復制公式，相對引用自動調(diào)整，而絕對引用不作調(diào)整。任務(wù)實施（詳情操作步驟請掃描右側(cè)二維碼。）1．刪除重復值2．查找和替換3．使用公式計算任務(wù)一制作入職培訓考核成績表6.2制作“新員工專業(yè)知識和技能考核成績表”——常用函數(shù)函數(shù)1常用函數(shù)21．函數(shù)預備知識函數(shù)常用函數(shù)函數(shù)是一種預設(shè)好的、特殊的公式。函數(shù)可以簡化公式的輸入過程，提高計算效率。Excel中的函數(shù)包括“=、函數(shù)名、小括號和函數(shù)參數(shù)”四部分，如圖6-18所示。其中函數(shù)名稱表示函數(shù)的功能，每個函數(shù)都具有唯一的函數(shù)名稱；函數(shù)參數(shù)指函數(shù)運算對象，可以是數(shù)字、文本、邏輯值、表達式、引用或其他函數(shù)等。2．常用函數(shù)預備知識函數(shù)常用函數(shù)SUM函數(shù)：屬于數(shù)學函數(shù)，計算指定單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。其語法格式為：SUM(number1,number2,…)。如“=SUM(C3:J3)”表示將C3:J3單元格區(qū)域中的數(shù)值相加求和。和SUM函數(shù)相關(guān)的函數(shù)有SUMIF函數(shù)、SUMIFS函數(shù)等。AVERAGE函數(shù)：屬于統(tǒng)計函數(shù)，返回其參數(shù)的算術(shù)平均值。其語法格式為：AVERAGE(number1,number2,…)。如“=AVERAGE(C3:J3)”表示求C3:J3單元格區(qū)域中的數(shù)值的平均值。相關(guān)函數(shù)有AVERAGEA函數(shù)、AVERAGEIF函數(shù)、AVERAGEIFS函數(shù)等。RANK.EQ函數(shù)：屬于統(tǒng)計函數(shù)，返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其他數(shù)值的大小排名，如果多個數(shù)值排名相同，則返回該組數(shù)值的最佳排名。其語法格式為：RANK.EQ(number,ref,order)。如“=RANK.EQ(K3,$K$3:$K$8,0)表示求K3單元格中的數(shù)據(jù)在K3:K8區(qū)域之間的排名，排名方式為降序。RANK()函數(shù)也能實現(xiàn)排名的功能，主要用在Excel2007及之前的版本。2．常用函數(shù)預備知識函數(shù)常用函數(shù)IF函數(shù)：屬于邏輯函數(shù)，判斷是否滿足某個條件，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。其語法格式為：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。如”=IF(L3>80,”優(yōu)秀”,”合格”)表示如果L3單元格中的值大于80，則返回文本“優(yōu)秀”，否則就返回文本“合格”。3.NULL值NULL表示的是空值，如果單元格為空，數(shù)值計算時Excel會把空值作為數(shù)值0進行計算。任務(wù)實施（詳情操作步驟請掃描右側(cè)二維碼。）1．SUM函數(shù)和AVERAGE函數(shù)2．RANK.EQ函數(shù)3．IF函數(shù)任務(wù)二制作新員工知識和技能考核成績表6.3制作“成績查詢小系統(tǒng)”——公式和函數(shù)的應(yīng)用制作成績統(tǒng)計表1制作查詢小系統(tǒng)21．常用函數(shù)預備知識常用函數(shù)COUNT函數(shù)屬于統(tǒng)計函數(shù)，計算區(qū)域中包含數(shù)字的單元格的個數(shù)。其語法格式為：COUNT(value1,value2,…)。如“=COUNT(C3:C8)”表示求C3:C8單元格區(qū)域中包含數(shù)字的單元格個數(shù)。此函數(shù)只對數(shù)據(jù)型數(shù)據(jù)進行計數(shù)。COUNTA函數(shù)屬于統(tǒng)計函數(shù)，計算區(qū)域中非空單元格的個數(shù)。其語法格式為：COUNTA(value1,value2,…)。如“=COUNTA(C3:C8)”表示求C3:C8單元格區(qū)域中非空單元格的個數(shù)。和COUNT不同的是，COUNTA函數(shù)可以對任何類型數(shù)據(jù)進行計數(shù)。COUNTIF函數(shù)也屬于統(tǒng)計函數(shù)，計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。其語法格式為：COUNTIF(Range,Criteria)。如“=COUNTIF(C3:C8,">=80")”表示統(tǒng)計C3:C8單元格區(qū)域中大于或等于80分的成績數(shù)量。COUNTIFS函數(shù)也屬于統(tǒng)計函數(shù)，統(tǒng)計一組給定條件所指定的單元格數(shù)。其語法格式為：COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,Criteria_range2,Criteria2,…)。MAX函數(shù)：屬于統(tǒng)計函數(shù)，返回一組數(shù)值中的最大值，忽略邏輯值及文本。其語法格式為：MAX(number1,number2,…)。如“MAX(C3:C8)”表示統(tǒng)計C3:C8單元格區(qū)域數(shù)值中的最大值。MIN函數(shù)：屬于統(tǒng)計函數(shù)，返回一組數(shù)值中的最小值，忽略邏輯值及文本。其語法格式為：MIN(number1,number2,…)。如“MIN(C3:C8)”表示統(tǒng)計C3:C8單元格區(qū)域數(shù)值中的最小值。SUMIF函數(shù)：屬于數(shù)學函數(shù)，對滿足條件的單元格求和。其語法格式為：SUM(Range,Criteria,Su