溝通計(jì)劃模版

溝通計(jì)劃模版思考一下這些溝通計(jì)劃模版：i.一個(gè)你溝通目標(biāo)的儲(chǔ)存庫(kù)；ii.你會(huì)怎樣實(shí)現(xiàn)那些目標(biāo)；iii.在怎樣的時(shí)間框及努力中參與滿足兌現(xiàn)那些目的；以及最后，iv.不管你是否成功的量度標(biāo)準(zhǔn)。在使用你的溝通計(jì)劃模版之時(shí)，有時(shí)會(huì)比其它的更好。例如，如果你工作在一個(gè)有著很多資源、供貨商、管理者、等等的大型項(xiàng)目中，你就會(huì)想有一套較為架構(gòu)性的溝通方式，這個(gè)就是你要確保每個(gè)人都需都能達(dá)成的方式。非正規(guī)溝通的需要，對(duì)于項(xiàng)目的成功亦是至為重要的?？紤]到那些可以與這溝通計(jì)劃模版同樣有用的工具也是很明智的，這就需要有一條線路，讓你能記得與團(tuán)隊(duì)成員、持份者、以及甚至供貨商作出非正規(guī)交談。2.怎樣利用這個(gè)溝通計(jì)劃模版現(xiàn)在你應(yīng)該已經(jīng)下載了這溝通計(jì)劃卓越的模版，這是把它用在你項(xiàng)目上的時(shí)候了。雖然這份檔最理想是用在大型項(xiàng)目中，（作為溝通在小型項(xiàng)目中會(huì)少了些復(fù)雜性）即使你工作在小型項(xiàng)目中，當(dāng)你最終會(huì)管理大型項(xiàng)目的時(shí)候，這在處理怎樣整理及運(yùn)作溝通上，還是很好的。要開始，先填上模版中以下的部份：a.背景這部份要求你描述一下你的溝通計(jì)劃，以獲得持份者及團(tuán)隊(duì)成員兩者的認(rèn)同，你要在這里解決這些事情：i.愿景及目標(biāo)要很清晰為甚么要有溝通計(jì)劃，這或許有多個(gè)理由的—它們是些甚么？要確實(shí)注意到那溝通的目標(biāo)和目的，所以這從一開始就很清楚的了。ii.目的及時(shí)間框架在你詳細(xì)說明目的時(shí)，你亦想要把它們放在某段時(shí)間框架中，沒有限期就甚么事都做不成的。iii.溝通的人員及工具為了讓溝通可行，這就需要有一個(gè)擁有行為所有權(quán)的人或者小組。他們會(huì)是誰呢，同時(shí)他們會(huì)使用甚么工具來分發(fā)那些信件、電郵、短信等等呢？iv.回顧有效性如果你沒有量度成果，這就沒有方法了解到你的溝通事實(shí)上是否通過了。要有一套到位的量度標(biāo)準(zhǔn)來看看，你的溝通計(jì)劃做得有多好，并且為歷史的范例保持這些數(shù)據(jù)。v.制作計(jì)劃如果你不說你必須要有計(jì)劃，那就所有都不必說了，但這或許還是應(yīng)該要清楚及明確說出來的。你一開始沒有作出計(jì)劃，你就不會(huì)開始項(xiàng)目的了，所以要跟隨你自己的意見，在建立溝通行為之前，先制定計(jì)劃。vi.記錄成果作為你量度行為的一部份，在項(xiàng)目結(jié)束之后，要花些時(shí)間去看看這個(gè)溝通計(jì)劃整體的效果怎樣。你會(huì)學(xué)到非常多的：下次會(huì)重復(fù)些甚么，以及有甚么會(huì)改變。b.情況分析在這里你會(huì)談?wù)撛跍贤ㄓ?jì)劃中內(nèi)在的強(qiáng)項(xiàng)、弱點(diǎn)、機(jī)會(huì)、以及威脅。強(qiáng)項(xiàng)包括你團(tuán)隊(duì)在善于溝通的地方，然而弱點(diǎn)就指出溝通不良的地方。對(duì)于機(jī)會(huì)，它們就是你找出可以改善的范圍，威脅就是可以把整個(gè)溝通行為搞跨的問題。要確保你清楚這4個(gè)范圍，并且在這里件細(xì)的記錄它們。c.學(xué)到的教訓(xùn)現(xiàn)在是時(shí)候草擬出在你公司中的溝通歷史，以了解趨勢(shì)的景像，以及怎樣支持正面的，同時(shí)擺脫負(fù)面的，以列出那些早已發(fā)生的基本溝通來開始。這些溝通是怎樣出現(xiàn)，以及它們的成功達(dá)到了甚么程度呢？最后，把在這個(gè)調(diào)查中所學(xué)到的教訓(xùn)記錄下來。d.目標(biāo)你已經(jīng)把背景概括出來了，現(xiàn)在你想轉(zhuǎn)移到未來中去，并且陳述通過這個(gè)溝通計(jì)劃，你會(huì)達(dá)成甚么。以你頂端3件對(duì)象的簡(jiǎn)單列表來開始，要確保這些都是十分具體（Specific）、可量度（Measurable）、可執(zhí)行（Actionable）、相關(guān)（Relevant）、以及有時(shí)限（Timely）的，你可以通過縮寫S.M.A.R.T.來記住這些準(zhǔn)則。e.指引現(xiàn)在你有對(duì)象了，接著你會(huì)怎樣實(shí)現(xiàn)它們呢？幫助了解你溝通的指引是很有幫助的。制作出一份你想怎樣把訊息傳播出來的列表，那可以包括常規(guī)的反饋或者會(huì)議、在發(fā)送之前通過了審批、只溝通相關(guān)的訊息、等等。f.持份者根據(jù)他們的角色，然后是他們需要知道的數(shù)據(jù)，來制作一份項(xiàng)目中關(guān)鍵人物名字的清單。在這之后，你就可以指出應(yīng)該與他們溝鱊的頻率了。讓這份清單上的人來審批，以確保你能正確得到他們想要的，以及何時(shí)他們想要。g.訊息你的關(guān)鍵訊息是甚么？對(duì)于項(xiàng)目有些常規(guī)的溝通包括：項(xiàng)目狀況、項(xiàng)目事件、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目交付物、以及項(xiàng)目資源，這些標(biāo)記都會(huì)包括在你大部份溝通訊息中。h.交付管道你會(huì)通過甚么機(jī)制來散播你要溝通的呢？甚么是你目標(biāo)受眾的偏好管道呢？這或許會(huì)是電郵、或者短訊、或者甚至是印刷品，但要找出這究竟是甚么，并且要利用這個(gè)事實(shí)上會(huì)到達(dá)你讀者處的接觸點(diǎn)。i.資料收集一旦你決定了管道，你就會(huì)想要建立起一份文件，收集那些你會(huì)通過這管道發(fā)送的資料。寫上管道的名字、所要求的數(shù)據(jù)、誰是數(shù)據(jù)提供者、以及時(shí)間框架。j.溝通安排現(xiàn)在你已經(jīng)準(zhǔn)備好以日程來開始的溝通計(jì)劃了，你可以在線條圖上建立起一份日程，可視化溝通的頻率，包括會(huì)議、新聞稿、小區(qū)動(dòng)態(tài)、會(huì)議、研討會(huì)、提醒、等等。k.溝通事項(xiàng)最后，你想要詳細(xì)描述出在你溝通日程中的事項(xiàng)，以幫助團(tuán)隊(duì)成員能按時(shí)完成這些事項(xiàng)。所以，把事項(xiàng)編號(hào)、為它們命名、描述它們、寫下它們的目的、頻率、然后就是日期。3.完成你溝通計(jì)劃的模版溝通計(jì)劃會(huì)觸及差不多你項(xiàng)目的每個(gè)方面，你溝通得越好，你就更有可能帶出成功的交付物。要進(jìn)一步推動(dòng)你的溝通計(jì)劃，檢查一下那免費(fèi)的項(xiàng)目管理模版吧。你會(huì)找到有助于你在項(xiàng)目中每個(gè)階段的工具。這里就是一些能協(xié)助你的溝通計(jì)劃的東西。a.項(xiàng)目計(jì)劃模版這免費(fèi)的項(xiàng)目計(jì)劃模版，會(huì)有助于你把所有你項(xiàng)目計(jì)劃的部份放在一起，包括列出任務(wù)、資源、以及溝通的行為。溝通就是你怎樣把計(jì)劃交付給你的團(tuán)隊(duì)，這樣他們就會(huì)知道怎樣去執(zhí)行—而且這對(duì)于你的持份者亦至為重要。他們?cè)谟?jì)劃中有著概得的利益，同時(shí)需要保持了解情況（keepintheloop）。b.RACI圖溝通是目標(biāo)，你可以清晰的在你的措詞中表達(dá)出來，但交付給了錯(cuò)誤的一方，訊息就沒有用了，又或者甚至引起混亂。要知道誰要得到甚么，你就需要利用免費(fèi)RACI圖的模版了。通過項(xiàng)目中定義為RACI的，或者負(fù)責(zé)人、咨詢?nèi)?、知情人，它?huì)有助于你確定誰需要聽到甚么。這模版列出了所有項(xiàng)目的人員，以及他們的部門，然后把他們的需要通過利用RACI圖的彩色編碼，使你的溝通更為精確。c.狀況報(bào)告狀況報(bào)告在一段特定時(shí)間中捕