建筑工程合同管理樣本

建筑工程合同管理

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建筑工程合同管理

關鍵詞:建筑合同要求實施要點

建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監(jiān)督的法律

性文件，通過對合同的檔案管理，能夠保存與合同有關的相關證

據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，能夠及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維

護單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的

竣工驗收和工程費用結(jié)算支付帶來極大便利。當前按照建筑建筑

合同管理“各負其責”的模式要求，由兩方以上形成的資料，都

按照按照“人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實性、

完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務

的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行

管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同

小項包含的數(shù)量多、種類雜、細節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾

個方面進行關注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身

的合法權(quán)益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面

能夠保存與合同有關的相關證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)

生糾紛，能夠及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。

其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔

與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵

循以下原則：

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1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中

統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實中，經(jīng)常

出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機構(gòu)上看，有的單位

成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工

程合同由其它業(yè)務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分

類五花八門。

2、為實現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統(tǒng)

籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指

導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整

理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現(xiàn)專

業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識,

難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行

為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項

(-)探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯(lián)系。

首先，能夠嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理

系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公

司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其它相關單位的有

關合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源

的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由

于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的

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合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任

進行分解，明確地傳導給項目管理機構(gòu)和合同管理部門，通過責

任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基

礎。為了加強對工程建設各階段合同資料的有序管理，保證歸檔

合同和資料的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目從工程立項開

始，就應按照國家合同管理的有關規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制

定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計

單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人

員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范

合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理

同步。

（三）加強對工程合同管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。

隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工

作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也

更加重要。合同管理人員的業(yè)務索質(zhì)包括服務意識、服務質(zhì)量、

服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義

和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學

技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同

管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，

認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關規(guī)定，

在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質(zhì)量關。

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（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大

都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場結(jié)構(gòu)的多元化特

征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推

動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續(xù)加強《檔案法》

和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業(yè)利益

和職工權(quán)益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊

清理健全相關的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制

定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、

相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同

信息資源，做好合同信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微合同、磁介

質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文

件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad

光盤技術。我們能夠借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走

彎路。由于當前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《cad

電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設合同管

理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目

合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設公司也開始對照片

合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同

管理網(wǎng)絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機

資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同

管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部

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門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和

類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和

記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司

的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采

用其自然形成（特定）的編號。

（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳

遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有

及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況

記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能

有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合

同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。

三、結(jié)束語

建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。

要求管理人員在工作中程序上慎重、細節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個

合同的撰寫規(guī)范和要點，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當高的認

識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同

管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進一步發(fā)展，相

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