Excel教學（入門到精通）

Excel教學入門到精通目錄\h第1章使用Excel時，必須掌握的7個要點\h瞬間完成常規(guī)操作的方法\h知識量不足導致的致命弱點\h不要持續(xù)浪費時間\h提升Excel技能的3個必需項\h應(yīng)對一般操作需掌握的67個函數(shù)\h必須了解的9個功能\h如何組合使用函數(shù)和功能\h數(shù)據(jù)只有4種類型\h1.數(shù)值\h2.文本\h3.日期·時間（序列值）\h4.公式·函數(shù)\h有效利用快捷鍵\h善用鍵盤\h重要快捷鍵一覽表\h保存制作好的數(shù)據(jù)\h提高工作效率的關(guān)鍵\h務(wù)必設(shè)定自動保存\h如有錯誤操作，按Ctrl+Z返回上一步\h想暫停時按Esc\h解除復(fù)雜功能，操作更簡便\h取消修正文字\h取消超級鏈接\h取消將數(shù)字變?yōu)槿掌谛问絓h工作表的序號全部變成了數(shù)字\h消除單元格的錯誤提示\h取消輸入時自動更正\h避免“粘貼選項”頻繁出現(xiàn)的情況\h工作表標簽無故消失\h出現(xiàn)異常狀態(tài)的3個原因\h共享Excel文件時的注意點\h請注意文件保存形式\h保留1個新建工作簿的初期工作表\h確認“設(shè)置打印區(qū)域”\h第2章如何在Excel中輸入函數(shù)\h輸入公式的操作步驟\h輸入公式的4個步驟\h巧用函數(shù)，簡化輸入過程\h輸入函數(shù)的5個步驟\h如何快速選擇單元格范圍\h熟練使用“引用”，快速計算\h活用單元格中的原始數(shù)據(jù)\h必須掌握的運算符\h復(fù)制帶公式單元格時的陷阱\h利用“F4”與“$”高效運用“絕對引用”\h無需記住錯誤值的種類與意義\h第3章需要事先掌握的6個函數(shù)\h根據(jù)條件改變答案——IF函數(shù)\hIF函數(shù)的基礎(chǔ)知識\h如何判定復(fù)數(shù)條件\h本月銷售額——SUM函數(shù)\hSUM函數(shù)的基礎(chǔ)\h計算連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和——ΣSUM\h如何求多個分開的單元格的總和\h如何提高乘法運算、字符串混合輸入的效率\h計算客戶名單的人數(shù)——COUNTA函數(shù)\h“銷售額”不僅是金額的總和\h把函數(shù)翻譯成文字\h與COUNT函數(shù)的區(qū)別\h按照負責人分別計算銷售情況——SUMIF函數(shù)\hSUMIF函數(shù)的基礎(chǔ)\h不能只導出實數(shù)一覽表\h參加名單中，有多少人出席—COUNTIF函數(shù)\hCOUNTIF函數(shù)的基礎(chǔ)\h如何計算每名負責人員的銷售件數(shù)\h輸入商品名，自動顯示價格——VLOOKUP函數(shù)\hVLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)\h4個參數(shù)的意義與處理流程\h用“整列指定”檢查\h第4章通過應(yīng)用與組合，提升函數(shù)的威力\h判斷單元格中是否包含特定的字符串\h如何計算世田谷區(qū)的客戶人數(shù)\h如何搜索除世田谷區(qū)以外的區(qū)域\h消除重復(fù)數(shù)據(jù)的方法\h如何判斷是否有重復(fù)\h選中并刪除重復(fù)的單元格\h輸入連續(xù)的數(shù)字\h使用“自動填充”功能\h使用“制作連續(xù)數(shù)據(jù)”功能\h如何連貫輸入連續(xù)的數(shù)字\h在工作表中沿行方向輸入連續(xù)的數(shù)字\h沿行方向輸入大量VLOOKUP函數(shù)的方法\h批量修改單元格\h在粘貼的單元格中變?yōu)楹线m的數(shù)字\h無需在工作表外填入數(shù)據(jù)并完成連續(xù)輸入VLOOKUP函數(shù)\h如何用VLOOKUP函數(shù)應(yīng)對檢索范圍中豎列順序的變動狀況\h輸入表與負責部分的項目順序不同時\h分析MATCH函數(shù)的處理\h在有多個相同檢索值的工作表中使用VLOOKUP函數(shù)的技巧\hVLOOKUP函數(shù)會以最初達成一致的檢索值單元格作為對象\h無重復(fù)狀態(tài)下應(yīng)加工后再處理\h是否能用VLOOKUP函數(shù)獲得檢索列左側(cè)的數(shù)值？\hVLOOKUP函數(shù)下，無法取得檢索列左側(cè)的數(shù)值\h什么是OFFSET函數(shù)\h將OFFSET函數(shù)與MATCH函數(shù)組合\h不顯示錯誤值的技巧\h逐次修正錯誤會導致效率低下\h如結(jié)果有誤，則返回空白值\h如使用2003之前的Excel版本的話，應(yīng)該怎么做\h用SUMIF函數(shù)統(tǒng)計多個條件的方法\h追加帶有統(tǒng)計條件的“工作列”\h要重視簡單易懂\h第5章Excel中的日期與時間設(shè)置\h輸入日期的基礎(chǔ)操作\hExcel中的日期為公歷\h日期?時間實際為序列值\h處理時間數(shù)據(jù)\h時間數(shù)據(jù)的序列值為小數(shù)\h容易出現(xiàn)誤差的地方\h如何輸入正確的時間\h快速設(shè)置日期與時間\h避免數(shù)據(jù)變?yōu)槿掌谛问絓h經(jīng)常更新工作表的日期\h想要將年、月、日分別輸入不同的單元格時\h如何從日期數(shù)據(jù)中導出年、月、日\h熟練運用函數(shù)，快速設(shè)置日期和時間\h隨時查看距截止日期還有幾天\h如何導出除周末和節(jié)假日外的營業(yè)天數(shù)\h自動計算年齡\h如何從日期設(shè)置中導出星期\h第6章快速處理字符串\h處理字符串的基礎(chǔ)操作\h將單元格中的一部分字符串移至其他單元格內(nèi)\h代表日期的8位數(shù)變?yōu)槿掌跀?shù)據(jù)\h拆分字符串\h只從住址中選出都道府縣\h如何從住址中區(qū)分都道府縣與下級地方行政區(qū)\h如何從姓名中分別提取姓氏和名字\h整理數(shù)據(jù)\h如何判斷字符串是否相同\h如何把全角字符轉(zhuǎn)化成半角字符\h如何刪除指定文字\h快速處理文字\h連續(xù)輸入26個英文字母\h如何計算特定字符在單元格中的數(shù)量\h第7章制作表格的秘訣如何提高整理日常資料的效率\h“用Excel工作”的本意是什么\h在單元格中輸入數(shù)據(jù)，制作表格（制作數(shù)據(jù)庫）\h利用已經(jīng)含有數(shù)據(jù)的表格，制作新的資料\h利用“條件格式”制作簡單易懂的表格\h如何將比去年下降100%的單元格標紅\h每隔一行標不同顏色，做成簡單易懂的表格\h單元格內(nèi)換行和添加框線\h單元格內(nèi)的換行，以及換行后的數(shù)據(jù)\h消除單元格內(nèi)換行的2個方法\h框線全部統(tǒng)一為同一種類\h活用“數(shù)據(jù)有效性”，避免無用功和錯誤\h使用“數(shù)據(jù)有效性”的2個好處\h如何限制單元格的數(shù)值\h如何修改錯誤提示框\h如何將輸入模式更換為半角英數(shù)\h用序列輸入快速改變引用范圍\h在性別欄中自動輸入性別的方法\h在工作表中預(yù)先制作選項一覽\h為單元格或多個單元格范圍定義名稱\h使用名稱，設(shè)定序列輸入\h在序列輸入時經(jīng)常會增減選項\h掌握正確操作排序、自動篩選、數(shù)據(jù)透視表的條件\h建立數(shù)據(jù)庫的4個條件\h排序的簡單方法\h排序的詳細方法\h無法正常排序的常見原因\h數(shù)據(jù)顯示的特殊方法—用戶自定義\h如何以千為單位表示大額金額\h如何在有公司名的單元格內(nèi)自動添加“公啟”二字\h在超過24小時的情況下，如何顯示“25:00”\h如何運用“選擇性粘貼”\h數(shù)值\h四則運算（加法、減法、乘法、除法）\h更換行列\(zhòng)h引用單元格的數(shù)值有變化，而計算結(jié)果沒有改變\h快速處理復(fù)雜數(shù)據(jù)\h按單元格分割CSV（逗號分隔值）數(shù)據(jù)\h如何同時刪除多個單元格中的文字\h如何同時修正或刪除多個相同模式的數(shù)據(jù)——查找與替換\h刪除所有相同文字\h你必須知道的快捷操作\h同時打開多個窗口\h如何縮小格式較大的文件\h善用“凍結(jié)窗口”\h避免破壞表格格式\h保護整個工作表\h保持工作表中部分單元格無法修改\h關(guān)于打印的注意事項\h打印多頁表格時，想要在每一頁中打印標題行\(zhòng)h如何應(yīng)對打印結(jié)果與畫面顯示有誤差的情況\h第8章掌握Excel操作的本質(zhì)\h數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)\h分析的基礎(chǔ)在于數(shù)字的“分類”與“比較”\h商務(wù)工作中分析數(shù)據(jù)的3個基礎(chǔ)指標\h學會“用數(shù)據(jù)說話”\h必須清楚制作表格的目的\h將數(shù)據(jù)資料迅速轉(zhuǎn)化為表格的技巧\h將新的統(tǒng)計標準追加添加到元數(shù)據(jù)中\(zhòng)h請勿使用數(shù)據(jù)透視表（PivotTable）\h一旦建立格式，就可反復(fù)套用\h用最少的精力獲得最大成果的帕累托分析法\h為削減經(jīng)費所付出的努力真的有意義嗎？\h帕累托法則\h將帕累托分析法運用于制作圖表的3個方法\h以“資金方塊拼圖”來理解公司的資金流動\h如何運用帕累托分析法\h平均值會說謊注：原文檔電子版（非掃描），需要的請下載本文檔后留言謝謝。第1章使用Excel時，必須掌握的7個要點瞬間完成常規(guī)操作的方法知識量不足導致的致命弱點“我經(jīng)常會使用別人制作好的Excel文件，可是我不知道表格里的內(nèi)容的意義，只好糊里糊涂地做下去了……”我在幫助學員提高Excel的操作效率時，經(jīng)常遇到這樣的案例。即便表格中的內(nèi)容是錯誤的，有些人也不會發(fā)現(xiàn)。而且不小心刪除了數(shù)據(jù)，也不知道該如何恢復(fù)，也不會告訴其他人。而這么做的后果就是會導致無法分析重要的數(shù)據(jù)……諸如此類的“慘劇”時常發(fā)生?！疤幚鞥xcel中的數(shù)據(jù)要花很長時間，只是做這件事，大半天就已經(jīng)過去了……”這是每天都要加班到很晚的某個公司員工的例子。當我詢問他經(jīng)常加班的原因時，他是這樣回答的：用Excel制作的客戶名單中有幾萬個電話號碼，要把原本用全角輸入的數(shù)字一個一個改成半角，然后手動刪除電話號碼中的連字符。這樣一來，每天都要加班4小時并且連續(xù)加3天左右。但是在我看來，只要稍花功夫，用不上1分鐘就能完成這個工作。像這樣，由于不了解Excel的基礎(chǔ)操作而浪費大量的時間，引發(fā)很多錯誤，降低工作效率的例子，真是不勝枚舉。如果事先掌握簡便的方法，1分鐘就能完成原本要花幾個小時的工作。如果這樣的情況也發(fā)生在你的身上，你也會如此放任不管嗎？雖然提高銷售和溝通技巧也很重要，但是大多數(shù)情況下，我們需要通過Excel將“獲得的實際成果”表示出來。雖然閱讀“學會用數(shù)字說話”這類書也很有必要，但是不應(yīng)為了計算數(shù)據(jù)而花費太長時間，也不應(yīng)該在制作商務(wù)文本這件事上浪費過多的精力。迅速計算數(shù)字、制作商務(wù)文本，然后在最大程度上留出時間，對得出的數(shù)據(jù)進行思考、討論進而付諸行動，這些才是作為職場人士最應(yīng)該做的事。因此，對于現(xiàn)代的知識型勞動者來說，通過熟練使用Excel并不只是單純的制作表格，而是為了保證“工作”時間。使用Excel的功能就能自動完成的簡單工作就交給Excel，我們必須將精力集中在只有人類才能做到的工作上。無聊且耗時較長的簡單操作只會讓你注意力渙散，頻發(fā)小錯誤，降低工作的積極性。不要持續(xù)浪費時間▲每天兩個小時統(tǒng)計銷售數(shù)據(jù)（2小時×20日=每月40小時）▲每個月末花1周時間統(tǒng)計交通費（8小時×5日=每月40小時）▲每周花5個小時制作提交給客戶的數(shù)據(jù)（5小時×每月4次=每月20小時）如果利用Excel自動計算，每月花費在這些工作上的時間將縮短為3分鐘。我曾指導過上述第3個工作的客戶，有一天，他給我發(fā)來了這樣的郵件：“原本我要花5個小時才能完成的工作……竟然2分鐘就搞定了。2分鐘啊。（笑）之前我每周都要花費的5個小時，到底都是在干什么……”每個月都要花40個小時的工作，瞬間就能縮短至5分鐘，由此產(chǎn)生了39個小時55分鐘的可利用時間。如果能把這個時間用在那些更具生產(chǎn)性的工作上，就會增加工作的價值，這樣對公司來說也是一種貢獻。如此一來，公司的收益提升，你也會得到更多的好評。反過來講，如果沒有注意到這種提高效率的方法，你每個月仍然會持續(xù)地浪費時間，同時還會產(chǎn)生相應(yīng)的人員費用。這么一來，每月都會不斷支付多余的人員費用，企業(yè)也絕對不會欣賞這樣的人。提升Excel技能的3個必需項“在面試時被問到‘會不會使用Excel’時，我真的沒有信心回答‘會用’……”我經(jīng)常會看到有人有這樣的煩惱。確實，在招聘信息中，企業(yè)經(jīng)常會寫“能夠熟練使用Word/Excel者優(yōu)先”，但是卻沒有寫明“熟練使用”的程度。實際上，許多企業(yè)的招聘負責人對于“熟練使用Excel”這句話的定義也不甚明了。那么，如果想要在任何情況下都能充滿自信地說出“我會使用Excel”這樣的話，應(yīng)該達到怎樣的程度呢？想要提升Excel的操作技巧，必須要掌握“函數(shù)”與“Excel的功能”。Excel中有一些非常方便的函數(shù)與功能，可以大幅提高處理各種操作的速度。事先掌握都有哪些功能，在使用Excel工作時也會更加順暢。應(yīng)對一般操作需掌握的67個函數(shù)Excel中總共有400多個函數(shù)，當然沒有必要全部記住。那么，我們需要掌握的函數(shù)是多少個呢？雖然根據(jù)職業(yè)的性質(zhì)會有不同，但一般來說掌握30～50個就夠了。根據(jù)我豐富的教學經(jīng)驗來看，應(yīng)對一般的工作所需要掌握的函數(shù)為以下67個。SUM/SUMIF/SUMIFS/PRODUCT/MOD/ABS/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/FLOOR/COUNT/COUNTA/COUNTIF/COUNTIFS/MAX/MIN/LARGE/SMALL/RANK/TODAY/YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND/WEEKNUM/DATE/TIME/WORKDAY/DATEDIF/IF/IFERROR/AND/OR/VLOOKUP/HLOOKUP/MATCH/INDEX/ADDRESS/INDIRECT/OFFSET/ROW/COLUMN/LEN/FIND/LEFT/MID/RIGHT/SUBSTITUTE/ASC/JIS/UPPER/LOWER/PROPER/TEXT/CODE/CHAR/CLEAN/PHONETIC/CONCATENATE/ISERROR/REPLACE/TRIM/VALUE/NETWORKDAYS當然，沒有必要立刻記住這些函數(shù)。在第3章中我會給大家6個函數(shù)，只要記住這6個基礎(chǔ)的函數(shù)，就能夠大幅提升Excel的操作效率。另外，這里沒有提到通常被視為基礎(chǔ)函數(shù)之一的AVERAGE。大家平常過于依賴計算平均值這一操作，這樣做是想給各位敲一下警鐘。請記住“平均值不可信”這一風險，如果想要計算平均值，需要用總數(shù)除以參數(shù)的個數(shù)。必須了解的9個功能與函數(shù)同等重要的就是關(guān)于Excel功能的知識。與函數(shù)相同，這些功能也分為許多種。而日常工作中經(jīng)常用到的重要功能主要有以下9個。條件格式（【開始】→點擊【條件格式】）例如，如果對比去年銷售額降低了100%，就給這一數(shù)據(jù)標記顏色。這是根據(jù)單元格的數(shù)值設(shè)定單元格格式的功能。數(shù)據(jù)有效性（【數(shù)據(jù)】→點擊【數(shù)據(jù)有效性】）如果要多次輸入同一數(shù)值，可在下拉菜單中選擇這一功能。同時，此功能還能限制單元格的輸入值，防止輸入錯誤。排序（【數(shù)據(jù)】→點擊【排序】）例如，在分析客戶資料時，最基礎(chǔ)的操作就是按照銷售額從高到低排序。自動篩選（【數(shù)據(jù)】→點擊【篩選】）僅選中符合條件的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表（【插入】→點擊【數(shù)據(jù)透視表】）這是計算數(shù)據(jù)總數(shù)時的非常有用的功能。但是，如果是在定期更新的資料中進行此項操作，反而會降低工作效率，需要注意。自動填充（含有連續(xù)數(shù)據(jù)起始數(shù)據(jù)的單元格，拖拽填充）這個功能可以快速輸入數(shù)字、星期等連續(xù)的數(shù)據(jù)。保護工作表（【審閱】→點擊【保護工作表】）這個功能是為了防止誤刪輸入的函數(shù)，保護數(shù)據(jù)。查找與替換（快捷鍵Ctrl+H）查找特定的數(shù)據(jù)，并且能夠統(tǒng)一修改或刪除文字的重要功能。如果只是用于查找，可以使用快捷鍵Ctrl+F。定位（快捷鍵Ctrl+G）能夠一次性選擇“附有注釋”“空白內(nèi)容”等符合條件的單元格，一并處理。如何組合使用函數(shù)和功能面對復(fù)雜的操作任務(wù)，應(yīng)該尋找“有沒有能夠輕松解決的功能”，掌握方法并熟練運用。最開始不需要記住所有東西，有不明白的地方，可以查資料或者請教別人。掌握全部的Excel函數(shù)和功能并沒有任何意義，思考如何將其進行組合，并組織其結(jié)構(gòu)是最重要的。而且，這一過程本身就非常有意思。得到預(yù)期的結(jié)果后，不僅心情會變好，工作也會變得很有趣。另外，Excel是一款非常直觀的軟件。在畫面上方菜單欄里能輕松找到給單元格填充顏色、畫線的功能。因此，我沒有刻意說明這些在閱讀本書的過程就能夠掌握的一些基本操作。數(shù)據(jù)只有4種類型一般來說，即便說熟練使用Excel，“在正確的單元格內(nèi)輸入正確的內(nèi)容”才是最基礎(chǔ)的操作。那么，在一般單元格中輸入的數(shù)據(jù)都是什么呢？需要輸入單元格的數(shù)據(jù)大致可分為4種類型。只要掌握這4種數(shù)據(jù)類型，就能解決大部分的難題。1.數(shù)值0、1、2、3……用于計算、統(tǒng)計。關(guān)于數(shù)值，請注意這一點：“計算有小數(shù)點的數(shù)值時會出現(xiàn)誤差”。在Excel中無法正確算出小數(shù)點以后的數(shù)據(jù)這一點會令人感到意外。比如說，單元格內(nèi)輸入“0.1”，卻并不準確指代“0.1”本身這個數(shù)值。關(guān)于這一問題，我會在后面詳細解釋。（參照P134）。2.文本除數(shù)值之外的漢字、阿拉伯數(shù)字，以及其他符號等。關(guān)于此項請注意，如果在函數(shù)狀態(tài)下使用文本，請用雙引號（“”）圈起來?！纠?IF(A1>=80,"A","B")作為數(shù)值的80直接輸入到表格即可，而輸入文字項“A”與“B”則需要用雙引號標示。3.日期·時間（序列值）如果想在Excel中正確輸入日期，例如“2014/1/1”這樣，公歷公元紀年法的年、月、日分別用“/”（斜線）隔開，以半角格式輸入。輸入時間時需要則像“13:00”一樣，將小時與分鐘用“:（冒號）”隔開，以半角格式輸入。像這樣表示日期、時間的數(shù)據(jù)形式實際上就是“序列值”。由此可見，在Excel中日期和時間也可看作是數(shù)值的一種。另外說明一點，Excel可表示的日期范圍是從1900/1/1到9999/12/31。4.公式·函數(shù)在Excel中，可以計算和處理各類數(shù)據(jù)。為此，我們需要在單元格里輸入公式與函數(shù)。因此，多掌握Excel的實踐技巧和函數(shù)方面的知識十分重要。輸入函數(shù)、公式時，全部要用半角英文，從等號（=）開始輸入。有效利用快捷鍵善用鍵盤不只是Excel，操作電腦一般都需要使用鍵盤和鼠標。只用鼠標時，不得不逐步點擊各項菜單，如果是用鍵盤的話，一次就能夠完成這些操作。這就是“快捷鍵”功能。例如，“設(shè)置單元格的格式”這一步，我發(fā)現(xiàn)很多人是將光標移至單元格上，點擊鼠標右鍵，再選擇“設(shè)置單元格格式”。接下來我要教給大家一個方法：只需按快捷鍵“Ctrl+l”，立刻就能打開“設(shè)置單元格格式”?！驹O(shè)置單元格格式】，按“Ctrl+l”立刻打開諸如此類，不使用鼠標就能完成的操作數(shù)不勝數(shù)。這樣的方法掌握得越多，操作就會變得越來越順暢。還有前面提到過的“查找和替換”這兩個功能?！跋雱h除Excel表格中電話號碼中的連字符?！薄跋雽虢歉袷降倪B字符統(tǒng)一替換為全角?！笔褂每旖萱I“Ctrl+H”就能立刻完成。如果使用鼠標的情況下，至少需要完成以下3個步驟（2010版本）。點擊開始菜單→找到功能區(qū)最右側(cè)的“查找和選擇”并單擊→點擊“替換”即使事先知道【開始】菜單中有“查找和替換”這個選項，順利找到的話最快也要花3秒鐘。按照熟悉程度的不同，在這上面花費的時間可能有3倍的差。要是動作慢的人，甚至會花5秒鐘以上。我們的日常工作需要熟練使用電腦，因此一定要熟練使用快捷鍵。另外，在想要“復(fù)制粘貼”時我們可以使用快捷鍵Ctrl+C（復(fù)制）和Ctrl+V（粘貼）。即便如此簡單的操作，有人還是會使用鼠標右鍵來完成，這也會導致工作速度變慢。在速度上，甚至可能會與其他人產(chǎn)生10倍以上的差距。重要快捷鍵一覽表只要掌握幾種常用的快捷鍵，操作速度就能提升10倍，更能掌握Excel的基礎(chǔ)操作步驟。如果想要迅速提升Excel的操作效率，首先要了解以下快捷鍵操作?！馛trl+l→打開“設(shè)置單元格格式”●Ctrl+S→保存。要經(jīng)常保存文件●Ctrl+Z→撤銷，回到上一步。操作錯誤時，請冷靜地按下這個快捷鍵●Ctrl+F→查找工作表上或者文件內(nèi)的字符串（檢索功能）●Ctrl+H→一次性修改或刪除多個字符串（替換功能）●Ctrl+Enter→一并輸入多個單元格●Ctrl+D→復(fù)制上一個單元格的內(nèi)容●Ctrl+R→復(fù)制左邊單元格的內(nèi)容●F4→設(shè)定公式的絕對引用●Ctrl+F2→在Excel2007之后的版本中，此快捷鍵可以顯示打印預(yù)覽●Ctrl+F11→添加工作表●Alt+=→運行“自動求和”●Ctrl+C→復(fù)制●Ctrl+V→粘貼●Ctrl+X→剪切●Alt+Enter→單元格內(nèi)換行●Ctrl+空格→選中活動單元格所在的整列●Shift+空格→選中活動單元格所在的整行（活動單元格為半角英文）●Ctrl+-（減號）→刪除單元格、行、列●Shift+Ctrl++（加號）→插入單元格、行、列保存制作好的數(shù)據(jù)提高工作效率的關(guān)鍵“電腦死機了！花了一上午時間做的表格全都消失了……”我經(jīng)常能在推特上看到有人這樣哀嚎。于是，我通過推特上的自動投稿功能，每天發(fā)布下面的文章：“我已經(jīng)說過不止一遍了。使用Excel時，請注意設(shè)置自動保存，操作過程中也要經(jīng)常按Ctrl+S實時保存。這樣是為了保護你花費寶貴時間制作的Excel表格。請一定要這樣做。我每天都能夠看到抱怨資料不翼而飛的推文?！彪娔X處于不穩(wěn)定的狀態(tài)，制作表格時電腦突然死機導致做好的資料全部消失，這種悲劇也并不少見?；蛘咴陉P(guān)閉文件時，最后鬼使神差地按下“不保存”，所有做好的資料頓時全部消失，我也經(jīng)常聽到有這種慘劇發(fā)生。而這些事情，其實可以用非常簡單的方法解決。那就是經(jīng)常按快捷鍵Ctrl+S，實時覆蓋保存文件內(nèi)容。即使掌握了很多Excel的功能和函數(shù)，并且想要借此來高效地完成工作，但如果沒能保存做好的資料那就是雞飛蛋打。突發(fā)的死機、資料消失這種情況通常都是突然發(fā)生的。其結(jié)果就是，花了幾十分鐘、幾小時甚至大半天做的表格全部消失。如此一來，我們就不得不重新制作，會使得工作效率大大降低。因此，如果注意經(jīng)常保存文件，即便出現(xiàn)電腦死機這樣的事，也能將損失程度控制在最低。我偶爾也會看到這樣的意見：“有時需要管理不同的版本，并不能隨意保存?！钡牵绻胍謩e保存不同版本的文件，可以選擇“另存為”，每次保存時可以在“文件名”中添加日期。只要不是做應(yīng)用開發(fā)軟件等相關(guān)的工作，一般我們在用Excel完成工作時，又有多少情況下需要我們保存不同版本的文件呢？我們應(yīng)該最優(yōu)先考慮的是不要丟失制作完成的內(nèi)容。最簡單的解決辦法就是經(jīng)常按Ctrl+S保存文件。務(wù)必設(shè)定自動保存同時，也要設(shè)定自動保存，并且間隔時間盡量要短，最好為一分鐘。設(shè)定自動保存后，在電腦發(fā)生異常被迫終止操作時，會恢復(fù)到上一次保存時的狀態(tài)。因此即使Excel被強制關(guān)閉，等到下次打開文件時也能自動恢復(fù)數(shù)據(jù)。也就是說，如果事先將自動保存的間隔時間設(shè)定為一分鐘，遇到這種情況就能恢復(fù)到最新保存的版本了。自動保存的設(shè)定方法如下所示：【文件】→【選項】→點擊【保存】選項卡→在【工作薄保存】中勾選“保存自動恢復(fù)信息”→保存間隔時間設(shè)為1分鐘通過這一方法，再也不用擔心做好的表格突然丟失了。這一點，可以說是提高操作效率的最基本的前提。如有錯誤操作，按Ctrl+Z返回上一步“天哪，刪了萬萬不能刪掉的數(shù)據(jù)！”平常工作中您一定經(jīng)常出現(xiàn)這樣的失誤：誤按Delete鍵、手忙腳亂中不小心按錯……碰到這種狀況，請一定要冷靜地按下Ctrl+Z，這是返回上一步的快捷鍵。如果一不小心操作失誤，請先試試這個辦法，大多數(shù)情況都有效。但如果刪掉的是工作表，那么就沒有辦法恢復(fù)。只好先選擇不保存文件，在關(guān)閉文件后再重新打開，這樣就能回到最新保存的版本了。因此，注意經(jīng)常保存文件很重要。想暫停時按Esc在單元格里輸入內(nèi)容時，有時候需要暫停輸入。這時候如果先按下Enter鍵的話，輸入內(nèi)容就確定了，想要刪除的話，需要按下Delete鍵。而我只要按下Esc，就能馬上取消輸入操作。另一方面，不小心打開了功能窗口時，除了按窗口右上方的×，也可按Esc鍵直接關(guān)閉。解除復(fù)雜功能，操作更簡便“明明打的是‘hsi’，電腦給我改成了‘his’……能不能別幫倒忙??！”“每次打英文單詞，第一個字母都會被改成大寫，有什么解決辦法呢？”“如果輸入URL網(wǎng)址，會自動變成超級鏈接形式，真讓人郁悶……”諸如此類，Excel里有很多明明不想這樣做卻會被電腦自動修正的功能，而且不清楚這些功能的使用方法，實際遇到的時候確實會覺得煩躁。如果每次都處理相同的問題就會浪費大量的時間。想要避免這種事情發(fā)生，需要事先了解如何解除這些功能。這樣就能擺脫負面情緒，更快速地完成工作。其實，在Excel“選項”中可以更改大部分功能的設(shè)置。取消修正文字這一功能稱為“自動修正”，會修改輸入到單元格中的字符串。如果將其關(guān)閉，電腦就不會自動修改你所輸入的文字了。①【文件】→【選項】→【Excel的選項】→【校對】→點擊【自動更正選項】②【自動更正】選項卡中，取消勾選【鍵入時自動替換】另外，根據(jù)需要，也可以取消“句首字母大寫”“英文日期的第一個字母大寫”等這些自動修正的設(shè)置。取消超級鏈接【自動更正】中的【鍵入時自動套用格式】選項卡，取消勾選【Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接】，之后輸入網(wǎng)址與URL也不會自動改為超級鏈接形式了。取消勾選【Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接】此項也是被大家“詬病”的“閑雜功能”之一，沒有特殊需要還是取消這個設(shè)置吧。取消將數(shù)字變?yōu)槿掌谛问皆贓xcel中輸入【1-1】【1/4】這樣的格式時，電腦會將它變?yōu)槿掌谛问健Ｈ绻胝ｏ@示輸入的內(nèi)容，有必要采取以下列出的對策?！褡铋_頭加上單引號（'）●【設(shè)置單元格格式】中，將表示形式設(shè)為【文本】后再輸入。與其坐在電腦前生悶氣，不如試著找到取消不必要的功能的方法。工作表的序號全部變成了數(shù)字【Excel的選項】→【公式】→【使用公式】→設(shè)置【R1C1引用樣式】這樣設(shè)置后，工作表序號將自動變?yōu)閿?shù)字。因此，如果你發(fā)現(xiàn)工作表中的序號都成了數(shù)字，就可以檢查一下這個設(shè)置。消除單元格的錯誤提示單元格公式等出現(xiàn)問題時，單元格左上角會出現(xiàn)帶顏色的三角形，表示此單元格有錯誤?？蛇@個“問題”，有可能是有意為之的，這時候就不需要Excel自動糾錯。那么，我們可以通過以下方法關(guān)掉糾錯功能?！綞xcel的選項】→【公式】→點擊【錯誤檢查】→取消勾選【允許后臺錯誤檢查】取消輸入時自動更正在連續(xù)輸入整列的內(nèi)容時，如果一開始輸入了與上一行單元格的文本同樣的內(nèi)容，單元格會將接下來的內(nèi)容自動替換為相同文本。當然有時這樣很方便，但不需要時又很麻煩。這一功能可通過以下方法取消?！綞xcel的選項】→點擊【高級】→取消勾選【為單元格值啟用記憶式鍵入】避免“粘貼選項”頻繁出現(xiàn)的情況進行復(fù)制粘貼的操作時，會自動出現(xiàn)【粘貼選項】，如果你不經(jīng)常使用這一功能的話也會覺得麻煩。如果想取消自動顯示，可以按照以下步驟操作。【Excel的選項】→【高級】→點擊【剪切、復(fù)制、粘貼】→取消勾選【粘貼內(nèi)容時顯示粘貼選項按鈕】工作表標簽無故消失偶爾會出現(xiàn)這樣的狀況：工作表標簽完全不顯示。這時請確認以下選項?！綞xcel的選項】→【高級】→點擊【此工作簿的顯示選項】→勾選【顯示工作表標簽】除這項設(shè)置外，在【Excel的選項】中還可以進行各種設(shè)定。各位讀者也確認其他設(shè)置，相信一定會有不少發(fā)現(xiàn)。出現(xiàn)異常狀態(tài)的3個原因“用方向鍵移動單元格，單元格根本沒動，而畫面卻在移動……”“用鍵盤輸入文字后，不知道為什么變成了數(shù)字……”“想要改寫已經(jīng)輸入的文字，卻改寫了后面的文字……”在使用Excel的過程中，偶爾會出現(xiàn)上述這些莫名其妙的情況。這些狀況讓人感到非常困惑，如果沒有查出原因就盲目地更改設(shè)置的話，可能會浪費許多時間。以上這些現(xiàn)象，分別是由于按下了“滾動鎖定”“數(shù)碼鎖定”“插入鍵”導致的。發(fā)生的原因大部分如下：“不小心按到了這些鍵?！备鶕?jù)電腦的型號不同可能會有差異，但是如果發(fā)生了上述問題，請試著在鍵盤上找找這些按鍵。●滾動鎖定（ScrollLock）●數(shù)字鎖定（NumberLock）●插入模式（Insert）只要再次按下這些按鍵，就可以解除當前狀態(tài)，有時也可能是同時按下了功能鍵。共享Excel文件時的注意點有時，制作好的Excel文件并不僅限于自己使用，而是經(jīng)常會以郵件附件的形式發(fā)送給同事、顧客和客戶。因此，為了讓接收方能夠順利地打開Excel文件，我們在發(fā)送文件時需要做好準備。雖然這似乎是微不足道的小事，但如果連這些地方都考慮不到的話，我想這樣的人也是無法做好工作的。請注意文件保存形式“我的電腦打不開別人發(fā)過來的Excel表格……”Excel文件有幾種保存形式。使用Excel2007以后的版本保存文件時，初始設(shè)定為“Excel表格”，以“.xlsx”為擴展名。關(guān)于這個保存形式，有幾點需要大家特別注意。Excel2003之前的版本，無法打開以“.xlsx”為擴展名的文件雖然相比以前已經(jīng)大幅減少了，但如今還是有不少企業(yè)在使用Excel2003之前的版本。假設(shè)，我們以郵件附件形式給客戶發(fā)送對方需要的Excel文件。這時候，如果客戶的Excel軟件版本為2003版，而你發(fā)送的文件擴展名為“.xlsx”的話，客戶就無法打開該文件。這樣只能“重新發(fā)送”?！?xlsx”形式的表格無法保存宏Excel中有一個叫作“宏”的功能，可以自動處理數(shù)據(jù)。直接保存“.xlsx”的文件，其中如果包含宏，在想要保存時會出現(xiàn)以下對話框。按【是】，不啟用宏來保存此處若一不留意按下【是】，很容易發(fā)生做好的宏消失不見的慘劇。為了避免這樣的情況出現(xiàn)，請將Excel文件的保存形式預(yù)先設(shè)置為“Excel97-2003文件（*.xls）”。如果不需要處理超過65536行的數(shù)據(jù)，在實際工作中用這種版本的文件來保存就足夠了。具體請按以下順序設(shè)定?！疚募俊綞xcel的選項】→點擊【保存】→將【文件保存格式】下拉選項改為【Excel97-2003文件（*.xls）】【文件保存格式】設(shè)置為【Excel97-2003文件（*.xls）】用的不是2003以前的版本，又要處理65536行以上的表格數(shù)據(jù)，選擇【Excel啟用宏的工作表（*.xlsm）】也可以保存。保留1個新建工作簿的初期工作表通常來說，新建Excel文件時，最初的工作表數(shù)量為3個（Excel2013版開始，基本設(shè)定為1個）。這樣一來，假設(shè)你把表格數(shù)據(jù)輸入第1張工作表中，以郵件附件形式發(fā)送給了同事、上司或客戶。對方收到后，一打開發(fā)現(xiàn)總共有3張工作表，然后很可能會逐一去檢查第2張、第3張工作表里是否有內(nèi)容?！盀槭裁匆o我發(fā)送空白的工作表……”為了不引起不必要的誤會，希望各位讀者要注意刪掉多余的工作表。也許這件事看似很簡單。但還是希望大家對他人抱著“不給別人添麻煩”的態(tài)度去做這件事?？墒遣还茉趺凑f，每次都要特意刪掉多余的工作表也很麻煩，并且也容易忘記。因此，請大家按照以下步驟設(shè)置，在新建Excel表格時設(shè)定為保留1個工作表?！疚募俊綞xcel的選項】→【常規(guī)】→點擊【新建工作薄時】→【包含的工作表數(shù)】設(shè)定為1后點擊確定【包含的工作表數(shù)】設(shè)定為1有時候我也會聽到有人這樣問：“大多數(shù)情況下使用Excel文件時都會變成3個以上工作表，一開始就設(shè)定為3個不行嗎？”針對這一疑問，我想反問一下：“如果最終還是少于3個工作表的話，不僅需要特意刪除，還有可能忘記刪除，留下這樣的隱患有什么好處呢？”如果想要更多的工作表，使用快捷鍵Shift+F11就能立刻追加。并且在Excel2013版中，初始工作表數(shù)量已自動設(shè)定為1個。“一開始就覺得工作表有3張比較好”這種想法也沒有意義。實際上，有非常多的朋友和我說：“幸虧知道了這個方法”。確認“設(shè)置打印區(qū)域”“用Email發(fā)送Excel時，請先好好檢查一下‘設(shè)置打印區(qū)域’再發(fā)送。”在我還是一個上班族的時候，我的領(lǐng)導不止一次這樣提醒過我。我認為打印出來是1張完整的頁面，但實際打印出來卻足足打了3頁。我經(jīng)常被領(lǐng)導訓斥“太浪費打印紙了！”用Email發(fā)送Excel文件時，收件人有可能會打印Excel文件。如果你沒有事先確認“設(shè)置打印區(qū)域”，本來只想打印在1張紙上，而實際打印區(qū)域卻是2頁，造成了紙張的浪費。當然了，需要打印的人也有必要事前進行確認，但還是需要制作文件的人事前設(shè)定好打印范圍。比如，你制作了一個比較大的表格。如果想完整地將這張表格橫向打印在1張A4紙上，具體的設(shè)置方法如下。①【頁面布局】→【紙張方向】點擊【橫向】②【視圖】→點擊【分頁預(yù)覽】③呈現(xiàn)以下畫面可以看到，藍色虛線就是轉(zhuǎn)換頁面的地方，這樣直接打印的話，這張表將被打印在4頁紙上。用鼠標拖拽藍色虛線，即可調(diào)整設(shè)置為1張打印頁面。用鼠標拖拽藍色虛線，調(diào)整為打印在一張紙上雖然只是偷懶了一下，但是這樣不僅會給別人帶來麻煩，也會給自己增加不必要的工作。請一定要提前設(shè)置好打印頁面。第2章如何在Excel中輸入函數(shù)輸入公式的操作步驟輸入公式的4個步驟在此，我們一起來看一下Excel的基礎(chǔ)——輸入公式。雖然這看似是很簡單的工作，但實際上從這里開始就能拉開工作效率的差距。比如做加法，首先在Excel中輸入“=”，然后用加號將數(shù)字或單元格連結(jié)在一起?；静襟E如下：①用半角模式輸入（若發(fā)現(xiàn)當前為全角模式，請務(wù)必切換至半角）。②從“=”開始輸入。③用鼠標或光標選擇需要計算的單元格，輸入公式。④按回車鍵確定。比如，A1單元格中的數(shù)值為1，在某單元格中輸入=A1+1按回車鍵確定后，算式答案自動計算為2。這就是“公式”。然后，按公式計算得出的結(jié)果顯示在單元格中的值，被稱為“返回值”。巧用函數(shù)，簡化輸入過程再比如，從單元格A1到A5，縱向分別輸入1、2、3、4、5。求這5個單元格數(shù)值的總和最直接的方法就是輸入以下公式：=A1+A2+A3+A4+A5將這一公式輸入單元格A6，會得到答案“15”。但是，這種方法非常麻煩。這次舉的例子只涉及5個單元格，可以使用這個方法，如果要用到100個、1000個，如果只是計算這些數(shù)據(jù)，算好的時候可能太陽都要下山了。為了提高這項操作的效率，Excel中有一個功能為“多個單元格求和”，就是SUM函數(shù)。打個比方，在單元格A6中輸入以下公式，即可求得單元格A1～A5的總和。=SUM(A1:A5)如果是要做乘法，則可使用PRODUCT函數(shù)，以同樣方式整合計算。=PRODUCT(A1:A5)所以，無論是計算A1～A100的數(shù)值，還是計算到A1000、A10000，只要運用函數(shù)，就能一次性輸入，快速完成計算。=SUM(A1:A100)=SUM(A1:A1000)=SUM(A1:A10000)諸如此類，各種計算或者文本處理加工等，Excel設(shè)計了“函數(shù)”這樣的公式體系，專門用來簡化用戶在使用Excel過程中所涉及的復(fù)雜操作。Excel中的函數(shù)功能十分強大，或許有些功能大家一輩子都不會用到，所以完全沒有必要全部記住。找出自己需要掌握的函數(shù)，并且熟練運用才是最緊要的。在Excel使用方面，由于無知而招致?lián)p失的第一點，就是缺乏函數(shù)的相關(guān)知識，這樣說也完全不為過。輸入函數(shù)的5個步驟輸入函數(shù)時，在單元格中一定要先在半角英文模式下輸入等號（=），基礎(chǔ)操作如下。這種表示函數(shù)結(jié)構(gòu)的，叫作“格式”。【格式】=函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2……）格式中的“參數(shù)”是函數(shù)必須的構(gòu)成要素。如果存在多個參數(shù)，就用逗號（，）隔開，從第一個開始按順序稱作參數(shù)1、參數(shù)2……比如運用IF函數(shù)的話，函數(shù)構(gòu)成如下：=IF（測試條件，真值，假值）這一情況中，“測試條件”為參數(shù)1、“真值”為參數(shù)2，“假值”為參數(shù)3。不同的函數(shù)，指定不同的參數(shù)會得出怎樣不同的結(jié)果，記住這些內(nèi)容，其實也是在慢慢提高Excel的操作技能。Excel2007之后的版本中，在輸入函數(shù)的過程中會出現(xiàn)候補名單，運用TAB鍵即可快速輸入函數(shù)。在此以SUM函數(shù)為例，請大家看一下輸入函數(shù)的具體步驟。①半角模式下輸入等號（=）。②在輸入需要的函數(shù)的過程中會出現(xiàn)候補名單。③用光標鍵從候補菜單中選擇要使用的函數(shù)名，用TAB鍵確定（此操作可補充輸入函數(shù)名稱，也會顯示前括號）。④括號中輸入?yún)?shù)。⑤最后輸入右括號，按Enter鍵或TAB鍵確定。按下Enter鍵后，活動單元格自動向下移動一個；按下TAB鍵后，活動單元格自動向右移動一個，輸入后續(xù)的內(nèi)容十分方便。如何快速選擇單元格范圍在平時的教課過程中，當我提出“選中某一范圍的單元格”這一要求，會有一大部分人無法順利做到。選擇單元格范圍是與在單元格中輸入內(nèi)容同等重要的操作，我們需要理解和掌握操作的種類與區(qū)別。選擇單個單元格只需將光標移動到目標單元格并點擊，或者可以利用鍵盤上的方向鍵選擇單元格。選擇多個單元格的范圍點擊該范圍的起始單元格，用鼠標拖曳至終止單元格。這就是“拖拽”操作。另外，也可以同時按下Shift鍵與方向鍵，然后按下方向鍵，擴大單元格的選擇范圍。選擇數(shù)據(jù)連續(xù)輸入的單元格范圍為了選擇連續(xù)輸入數(shù)據(jù)的單元格范圍，可以同時按下Shift+Ctrl+方向鍵，這樣就能恰好選中目標單元格的范圍。熟練使用“引用”，快速計算活用單元格中的原始數(shù)據(jù)快速輸入數(shù)據(jù)十分重要，但如果能利用單元格里原始數(shù)據(jù)，就可不用逐個輸入。為此，我們可以使用“引用”功能。比如說，在單元格A1中輸入價格，單元格B1中要計算出此價格加上消費稅的總和。需要在B1中輸入以下公式（假設(shè)消費稅為8%）。=A1*1.08B1中的這個公式，是取A1中的數(shù)值進行計算。也就是說，B1是在“引用”A1的值?！耙脝卧瘛?，可以理解為某個單元格對其他單元格做以下的操作：“向此單元格看齊”“提取此單元格的數(shù)值”“使用此單元格的數(shù)值”想要確認輸入的公式引用了哪個單元格，則可以選擇此格式所在的單元格，按下F2鍵。引用的單元格會被有色框線圈起，易于辨認。專欄“從屬單元格”和“引用單元格”在B1中輸入“=A1”，意思為“B1引用A1的值”。換句話說，A1是B1引用的目標，因此A1是B1的“從屬單元格”。偶爾也會看到反過來的說法，“B1是A1的引用單元格”。其實這種說法并不嚴密。正確點來講，A1是B1的“引用單元格”，B1是A1的“從屬單元格”。關(guān)于這一點，看到Excel界面的“追蹤引用單元格”功能就明白了。圖標上的箭頭指向“對現(xiàn)在擇取的單元格數(shù)值產(chǎn)生影響的單元格”。舉例說明，選擇B1后，在“公式”選項卡中點擊“追蹤引用單元格”，會出現(xiàn)圖中的箭頭。點擊【追蹤引用單元格】后的畫面圖示藍色箭頭表示“B1的引用單元格為A1”。反過來，如選擇A1后點擊“追蹤從屬單元格”，會出現(xiàn)下圖中的箭頭。點擊【追蹤從屬單元格】由于這兩個用詞比較容易引起誤解，特在此稍作解釋。必須掌握的運算符引用單元格中的數(shù)值可用于運算，或連接文本。其使用的符號，叫作“運算符號”。接下來我將逐個解說。四則運算加法符號“+”、減法符號“–”、乘法符號“*”（星號）、除法符號“/”（斜線）。例如，想要將A1中的數(shù)值與B1中的數(shù)值做乘法。在目標單元格中輸入以下內(nèi)容并按回車鍵確定。=A1*B1文本運算符合并計算單元格數(shù)值時使用，以“&”連接，即為文本運算符。例如，想合并A1的數(shù)值與B1的數(shù)值時，可以這樣輸入：=A1&B1輸有此公式的單元格最后顯示的結(jié)果，就是A1與B1的合并數(shù)值。比較運算符在Excel中，通過使用功能與函數(shù)，依照單元格數(shù)值，可做拆分或變化處理。例如，以“考試分數(shù)80分以上為A，79分以下為B”作為條件，根據(jù)考試分數(shù)（條件）在單元格中輸入不同的結(jié)果（判定）。這種“在特定情況下”來設(shè)定條件時，使用的就是“比較運算符”，基本上等同于學校里學過的“等號”和“不等號”?！?gt;→左大于右●<→右大于左●>=→左大于或等于右●<=→右大于或等于左●=→右和左相等●<>→左右不相等例如，利用第3章中會講到的IF函數(shù)，以“如果A1中的數(shù)值大于100則為A，否則為B”為條件做計算的話，可在目標單元格內(nèi)輸入以下公式。=IF(A1>100,"A","B")此處出現(xiàn)“A1>100”（意為A1的值比100大）這樣的條件設(shè)置，就是“邏輯運算”。復(fù)制帶公式單元格時的陷阱有時候，我們需要將公式復(fù)制到其他單元格中。這時，如事先沒有掌握相關(guān)知識，就會浪費一些不必要的時間。例如，下圖是不同地區(qū)的分公司的銷售額一覽表，其中，處理“結(jié)構(gòu)比率”一欄時，請輸入正確的公式。各分公司的“結(jié)構(gòu)比率”，是將各個分公司銷售額除以全公司的銷售額計算得出的。因此，首先請在C2中輸入“=B2/B11”。在單元格C2輸入=B2/B11※選擇單元格C2→輸入等號（=）→點擊單元格B2→輸入斜線（/）→點擊單元格B11詳細的內(nèi)容我會在第七章介紹，這里只稍微提一下。在“設(shè)置單元格格式”中，可以預(yù)先將C列的表示形式設(shè)為百分比，那么就可以知道北海道分公司在整個公司的銷售額中所占的比例。接下來，同樣在C3～C11中輸入計算占比的公式，就可以得出所有分公司的銷售額在整體中所占的比例。當然，如果你在單元格中逐個輸入相同的公式，做完的時候太陽都下山了。而且如果你這么做……還會出現(xiàn)這樣的亂碼：表格中顯示“#DIV、0!”單元格中出現(xiàn)“#DIV/0!”，似乎計算進行得并不順利。那么到底出了什么問題？我們選中單元格C3，按下F2鍵?！綟2鍵的功能】●使活動單元格處于可編輯狀態(tài)。●選中的活動單元格內(nèi)容引用自其他單元格時，用有色框線顯示被引用的單元格。于是，所選單元格的引用單元格如下圖。選中單元格C3，按下F2鍵除數(shù)引用了正確的單元格（B3），被除數(shù)本應(yīng)引用B11中的數(shù)值，但卻引用了單元格B12的數(shù)值。就是說，指定被除數(shù)時出現(xiàn)了偏差。為什么會發(fā)生這種情況？原來，將最初輸入的公式向下復(fù)制的同時，所引用的單元格也一同被“拖拽”向下移動。一開始在C2中輸入“=B2/B11”，其實是引用了B2和B11數(shù)值。這是因為從單元格C2的位置關(guān)系來看，系統(tǒng)將B2和B11這兩個單元格分別當作為“用于計算的分子與分母的單元格”。從含有公式的單元格C2來看，與單元格B2和B11的位置關(guān)系如下：●B2→自己所在處向左1格的單元格●B11→自己所在處向左1格、向下9格所到達的單元格而且，這種位置關(guān)系在被復(fù)制的單元格里也是同樣。直接拖動復(fù)制，向下1格的C3如先前畫面所示，會自動變?yōu)椤?B3/B12”。作為除數(shù)的B3，在含有公式的單元格C3看來，就是“向左1格的單元格”，選中時會保持這種識別也沒有問題。但是，關(guān)于被除數(shù)的話，在C3看來引用的是“向左1格、向下9格的單元格”，也就是B12。而B12是一個空白單元格，那么這個算式就是B3數(shù)值除以一個空白單元格數(shù)值……換句話說，被除數(shù)其實是0。數(shù)學中最基本的常識就是被除數(shù)不能為0。因此，單元格C3最終表示的結(jié)果就會是“#DIV/0!”這樣的亂碼。像這樣，在復(fù)制包含公式的單元格作為引用時，結(jié)果有所偏差的狀態(tài)叫作“相對引用”。利用“F4”與“$”高效運用“絕對引用”那么，應(yīng)該怎么操作才能在向下拖拽復(fù)制公式的時候保持被除數(shù)固定不變呢？答案就是“絕對引用”。請試著用以下方式輸入公式。①在單元格C2輸入公式=B2/B11。②點擊單元格B11，按F4?？梢钥吹?，以B11為引用單元格后，出現(xiàn)了符號$。③從單元格B2開始拖拽至第11行，這次并沒有出現(xiàn)錯誤，能夠正常計算。如果不知道這個方法，就需要手動輸入每一個被除數(shù)，這樣就會浪費很多時間。順帶一提，指定引用單元格后，多次按下F4鍵，$符號的所在位置也會發(fā)生變化?！?A$1→固定列和行●A$1→固定行●$A1→固定列●A1→不固定位置即使知道“$符號為絕對引用”，還是有很多人不清楚按F4可以輸入$這一操作方法。請大家一定要善用F4鍵。如需縱向、橫向復(fù)制含有公式的單元格時，一般會有兩種需求：只固定行、只固定列。這時，可用上述方法切換。無需記住錯誤值的種類與意義除了前文中提到的“#DIV/0!”，還有“#NAME?”、“#N/A”等在單元格里輸入函數(shù)后出現(xiàn)的各種難以理解的內(nèi)容。這些是“錯誤值”，表示你當前輸入的函數(shù)中出現(xiàn)了問題或偏差。錯誤值的種類有許多，但是不需要特意記住它們所表示的含義，只要會判斷以下內(nèi)容就足夠了。●#N/A→（VLOOKUP函數(shù)的）檢索值不存在●#DIV/0!→以0位被除數(shù)●#REF!→引用單元格已被刪除在錯誤值的處理問題上，最重要的是掌握設(shè)定不顯示錯誤值的方法（請參照P120）。第3章需要事先掌握的6個函數(shù)Excel中總共有400個以上的函數(shù)，當然也沒有必要全部掌握。工作中會用到、需要掌握的函數(shù)約有60～70個。其中，我們應(yīng)該優(yōu)先掌握的是以下6個非常重要的基礎(chǔ)函數(shù)?！瘛案鶕?jù)指定的條件來對應(yīng)處理數(shù)據(jù)”……IF函數(shù)●“這個月的銷售額是多少？”……SUM函數(shù)●“這一銷售數(shù)據(jù)涉及幾筆交易？”……COUNTA函數(shù)●“銷售額的明細如何？……比如分別計算每個負責人的銷售額”……SUMIF函數(shù)●“出席者名單，多少人有××？”……COUNTIF函數(shù)●“輸入商品名稱，無法自動顯示價格？”……VLOOKUP函數(shù)接下來，我將會具體講解這6個函數(shù)。根據(jù)條件改變答案——IF函數(shù)IF函數(shù)的基礎(chǔ)知識如果你是老師，你想以“考試分數(shù)在80分以上的是A，80分以下的是B”作為判斷條件，在B列中輸入所有分數(shù)后，C列中會顯示相應(yīng)結(jié)果。可以按照下面的方法操作。①在單元格C2中輸入以下公式：=IF(B2>=80,"A","B")②按Enter鍵，C2中得出“B”③將公式復(fù)制到其他單元格，系統(tǒng)會根據(jù)分數(shù)自動做出判斷。像這樣，根據(jù)作為判斷條件的數(shù)值，可以更改單元格中的數(shù)值或公式的結(jié)果。這就是IF函數(shù)的作用。下面是IF函數(shù)的具體結(jié)構(gòu)。【公式】=IF(條件表達式,條件為真,條件為假)像這樣表示函數(shù)構(gòu)造的形式，叫作“公式”。不是說一定要準確無誤地記住所有函數(shù)的公式。只要能做到看一眼就大概明白其中的含義，在實際操作中也能熟練運用就可以。在此，我們來具體看一下函數(shù)結(jié)構(gòu)中各部分所表示的含義。●第一參數(shù)：條件表達式（用于按照條件分別處理結(jié)果）※上述例子（B2>=80）中，表示單元格B2的值是否在80以上●第二參數(shù)：條件為真（即第一參數(shù)中的條件表達式成立，符合條件時返回的值）●第三參數(shù)：條件為假（即第一參數(shù)中的條件表達式不成立，不符合條件時返回的值）也就是說，之前列出的公式，其實是一個命令句“B2的值大于等于80輸入A，不是則輸入B！”如何判定復(fù)數(shù)條件在判定復(fù)數(shù)條件時，請把多個IF函數(shù)嵌套在一個公式中。比如說，如果要表達“B2單元格的值大于等于80為A，大于等于50為B，49以下為C”，就簡化為下列公式。=IF(B2>=80,"A",IF(B2>=50,"B","C"))乍一看也許有人會覺得這個公式又長又復(fù)雜，但它只是在重復(fù)下面的程序。①一開始的條件表達式(B2>=80)，如此條件為真，輸入值(A)。②下一個參數(shù)，再次從IF和括號開始輸入。③接著輸入下一個條件表達式。如果不符合這兩個條件表達式中的任何一個條件，則表示“結(jié)果為假”，輸入的值則指定為”C”。像這樣，在IF函數(shù)中嵌套一個IF函數(shù)的現(xiàn)象，叫作“多重條件函數(shù)”。IF函數(shù)的多重條件，在Excel2007以后的版本中，最多可以排入64個。但是，如果嵌套的函數(shù)太多，可能變成自己都難以理解的復(fù)雜算式，這點請務(wù)必注意。遇到這種情況，可以利用VLOOKUP函數(shù)的變換技巧（參考P272），或利用操作列（參考P125）劃分到多個單元格分別處理?？傊?，可以采取不同的方法。本月銷售額——SUM函數(shù)SUM函數(shù)的基礎(chǔ)在Excel中，加法用“+”符號進行運算。想要求單元格A1與A2的數(shù)值總和，可以用下列算式做加法。=A1+B1但是，如果做加法的單元格有很多，全部用“+”連接的話，需要多次輸入“+”，這樣做十分浪費時間。有一個函數(shù)專門用于簡化多個單元格做加法時的輸入操作，那就是SUM函數(shù)。例如，要計算單元格B2到B11的值的總和，則在B2中輸入以下公式：=SUM(B2:B11)※目標單元格范圍，用“:”（冒號）連接起始單元格和最終單元格。也就是說，在SUM函數(shù)的括號中的內(nèi)容是需要計算總和的單元格的范圍?！竟健?SUM（想要計算總和數(shù)的單元格的范圍）計算連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和——ΣSUM在B12與C12中輸入數(shù)量與總銷售額。在B12單元格里，輸入SUM(B2:B11)其實，想要計算多個連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和，有更簡便的方法，那就是使用ΣSUM函數(shù)（SUM函數(shù)中的一種），它的功能就是能夠自動輸入SUM函數(shù)和計算總和的范圍。可在【開始】欄目下點擊ΣSUM按鈕，或者不使用鼠標，直接按快捷鍵。雖然這兩種方法的區(qū)別甚微，但掌握快捷鍵總是方便的。先選擇B12，然后按下以下快捷鍵。Alt+=隨后，就會像前文中的畫面一樣，系統(tǒng)自動指定合計單元格范圍，目標單元格里也含有SUM函數(shù)。并且，這時候如果在B12與C12都被選中的前提下，按下這個快捷鍵，處于自動選中合計單元格范圍的SUM函數(shù)，會同時出現(xiàn)在這兩個單元格中。如何求多個分開的單元格的總和如果要計算多個分開的單元格的總和，應(yīng)該怎么做呢？這時，按照以下方式，按下Ctrl鍵并點擊鼠標，就能輕松輸入公式。①選中想要求和的單元格，輸入=SUM(?！@里選擇了單元格C14②按Ctrl鍵，選擇需要求和的單元格?！鐖D所示，點擊單元格C2、C6、C10。③輸入右括號，按回車鍵確定。如此，單元格C14中顯示為=SUM(C2,C6,C10)像這樣，在需要求和的單元格之間輸入“,”來隔開，就能夠大幅提升工作效率。如何提高乘法運算、字符串混合輸入的效率在Excel中，同樣有能夠快速輸入乘法運算和字符串的函數(shù)。PRODUCT函數(shù)可以對括號內(nèi)指定的數(shù)值做乘法。例如，按如下方式輸入，即可算出單元格A1到E1數(shù)值相乘后的結(jié)果。=PRODUCT(A1:E1)用星號（*）連接單元格的話，公式則如下所示。很明顯，前面的方法要輕松得多。=A1*B1*C1*D1*E1除此之外，還有在括號內(nèi)連接多個指定文本的CONCATENATE函數(shù)。首先輸入：=CONCATENATE(之后，按住Ctrl鍵，點擊想要連接的單元格，像這樣，選中的單元格會被“,”隔開。=CONCATENATE(A1,B1,C1,D1,E1)用“&”連接各單元格也是一樣，但存在多個需要連接的目標單元格時，還是這種方法更簡便。計算客戶名單的人數(shù)——COUNTA函數(shù)“銷售額”不僅是金額的總和前文中介紹的SUM函數(shù)，是在日常工作中使用頻率最高的函數(shù)之一。但是，在實際操作時也會出現(xiàn)問題。比如在計算銷售額總和時，SUM函數(shù)得出的結(jié)果為金額總和。但是，除金額以外，“成交件數(shù)”“銷售個數(shù)”“客戶人數(shù)”也是“銷售額”中的要素。也就是說，用SUM函數(shù)計算得出“銷售額為1億日元”之后，接下來有必要表示“這些銷售額中的成交量是多少”。這時，我們就能用到COUNTA函數(shù)了。如果說SUM函數(shù)用來“算出指定單元格的總和”，那么COUNTA函數(shù)則是用來“計算指定單元格的范圍內(nèi)，包含有效數(shù)值的單元格的個數(shù)（即非空白單元格的個數(shù)）”。例如，有一張按活動參加者分類顯示購買入場券數(shù)量的表格，如果現(xiàn)在想要知道有多少名參加者，應(yīng)該怎么做呢？A列中輸入?yún)⒓诱叩拿郑胍趩卧馝1中顯示參加者人數(shù)的話，可以在單元格E1中輸入如下公式：=COUNTA(A:A)-1在單元格E1中輸入=COUNTA(A:A)-1把函數(shù)翻譯成文字這一函數(shù)，實際是通過以下方式進行計算的?！皵?shù)一數(shù)在A列中，有多少單元格內(nèi)含有數(shù)據(jù)（除空白單元格以外的數(shù)量），并減去1”為什么要減去1呢？這是因為計算時要除去內(nèi)容為“參加者姓名”的單元格A1。像這樣，在實際使用Excel時，必須掌握“迎合不同情況，在函數(shù)公式中通過增減數(shù)字進行調(diào)整”這種能力和思維方式。“能把函數(shù)用文字翻譯出來”非常重要。要習慣用文字來解釋說明函數(shù)公式在進行怎樣的處理。此外，在此介紹的“整列單元格數(shù)減去1”的公式，也可用于自動增減在輸入規(guī)則中的菜單選項。（參考P200）與COUNT函數(shù)的區(qū)別與COUNTA函數(shù)極為相似的函數(shù)是COUNT函數(shù)。它與COUNTA函數(shù)的區(qū)別如下：●COUNTA函數(shù)指定參數(shù)范圍內(nèi)，計算除空白單元格之外的單元格的個數(shù)，即統(tǒng)計包含數(shù)據(jù)的單元格的數(shù)量?！馛OUNT函數(shù)指定參數(shù)范圍內(nèi)，計算含有數(shù)值的單元格的數(shù)量。也就是說，COUNT函數(shù)只計算含有數(shù)字的單元格個數(shù)。因此，自動忽略統(tǒng)計含有文本的單元格的數(shù)量。在具體實務(wù)操作上，一般用COUNTA函數(shù)就夠了，當需要計算輸入有數(shù)字、數(shù)據(jù)的單元格的數(shù)量時，再使用COUNT函數(shù)即可。按照負責人分別計算銷售情況——SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)的基礎(chǔ)如下所示，A列為負責人，D列為銷售額數(shù)據(jù)。A列：負責人，D列：銷售額以這個數(shù)據(jù)表格為基礎(chǔ)，從G列開始，計算每一個負責人的銷售額的總和。在做這項工作時，我看到很多人發(fā)生了以下“慘劇”?！袷褂秒娮佑嬎闫?，手動計算數(shù)據(jù)?！褫斎搿?SUM(D2,D7,D12,D17,D18)”，統(tǒng)計每一名負責人的銷售額總數(shù)時，不斷重復(fù)這一操作。那么，怎樣做才正確的呢？這時我們可以使用SUMIF函數(shù)，我們看一下具體的操作步驟吧。①在單元格H2內(nèi)輸入以下公式=SUMIF(A:A,G2,D:D)②按下回車鍵后，單元格H2內(nèi)顯示“吉田”負責的銷售額。③將單元格H2中的公式拖拽復(fù)制至H6，則會顯示相應(yīng)的負責人的銷售額。④想要得出所有負責人的銷售額總和時，則需要雙擊單元格H7，再按下AUTOSUM快捷鍵Alt+=。⑤按下回車鍵，可得出全員銷售額的總和。SUMIF函數(shù)有三個參數(shù)?！竦谝粎?shù)：用于條件判斷的單元格區(qū)域●第二參數(shù)：在第一參數(shù)指定的范圍里，需要計算總和的行的判定條件●第三參數(shù)：實際求和的區(qū)域按照步驟1輸入“=SUMIF(A:A,G2,D:D)”這一公式，Excel會自動識別，做出以下的處理：●需要計算總和的區(qū)域為D列數(shù)值。但并不是要算出D列中全部數(shù)值的總和?！裨贏列中，只計算與G2的值相同的行的D列數(shù)值的總和。不能只導出實數(shù)一覽表決不能僅限于導出實數(shù)一覽表。將得出的數(shù)字進行比較，才有其計算的意義。讓我們再算一下“結(jié)構(gòu)比率”吧。①單元格I2中，銷售額輸入計算吉田的銷售額占整體的比例的公式。②按下回車鍵，顯示出吉田的銷售額在整體中的所占比例。③拖拽復(fù)制到單元格I7，即可顯示每一名負責人所占的比例。如此一來，即可顯示每一名負責人的銷售額所占比例，每一名負責人對公司的貢獻程度等情況也會一目了然。另外，比起“A君的業(yè)績比誰都高啊”這種模糊的說明，通過使用“A君的銷售額占全員的43%”這樣帶有具體數(shù)據(jù)表達，就會讓說明變得更加詳細、更有說服力。參加名單中，有多少人出席—COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)的基礎(chǔ)假設(shè)要制作活動的參加者名單。參加與否一列中需要輸入○、△、×這3種符號?；顒映鱿藛T名單那么，如自動計算出現(xiàn)在的參加者有幾人，即標記“○”的人數(shù)是多少，以及“缺席人員，標記‘×’的有幾個人”，應(yīng)該怎樣處理呢？當然，我們不可能每次都口頭計算，再填到E1～E3的表格里，這樣太浪費時間了。為節(jié)省時間，有一種函數(shù)可以算出“在B列中，標有‘○’的單元格有多少個”，那就是COUNTIF函數(shù)。好了，我們來試著在B列中分別計算單元格E1～E3中的○、△、×的數(shù)量吧。也就是說，即使這張參加名單表格有任何追加、變更的情況，各個記號的數(shù)量也會自動更新。①在單元格E1中，輸入以下公式，計算B列中與D1有相同內(nèi)容的單元格的數(shù)量。=COUNTIF(B:B,D1)②按回車鍵，在單元格E1中顯示結(jié)果。③將公式拖拽復(fù)制至單元格E3，顯示其他記號的數(shù)量。COUNTIF函數(shù)是由下面2種參數(shù)構(gòu)成的。●第一參數(shù)：計算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域●第二參數(shù)：在第一參數(shù)的指定范圍內(nèi)計算數(shù)目的條件指定范圍（第一參數(shù)）中，計算出第二參數(shù)指定的值或者與指定的條件一致的單元格的數(shù)目。如何計算每名負責人員的銷售件數(shù)用前面寫到的SUMIF函數(shù)可以算出每一位負責人員達成的銷售額，那么這回來算一下每個人的銷售件數(shù)吧。利用前面介紹過的SUMIF函數(shù)，在H列的“銷售額”中輸入每一位負責人的銷售額。I列的“銷售件數(shù)”，則顯示“這些銷售額分別來自多少件銷售業(yè)務(wù)”這一數(shù)據(jù)。在這個表格中，單元格I2中的數(shù)字表示“A列中含有的單元格G2數(shù)值的數(shù)目（即“吉田”）有多少”。①在單元格I2中輸入以下公式，計算A列中有單元格G2數(shù)值的數(shù)目（即“吉田”）有多少。=COUNTIF(A:A,G2)②按回車鍵后，單元格I2中顯示的數(shù)值表示：A列中出現(xiàn)的與G2有相同值的單元格（即“吉田”）的數(shù)目。③將單元格I2中的公式拖拽復(fù)制到I6，然后選擇I7，按Alt+Shift+=（AutoSUM快捷鍵）獲得總和。完成以上三步，即完成統(tǒng)計。這里出現(xiàn)的數(shù)字，計算的是“A列中含有各負責人名字的單元格，各有多少個”。把它作為一個商業(yè)數(shù)據(jù)概念來講的話，表示的是“吉田的銷售件數(shù)共有5件”。另外，在這張圖中有一列空白的單元格，此列數(shù)據(jù)是將每一位負責人的銷售額除以銷售件數(shù)，得到的平均銷售額的數(shù)據(jù)。通過計算結(jié)果，就能分析出如“雖然以銷售件數(shù)來說吉田比佐藤多一些，但是佐藤的銷售額更高是因為佐藤的平均銷售額更高”這樣的結(jié)果。以此進一步了解到“吉田只要向佐藤看齊，增加每件交易的平均銷售額，即可提高總銷售額?！敝皇窍襁@樣簡單地分析，也能成為我們探討一些具體銷售戰(zhàn)略的契機，比如“為了這一目標，應(yīng)該具體訂立怎樣的銷售策略？”“我們應(yīng)該考慮什么樣的促銷手段？”通過使用COUNTIF函數(shù)，我們可以檢查數(shù)據(jù)是否重復(fù)、確認指定數(shù)據(jù)是否存在、單元格中是否包含指定文本，等等。這是一個十分方便的重要函數(shù)，請一定要掌握。輸入商品名，自動顯示價格——VLOOKUP函數(shù)VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)假設(shè)有以下數(shù)據(jù)表格。這時，A列中輸入商品代碼后，單價一列即可自動出現(xiàn)價格，這樣不僅十分方便，還能避免輸入錯誤。但是，要想實現(xiàn)這點，需要預(yù)先在其他地方準備好“各商品的價格”一覽表。在這張Excel工作表中，可作為參考信息的表格（商品單價表）位于右側(cè)。那么，我們試著將與A列各商品代碼匹配的單價顯示在B列中吧。①在單元格B2中輸入以下函數(shù)。=VLOOKUP(A2,F:G,2,0)②按回車鍵確定后，將B2拖拽復(fù)制到單元格B8。由此，B列的各單元格中出現(xiàn)了與商品代碼匹配的單價。在此輸入的VLOOKUP函數(shù)，到底是什么樣的函數(shù)呢？只有能夠用文字解釋，才算是完全掌握了這個函數(shù)。將VLOOKUP函數(shù)轉(zhuǎn)換成文字，則為以下的指令：“在F列到G列范圍內(nèi)的左邊一列（即F列）中，尋找與單元格A2的值相同的單元格，找到之后輸入對應(yīng)的右邊一列（即G列）單元格?！盫LOOKUP中的V，代表Vertical，表示“垂直”之意，意為“在垂直方向上查找”。此外，類似函數(shù)還有HLOOKUP函數(shù)，首字母H代表Horizontal，表示“水平”之意。因篇幅有限，本書無法做出更詳盡的說明，有興趣的讀者可自行了解。4個參數(shù)的意義與處理流程用逗號（,）隔開的4個參數(shù)，我們來看看這4個參數(shù)各自表達的意思吧。●第一參數(shù)：檢索值（為取得需要的數(shù)值，含有能夠作為參考值的單元格）●第二參數(shù)：檢索范圍（在最左列查找檢索值的范圍。“單價表”檢索的范圍）●第三參數(shù)：輸入對應(yīng)第二參數(shù)指定范圍左數(shù)第幾列的數(shù)值●第四參數(shù)：輸入0（也可以輸入FALSE）這個函數(shù)，首先在某處搜索被指定為第一參數(shù)檢索值的值。至于搜索范圍則是第二參數(shù)指定范圍的最左邊的列。上述例子中，第二參數(shù)指定的是F列到G列的范圍，因此檢索范圍即為最左列的F列。接下來，如果在F列里發(fā)現(xiàn)了檢索值（如果是單元格B2則指A2的值即“A001”，F(xiàn)列中對應(yīng)的是F3），那么這一單元格數(shù)據(jù)即為往第三參數(shù)指定的數(shù)字向右移動一格的單元格數(shù)值。這一例子中，第三參數(shù)指定為2，因此參考的是從F3往右數(shù)第2列的單元格G3的數(shù)據(jù)。之后，再在這張表的小計欄中輸入“單價×數(shù)量”的乘法算式，輸入數(shù)量后，系統(tǒng)就會自動計算小計欄中的數(shù)據(jù)。如果在報價單與訂單的Excel表格里設(shè)置這樣的構(gòu)造，制作工作表時就會十分方便。這是一項能夠提高Excel操作效率的基礎(chǔ)。用“整列指定”檢查請注意一下在第二參數(shù)中指定F列和G列這兩個整列的這一操作。這樣，即便在單價表里追加了新商品時，VLOOKUP函數(shù)依然可以做出相應(yīng)的處理。在設(shè)定事先輸入VLOOKUP函數(shù)，就能自