(高清版)GBT 41207-2021 信息與文獻(xiàn) 文件(檔案)管理體系 實(shí)施指南

GB/T41207—2021/ISO30302:2015信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系 國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)IGB/T41207—2021/ISO30302:20 Ⅲ 12規(guī)范性引用文件 1 1 14.1了解組織及其背景 1 2 35領(lǐng)導(dǎo)作用 35.1管理承諾 3 3 45.3.1總則 45.3.2管理職責(zé) 55.3.3執(zhí)行職責(zé) 5 66.1應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的措施 66.2文件管理的目標(biāo)和規(guī)劃 7 8 87.2能力 87.3意識(shí)和培訓(xùn) 97.4溝通 7.5證明性文檔 7.5.2證明性文檔的控制 8.1運(yùn)行規(guī)劃和控制 8.2文件過程的設(shè)計(jì) 8.3文件系統(tǒng)的實(shí)施 9績(jī)效評(píng)價(jià) ⅡGB/T41207—2021/ISO30302:2015 9.2內(nèi)部體系審計(jì) 9.3管理評(píng)審 20附錄A(資料性)關(guān)于信息來源和支持組織背景分析需考慮因素的示例 21A.1信息來源 21A.2需考慮的因素 參考文獻(xiàn) 23ⅢGB/T41207—2021/ISO30302:2015本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化GB/T41207《信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系實(shí)施指南》、GB/T34112《信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求》和GB/T34110《信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)》共同構(gòu)成支撐文件管理的本文件使用翻譯法等同采用ISO30302:2015《信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系實(shí)施指南》。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/MGB/T41207—2021/ISO30302:2015GB/T34110對(duì)文件(檔案)管理體系(MSR)系列標(biāo)準(zhǔn)和MSR目標(biāo)及受益和相關(guān)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行了詳細(xì)本文件在符合GB/T34112內(nèi)容的同時(shí)為組織內(nèi)實(shí)施MSR提供了實(shí)踐指南。本文件包含建立和維護(hù)MSR的所有需考慮的因素。MSR的實(shí)施通常以項(xiàng)目的形式執(zhí)行。一個(gè)MSR能在如下情況實(shí)組織決定實(shí)施MSR之前需要初步評(píng)估現(xiàn)有文件和文件系統(tǒng)已經(jīng)識(shí)別重要改進(jìn)過程中需要解決的施降低風(fēng)險(xiǎn)的策略。或者，MSR能為重大改進(jìn)提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理框架，如將文件過程過程集成處理或改進(jìn)對(duì)于線上業(yè)務(wù)往來文件或使用社交媒體的業(yè)務(wù)每個(gè)組織所處的背景和復(fù)雜程度都是獨(dú)特的，且組織的特定背景需考慮的因素還會(huì)對(duì)MSR實(shí)施產(chǎn)生影響。小型組織能對(duì)本文件中所描述的措施進(jìn)行相應(yīng)的簡(jiǎn)化，而大型或復(fù)雜的 第4章解決了如何分析MSR需求的問題。通過此分析，明確了MSR的范圍，并定義了實(shí)施 第5章解釋了如何從最高管理者處獲取承諾。此承諾在文件方針、職責(zé)分配、MSR的實(shí)施規(guī) 源(見第7章)表現(xiàn)。 求和范圍(見第4章)、文件方針(見5.2)、風(fēng)險(xiǎn)分析(見6.1)以及為了滿足文件管理目標(biāo)(見6.2)的實(shí)施過程中的資源需求。第8章解釋了宜為MSR實(shí)施哪些文件過程和系統(tǒng)。 第9章和第10章解決了績(jī)效評(píng)價(jià)以及改進(jìn)GB/T34112中的規(guī)劃、目標(biāo)和需考慮的因素的相對(duì)于GB/T34112中第4～10章中的每一條，本文件提供了以下內(nèi)容： 滿足GB/T34112所需的必要活動(dòng) V1GB/T41207—2021/ISO30302:2015信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系本文件描述了在設(shè)計(jì)和實(shí)施MSR時(shí)需要進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)，GB/T34112—2017中所規(guī)定的內(nèi)容沒下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不GB/T34110—2017信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)(ISO30300:2011,IDT)GB/T34112—2017信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求(ISO30301:2011,IDT)3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T34110—2017界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。組織背景宜決定和驅(qū)動(dòng)MSR的實(shí)施和改進(jìn)。本章旨在確保組織在實(shí)施一項(xiàng)MSR之前能夠充分考慮其背景及需求。這些需考慮的因素通過對(duì)組織背景的分析予以滿足。整個(gè)——識(shí)別內(nèi)部和外部因素(見4.1);——界定MSR的范圍(見4.3)以及識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)(見第6章)。A.1給出了關(guān)于組織內(nèi)部和外部背景信息來源的案例以及潛在利益相關(guān)方案例。2GB/T41207—2021/ISO30302:2015 背景分析是一個(gè)連續(xù)的過程，它為MSR的建立和體系評(píng)價(jià)提供了依據(jù)(見第9章),并支持MSR的持續(xù)性改進(jìn)(見第10章)。GB/T34112—2017提出在分析過程中要有證明——MSR實(shí)施相關(guān)的手冊(cè)或項(xiàng)目計(jì)劃中的某一章；—一份關(guān)于組織內(nèi)外部環(huán)境分析以及其與MSR的相互影響的正式報(bào)告；-—一系列關(guān)于組織背景的文件。服務(wù)等);業(yè)務(wù)需考慮的因素宜根據(jù)當(dāng)前業(yè)務(wù)過程績(jī)效以及未來發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行明確。當(dāng)或電子化的業(yè)務(wù)過程時(shí)更需特別注意。因?yàn)樵谏鲜銮闆r下組織的業(yè)務(wù)需考 3GB/T41207—2021/ISO30302:20154.3界定MSR的范圍此范圍既能是綜合考慮已經(jīng)識(shí)別的要素(見4.1)和需考慮的因素(見4.2)之后得出的背景分析結(jié)——識(shí)別其他相關(guān)組織的哪些部分或功能被包括以及它們之間——識(shí)別影響MSR的所有外包過程以及對(duì)于這些外包過程的責(zé)任實(shí)體的控制。一份MSR需考慮因素的、限定MSR范圍的證明性聲明。此聲明可單獨(dú)列出，也可包含在其他是它對(duì)于MSR的成功非常重要。管理承諾同樣被包含在GB/T34112—2017的其他與資源(見7.1)、除了在文件方針(見5.2)中，文件最高管理者對(duì)于MSR的管理承諾并非強(qiáng)制，只將其作為管理承 由最高管理者定義的組織戰(zhàn)略方向是文件方針的基礎(chǔ)。文件方針由最最高管理者的指示需要在正式文檔中聲明。正式文檔通常不由最高管文件方針包含總體的指示、為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)如何生成和控制文件及實(shí)施原則4GB/T41207—2021/ISO 5執(zhí)行代表所承擔(dān)的任務(wù)大體上以GB/T34112—2017中的第8章和GB/T34112—2017中的附錄6GB/T41207—2021/ISO 7GB/T41207—2021/ISO——使用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具的任何輸出(IEC31010:2009的附錄B給出了此類工具的范圍， 8 9GB/T34112—2017提出組織生成和留存說明不同崗位的員工能力的證據(jù)是十分必要的。包括描需要運(yùn)用一些策略來增強(qiáng)對(duì)MSR方針、目標(biāo)和需考慮因素的意識(shí)，以及使員工了解其在實(shí)現(xiàn)與MSR一致性方面的崗位和責(zé)任。能通過不同的培訓(xùn)和意識(shí)培養(yǎng)項(xiàng)目，以及適用于現(xiàn)有項(xiàng)目的方法來——在MSR特定領(lǐng)域和文件過程和控制的業(yè)務(wù)方面的補(bǔ)充培訓(xùn)； ——項(xiàng)目評(píng)價(jià)計(jì)劃GB/T41207—2021/ISO GB/T34112—2017的7.5.1可用于核對(duì)其他章中的證明性文檔要求。表1給出指定文檔未指定未指定未指定未指定崗位和職責(zé)未指定未指定文件管理目標(biāo)和規(guī)劃未指定能力需求未指定內(nèi)部溝通外部溝通(有條件的)證明性文檔控制未指定文件過程控制未指定未指定內(nèi)部審核審核程序未指定文件識(shí)別未指定A.1.1,A.1.2,A.1.3,A.未指定未指定獲取文件的節(jié)點(diǎn)技術(shù)的選擇或變動(dòng)未指定登記(有條件的)訪問訪問規(guī)則GB/T41207—2021/ISO30302:2015表1證明性文檔需考慮的因素(續(xù))指定文檔未指定組織建立和維護(hù)控制MSR證明性文檔的程序。程序宜包含不同級(jí)別的證明性文檔、證明性文檔證明性文檔，使用GB/T34112—2017的附錄A中的文件過程和控制條款來進(jìn)行管理。如果組織已經(jīng)實(shí)施了其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)(MSS),宜給出配套的證明性文檔，且證明性文檔程序宜通用于兩個(gè)或多個(gè)MSS。程序進(jìn)行評(píng)審，并且按照GB/T34112—2017的附錄A中所給出的文件過程和控制進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于現(xiàn)宜對(duì)運(yùn)行文件管理的過程和系統(tǒng)的需求進(jìn)行明確和規(guī)劃。組織通過以下方式來規(guī)劃MSR的運(yùn)在定義文件過程時(shí)，有必要確定需要哪種控制來證明每個(gè)過程都按規(guī)劃實(shí)施對(duì)于任何外包的業(yè)務(wù)過程或文件過程，GB/T34112—2017都明確十分有必要對(duì)其進(jìn)行控制。這本章中沒有特定的輸出。輸出均被包含在8.2中。文件過程和控制的設(shè)計(jì)包括對(duì)現(xiàn)有文件過程的評(píng)審或?qū)π挛募^程的設(shè)計(jì)。不論是評(píng)審還是新設(shè)幫助設(shè)計(jì)新的文件過程或改進(jìn)原有文件過程的分析中宜包含MSR中確定的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和機(jī)遇等除了GB/T34112—2017中的內(nèi)容之外，組織宜依據(jù)8.1給出的以下規(guī)則設(shè)——以工作過程分析作為設(shè)計(jì)文件過程的基礎(chǔ)。對(duì)工作過程進(jìn)行分析有以下兩個(gè)目的：明確文件需考慮的因素(見GB/T34112—2017的附錄A)和理解如何實(shí)施文件生成和控制需考慮的因素(在附錄A中詳細(xì)列出)。GB/Z32002—2015為實(shí)施和分析工作過程提供了指南。 的文件的生成。ISO/TR18128為評(píng)估與文件過程相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)提供了指南。GB/T34112—2017中對(duì)于設(shè)計(jì)和實(shí)施文件過程需考慮的因素，見附錄A。GB/T26過程。若文件過程與GB/T34112—2017的附錄A中的特定強(qiáng)制需考慮的因素相關(guān)，但是卻不適用于一在按照GB/T34112—2017的內(nèi)容設(shè)計(jì)文件過程時(shí)，能考慮以下要素以判斷是否成功地滿足需考錄A列出)相關(guān)的要素。括號(hào)內(nèi)的參考條目與GB/T34112—2017的附錄A相關(guān)。但是其結(jié)果需要以文檔形式記錄。如何實(shí)施和記錄這類分析可參照以下內(nèi)容：1)標(biāo)有文件生成點(diǎn)的業(yè)務(wù)過程流程圖；2)每個(gè)業(yè)務(wù)過程的文件(文檔)列表；3)對(duì)業(yè)務(wù)過程所產(chǎn)生的文件的廣泛描述，按照程序?yàn)槊總€(gè)業(yè)務(wù)過程記錄。GB/T41207—2021/ISO 實(shí)施文件系統(tǒng)需考慮的因素在GB/T34112—2017的8.3中進(jìn)行了規(guī)定，GB/T3 GB/T26162—2021建立了通用的文件系統(tǒng)的特征，以及實(shí)施文件系統(tǒng)的核心概念?！捎诓荒軡M足法律法規(guī)需考慮的因素的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，組織需在更規(guī)范的基礎(chǔ)上評(píng)估 GB/T41207—2021/ISO —-審核報(bào)告；—信息安全框架； GB/T41207—2021/ISO[2]GB/T22080信息技術(shù)安全技術(shù)信息安全管理體系要求(GB/T22080—2016,ISO/[3]GB/T26162—2021信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理概念與原則(ISO15489-1:2016,IDT)[4]GB/T26163.1—2010信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則(ISO[6]GB/T34840.1—2017信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第1部[7]GB/T34840.2—2017信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第2部[8]GB/T34840.3—2017信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第3部