商務(wù)信函格式范文(篇一)

商務(wù)信函格式范文(篇一)商務(wù)信函格式范文(篇一)商務(wù)寫作

(BusinessWriting)

一、商務(wù)信函概述

?一、正確的觀念

?1.商務(wù)信函是一種“推銷”函

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?商務(wù)信函是一種常用的商業(yè)聯(lián)系媒介，實(shí)際上商務(wù)信函是一種“推銷”函，寫信人總是在推銷著什么，或是物品、或是服務(wù)等。要寫好商務(wù)信函不僅要具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，掌握好法規(guī)和條款等，還應(yīng)具備扎實(shí)的語言基礎(chǔ)，熟悉信函的書寫形式和行文要求。2.商務(wù)信函的基本特點(diǎn)商務(wù)信函書寫的重點(diǎn)應(yīng)放在“效率”上，應(yīng)易讀易懂；語氣真誠、友好、客氣；語言簡短、樸實(shí)、自然；內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、具體；行文正確、完整。3.商務(wù)信函無定律好的信函并沒有固定不變的寫作模式，因人而異。寫信時，應(yīng)充分考慮收信方的觀

點(diǎn)和看法、背景和所處環(huán)境。

二、應(yīng)用原則

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?1.“挨達(dá)”AIDA原則：在擬就一封商務(wù)信函時，應(yīng)首先考慮的原則：A—Attention注意I—Interest興趣D—Desire意愿A—Action行動個“C”的行文原則明晰Clearness具體Concreteness簡潔Conciseness誠意Conscientiousness正確Correctness個性Character禮貌Courtesy完整Completeness體諒Considerateness優(yōu)美Concinnity

三、商務(wù)信函的構(gòu)成要素

?1.信頭（Letterhead）

?是指發(fā)信人所在公司的名稱和地址，通常是預(yù)先印制好的，一般位于信紙的正上方。?

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?內(nèi)容包括：電話號碼、電報掛號（CableAddress）、傳真（Fax）和電傳（Telex）號碼、信件編號或索引號碼以及寫信日期。例如：英國——date/month/year27February,2008美國——month/date/yearFebruary27,20082.信內(nèi)地址（InsideAddress）即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔兩行，位于書信正文的左上方。3.稱呼（Salutation）是發(fā)信人對收信人的稱號用語，自成一行，位于“信內(nèi)地址”左下方的一、二行處。商務(wù)書信的稱呼通常要注意下面幾點(diǎn)：（1）DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用語，前者是英國式的稱呼，后者

是美國式的稱呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必須用復(fù)數(shù)；

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?（3）DearSir是指男性，DearMadam是指女性，DearSirorMadam是指不知道對方性別。（4）稱呼后面用冒號或逗號均可，一般用冒號。4.正文正式的商務(wù)信件在每一段之間均留一空行。每一行末尾的單詞一般不移行。5.結(jié)尾客套語位于正文最后一行下面一、二行處，從信紙中間偏右的地方開始寫，一般占一行，第一個字母要大寫，結(jié)尾用逗號。6.簽名是指發(fā)信人、書信執(zhí)筆人或公司代表在書信上簽上公司名稱或個人名字，通常位于

結(jié)尾客套語下面兩行，從中間偏右處開始寫，一般占3～4行：第一行寫公司名稱，第二行是個人簽名，要用鋼筆；第三行打印自己的名字，用于辨認(rèn)和復(fù)信；第四行打印所屬部門的名稱及簽名人的職稱。

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?信封和書信的寫法-TheStyleofEnvelopeandLetter1.信封的寫法（1）美國式航空信封的寫法（Stamp）ABCManufacturingCompany(收信人地址)150GieraCourtParlin,LivingstoneNewJersey08859,USAMr.BlackSmith(收信人名字和職稱)PresidentoftheCompanyBeijingImportandExportCompany86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRC(發(fā)信人地址)（2）英國式航空信封的寫法（Stamp）BeijingImportandExportCompany(收信人地址)86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRCAFTER15DAYSPLEASERETURNTO(發(fā)信人地址)SMITH&SON,LTD15WOODSTREETLONDON6ENGLAND商務(wù)寫作的十大技巧1.了解讀者2.使用第二人稱，強(qiáng)調(diào)讀者的利益3.確定單一的交流目標(biāo)和目的4.清晰、簡潔、直白5.使用主題行、縮格、簡短的開頭段落和附言6.開篇和結(jié)尾有力7.在長文件中應(yīng)用標(biāo)題、空白、圖表

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?9.避免消極寫作10.應(yīng)用說服的技巧來影響讀者商務(wù)寫作目標(biāo)商務(wù)寫作通常是為了完成以下任務(wù)：通知說服指導(dǎo)記錄商務(wù)信函舉例1：親愛的思拜格女士：我公司致力于為您提供高效的服務(wù)。我們擁有大量的專家和技術(shù)人員、充足

的資源，能夠?yàn)槟O(shè)計一流的健身中心。這將有助于貴公司提高勞動生產(chǎn)率，降低缺勤率，而且我們收費(fèi)很低。

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?請您仔細(xì)考慮，選擇我公司將會有如下收益：勞動生產(chǎn)率提高，員工士氣高漲，缺勤現(xiàn)象減少，還有選擇一流的供應(yīng)商所帶來的種種好處。當(dāng)您正考慮如何才能找到一家最好的公司，它將為您的公司提供上述益處時，我相信您一定會馬上與我們聯(lián)系，盡快開始改善貴公司的工作環(huán)境，提高公司業(yè)績。商務(wù)信函舉例2：收信人：GreatValley人事部發(fā)信人：質(zhì)量提高小組主題：停車場照明問題日期：2005/6/20今年夏天要在停車場的邊緣增設(shè)照明燈，計劃在停車場內(nèi)端增設(shè)五盞，左右兩邊各增設(shè)三盞，共計11盞。這些照明燈將創(chuàng)造一個更安全的環(huán)境，如有問題，請與質(zhì)量小組的成員聯(lián)系。祝愉快！商務(wù)信函舉例3：親愛的阿蘭：作為會議中心的主席，我現(xiàn)在寫信通知你有關(guān)我方機(jī)構(gòu)的重大變化，相信會對彼此業(yè)務(wù)關(guān)系產(chǎn)生影響。普林斯頓會議中心擁有291間客房，在過去的兩年里，我們的定房率、營業(yè)收入和利潤都在不斷提高。根據(jù)業(yè)內(nèi)年度統(tǒng)計資料，我們每間客房的盈利率已經(jīng)進(jìn)入全美城郊旅店的前十位。我們的業(yè)績和有效管理使公司在幾年內(nèi)獲得了數(shù)項(xiàng)大獎，包括：Pinnacle獎，AAA四星獎。我們希望增強(qiáng)與您的業(yè)務(wù)聯(lián)系。我們感謝過去幾年里您的惠顧，并致力在未來為您提供超乎您想象的服務(wù)。我們將保持優(yōu)良的傳統(tǒng)，更好與貴協(xié)會合作。我們將很快與您電話聯(lián)系，與您磋商最近的會議籌備工作。如果您有緊急需要，請打電話通知我們。很榮幸與您繼續(xù)業(yè)務(wù)往來。商務(wù)信函格式

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?1.縮行式（IndentedStyle）縮行式將封內(nèi)地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右縮進(jìn)二至三個英文字母，各行以右斜方式排列。各段的起始字縮入四至五個英文字母。結(jié)尾客套語和簽名置于中間偏右下方。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

?2.半平頭式（Semi-blockStyle）

?日期、客套語和簽名一般從信紙中部寫起

?正文的每個段落的第一行往后縮入二至五個字母

?封內(nèi)地址、稱呼與左邊看齊

ABCBottlesPtyLtd.

?KirraRoad,Ashtown1128

?Mrs.R.G.Cole

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?MabelsPtyLtdCanterbury8633DearMadam,Wemustremindyou…YoursfaithfullyJ.TurnerProductionManager3.平頭式（BlockStyle）平頭式除信頭、日期、客套語和簽名外，其他部分每行開頭都與左邊邊緣看齊。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

?4.完全平頭式（CompleteBlockStyle）

?信紙中的各部分內(nèi)容全部都與左邊邊緣齊平，從上到下一直線，段落間采用雙行排

列。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

商務(wù)信函格式范文(篇二)*******公司：

本人是****************的****，因公司原因，特此提出轉(zhuǎn)正申請，敬請領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)為謝。

我于xx年xx月xx日成為*******公司的試用員工，至今已近3個月，根據(jù)公司的，現(xiàn)申請轉(zhuǎn)為公司正式員工。

作為一個應(yīng)屆生，初來公司，曾經(jīng)很擔(dān)心不知該怎么與人共處，該如何做好工作;可是公司寬松融洽的工作氛圍、團(tuán)結(jié)向上的，讓我很快完成了從陌生到熟悉的轉(zhuǎn)變。在這樣好的工作環(huán)境和同事們相處融洽而和諧，在這樣的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心幫助下，很快熟悉了新的工作環(huán)境，也很幸運(yùn)能夠在*****工作。

在此，我非常感謝公司領(lǐng)導(dǎo)在工作中給了我足夠的支持和指導(dǎo)，同時，也感謝各位同事對我的工作和幫助，感謝*********的同事們對我工作中出現(xiàn)的不足提醒和指正。

在公司的一段工作歷程時間里，我不僅學(xué)會了如何與他人合作，也學(xué)會了如何與別人合作，這是我工作中的寶貴財富。

我一直非常重視和培養(yǎng)自己****信函的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，一直以來，我堅持每天閱覽*****信函資料，及時了解***********信函的業(yè)務(wù)情況，并且利用業(yè)余時間閱讀有關(guān)工作資料和報告，從而不斷提高自身*****信函業(yè)務(wù)水平，以便使自己更好地開展工作。

我在************工作的這段經(jīng)歷讓我對****信函的業(yè)務(wù)有了更進(jìn)一步的認(rèn)識和了解，也是我工作中非常寶貴的財富。

在此，我非常感謝********的同事對我工作中出現(xiàn)的不足提醒和指正。

我現(xiàn)在已經(jīng)能夠很好的完成自己的工作任務(wù)，并能夠*******，能夠的完成工作任務(wù)，是我工作中的一大幸事。我一直以來都在學(xué)習(xí)和進(jìn)步，我也是一直在進(jìn)步自己，能夠的完成自己的工作任務(wù)，并能夠******工作的這段時間里，我學(xué)會了如何去與領(lǐng)導(dǎo)溝通，如何去處理各方面的問題，這對我來說是非常寶貴的。并且，我也是一直在學(xué)習(xí)和進(jìn)步著，因此，我也是一直在進(jìn)步，我也是一直在努力進(jìn)步著，我也是一直在進(jìn)步。

經(jīng)過了這段時間的工作，我學(xué)到了很多東西，我也是一直在進(jìn)步的，我也是一直在不停的進(jìn)步，也是一直在改變著，我也是一直在努力的，我也是一直在進(jìn)步，我也是一直在進(jìn)步的，我也是一直在努力的，我也是一直在進(jìn)步的，我也是非常

商務(wù)信函格式范文(篇三)DearRecardo

Furthertoourconversationof30March,Iamwritingtooutlinetheproposedprogrammeforyourvisittoouroffices(12-15April).

OnThursdaymorningIwillbeattheairporttomeetyourflightand,assumingtherearenodelays,Iwilltakeyoustraighttoyourhotelsothatyoucancheckinandfreshenup.AsMrWilkinswishestoseeyoubeforethemeeting,abusinesslunchhasbeenarranged.Wewillthentraveltothecompanyintimeforthemeeting,scheduledtorunfromto.AftersuchalongdayIsuggestdinneratyourhotel.

Friday'smeetingisduetostartat.Ataxihasbeenarrangedtopickyouupatthehotelat.Sincethemeetinglastsallday,thecompanywillprovideaworkinglunch.AfterworkyouwillhaveachancetoreturntoyourhotelbeforedinneratTheRiversideLodgeat.

YournamehasbeenenteredfortheGolfTournament(onSaturdaymorning).MrWilkinswillcollectyoufromyourhotelat.Afterthecompetitionthereisaformaldinnerwithadistinguishedspeakerat.

Ilookforwardtomeetingyouonthe12th.Inthemeantime,pleasedonothesitatetocontactmeon0207559800.

Yourssincerely

XXX

商務(wù)信函格式范文(篇四)信函寫作格式_信函格式詳解

信件是我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常使用的一種應(yīng)用文。但是學(xué)生寫信的時候，往往把握不了字母的格式。那么，寫信要注意什么呢？

一封普通的信由六部分組成。這六個部分分別是:地址、問候語、正文、悼詞、簽名、日期。下面分別說一下他們的格式要求。

(1)地址(格式)

寫一封信，先在第一行寫上收信人的地址，然后后面加一個冒號，表示下面有話要說。

(2)問候語(格式)

問候語要寫在下一行地址，兩個空格?？梢宰约鹤兂梢欢巍?/p>

(3)文本(格式)

正文一般分為三個部分:連接語言、主體文本和總結(jié)語言。每一部分的開頭都要開始新的一行，寫的時候要用兩個空格。

(4)問候語(格式)

問候是一種問候或祝賀，如“為此”“祝愿”。可以緊接著正文寫，也可以一行兩個空格寫。另外，在寫與“此去”、“愿”相匹配的“敬禮”、“健康”等詞時，一般要單獨(dú)一行寫。

(5)簽名(格式)

寫完信后，在信的右下角寫下寄件人的名字。一般情況下，簽名前應(yīng)加上“同學(xué)”、“朋友”、“兄弟”、“姐妹”等適當(dāng)?shù)姆Q呼。

(6)日期(格式)

信的日期可以寫在名字后面，也可以寫在新的一行。

商務(wù)信函格式范文(篇五)DearSirorMadam:

Thankyouforyourletterofcreditcoveringyourorderfor10,000widgets.

Weregrettosaythat,owingtoadelayonthepartofoursuppliers,wewillnotbeabletogettheshipmentreadybeforetheendofthismonth.Wefaxedyouearliertodaytothateffect.

WeexpectthattheconsignmentwillbereadyforshipmentintheearlypartofAugust.WearearrangingtoshipitontheGreatWall-sailingfromShanghaion7August.

Wearelookingforwardtoreceivingyourfaxedextensiontotheletterofcreditsothatwecaneffectshipmentofthegoods.

Wesendoursincereapologiesforthedelayandtrustthatitwillnotinconvenienceyou.

Yourssincerely,

Hillary

商務(wù)信函格式范文(篇六)概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。

（一）標(biāo)題

常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：

1、由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。

2、先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標(biāo)寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動車索賠”。

3、函號

函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。函號位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函〔xxxx〕x號”或（xxxx)“函第x號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第x號”。

4、稱謂

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號。

書寫時有以下兩種稱謂：

(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務(wù)部部長”、“尊敬的銷售部經(jīng)理”等。

(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務(wù)部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。

5、收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。

（二）正文

正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。

1、問候語

問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。

2、主體

主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi)容：

（1）說明發(fā)函緣由。

直截了當(dāng)、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復(fù)函則要引敘對方來函要點(diǎn)，以示復(fù)函的針對性。

（2）說明發(fā)函事項(xiàng)。

主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。

3、結(jié)尾語

正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。

（三）信尾

信尾部分包括四部分內(nèi)容。

1、祝頌語

所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

(1)請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬?！?、“順頌”、“恭?！钡?。

(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的`安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

2、簽署

簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。

3、日期

日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。

一般采用以下三種形式：(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。

(2）阿拉伯?dāng)?shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明發(fā)信日期，如20XX年8月18日。

(3)國際標(biāo)準(zhǔn)簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如20XX年08月08日，不能寫成“XX年08月08日”。

4、附件附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。

范文：道歉函

xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：

貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。

經(jīng)有關(guān)邵門查實(shí)：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，