廣州公司行政后勤管理核心制度

廣州市萬科投資發(fā)展行政后勤管理制度適用范圍：廣州市萬科投資發(fā)展全體職員。規(guī)范目標：加強對企業(yè)行政后勤事務(wù)管理，有效利用企業(yè)資產(chǎn)。目錄：HYPERLINK作息時間管理HYPERLINK考勤管理HYPERLINK假期管理HYPERLINK著裝管理HYPERLINK職員個人通訊管理HYPERLINK圖書管理HYPERLINK電子郵件管理HYPERLINK辦公管理HYPERLINK會議管理HYPERLINK辦公用具管理第十一章HYPERLINK資產(chǎn)管理第十二章HYPERLINK公寓管理第十三章HYPERLINK印章證照管理第十四章HYPERLINK名片管理作息時間管理第一條：企業(yè)作息時間詳見下表：項目時間備注上班班車8：10發(fā)車分別從天河區(qū)和海珠區(qū)出發(fā)早晨班9：00－12：30午餐12：30－13：20下午班13：30－17：3015：30－16：00下午茶晚餐17：40－19：00下班班車18：00發(fā)車按時出發(fā)加班班車21：00發(fā)車按時出發(fā)考勤管理第一條：職員上班和下班時須各刷卡一次。因故未能正常刷卡，須申明原因并經(jīng)部門責(zé)任人確定后報總經(jīng)理辦公室立案，不然，按曠工處理。第二條：請假、外出培訓(xùn)、考察或出差，必需提前填寫《請假審批表》或《出差審批表》，按要求程序報批并辦妥工作交接手續(xù)，同時交總經(jīng)理辦公室立案后方可離崗。第三條：職員不得要求她人代為刷卡，或替她人刷卡。每發(fā)覺一次，對替人刷卡者和要求她人代為刷卡者，各罰款1000元，通報批評，當季考評系數(shù)不超出0.8。第四條：企業(yè)級會議、培訓(xùn)、集體活動考勤罰則：遲到或早退5分鐘以上、15分鐘以下：遲到者本人及其直接上司分別罰款50元，部門副經(jīng)理以上人員罰款100元；遲到或早退15分鐘以上、2小時以下罰款加倍。第五條：企業(yè)要求，以下情況視為曠工：無故缺勤兩小時以上，返回企業(yè)上班后1個工作日內(nèi)也未補辦請假手續(xù)或補辦手續(xù)未獲同意；請假未獲同意即私自不上班（包含續(xù)假未獲同意）視同無故缺勤；以虛假理由請假獲同意而不上班。第六條：企業(yè)對于曠工處理：曠工期間勞動酬勞不予發(fā)放，包含崗位工資和房補和其它福利待遇。曠工計算時間為半天，不足半天按半天計。每曠工半天，自當月起降薪0.5級，取消當季度季度獎，年底獎視情節(jié)給予部分或全部扣減。連續(xù)曠工超出五天，或十二個月內(nèi)累計曠工超出十天，作過失性解聘處理，企業(yè)不負擔任何經(jīng)濟賠償。假期管理第一條：帶薪年休假及相關(guān)待遇職員加入企業(yè)后下十二個月度可享受15個工作日帶薪年休假（轉(zhuǎn)正后實施）。具體休假時間由職員和部門責(zé)任人協(xié)商后安排。取（銷）假通常程序以下：職員請假需部門責(zé)任人、企業(yè)分管領(lǐng)同意，抄報總經(jīng)理辦公室后方可取假。一次取假在5個工作日（含）以上，需提前30天申報。正式休假、出差、外出考察、外出培訓(xùn)前須經(jīng)過前臺知會全體。帶薪年休假只在當年有效，不累計到下十二個月。企業(yè)每十二個月向當年內(nèi)有帶薪年休假資格職員發(fā)放300元帶薪年休假補助。帶薪年休假取假根據(jù)工作日計算，最小取假長度為半天，不足半天算半天，超出半天不足一天算為一天。可數(shù)次取假，但間隔少于3天應(yīng)提前一并申請。凡符合以下情況之一，不享受當年帶薪年休假。十二個月內(nèi)一次性病假超出45天或累計病假超出65天；十二個月內(nèi)一次性事假超出25天或累計事假超出30天；十二個月內(nèi)病、事假相加超出50天；十二個月內(nèi)休產(chǎn)假超出30天。如在帶薪年休假后再請病假、事假超出上述要求時間，則在下十二個月度取消帶薪年休假。第二條：婚假和相關(guān)待遇依法推行正式結(jié)婚登記手續(xù)職員，可一次性享受婚假7天。如符合男25周歲、女23周歲以上初婚晚婚條件，另加10天假期，一共17天。婚假應(yīng)在結(jié)婚登記之日起5個月內(nèi)取完假。辦理休假手續(xù)時，需向總經(jīng)理辦公室出示結(jié)婚證登記立案。企業(yè)致新婚賀儀人民幣300元整。第三條：喪假和相關(guān)待遇直系親屬（包含父母、配偶、兒女、配偶之父母）死亡職員，可取喪假5天，旅程另計。半個月內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室，企業(yè)將致以奠儀人民幣1000元整。第四條：工作調(diào)動假異地辦理行政和戶口關(guān)系調(diào)動手續(xù)，應(yīng)該依據(jù)辦理相關(guān)手續(xù)實際需要給假，累計不超出5個工作日。第五條：產(chǎn)假、護理假、哺乳假、計劃生育假產(chǎn)假及假期（注：男26周歲、女24周歲以上初育為晚育）：產(chǎn)假以產(chǎn)前產(chǎn)后休假累計。產(chǎn)假領(lǐng)取獨生兒女證者增加假期共休產(chǎn)假非晚育者90天35天125天晚育者105天35天140天男職員護理假：10天（限在女方產(chǎn)假期間）。哺乳假：小孩一周歲以內(nèi)，上班時間給母親天天哺乳時間一小時（不含午餐時間）。在兒女出生3個月內(nèi)向總經(jīng)理辦公室出示《獨生兒女證》，企業(yè)將致賀儀人民幣300元整。計劃生育假按國家要求實施。第六條：相關(guān)病假折抵要求：職員在因病請假時，如當年帶薪年休假還有剩下天數(shù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意后可按帶薪年休假取假審批步驟要求從帶薪年休假中折抵，作為帶薪年休假處理。第七條：相關(guān)出國考察折抵假期要求：由企業(yè)安排出國考察，按實際考察占用工作日天數(shù)50%折抵個人當年帶薪年休假假期。實際考察天數(shù)50%不足半天算半天，超出半天不足一天算為一天。第八條：職員按本章要求申請假期，應(yīng)按本章要求填寫《請假審批表》。著裝管理第一條：著裝標準（不含每七天最終一個工作日）男職員應(yīng)著襯衫、深色皮鞋、系領(lǐng)帶；女職員應(yīng)著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲或有袖套裙，著絲襪、皮鞋（露腳后跟及腳趾皮涼鞋等不在此列）。各項目管理部及其它部門駐工地現(xiàn)場人員：經(jīng)過在企業(yè)立案后能夠著便裝，但如返回企業(yè)辦公室、外出會見關(guān)鍵人員、出席關(guān)鍵會議等場所，需按辦公室職員要求著裝。第二條：每七天最終一個工作日著裝標準從事對外公務(wù)或接待外部用戶（如：銷售、維修、造訪等活動），應(yīng)按周一至周四要求著裝或著統(tǒng)一工作服。其它職員可著和工作場所對應(yīng)輕便服裝，但無袖裝、超短裙、拖鞋不在此列。第三條：逢企業(yè)重大活動，職員應(yīng)按企業(yè)通知要求著裝。第四條：上班時間全體職員應(yīng)佩帶工作牌。職員個人通訊管理第一條：職員入職后，應(yīng)將個人通訊號碼及緊急聯(lián)絡(luò)家庭或宿舍電話號碼交總經(jīng)理辦公室立案。第二條：申報報銷手機通訊費職員，必需立即公布手機號碼，并確保天天（包含節(jié)假日）8：00-22：00處于開機狀態(tài)。第三條：職員在實施企業(yè)尤其任務(wù)期間，須確保天天二十四小時處于開機狀態(tài)。第四條：總經(jīng)理辦公室負責(zé)每個月抽查職員開機情況。如發(fā)覺職員在30天內(nèi)有三次或三次以上聯(lián)絡(luò)不上者，取消該職員當月通訊費報銷資格。圖書管理第一條：圖書購置購置前將圖書類型、數(shù)量、價格報部門責(zé)任人、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可購置。購置圖書后必需到企業(yè)圖書管理員處登記，然后交申購部門使用，有條件部門能夠設(shè)部門圖書管理員。未經(jīng)企業(yè)圖書管理員登記圖書，財務(wù)部不予報銷購書費用。第二條：圖書登記建立企業(yè)書庫，由前臺擔任企業(yè)圖書管理員，負責(zé)圖書登記。圖書登記內(nèi)容應(yīng)包含購置日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。第三條：圖書借閱借閱圖書者必需向圖書管理員辦理借閱手續(xù)后才能借書。借書者須妥善保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。電子郵件管理第一條：企業(yè)職員應(yīng)按要求使用電子郵件，以求高效、規(guī)范地傳輸信息。第二條：郵件發(fā)送者應(yīng)填寫專題，專題應(yīng)簡明扼要。第三條：篇幅少于一百字文件，提議直接作為電子郵件正文輸入。第四條：全部職員天天應(yīng)最少安排三次時間（早晨上班后、下午上班后、下午下班前）查看郵件，方便立即閱讀和處理企業(yè)信息。第五條：下列文件必需以有紙方法存檔：和金融機構(gòu)往來憑證、帳單等；建筑圖、裝修圖及其它圖案設(shè)計稿等；財務(wù)管理、審計工作需要原始單據(jù)、憑證；企業(yè)已簽署多種協(xié)議、協(xié)議等；企業(yè)已對外發(fā)出各類函件；各部門認為有必需保留原件其它文件。第六條：郵箱設(shè)置及保密職員離職，總經(jīng)理辦公室應(yīng)立即取消其個人郵箱。職員應(yīng)保護好個人郵箱密碼，并定時修改密碼，假如發(fā)覺密碼泄露，應(yīng)立即作出更改。未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查看她人郵箱內(nèi)容。第七條：郵件報批跟進（一）為避免報批郵件步驟進展緩慢，第一報批人應(yīng)逐層跟進。（二）為提升信息扁平化程度，激勵報批同時抄送第二步驟審批人。（三）群發(fā)郵件提倡發(fā)送部門、工作小組。第八章辦公管理第一條：職員上班時間應(yīng)佩帶好工作牌。第二條：辦公時間內(nèi)應(yīng)保持飽滿精神狀態(tài)，微笑面對同事及任何來訪者，使用敬語，維護良好企業(yè)形象。第三條：保持辦公臺面整齊，辦公文具、紙張等用具應(yīng)擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離創(chuàng)辦公位應(yīng)立即將座椅歸位。第四條：電話鈴響三聲之內(nèi)接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應(yīng)簡單明了，盡可能小聲，以免影響其它同事辦公。第五條：如部門同事不在辦公位，應(yīng)立即接聽其電話，待同事返回時告之。第六條：接待來訪、業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在指定區(qū)域或會議室，避免影響她人辦公。貴賓通常不得進入辦公區(qū)，如確因工作需要，應(yīng)由相關(guān)部門人員帶入。第七條：辦公時間應(yīng)堅守工作崗位，臨時離開時應(yīng)知會同事或上級領(lǐng)導(dǎo)。第八條：辦公區(qū)域內(nèi)不準大聲喧嘩、聊天，嚴禁吸煙、就餐、吃零食。第九條：上班時間不許可看報刊雜志及和工作無關(guān)網(wǎng)站、書籍。第十條：職員下班離開企業(yè)前應(yīng)關(guān)閉電腦主機和顯示器電源。第十一條：總經(jīng)理辦公室將每個月定時進行全方面檢驗和不定時抽查，任何形式批評全部將會影響到部門責(zé)任人和其本人績效考評成績。第九章會議管理第一條：各部門召開會議如需使用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預(yù)約。如需提供會務(wù)設(shè)備和服務(wù)，應(yīng)提前半天知會前臺，方便做好準備。第二條：會議組織者應(yīng)在會議前準備好會議相關(guān)資料。在使用會議室時應(yīng)小心使用設(shè)備，離開會議室時，應(yīng)知會相關(guān)人員關(guān)閉設(shè)備、電源、門等。第三條：企業(yè)級、跨部門會議通知一律由前臺下發(fā)，并按《廣州企業(yè)會議通知》格式填寫。前臺在會前確定和會人員是否“接收”會議通知，并依據(jù)接收情況編制《會議簽到表》，會議組織者依據(jù)簽到情況進行會議考勤管理。第四條：參與會議應(yīng)按時，因故不能按時抵達應(yīng)事先向會議組織者請假，參與企業(yè)級會議未請假遲到者將被處以罰款。第五條：每個月末召開企業(yè)月度經(jīng)營計劃會議，各部門每七天一需舉行部門全體周例會，周例會紀要發(fā)部門全體并抄報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。第十章辦公用具管理第一條：全部辦公用具及設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機耗材等）均由辦公室統(tǒng)一采購。第二條：辦公用具領(lǐng)用程序各部門需指定一人負責(zé)本部門辦公用具領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫《辦公用具請購單》；開大型會議或舉行活動需申請辦公用具，由會議或活動責(zé)任人填寫《辦公用具請購單》，并提前一天通知辦公用具管理員進行準備；如有新職員加入，待新職員到企業(yè)報到后，在辦公室領(lǐng)取統(tǒng)一標準辦公用具，并在《新職員辦公用具領(lǐng)用表》中簽字確定。第三條：辦公用具保管：辦公用具領(lǐng)用后，由領(lǐng)用人妥善保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用具，標準上遺失不補。如領(lǐng)用人因工作調(diào)動或辭職等原因離開企業(yè)，須歸還辦公用具管理員處。第四條：申購電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、文件柜等固定資產(chǎn)填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》。第五條：辦公用具申領(lǐng)，應(yīng)結(jié)合實際需要，慎重申領(lǐng)，節(jié)省使用。第十一章資產(chǎn)管理第一條：固定資產(chǎn)管理總經(jīng)理辦公室負責(zé)對企業(yè)及項目部資產(chǎn)實物管理，負責(zé)對企業(yè)電腦類資產(chǎn)進行專題管理，須對電腦類資產(chǎn)購進、配置、使用、維修及報廢等進行全方面登記和管理。財務(wù)管理部是企業(yè)資產(chǎn)帳務(wù)管理主管部門，負責(zé)從資產(chǎn)原值、已提折舊、凈值等方面對企業(yè)資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理。第二條：資產(chǎn)分類和使用年限：依據(jù)現(xiàn)行會計核實制度及企業(yè)資產(chǎn)具體情況對資產(chǎn)進行分類編號。第三條：資產(chǎn)登記要求：分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品登記，登記格式可參考《固定資產(chǎn)盤點表》。為方便企業(yè)資產(chǎn)統(tǒng)計，各項目部統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進行固定資產(chǎn)登記。資產(chǎn)編號規(guī)則：XXX（資產(chǎn)代號）-XXX（資產(chǎn)序號）。低值易耗品分類和資產(chǎn)編號參考以上標準。第四條：資產(chǎn)管理指導(dǎo)：資產(chǎn)購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟?，未?jīng)同意，不能辦理相關(guān)手續(xù)。資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一，并在資產(chǎn)上粘貼標識，確定資產(chǎn)責(zé)任人，確保資產(chǎn)合理使用及管理。未經(jīng)企業(yè)同意，不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員使用。資產(chǎn)使用部門和使用人須合理使用設(shè)備，嚴格按規(guī)程操作，并注意設(shè)備維護、保養(yǎng)。因為使用、保管不善造成遺失和損毀，責(zé)任人要按資產(chǎn)重置價格或資產(chǎn)管理部門評定價值賠償企業(yè)損失。第五條：資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報廢審批權(quán)限和審批程序：資產(chǎn)購置：相關(guān)部門提出申請，填制《固定資產(chǎn)購置申請表》并按要求申報步驟和審批權(quán)限獲批后，方可進行資產(chǎn)購置。資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報廢：相關(guān)部門提出申請，填制《固定資產(chǎn)報廢申請表》，并按要求申報步驟和審批權(quán)限獲批后，方可進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸處理。報廢資產(chǎn)有殘值，經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后，回收資金應(yīng)立即上繳企業(yè)財務(wù)管理部。第十二章公寓管理第一條：凡出差深圳，且深圳無住房職員，無特殊情況，須入住企業(yè)八卦嶺公寓，公寓住滿后入住八卦嶺招待所；第二條：異性職員同時出差深圳，女職員優(yōu)先挑選入住企業(yè)公寓或招待所；第三條：凡出差深圳并需入住八卦嶺公寓職員，需提前一天填寫《入住申請單》并交總經(jīng)理辦公室確定，入住時憑《入住申請單》到八卦嶺公寓管理處204房辦理入住手續(xù)；第四條：職員入住公寓后，應(yīng)自覺遵守管理處各項管理要求；第五條：嚴禁私自和公寓其它住戶調(diào)房，不能將公寓交由外人居住，外來人員不得留宿；第六條：退房時請到管理處辦理手續(xù)，配合管理處進行房間設(shè)施、設(shè)備、日常見具檢驗和查對，如有損壞和丟失應(yīng)照價賠償。第七條：企業(yè)值班室僅供企業(yè)職員、司機休息或留宿，因加班需留宿值班室職員，可直接到房管部領(lǐng)取鑰匙；因其它原因需留宿值班室職員，需提前填寫《入住申請單》，交總經(jīng)理辦公室簽字確定后，憑《入住申請單》辦理入住。第十三章印章證照管理第一條：印章管理各類公章必需指定專員負責(zé)和保管。公章不得隨意存放，任意使用。需蓋公章部門或個人須說明蓋章目標、用途、范圍，填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可蓋章并填寫《公章使用記錄表》。各部門新刻或改制印章，須報企業(yè)總經(jīng)理同意后方可辦理，并由總經(jīng)理辦公室登記立案。印章如遇丟失、損壞或被盜時，應(yīng)立即向企業(yè)總經(jīng)理匯報并給予立案，并立即辦理補刻手續(xù)。第二條：企業(yè)公章因工作需要以企業(yè)名義對外發(fā)文、上報材料或相關(guān)資料需蓋企業(yè)公章，須說明用途、范圍，經(jīng)相關(guān)用章審批人同意后方能加蓋企業(yè)公章；凡因特殊原因需借公章外出公干，須書面申請說明用途和特殊原因，并經(jīng)用章同意人同意方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件復(fù)印件一并交付備查；凡發(fā)覺借用公章加蓋其它文件或空白紙張或所以而發(fā)生問題，將嚴厲追究借用人責(zé)任