會議室設(shè)備使用方法注意事項

會議室設(shè)備使用方法注意事項會議室設(shè)備使用方法注意事項篇一為切實(shí)加強(qiáng)我縣電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率和質(zhì)量，確保電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，結(jié)合我縣實(shí)際，制定本辦法。一、適用范圍縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀(jì)委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(工業(yè)園、街道辦)等運(yùn)用電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)召開的會議。本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會議效率的原則召開視頻會議;凡適宜以視頻會議方式召開的會議、組織的培訓(xùn)等，原則上通過視頻會議方式實(shí)施。二、會場分布(一)主會場。主會場設(shè)在武寧縣市民服務(wù)中心北樓西頭9樓視頻會議室(120人)和西頭連廊6樓視頻會議室(40人)。同時，以上2個縣本級主會場均可作為國家、省、市視頻會議的分會場。(二)分會場。分會場設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府(工業(yè)園、街道辦)視頻會議室(21個)。三、組織分工(一)縣政府信息辦：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排全縣視頻會議和受理縣直單位召開視頻會議的申請;負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)技術(shù)保障和運(yùn)行維護(hù);負(fù)責(zé)對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分支節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導(dǎo)，并制訂相關(guān)制度和應(yīng)急預(yù)案，定期檢查設(shè)備和線路;召開視頻會議期間，安排專人進(jìn)行技術(shù)保障;負(fù)責(zé)聯(lián)系主辦單位做好會務(wù)工作。(二)縣供電公司：負(fù)責(zé)保障視頻會議系統(tǒng)的電力供應(yīng)，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護(hù)等工作。(三)縣移動公司：負(fù)責(zé)維護(hù)視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保障電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定;做好可能影響網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)睦袡z修、維護(hù)等工作。(四)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府：負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)的管理和使用，并指派專人負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)的維護(hù)、管理和使用。四、會議通知(一)確需使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的縣直單位，必須提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可下發(fā)會議通知。(二)會議通知的主要內(nèi)容為會議時間、地點(diǎn)、參會對象、視頻會議聯(lián)調(diào)時間、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間和會議要求等。視頻會議聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前1天，會前設(shè)備聯(lián)調(diào)時間應(yīng)確定在召開會議前2小時。五、會議流程(一)會議申請1、視頻會議主辦單位(以下簡稱“主辦單位”)應(yīng)提前3個工作日向縣人民政府信息化工作辦公室書面申請(填寫申請表，見附件)使用視頻會議系統(tǒng)召開會議，其中應(yīng)急指揮等特殊會議經(jīng)批準(zhǔn)后可立即申請召開。2、經(jīng)批準(zhǔn)使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的，主辦單位要及時下發(fā)會議通知，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通，并按照要求做好會務(wù)等相關(guān)工作。(二)會前準(zhǔn)備1、視頻會議所需資料的搜集和分發(fā)由主辦單位負(fù)責(zé)，同時，主辦單位要將會議通知、會議議程、需演示的電子文檔等資料提前2個工作日報送至縣政府信息辦。如需鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志進(jìn)行大會發(fā)言，主辦單位要將發(fā)言順序等提前1個工作日告知縣政府信息辦。2、主辦單位要提前做好視頻會議的各項準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通和聯(lián)系，確保會議順利進(jìn)行;召開會議的當(dāng)天，主辦單位負(fù)責(zé)會務(wù)工作的同志需提前1小時到達(dá)會場，做好會議簽到、督查、服務(wù)、溝通和協(xié)調(diào)等工作。3、縣政府信息化辦根據(jù)會議要求做好各項準(zhǔn)備工作，指派技術(shù)人員，做好設(shè)備檢測和聯(lián)調(diào)等工作，并加強(qiáng)與縣移動公司對接，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、穩(wěn)定。4、視頻會議聯(lián)調(diào)?？h政府信息辦接到視頻會議通知后，提前2個工作日通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)(原則上安排在會議前1天)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定的時間、操作規(guī)程等進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會議系統(tǒng)正常使用;如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要在第一時間向縣政府信息辦報告。5、會前設(shè)備聯(lián)調(diào)。視頻會議召開前2小時，縣政府信息辦要對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行最后聯(lián)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要對系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況進(jìn)行最后檢查，如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要及時向縣政府信息辦和主辦單位報告。會前設(shè)備聯(lián)調(diào)完成后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將視頻畫面調(diào)至全景，并關(guān)閉麥克風(fēng)。(三)會間管理1、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員要全程監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，非管理人員不得操作視頻會議設(shè)備;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要根據(jù)現(xiàn)場情況及時調(diào)整攝像頭和麥克風(fēng);除大會發(fā)言鄉(xiāng)鎮(zhèn)外，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場要將麥克風(fēng)調(diào)整至靜音狀態(tài)。2、會議期間，主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參會人員要保持好會場秩序，遵守會場紀(jì)律，禁止使用手機(jī)、吸煙、在設(shè)備前后走動、在會議室和控制室附近施工等影響音頻和視頻效果的行為。(四)會后安排會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一斷開系統(tǒng)連接后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)設(shè)備并斷開電源。(五)故障處理在設(shè)備聯(lián)調(diào)或會議過程中，如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場無法連通主會場的，經(jīng)應(yīng)急處置后，仍然無法連接主會場的，要及時向主辦單位和縣政府信息辦報告，并組織參會人員到就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場參加會議。六、會場要求(一)主會場依據(jù)會議需求設(shè)置“工作視頻會議”會標(biāo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場應(yīng)擺放全縣統(tǒng)一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱標(biāo)識牌，不得懸掛與會議內(nèi)容不相符的橫幅。(二)會場內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不得隨意拆裝，并配備安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口。(三)會場要具備良好的照明條件，并做好設(shè)備防塵和保潔工作，確保視頻圖像清晰，同時，要加強(qiáng)會場安全管理。七、人員管理(一)主會場的視頻會議系統(tǒng)由縣政府信息辦負(fù)責(zé)管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場的視頻會議系統(tǒng)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理、使用和維護(hù)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確1位分管領(lǐng)導(dǎo)(原則上為常務(wù)副鄉(xiāng)鎮(zhèn)長)，落實(shí)1至2名管理人員負(fù)責(zé)日常管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場管理人員如有變動，要及時向縣政府信息辦報告，以便對其進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。2.主會場及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)管理人員要熟悉并掌握視頻會議系統(tǒng)的各項操作規(guī)程。八、設(shè)備管理(一)視頻會議系統(tǒng)依托政務(wù)外網(wǎng)運(yùn)行，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強(qiáng)電子政務(wù)機(jī)房及“鄉(xiāng)鄉(xiāng)通“網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)管理(電子政務(wù)機(jī)房必須安裝空調(diào))，除雷雨天氣外設(shè)備應(yīng)長期保持開機(jī)狀態(tài);定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題要第一時間向縣政府信息辦報告，及時排查和處理。(二)視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，管理人員要定期對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，要第一時間向縣政府信息辦報告，以便及時進(jìn)行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。非視頻會議系統(tǒng)操作人員，不得擅自操作有關(guān)設(shè)備。(三)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會場視頻會議系統(tǒng)設(shè)備要按照正確的操作規(guī)程連接設(shè)備，嚴(yán)禁隨意拔插視頻會議設(shè)備連接線纜，嚴(yán)禁帶電拔插攝像機(jī)和視頻終端連線。未經(jīng)允許，禁止私自更換視頻會議設(shè)備。(四)視頻會議系統(tǒng)的各項設(shè)備參數(shù)按照全縣統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范設(shè)定，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻終端參數(shù)不得隨意更改;確需調(diào)整設(shè)備配置、變更系統(tǒng)參數(shù)或更換會場的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，報經(jīng)縣政府信息辦同意后，方可調(diào)整、變更和更換。會議室設(shè)備使用方法注意事項篇二一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定：二、定義會議室指的是大會議室、中會議室、小會議室以及接待室。會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待及適合在會議室舉行的小型活動、競賽活動等的場所，不做其他用途。三、規(guī)模及配置接待室：可容納6人;小會議室：可容納14人，配備固定式投影儀、投影幕布;中會議室：可容納22人，配備電視機(jī);大會議室：可容納70人，配備音響、話筒、led顯示屏。（一）三個會議室及接待室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理；（二）部門或個人需要使用大會議室時，需提前一天向行政部提出申請并填寫《會議使用申請表》；部門或個人需使用中會議室、小會議室以及接待室時，需提前一小時提出申請并填寫《會議使用申請表》，因臨時情況需使用會議室的，可告知行政部先使用，后填補(bǔ)《會議使用申請表》。（三）使用原則：先申請，后使用，誰使用，誰負(fù)責(zé)。按申請先后順序使用,如遇公司層級的緊急及重要的會議可優(yōu)先使用。（四）申請使用會議室的部門應(yīng)在所預(yù)約時間準(zhǔn)時到達(dá)會議室，超過10分鐘未到達(dá)會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排，如需延長使用時，請及時通知行政部。（五）任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，如因個人原因造成設(shè)備設(shè)施損壞，須照價賠償。（六）會議室使用期間，使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議要求，行政部相關(guān)人員可協(xié)助辦會。（七）會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，會場禁止吸煙，禁止亂扔垃圾等不文明行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的椅子、桌子、設(shè)備設(shè)施等還原，離開時關(guān)閉設(shè)備電源，并通知行政部及時驗(yàn)收檢查。會議室設(shè)備使用方法注意事項篇三為充分發(fā)揮會議室功能，進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用和管理，確保各類會議正常召開，特制定本規(guī)定。第一條會議室（包括局十樓會議室、數(shù)字中心會議室、二樓會議室）由市局統(tǒng)一管理，局辦公室負(fù)責(zé)具體調(diào)度。會議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會議室由局辦公室負(fù)責(zé)，數(shù)字中心會議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé)，二樓會議室由市容支隊和規(guī)劃支隊共同負(fù)責(zé)。第二條為了避免會議時間發(fā)生沖突，提高會議室使用效率，各部門的工作例會安排，應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會、推進(jìn)會等，需用會議室，在會議確定時，應(yīng)當(dāng)在第一時間將會議事項、參會人員等情況，及時報送局辦備案，以便統(tǒng)一安排。第三條會議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第四條如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前準(zhǔn)備，確保會議順利進(jìn)行。部門牽頭召開的會議，席卡、會務(wù)用品（如：茶葉、投影設(shè)備、音響等）及會務(wù)服務(wù)，由部門具體負(fù)責(zé)；市領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、或全局性會議，會務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦，相關(guān)部門和單位予以配合協(xié)助。第五條會議期間參會人員要愛護(hù)公共設(shè)施，自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。第六條會后使用部門及時關(guān)閉投影儀、空調(diào)，桌椅及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知辦公室，以便及時修理。第七條未備案使用會議室，出現(xiàn)會議沖突的，由其自行協(xié)調(diào)處理。第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。會議室設(shè)備使用方法注意事項篇四一、總則：為規(guī)范公司會議室的管理與使用，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態(tài)，現(xiàn)面向公司內(nèi)部實(shí)施會議室使用管理制度，具體事項如下。二、權(quán)責(zé)：2.1由公司行政全面負(fù)責(zé)會議室日常管理。2.1.1會議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.1.2會議室物資準(zhǔn)備。2.1.3會后會議室整理。三、會議室申請3.1各部門使用會議室，需提前一天在公司系統(tǒng)登記會議室使用申請表。3.2先申請，后使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。遇涉及客戶的重要的會議，應(yīng)先讓客戶會議使用。四、會議室審批4.1公司行政在接到系統(tǒng)申請后應(yīng)及時協(xié)調(diào)審批，以保證會議順利進(jìn)行。4.2當(dāng)同一時間同一地點(diǎn)有多個會議申請時，應(yīng)提前通知相關(guān)申請人，請申請部門內(nèi)部協(xié)商解決，防止會議發(fā)生沖突。原則上優(yōu)先級為客戶會議>涉及外部會議>公司內(nèi)部會議。五、會議準(zhǔn)備與交付5.1會議開始前行政人員應(yīng)確保會議室環(huán)境整潔，空氣清新。5.2因會議類型不同，行政人員需按申請部門要求提前準(zhǔn)備會議物資，確保會議順利開展。5.3針對會議需使用的電子設(shè)備，如投影儀，音響等須提前測試性能，保證正常使用。5.4會議開始前將準(zhǔn)備完畢的會議室交予申請部門檢驗(yàn)。六、會議時使用6.1會議室使用人員須愛護(hù)設(shè)備和物品，人為損壞要按價賠償。6.2部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，如需延長使用時，請及時通知行政部，以便公司做出協(xié)調(diào)安排。七、會議結(jié)束整理驗(yàn)收會議室使用完畢后，關(guān)閉電子設(shè)備，整理會議室環(huán)境，方便后續(xù)使用。會議室設(shè)備使用方法注意事項篇五為了充分利用會議室的功能，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度；一、會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方，未經(jīng)允許，不得挪作他用。二、公司會議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各類設(shè)備、設(shè)施由行政人事部指定專人管理、調(diào)試。三、非參加會議及培訓(xùn)的人員，未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會議室。四、為了避免會議發(fā)生沖突，各部門如需要使用會議室，需提前3天通知行政人事部，以便統(tǒng)一安排。五、臨時召開的緊急會議需要占用會議室時，需提前至少2個小時向行政人事部提出申請并登記，否則不予安排。六、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。七、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等，使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議需求，前臺文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?，行政人事部可根?jù)實(shí)際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。八、如遇會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體的原則。遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。九、部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超過10分鐘未到十、部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不得超時使用。如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。十一、各部門如需使用會議室的設(shè)備，應(yīng)提前向行政人事部說明，以便提前準(zhǔn)備，確保會議順利進(jìn)行。十二、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，貴重物品由專人負(fù)責(zé)操作，其他人不得擅自使用和操作。與會人員要自覺維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物，不隨地吐痰。所有移動過的桌子，椅子等，在會議結(jié)束后必須還原。如果沒有還原，將對該部門負(fù)責(zé)人或個人進(jìn)行處罰，負(fù)責(zé)會議室的清潔衛(wèi)生一個星期。十三、會議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地，關(guān)閉各種電器，并立即報告行政人事部，配合行政助理檢查設(shè)施使用情況；如因個人原因造成損壞無法維修的，需照價賠償；如可以進(jìn)行維修的，由行政人事部門做好登記，安排專業(yè)的修理人員進(jìn)行修理，修理所