會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)

會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)篇一為切實(shí)加強(qiáng)我縣電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行，結(jié)合我縣實(shí)際，制定本辦法。一、適用范圍縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣紀(jì)委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(工業(yè)園、街道辦)等運(yùn)用電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)召開的會(huì)議。本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會(huì)議效率的原則召開視頻會(huì)議;凡適宜以視頻會(huì)議方式召開的會(huì)議、組織的培訓(xùn)等，原則上通過(guò)視頻會(huì)議方式實(shí)施。二、會(huì)場(chǎng)分布(一)主會(huì)場(chǎng)。主會(huì)場(chǎng)設(shè)在武寧縣市民服務(wù)中心北樓西頭9樓視頻會(huì)議室(120人)和西頭連廊6樓視頻會(huì)議室(40人)。同時(shí)，以上2個(gè)縣本級(jí)主會(huì)場(chǎng)均可作為國(guó)家、省、市視頻會(huì)議的分會(huì)場(chǎng)。(二)分會(huì)場(chǎng)。分會(huì)場(chǎng)設(shè)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府(工業(yè)園、街道辦)視頻會(huì)議室(21個(gè))。三、組織分工(一)縣政府信息辦：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排全縣視頻會(huì)議和受理縣直單位召開視頻會(huì)議的申請(qǐng);負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)保障和運(yùn)行維護(hù);負(fù)責(zé)對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分支節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和技術(shù)指導(dǎo)，并制訂相關(guān)制度和應(yīng)急預(yù)案，定期檢查設(shè)備和線路;召開視頻會(huì)議期間，安排專人進(jìn)行技術(shù)保障;負(fù)責(zé)聯(lián)系主辦單位做好會(huì)務(wù)工作。(二)縣供電公司：負(fù)責(zé)保障視頻會(huì)議系統(tǒng)的電力供應(yīng)，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護(hù)等工作。(三)縣移動(dòng)公司：負(fù)責(zé)維護(hù)視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保障電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定;做好可能影響網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)睦袡z修、維護(hù)等工作。(四)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府：負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理和使用，并指派專人負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的維護(hù)、管理和使用。四、會(huì)議通知(一)確需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議的縣直單位，必須提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可下發(fā)會(huì)議通知。(二)會(huì)議通知的主要內(nèi)容為會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)對(duì)象、視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間、會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)時(shí)間和會(huì)議要求等。視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會(huì)議前1天，會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會(huì)議前2小時(shí)。五、會(huì)議流程(一)會(huì)議申請(qǐng)1、視頻會(huì)議主辦單位(以下簡(jiǎn)稱“主辦單位”)應(yīng)提前3個(gè)工作日向縣人民政府信息化工作辦公室書面申請(qǐng)(填寫申請(qǐng)表，見(jiàn)附件)使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議，其中應(yīng)急指揮等特殊會(huì)議經(jīng)批準(zhǔn)后可立即申請(qǐng)召開。2、經(jīng)批準(zhǔn)使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議的，主辦單位要及時(shí)下發(fā)會(huì)議通知，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通，并按照要求做好會(huì)務(wù)等相關(guān)工作。(二)會(huì)前準(zhǔn)備1、視頻會(huì)議所需資料的搜集和分發(fā)由主辦單位負(fù)責(zé)，同時(shí)，主辦單位要將會(huì)議通知、會(huì)議議程、需演示的電子文檔等資料提前2個(gè)工作日?qǐng)?bào)送至縣政府信息辦。如需鄉(xiāng)鎮(zhèn)同志進(jìn)行大會(huì)發(fā)言，主辦單位要將發(fā)言順序等提前1個(gè)工作日告知縣政府信息辦。2、主辦單位要提前做好視頻會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)與縣政府信息辦溝通和聯(lián)系，確保會(huì)議順利進(jìn)行;召開會(huì)議的當(dāng)天，主辦單位負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)工作的同志需提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好會(huì)議簽到、督查、服務(wù)、溝通和協(xié)調(diào)等工作。3、縣政府信息化辦根據(jù)會(huì)議要求做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，指派技術(shù)人員，做好設(shè)備檢測(cè)和聯(lián)調(diào)等工作，并加強(qiáng)與縣移動(dòng)公司對(duì)接，確保網(wǎng)絡(luò)暢通、穩(wěn)定。4、視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)。縣政府信息辦接到視頻會(huì)議通知后，提前2個(gè)工作日通知各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)(原則上安排在會(huì)議前1天)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、操作規(guī)程等進(jìn)行設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保本鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻會(huì)議系統(tǒng)正常使用;如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，要在第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告。5、會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)。視頻會(huì)議召開前2小時(shí)，縣政府信息辦要對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行最后聯(lián)調(diào)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要對(duì)系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況進(jìn)行最后檢查，如視頻系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)向縣政府信息辦和主辦單位報(bào)告。會(huì)前設(shè)備聯(lián)調(diào)完成后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要將視頻畫面調(diào)至全景，并關(guān)閉麥克風(fēng)。(三)會(huì)間管理1、會(huì)議期間，主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員要全程監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，非管理人員不得操作視頻會(huì)議設(shè)備;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及時(shí)調(diào)整攝像頭和麥克風(fēng);除大會(huì)發(fā)言鄉(xiāng)鎮(zhèn)外，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)要將麥克風(fēng)調(diào)整至靜音狀態(tài)。2、會(huì)議期間，主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員要保持好會(huì)場(chǎng)秩序，遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，禁止使用手機(jī)、吸煙、在設(shè)備前后走動(dòng)、在會(huì)議室和控制室附近施工等影響音頻和視頻效果的行為。(四)會(huì)后安排會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一斷開系統(tǒng)連接后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備并斷開電源。(五)故障處理在設(shè)備聯(lián)調(diào)或會(huì)議過(guò)程中，如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì)場(chǎng)的，經(jīng)應(yīng)急處置后，仍然無(wú)法連接主會(huì)場(chǎng)的，要及時(shí)向主辦單位和縣政府信息辦報(bào)告，并組織參會(huì)人員到就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議。六、會(huì)場(chǎng)要求(一)主會(huì)場(chǎng)依據(jù)會(huì)議需求設(shè)置“工作視頻會(huì)議”會(huì)標(biāo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)應(yīng)擺放全縣統(tǒng)一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱標(biāo)識(shí)牌，不得懸掛與會(huì)議內(nèi)容不相符的橫幅。(二)會(huì)場(chǎng)內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不得隨意拆裝，并配備安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口。(三)會(huì)場(chǎng)要具備良好的照明條件，并做好設(shè)備防塵和保潔工作，確保視頻圖像清晰，同時(shí)，要加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)安全管理。七、人員管理(一)主會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)由縣政府信息辦負(fù)責(zé)管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理、使用和維護(hù)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確1位分管領(lǐng)導(dǎo)(原則上為常務(wù)副鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng))，落實(shí)1至2名管理人員負(fù)責(zé)日常管理、使用和維護(hù)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)管理人員如有變動(dòng)，要及時(shí)向縣政府信息辦報(bào)告，以便對(duì)其進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。2.主會(huì)場(chǎng)及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理人員要熟悉并掌握視頻會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)操作規(guī)程。八、設(shè)備管理(一)視頻會(huì)議系統(tǒng)依托政務(wù)外網(wǎng)運(yùn)行，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要加強(qiáng)電子政務(wù)機(jī)房及“鄉(xiāng)鄉(xiāng)通“網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)管理(電子政務(wù)機(jī)房必須安裝空調(diào))，除雷雨天氣外設(shè)備應(yīng)長(zhǎng)期保持開機(jī)狀態(tài);定期檢查設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告，及時(shí)排查和處理。(二)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是會(huì)議專用設(shè)備，管理人員要定期對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，要第一時(shí)間向縣政府信息辦報(bào)告，以便及時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。非視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員，不得擅自操作有關(guān)設(shè)備。(三)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備要按照正確的操作規(guī)程連接設(shè)備，嚴(yán)禁隨意拔插視頻會(huì)議設(shè)備連接線纜，嚴(yán)禁帶電拔插攝像機(jī)和視頻終端連線。未經(jīng)允許，禁止私自更換視頻會(huì)議設(shè)備。(四)視頻會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)備參數(shù)按照全縣統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范設(shè)定，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)視頻終端參數(shù)不得隨意更改;確需調(diào)整設(shè)備配置、變更系統(tǒng)參數(shù)或更換會(huì)場(chǎng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，報(bào)經(jīng)縣政府信息辦同意后，方可調(diào)整、變更和更換。會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)篇二一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定：二、定義會(huì)議室指的是大會(huì)議室、中會(huì)議室、小會(huì)議室以及接待室。會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待及適合在會(huì)議室舉行的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所，不做其他用途。三、規(guī)模及配置接待室：可容納6人;小會(huì)議室：可容納14人，配備固定式投影儀、投影幕布;中會(huì)議室：可容納22人，配備電視機(jī);大會(huì)議室：可容納70人，配備音響、話筒、led顯示屏。（一）三個(gè)會(huì)議室及接待室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；（二）部門或個(gè)人需要使用大會(huì)議室時(shí)，需提前一天向行政部提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議使用申請(qǐng)表》；部門或個(gè)人需使用中會(huì)議室、小會(huì)議室以及接待室時(shí)，需提前一小時(shí)提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議使用申請(qǐng)表》，因臨時(shí)情況需使用會(huì)議室的，可告知行政部先使用，后填補(bǔ)《會(huì)議使用申請(qǐng)表》。（三）使用原則：先申請(qǐng)，后使用，誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)。按申請(qǐng)先后順序使用,如遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議可優(yōu)先使用。（四）申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議室，超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排，如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知行政部。（五）任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，如因個(gè)人原因造成設(shè)備設(shè)施損壞，須照價(jià)賠償。（六）會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等會(huì)議要求，行政部相關(guān)人員可協(xié)助辦會(huì)。（七）會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，會(huì)場(chǎng)禁止吸煙，禁止亂扔垃圾等不文明行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的椅子、桌子、設(shè)備設(shè)施等還原，離開時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，并通知行政部及時(shí)驗(yàn)收檢查。會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)篇三為充分發(fā)揮會(huì)議室功能，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用和管理，確保各類會(huì)議正常召開，特制定本規(guī)定。第一條會(huì)議室（包括局十樓會(huì)議室、數(shù)字中心會(huì)議室、二樓會(huì)議室）由市局統(tǒng)一管理，局辦公室負(fù)責(zé)具體調(diào)度。會(huì)議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會(huì)議室由局辦公室負(fù)責(zé)，數(shù)字中心會(huì)議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé)，二樓會(huì)議室由市容支隊(duì)和規(guī)劃支隊(duì)共同負(fù)責(zé)。第二條為了避免會(huì)議時(shí)間發(fā)生沖突，提高會(huì)議室使用效率，各部門的工作例會(huì)安排，應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會(huì)、推進(jìn)會(huì)等，需用會(huì)議室，在會(huì)議確定時(shí)，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間將會(huì)議事項(xiàng)、參會(huì)人員等情況，及時(shí)報(bào)送局辦備案，以便統(tǒng)一安排。第三條會(huì)議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第四條如需使用會(huì)議室設(shè)備，應(yīng)提前說(shuō)明，以備提前準(zhǔn)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。部門牽頭召開的會(huì)議，席卡、會(huì)務(wù)用品（如：茶葉、投影設(shè)備、音響等）及會(huì)務(wù)服務(wù)，由部門具體負(fù)責(zé)；市領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議、或全局性會(huì)議，會(huì)務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦，相關(guān)部門和單位予以配合協(xié)助。第五條會(huì)議期間參會(huì)人員要愛(ài)護(hù)公共設(shè)施，自覺(jué)維護(hù)會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生。第六條會(huì)后使用部門及時(shí)關(guān)閉投影儀、空調(diào)，桌椅及時(shí)歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時(shí)告知辦公室，以便及時(shí)修理。第七條未備案使用會(huì)議室，出現(xiàn)會(huì)議沖突的，由其自行協(xié)調(diào)處理。第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)篇四一、總則：為規(guī)范公司會(huì)議室的管理與使用，提高各部門會(huì)議效率，保障會(huì)議室的正常使用狀態(tài)，現(xiàn)面向公司內(nèi)部實(shí)施會(huì)議室使用管理制度，具體事項(xiàng)如下。二、權(quán)責(zé)：2.1由公司行政全面負(fù)責(zé)會(huì)議室日常管理。2.1.1會(huì)議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.1.2會(huì)議室物資準(zhǔn)備。2.1.3會(huì)后會(huì)議室整理。三、會(huì)議室申請(qǐng)3.1各部門使用會(huì)議室，需提前一天在公司系統(tǒng)登記會(huì)議室使用申請(qǐng)表。3.2先申請(qǐng)，后使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。遇涉及客戶的重要的會(huì)議，應(yīng)先讓客戶會(huì)議使用。四、會(huì)議室審批4.1公司行政在接到系統(tǒng)申請(qǐng)后應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)審批，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。4.2當(dāng)同一時(shí)間同一地點(diǎn)有多個(gè)會(huì)議申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提前通知相關(guān)申請(qǐng)人，請(qǐng)申請(qǐng)部門內(nèi)部協(xié)商解決，防止會(huì)議發(fā)生沖突。原則上優(yōu)先級(jí)為客戶會(huì)議>涉及外部會(huì)議>公司內(nèi)部會(huì)議。五、會(huì)議準(zhǔn)備與交付5.1會(huì)議開始前行政人員應(yīng)確保會(huì)議室環(huán)境整潔，空氣清新。5.2因會(huì)議類型不同，行政人員需按申請(qǐng)部門要求提前準(zhǔn)備會(huì)議物資，確保會(huì)議順利開展。5.3針對(duì)會(huì)議需使用的電子設(shè)備，如投影儀，音響等須提前測(cè)試性能，保證正常使用。5.4會(huì)議開始前將準(zhǔn)備完畢的會(huì)議室交予申請(qǐng)部門檢驗(yàn)。六、會(huì)議時(shí)使用6.1會(huì)議室使用人員須愛(ài)護(hù)設(shè)備和物品，人為損壞要按價(jià)賠償。6.2部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知行政部，以便公司做出協(xié)調(diào)安排。七、會(huì)議結(jié)束整理驗(yàn)收會(huì)議室使用完畢后，關(guān)閉電子設(shè)備，整理會(huì)議室環(huán)境，方便后續(xù)使用。會(huì)議室設(shè)備使用方法注意事項(xiàng)篇五為了充分利用會(huì)議室的功能，給員工創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會(huì)議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度；一、會(huì)議室是專門用于召開會(huì)議、研討工作的地方，未經(jīng)允許，不得挪作他用。二、公司會(huì)議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各類設(shè)備、設(shè)施由行政人事部指定專人管理、調(diào)試。三、非參加會(huì)議及培訓(xùn)的人員，未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。四、為了避免會(huì)議發(fā)生沖突，各部門如需要使用會(huì)議室，需提前3天通知行政人事部，以便統(tǒng)一安排。五、臨時(shí)召開的緊急會(huì)議需要占用會(huì)議室時(shí)，需提前至少2個(gè)小時(shí)向行政人事部提出申請(qǐng)并登記，否則不予安排。六、如部門或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。七、各部門申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、參加人員等，使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等會(huì)議需求，前臺(tái)文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項(xiàng)請(qǐng)?zhí)崆白⒚?，行政人事部可根?jù)實(shí)際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。八、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突，要堅(jiān)持局部服從整體的原則。遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。部門會(huì)議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。九、部門及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開始使用。超過(guò)10分鐘未到十、部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不得超時(shí)使用。如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門或個(gè)人必須離開該會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。十一、各部門如需使用會(huì)議室的設(shè)備，應(yīng)提前向行政人事部說(shuō)明，以便提前準(zhǔn)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。十二、開會(huì)期間，請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品，貴重物品由專人負(fù)責(zé)操作，其他人不得擅自使用和操作。與會(huì)人員要自覺(jué)維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物，不隨地吐痰。所有移動(dòng)過(guò)的桌子，椅子等，在會(huì)議結(jié)束后必須還原。如果沒(méi)有還原，將對(duì)該部門負(fù)責(zé)人或個(gè)人進(jìn)行處罰，負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生一個(gè)星期。十三、會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地，關(guān)閉各種電器，并立即報(bào)告行政人事部，配合行政助理檢查設(shè)施使用情況；如因個(gè)人原因造成損壞無(wú)法維修的，需照價(jià)賠償；如可以進(jìn)行維修的，由行政人事部門做好登記，安排專業(yè)的修理人員進(jìn)行修理，修理所