公司會議管理制度(規(guī)范)

公司會議管理制度(規(guī)范)第一章總則

一、目的

為確保公司會議的規(guī)范化、高效化，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會議管理制度。本制度旨在明確會議的組織、流程、記錄、落實以及會議室管理等方面的規(guī)定，為公司各項工作的順利開展提供有力保障。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各層級會議的管理，包括但不限于公司董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循務(wù)實、高效、民主、集中的原則；

2.會議組織應(yīng)遵循計劃性、程序性、嚴(yán)密性、規(guī)范性的原則；

3.會議決策應(yīng)遵循合法、合規(guī)、公平、公正的原則；

4.會議紀(jì)要應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整、及時的原則；

5.會議落實應(yīng)遵循明確責(zé)任、跟蹤問效、確保執(zhí)行的原則。

四、會議分類

1.公司級會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會、年度總結(jié)表彰大會等；

2.部門級會議：包括部門例會、專題協(xié)調(diào)會、技術(shù)研討會等；

3.項目級會議：針對特定項目召開的會議；

4.其他會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議。

五、會議召開

1.會議應(yīng)由會議召集人提前通知參會人員，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等；

2.召集人應(yīng)確保會議通知的及時性、準(zhǔn)確性；

3.參會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

4.會議召集人可根據(jù)工作需要，決定是否邀請相關(guān)部門或人員列席會議。

六、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)保持會議秩序，遵守會議紀(jì)律；

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接打電話；

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議討論內(nèi)容；

4.參會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，不得發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論；

5.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實各項工作。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會，修訂權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會。各部門可根據(jù)本制度制定相應(yīng)的實施細(xì)則，并報公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，需臨時調(diào)整會議管理規(guī)定的，由會議召集人報公司批準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計劃或?qū)嶋H需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰；

2.擬定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點(diǎn)，合理安排會議時間；

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍，包括必參會人員和可選參會人員；

4.通知參會人員：提前發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備；

5.準(zhǔn)備會議材料：整理與會議議題相關(guān)的資料、報告等，提前分發(fā)給參會人員；

6.會議場地及設(shè)備準(zhǔn)備：預(yù)訂會議室，檢查會議設(shè)備（如投影儀、音響、白板等），確保會議設(shè)施齊全、功能正常。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，確認(rèn)參會人員到場情況；

2.會議主持人開場：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

3.會議議程執(zhí)行：按照議程逐項討論議題，主持人應(yīng)確保會議討論有序進(jìn)行；

4.會議發(fā)言：參會人員應(yīng)圍繞議題充分發(fā)表意見，尊重他人觀點(diǎn)，保持會場秩序；

5.會議決策：針對議題進(jìn)行投票表決或討論達(dá)成共識，形成會議決策；

6.會議總結(jié)：主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會議成果和下一步工作計劃。

三、會議紀(jì)要

1.會議紀(jì)要編寫：指定專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的編寫，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整；

2.會議紀(jì)要內(nèi)容：包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要完成后，需由會議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；

4.會議紀(jì)要發(fā)布：將審批通過的會議紀(jì)要分發(fā)給參會人員及相關(guān)人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

四、會議跟蹤落實

1.落實責(zé)任人：明確會議決策的執(zhí)行責(zé)任人，確保決策落到實處；

2.制定執(zhí)行計劃：根據(jù)會議決策，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，明確時間節(jié)點(diǎn)、完成標(biāo)準(zhǔn)等；

3.跟蹤問效：對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時了解進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問題；

4.反饋結(jié)果：執(zhí)行責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門反饋執(zhí)行結(jié)果；

5.評估會議效果：根據(jù)會議決策的執(zhí)行情況，評估會議效果，為今后類似會議提供參考。

五、會議流程優(yōu)化

1.定期收集會議流程方面的意見和建議，不斷提高會議效率；

2.對會議流程中存在的問題，及時進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)；

3.定期組織培訓(xùn)，提高會議組織者和參會人員的會議管理能力；

4.不斷探索創(chuàng)新會議形式，如線上會議、視頻會議等，提高會議效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，確保內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任分配及執(zhí)行期限等關(guān)鍵信息；

3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過后，應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門；

4.對于涉及敏感信息或需要保密的內(nèi)容，應(yīng)在會議紀(jì)要中明確標(biāo)注，并限制分發(fā)范圍。

二、會議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保每項任務(wù)都有明確的責(zé)任主體；

2.責(zé)任人應(yīng)制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，包括實施步驟、時間節(jié)點(diǎn)、所需資源等；

3.責(zé)任人應(yīng)定期向會議召集人或相關(guān)部門報告執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題及時溝通解決；

4.對于跨部門的協(xié)作任務(wù)，應(yīng)由會議召集人或指定協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，確保會議決策的執(zhí)行得到有效監(jiān)督；

2.定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對未按計劃執(zhí)行的項進(jìn)行分析，找出原因，制定整改措施；

3.對于執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時報告公司高層，尋求支持與指導(dǎo)；

4.通過會議紀(jì)要跟蹤，促進(jìn)公司決策的落實，提高工作效率和執(zhí)行力。

四、執(zhí)行結(jié)果的評估與反饋

1.責(zé)任人在任務(wù)完成后，應(yīng)向會議召集人或相關(guān)部門提交執(zhí)行結(jié)果報告；

2.對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，包括完成質(zhì)量、時間效率、資源利用等方面；

3.根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行過程中存在的問題進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)意見和建議；

4.將評估結(jié)果和反饋意見納入公司管理改進(jìn)流程，為后續(xù)會議提供參考。

五、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足；

2.根據(jù)回顧結(jié)果，調(diào)整和完善會議紀(jì)要跟蹤落實流程；

3.鼓勵員工提出關(guān)于會議紀(jì)要跟蹤落實的改進(jìn)建議，采納合理建議，不斷提高管理效率；

4.通過持續(xù)改進(jìn)，確保會議紀(jì)要的跟蹤落實機(jī)制更加科學(xué)、合理、高效。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門或會議組織者提前向行政管理部提出申請；

2.預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政管理部做好會議室安排；

3.行政管理部有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配，確保會議室資源得到合理利用；

4.遇有緊急會議，會議組織者可向行政管理部申請加急處理。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時間，不得提前占用或延遲使用；

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得吸煙、亂丟雜物；

3.使用投影儀、音響等設(shè)備時，應(yīng)確保設(shè)備正常，如有故障，應(yīng)及時向行政管理部報告；

4.未經(jīng)許可，不得攜帶外來人員進(jìn)入會議室。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會議組織者在使用設(shè)備前應(yīng)進(jìn)行功能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋；

3.使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理線纜，恢復(fù)會議室原狀；

4.若設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障，會議組織者應(yīng)立即報告行政管理部，并協(xié)助維修。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室應(yīng)保持干凈整潔，行政管理部負(fù)責(zé)定期進(jìn)行清潔；

2.會議室內(nèi)禁止擺放易燃、易爆等危險物品；

3.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)人員安全，如有緊急情況，及時啟動應(yīng)急預(yù)案；

4.會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政管理部定期收集會議室使用情況，分析資源利用效率，為優(yōu)化會議室配置提供依據(jù)；

2.鼓勵部門間共享會議室資源，提高會議室使用率；

3.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時調(diào)整會議室規(guī)模和數(shù)量，滿足會議需求；

4.探索引入智能化會議室管理系統(tǒng)，提高會議室管理效率。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，行政管理部有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予警告或處罰；

2.如造成設(shè)備損壞、會議室衛(wèi)生等問題，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

3.重復(fù)違規(guī)者，將納入個人年度考核，影響晉升及評優(yōu)；

4.各部門應(yīng)加強(qiáng)對會議室管理規(guī)定的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的遵守意識。

第五章附則

一、本制度的解