交通運輸局會議管理制度

交通運輸局會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保交通運輸局會議的有序、高效進行，規(guī)范會議組織與管理，提高決策效能，制定本制度。會議應(yīng)堅持精簡、高效、務(wù)實的原則，注重會議質(zhì)量，減少會議數(shù)量，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和時長。

二、適用范圍

本制度適用于交通運輸局召開的各類會議，包括局黨委會、局長辦公會、專題協(xié)調(diào)會、座談會等。

三、會議分類

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如局黨委會、局長辦公會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如專題協(xié)調(diào)會、座談會等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責(zé)，會議主持人應(yīng)指定專人擔(dān)任會議記錄員。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議通知、會議材料準(zhǔn)備、會場布置等。

3.會議參加人員應(yīng)按時參加，確有特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會議主持人請假。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意離場，不得遲到、早退。

2.會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要要求，認真落實會議決定事項。

六、本制度的解釋權(quán)歸交通運輸局所有。

七、本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇國家法律法規(guī)調(diào)整，本制度相應(yīng)條款應(yīng)予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，提前收集會議議題，明確會議目的和預(yù)期成果。

2.制定議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)收集的議題，制定會議議程，明確會議時間、地點、參會人員等。

3.發(fā)送通知：會議組織者應(yīng)至少提前三天向參會人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各類材料，并在會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，會議組織者應(yīng)安排專人負責(zé)簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議議程、參會人員。

3.會議議題討論：按照會議議程，依次對各個議題進行討論。議題提出人應(yīng)對議題進行詳細闡述，參會人員充分發(fā)表意見。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織進行決策。對于重大事項，應(yīng)實行表決制度。

三、會議記錄

1.會議記錄員應(yīng)認真記錄會議討論過程、決策結(jié)果以及與會議相關(guān)的重要信息。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，體現(xiàn)會議的決策過程和結(jié)果。

3.會議結(jié)束后，會議記錄員應(yīng)將會議記錄整理成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，及時發(fā)送給參會人員。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.會議組織者應(yīng)收集會議紀(jì)要的反饋意見，對會議效果進行評估，為今后會議提供改進方向。

五、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的歸檔應(yīng)符合保密要求，確保資料的安全和完整。

六、會后工作落實

1.會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況。

2.參會人員應(yīng)按照會議決策和分工，認真履行職責(zé)，確保會議成果的落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動要點。

2.會議紀(jì)要由會議記錄員在會議結(jié)束后及時整理，并提交會議主持人審核。

3.會議主持人審核無誤后，會議紀(jì)要應(yīng)在兩個工作日內(nèi)以書面形式發(fā)放給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議決策任務(wù)的分解與落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任分工，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人根據(jù)工作性質(zhì)和緊急程度制定具體實施計劃。

2.各責(zé)任部門應(yīng)將會議決策事項納入日常工作，明確完成時限，確保按時完成。

3.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，定期檢查會議決策的執(zhí)行情況。

三、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織者報告決策事項的執(zhí)行進度和結(jié)果。

2.會議組織者應(yīng)及時收集、整理執(zhí)行情況的反饋，評估決策實施的效果。

3.對于執(zhí)行中存在的問題和困難，會議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，協(xié)助責(zé)任人解決。

四、會議紀(jì)要的持續(xù)監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機制，對會議決策的長期執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

2.對于跨部門、跨時期的決策事項，應(yīng)建立跨部門協(xié)調(diào)機制，確保決策的連續(xù)性和有效性。

3.定期或不定期的會議應(yīng)審查會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對未完成的任務(wù)進行催辦。

五、會議紀(jì)要的歸檔與利用

1.會議紀(jì)要作為工作記錄和決策依據(jù)，應(yīng)由專人負責(zé)歸檔，確保資料的可追溯性。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于查閱，并根據(jù)需要提供相關(guān)部門和人員使用。

3.定期對會議紀(jì)要進行整理，分析決策實施的經(jīng)驗和不足，為改進工作提供參考。

六、責(zé)任追究

1.對于未按會議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)情況采取相應(yīng)的督促措施。

2.對于故意拖延、不作為等行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用實行預(yù)訂制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室使用申請。

2.行政管理部門根據(jù)會議室使用申請的時間、人數(shù)、設(shè)備需求等因素，統(tǒng)籌安排會議室使用。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)充分考慮會議的緊急程度和重要級別，合理調(diào)配資源。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行，保證會議的舒適性和功能性。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

3.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，會議前應(yīng)對會議室進行打掃，確保環(huán)境衛(wèi)生。

三、會議室使用

1.會議召開期間，參會人員應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持安靜，不隨意移動座位和設(shè)備。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，嚴(yán)禁亂丟雜物，保持會議室的整潔。

3.會議室使用完畢后，使用部門應(yīng)負責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備的操作和使用應(yīng)由專人負責(zé)，使用前應(yīng)進行培訓(xùn)。

2.會議室設(shè)備使用過程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報修，確保會議順利進行。

3.定期對會議室設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如保密柜、遮擋窗簾等，確保會議內(nèi)容的保密性。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)檢查會議室，確保無遺漏的保密資料和物品。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)會議室級別、使用時間和設(shè)備消耗等因素制定。

2.各部門使用會議室，應(yīng)按照規(guī)定繳納相應(yīng)費用，行政管理部門負責(zé)費用的收取與管理。

3.特殊情況下的會議室使用，可根據(jù)實際情況給予優(yōu)惠政策。

七、會議室管理制度的監(jiān)督與改進

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室管理制度進行評估，收集使用部門的意見和建議。

2.根據(jù)實際情況，不斷優(yōu)化會議室管理流程，提高會議室使用效率。

3.對違反會議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理。

第五