交通運(yùn)輸局會(huì)議管理制度

交通運(yùn)輸局會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保交通運(yùn)輸局會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議組織與管理，提高決策效能，制定本制度。會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)的原則，注重會(huì)議質(zhì)量，減少會(huì)議數(shù)量，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)。

二、適用范圍

本制度適用于交通運(yùn)輸局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括局黨委會(huì)、局長(zhǎng)辦公會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)等。

三、會(huì)議分類(lèi)

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如局黨委會(huì)、局長(zhǎng)辦公會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)等。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)指定專(zhuān)人擔(dān)任會(huì)議記錄員。

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等。

3.會(huì)議參加人員應(yīng)按時(shí)參加，確有特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場(chǎng)，不得遲到、早退。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決定事項(xiàng)。

六、本制度的解釋權(quán)歸交通運(yùn)輸局所有。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇國(guó)家法律法規(guī)調(diào)整，本制度相應(yīng)條款應(yīng)予以修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，提前收集會(huì)議議題，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果。

2.制定議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)收集的議題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

3.發(fā)送通知：會(huì)議組織者應(yīng)至少提前三天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各類(lèi)材料，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議議程、參會(huì)人員。

3.會(huì)議議題討論：按照會(huì)議議程，依次對(duì)各個(gè)議題進(jìn)行討論。議題提出人應(yīng)對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織進(jìn)行決策。對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)實(shí)行表決制度。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議討論過(guò)程、決策結(jié)果以及與會(huì)議相關(guān)的重要信息。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，體現(xiàn)會(huì)議的決策過(guò)程和結(jié)果。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集會(huì)議紀(jì)要的反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，為今后會(huì)議提供改進(jìn)方向。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的歸檔應(yīng)符合保密要求，確保資料的安全和完整。

六、會(huì)后工作落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的落實(shí)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況。

2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策和分工，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動(dòng)要點(diǎn)。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并提交會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)以書(shū)面形式發(fā)放給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分解與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任分工，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人根據(jù)工作性質(zhì)和緊急程度制定具體實(shí)施計(jì)劃。

2.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)將會(huì)議決策事項(xiàng)納入日常工作，明確完成時(shí)限，確保按時(shí)完成。

3.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況。

三、執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議組織者報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果。

2.會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)收集、整理執(zhí)行情況的反饋，評(píng)估決策實(shí)施的效果。

3.對(duì)于執(zhí)行中存在的問(wèn)題和困難，會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)資源，協(xié)助責(zé)任人解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的長(zhǎng)期執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.對(duì)于跨部門(mén)、跨時(shí)期的決策事項(xiàng)，應(yīng)建立跨部門(mén)協(xié)調(diào)機(jī)制，確保決策的連續(xù)性和有效性。

3.定期或不定期的會(huì)議應(yīng)審查會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)未完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與利用

1.會(huì)議紀(jì)要作為工作記錄和決策依據(jù)，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔，確保資料的可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于查閱，并根據(jù)需要提供相關(guān)部門(mén)和人員使用。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，分析決策實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)和不足，為改進(jìn)工作提供參考。

六、責(zé)任追究

1.對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)情況采取相應(yīng)的督促措施。

2.對(duì)于故意拖延、不作為等行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門(mén)需提前向行政管理部門(mén)提交會(huì)議室使用申請(qǐng)。

2.行政管理部門(mén)根據(jù)會(huì)議室使用申請(qǐng)的時(shí)間、人數(shù)、設(shè)備需求等因素，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)充分考慮會(huì)議的緊急程度和重要級(jí)別，合理調(diào)配資源。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行，保證會(huì)議的舒適性和功能性。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，會(huì)議前應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行打掃，確保環(huán)境衛(wèi)生。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開(kāi)期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持安靜，不隨意移動(dòng)座位和設(shè)備。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁亂丟雜物，保持會(huì)議室的整潔。

3.會(huì)議室使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備的操作和使用應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，使用前應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)。

2.會(huì)議室設(shè)備使用過(guò)程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如保密柜、遮擋窗簾等，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)檢查會(huì)議室，確保無(wú)遺漏的保密資料和物品。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)會(huì)議室級(jí)別、使用時(shí)間和設(shè)備消耗等因素制定。

2.各部門(mén)使用會(huì)議室，應(yīng)按照規(guī)定繳納相應(yīng)費(fèi)用，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)費(fèi)用的收取與管理。

3.特殊情況下的會(huì)議室使用，可根據(jù)實(shí)際情況給予優(yōu)惠政策。

七、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理制度進(jìn)行評(píng)估，收集使用部門(mén)的意見(jiàn)和建議。

2.根據(jù)實(shí)際情況，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理流程，提高會(huì)議室使用效率。

3.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五