AF-QP01文件控制程序

文件控制程序文件編號(hào)AF-QP01-C0文件版次C/0第~文件控制程序程序文件質(zhì)量部AF-QP01-C0編制/日期:審核/日期:批準(zhǔn)/日期:ANANDA程序文件。規(guī)定管理要求請(qǐng)相關(guān)工作人員嚴(yán)格遵循。版次:C/0

文件修改頁(yè)標(biāo)記變更通知單號(hào)修訂日期原文現(xiàn)文修訂人20080410012008-4-10A/0B/020080827012008-8-27B/0C/0目的對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件、資料進(jìn)行控制，包括適當(dāng)范圍的外來文件，確保各有關(guān)場(chǎng)所使用相應(yīng)文件的有效版本。適用范圍適用于對(duì)文件、資料的編制、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、更改、復(fù)印、保管、回收和作廢處理進(jìn)行控制。職責(zé)質(zhì)量部負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、檢驗(yàn)文件及其它質(zhì)量管理文件的組織編制。同時(shí)也是公司文件和資料管理的歸口責(zé)任部門，并對(duì)其中需有保密要求的文件負(fù)總責(zé)。技術(shù)中心負(fù)責(zé)產(chǎn)品的圖紙、工藝技術(shù)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件、資料的編制。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)《生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書》的編制。各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門有關(guān)文件、合同、資料的編制，使用，歸檔，保管及部門之間的文件交接。作業(yè)流程作業(yè)流程責(zé)權(quán)單位作業(yè)內(nèi)容應(yīng)用表單部門主管文件提出/授號(hào)部門主管提出文件需求，指定編制人員，并指導(dǎo)其適當(dāng)?shù)木幹品椒ǎ峁┍匾闹С郑ㄈ缳Y料、范本等），限期完成。該文件的編號(hào)由部門主管或其指定人員編制、給予。編寫人員文件的編制《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》由管理者代表組織有關(guān)人員進(jìn)行編制。技術(shù)文件由技術(shù)中心負(fù)責(zé)編制。管理制度等其它文件由文件相關(guān)主管部門組織編制。所有文件資料的編制必須清晰、工整、完整、準(zhǔn)確、會(huì)簽手續(xù)齊全。編寫人員文件的更改文件審核不通過時(shí)，編寫人員按主管要求進(jìn)行修改。日常工作中，根據(jù)顧客要求、或改進(jìn)需要，編寫人員進(jìn)行評(píng)審后，進(jìn)行更改。修改時(shí)間計(jì)算在文件編寫計(jì)劃時(shí)間之內(nèi)。需要更改的文件由更改者填寫《更改通知單》經(jīng)審批后發(fā)行；其中產(chǎn)品圖樣、工程規(guī)范等技術(shù)文件的更改，在需要時(shí)應(yīng)征得顧客同意后方能更改。質(zhì)量部收到《更改通知單》后，按《文件發(fā)放登記表》記錄收回原發(fā)放文件，由文件修改人實(shí)施更改，文件中心需將原文件留存一份?！陡耐ㄖ獑巍返木幪?hào)依據(jù)記錄序列編號(hào)方法執(zhí)行。更改方法：在技術(shù)文件中劃去需要更改的內(nèi)容,寫上更改后的內(nèi)容,并標(biāo)上與《更改通知單》中注明的標(biāo)記符號(hào)相一致的標(biāo)記符號(hào)。技術(shù)文件中的所有內(nèi)容不應(yīng)因更改而消失。文件更改只對(duì)受控文件進(jìn)行更改，非受控文件不作更改要求。文件經(jīng)大幅度修改或多次修改后，進(jìn)行換版，使用中的原版文件作廢、由質(zhì)量部收回文件，換發(fā)新版本。對(duì)有關(guān)設(shè)計(jì)、過程記錄進(jìn)行相應(yīng)的更改，使之始終為最新的版本狀態(tài)。文件變更未注事項(xiàng)按《更改管理程序》（AF-QP19）執(zhí)行。更改通知單AR-QP01-02主管人員文件的審批《質(zhì)量手冊(cè)》、《管理評(píng)審程序》由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。其它《程序文件》由各職能部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。產(chǎn)品技術(shù)文件由工程師互審，技術(shù)中心（副）主任或（副）總工或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。管理制度文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件在送審的同時(shí)須填《文件審批發(fā)放通知單》以確定分發(fā)部門，并由此文件的審批人負(fù)責(zé)審批《文件審批發(fā)放通知單》。文件審批發(fā)放通知單AR-QP01-03質(zhì)量部文件的歸檔所有與產(chǎn)品特性有關(guān)的技術(shù)、作業(yè)、圖紙等文件或要求作為受控的文件，編審批完成后，一律由文件制訂部門將原件送質(zhì)量部歸檔。質(zhì)量部負(fù)責(zé)登記。文件清單AR-QP01-01發(fā)行部門文件的發(fā)放質(zhì)量部按《文件審批發(fā)放通知單》要求，復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，加蓋“受控文件”章和分發(fā)號(hào)、發(fā)放日期，發(fā)至相關(guān)部門。并將發(fā)放的文件在《文件發(fā)放登記表》上造冊(cè)。領(lǐng)用者在《文件發(fā)放登記表》上簽收。文件發(fā)放登記表AR-QP01-04使用部門文件的使用/保管文件使用部門將本部門內(nèi)的文件全部登記造冊(cè)，并規(guī)定位置整齊有序擺放。質(zhì)量部不定期負(fù)責(zé)核查所使用的受控文件是否為有效版本，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)立即開具《稽核通告單》，并敦促其部門糾正，及有效預(yù)防。質(zhì)量部每年11月份對(duì)文件和資料進(jìn)行一次全面檢查。確保文件的清晰、整潔和完好。文件清單AR-QP01-01發(fā)行部門文件的回收當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí)，文件領(lǐng)用人應(yīng)到質(zhì)量部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換領(lǐng)新文件，質(zhì)量部負(fù)責(zé)將破損文件收回。補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，在《文件發(fā)放登記表》中注明丟失及補(bǔ)發(fā)日期，必要時(shí)通知各部門，防止誤用。更改前的原文件和廢止的文件，質(zhì)量部負(fù)責(zé)收回。文件發(fā)放登記表AR-QP01-04質(zhì)量部文件的處置回收的文件，如需參考，加蓋“作廢”印，登記發(fā)放。作廢文件，由質(zhì)量部收回，粉碎銷毀。并以《文件銷毀記錄》登記，由質(zhì)量部經(jīng)理監(jiān)銷。在質(zhì)量部歸檔的受控文件作為存檔，一直保留?！段募N毀記錄》AR-QP01-05補(bǔ)充說明文件、資料的分類和標(biāo)識(shí)公司文件資料按層次分為：第一層次：質(zhì)量手冊(cè)。第二層次：程序文件和管理制度文件。第三層次：作業(yè)文件。包括各類標(biāo)準(zhǔn)文件、圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范、程序源碼、機(jī)器碼、電磁計(jì)算書、質(zhì)量控制點(diǎn)明細(xì)表、控制計(jì)劃及有關(guān)資料（包括顧客提供的文件）等。第四層次：記錄文件和合同。文件和資料按受控狀態(tài)分：受控文件：加蓋紅色“受控文件”印章的適用的有效文件；受控文件需要作為交流或培訓(xùn)資料發(fā)放給顧客或相關(guān)單位，需加蓋“參考文件”印章，以示其已不受理更改控制，經(jīng)質(zhì)量部審核發(fā)放。非受控文件：不作標(biāo)記，或復(fù)印色“受控文件”印章的文件均為不受理更改控制的文件；文件資料的標(biāo)識(shí)由文件編制部門按本文件5.4條款的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)。文件和資料分受控和非受控兩種狀態(tài)，受控文件加蓋“受控文件”印章，非受控文件不加蓋印章，分發(fā)文件時(shí)按部門分發(fā)號(hào)進(jìn)行登記。文件和資料編號(hào)文件層次文件類別文件編號(hào)公司號(hào)項(xiàng)目號(hào)部門號(hào)文件號(hào)產(chǎn)品號(hào)年月號(hào)流水號(hào)版本修訂1質(zhì)量手冊(cè)AF-QS2007-A…0…2程序文件AF-QP01…-A…0…2管理制度AF-JS…01…-A…0…3部門規(guī)范AF-JS…-PM01…-A…0…3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)AM、C…-STP×××××××××××-A…0…3產(chǎn)品圖紙AM、C…-DRW×××××××××××A…3材料清單AM、C…-BOM×××××××××××A…3作業(yè)指導(dǎo)書AM、C…-SOP×××××××××××-01…A…3檢驗(yàn)指導(dǎo)書AM、C…-SIP×××××××××××-01…A…4合同AF-SC…0000-001…4記錄AR-QP01…-01…質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為AF-QS加年號(hào)及“-版本修訂號(hào)”，如：AF-QS2007-A0；質(zhì)量體系程序編號(hào)為AF-QP加二位流水號(hào)及“-版本修訂號(hào)”，如：AF-QP01-A0；管理制度（與產(chǎn)品有關(guān)的）文件編號(hào)為AF-加發(fā)行部門號(hào)，再加二位流水號(hào)及“-版本修訂號(hào)”，發(fā)行部門號(hào)規(guī)定如下：總經(jīng)辦：MC綜合管理部：ZG外協(xié)管理部：WX市場(chǎng)營(yíng)銷部：SY質(zhì)量部：ZL生產(chǎn)部：SC技術(shù)中心：JS財(cái)務(wù)部：CW如技術(shù)中心發(fā)行一份管理制度：AF-JS01-A0；注：公司行政制度文件以紅頭文件形式管理。過程規(guī)范文件編號(hào)為AF-加發(fā)行部門號(hào)，再加“-PM二位流水號(hào)”及“-版本修訂號(hào)”，如質(zhì)量部發(fā)行一份“電力維修工作規(guī)范”，編號(hào)可為：AF-ZL-PM01-A0；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙文件、材料清單文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)指導(dǎo)書中，具有通用性的文件在填寫產(chǎn)品號(hào)時(shí)除了前4位區(qū)分分類以外，后7位均以“0”替代。如控制器的通用檢驗(yàn)指導(dǎo)書，編號(hào)可為：AC-SIP21030000000-A0；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)為AM-（電機(jī)類）或AC-（控制器類），加“-STP十一位產(chǎn)品號(hào)”及“-版本修訂號(hào)”，如一份“控制器成品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)”，編號(hào)可為：AC-STP21030064201-A0；產(chǎn)品圖紙文件編號(hào)為AM-（電機(jī)類）或AC-（控制器類），加“-DRW十一位產(chǎn)品號(hào)”及“版本號(hào)”，如一份“定子沖片圖紙”，編號(hào)可為：AM-DRW2102材料清單文件編號(hào)為AM-（電機(jī)類）或AC-（控制器類），加“-BOM十一位產(chǎn)品號(hào)”及“版本號(hào)”，如一份“控制器產(chǎn)品材料清單”，編號(hào)可為：AC-BOM21030064201A；作業(yè)指導(dǎo)書文件編號(hào)為AM-（電機(jī)類）或AC-（控制器類），加“-SOP十一位產(chǎn)品號(hào)”、“-二位流水號(hào)”及“版本號(hào)”，如一份“定子沖片加工指導(dǎo)書”，編號(hào)可為：AM-SOP21020390103-01A檢驗(yàn)指導(dǎo)書文件編號(hào)為AM-（電機(jī)類）或AC-（控制器類），加“-SIP十一位產(chǎn)品號(hào)”、“-二位流水號(hào)”及“版本號(hào)”，如一份控制器檢驗(yàn)指導(dǎo)書”，編號(hào)可為：AC-SIP21030064201-01A；合同文件編號(hào)為AF-加發(fā)行部門號(hào)，再加“四位年月號(hào)”及“三位流水號(hào)”，如生產(chǎn)部7年3月份簽訂的第12份“采購(gòu)單”，編號(hào)可為：AF-SC0703-012；記錄表格編碼采用AR-加相關(guān)程序（省略AF-及版本修訂號(hào)）號(hào)加“-二位流水號(hào)”的形式。如AF-QP03-A0程序文件中采用的第3份記錄,編號(hào)可為：AR-QP03-03。注：①文件的版本采用A0、A1、…的方法（A、B、…為版本，0、1、2…修改次數(shù)）編制，技術(shù)文件（標(biāo)準(zhǔn)除外）版本號(hào)僅以A、B、…標(biāo)示版本，修改次以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。②三位流水號(hào)從001開始，二位流水號(hào)01開始。文件的歸檔、發(fā)放當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)提出補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)，按本程序和條款辦理手續(xù)領(lǐng)取文件、資料，并在《文件發(fā)放登記表》上注明補(bǔ)發(fā)日期。確保對(duì)所有顧客的圖樣、工程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及變更的控制，須10個(gè)工作日內(nèi)適時(shí)審查、分發(fā)、執(zhí)行。同時(shí)《文件清單》中記載發(fā)行有效的版本號(hào)和發(fā)行日期，且實(shí)施該作業(yè)時(shí)所有相關(guān)文件都應(yīng)是最新版本。發(fā)放范圍及數(shù)量文件的更改、換版、保存與銷毀所有文件和資料的原稿及其《文件清單》由各部門主管或指定人員負(fù)責(zé)保存，文件應(yīng)有序的加以保存以便存取和查閱。除有特殊說明外，文件和資料的保存期為三年。技術(shù)文件的更新及舊件的處理技術(shù)文件丟失后，丟失部門須及時(shí)向質(zhì)量部以《文件申請(qǐng)單》AR-QP01-06書面反映，言明丟失時(shí)間、原因及地點(diǎn)。根據(jù)部門主管簽署的處理意見予以補(bǔ)發(fā)。文件的借閱借閱文件時(shí)，需辦理借閱手續(xù)，由部門主管審核《文件借閱登記表》AR-QP01-07。文件的復(fù)印文件需復(fù)印時(shí)，由質(zhì)量部負(fù)責(zé)登記于《文件復(fù)印登記表》AR-QP01-08。外來文件的控制外來技術(shù)、工程資料由相關(guān)部門交技術(shù)中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，交由質(zhì)量部蓋章登記于《文件清單》中，歸檔后借閱處理。法律、法規(guī)和管理性文件由科管部收集審定，也由質(zhì)量部蓋章登記。本程序形成的質(zhì)量記錄，按《記錄控制程序》執(zhí)行。相關(guān)文件《記錄控制程序》……………………AF-QP02《變更控制程序》……………………AF-QP11相關(guān)記錄《文件清單》……………………AR-QP01-01《更改通知單》…………………AR-QP01-02《文件審批發(fā)放通知單》…………………AR-QP01-03《文件發(fā)放登記表》…………………………AR-QP01-04《文件銷毀記錄》