萬科物業(yè)會議管理制度

萬科物業(yè)會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范萬科物業(yè)會議的組織、召開及管理，確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。制定和實施會議管理制度應遵循以下原則：

1.規(guī)范性：確保會議按照既定流程和標準操作。

2.高效性：提高會議效率，縮短無效討論時間。

3.公開透明：保證會議內(nèi)容的合理公開，確保員工知情權。

4.責任明確：明確會議組織者、參與者及跟蹤執(zhí)行人員的責任。

第二條適用范圍

本制度適用于萬科物業(yè)內(nèi)部所有層級、各類會議的管理，包括但不限于公司級會議、部門級會議以及項目級會議。

第三條會議種類

根據(jù)會議的性質(zhì)和目的，會議分為以下幾類：

1.定期會議：如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：因特定議題或事件臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定項目或問題進行的深入討論和研究。

4.緊急會議：應對突發(fā)事件或緊急情況而迅速召集的會議。

第四條會議組織架構

會議的組織架構包括：

1.會議主持人：負責主持會議，引導討論，控制會議進程。

2.會議記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

3.會議協(xié)調(diào)人：負責會議籌備、通知、場地安排等會務工作。

4.與會人員：根據(jù)會議議題，由相關部門或人員參加。

第五條會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會議室內(nèi)安靜。

3.與會人員應遵守會議議程，圍繞議題展開討論，不得偏離主題。

4.會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和敏感信息時，與會人員應保守秘密，不得泄露。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實際運行情況進行定期評估和修訂，以確保其時效性和適應性。修訂后的制度應及時公布，并通知相關部門和人員。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)工作需要或相關部門提議，確定會議主要議題。

2.發(fā)送會議通知：會議協(xié)調(diào)人至少提前三個工作日發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題、與會人員等。

3.準備會議材料：會議相關人員需提前準備與議題相關的背景資料、數(shù)據(jù)報告等，并于會議前一日提交給會議主持人。

4.會議場地與設備準備：會議協(xié)調(diào)人負責預定會議室，檢查并確保會議所需設備（如投影儀、音響、白板等）正常運行。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，會議協(xié)調(diào)人負責統(tǒng)計出勤情況。

2.會議主持人開場：會議主持人簡述會議目的、議程及預期目標，宣布會議正式開始。

3.討論與決策：會議主持人引導與會人員就議題展開討論，鼓勵發(fā)表意見和建議，最終形成決策。

4.會議記錄：會議記錄人詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及后續(xù)行動計劃。

三、會議決策與執(zhí)行

1.決策公示：會議結(jié)束后，會議紀要需在兩個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并對涉及公司層面的決策進行公示。

2.任務分配：根據(jù)會議決策，明確責任人和完成時間，將任務分配至相關部門或個人。

3.跟蹤落實：會議協(xié)調(diào)人負責跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，定期向會議主持人匯報進展。

四、會議結(jié)束與反饋

1.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進行總結(jié)，強調(diào)決策的重要性和執(zhí)行的注意事項。

2.收集反饋：會議結(jié)束后，鼓勵與會人員就會議效果、組織流程等方面提出改進意見，以不斷提高會議質(zhì)量。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要的歸檔：會議紀要需按照規(guī)定格式進行整理，并存檔保管，以備后續(xù)查詢。

2.會議材料的歸檔：與會議相關的資料、文件等，由會議協(xié)調(diào)人負責整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進行保管。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要的編制：會議記錄人應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要的審核：會議紀要需經(jīng)會議主持人審核確認，確保記錄的準確性和決策的明確性。

3.會議紀要的發(fā)布：審核通過的會議紀要應在兩個工作日內(nèi)通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件形式發(fā)送給所有與會人員及相關利益方。

二、會議決策的執(zhí)行跟蹤

1.執(zhí)行計劃的制定：根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，責任人需制定詳細的執(zhí)行計劃，包括關鍵步驟、時間節(jié)點和預期目標。

2.跟蹤機制的建立：建立會議決策跟蹤機制，明確跟蹤的責任人，確保決策的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)控。

3.定期匯報進展：責任人需定期向會議協(xié)調(diào)人匯報決策執(zhí)行進展，會議協(xié)調(diào)人匯總后向會議主持人報告。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.問題反饋：在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時向會議協(xié)調(diào)人反饋，以便及時調(diào)整執(zhí)行策略。

2.協(xié)調(diào)解決：會議協(xié)調(diào)人應協(xié)助責任人解決問題，必要時召集相關人員召開臨時會議，共同探討解決方案。

3.記錄問題及解決方案：會議協(xié)調(diào)人需將問題及解決方案記錄在案，并在后續(xù)的會議紀要中進行更新和通報。

四、會議紀要的更新與閉環(huán)

1.會議紀要的更新：隨著決策執(zhí)行的進展，會議紀要應實時更新，確保記錄的最新性。

2.執(zhí)行結(jié)果的評估：決策執(zhí)行完成后，應對照會議紀要中的預期目標進行評估，形成執(zhí)行結(jié)果報告。

3.會議紀要的閉環(huán)：執(zhí)行結(jié)果報告經(jīng)會議主持人確認后，會議紀要正式閉環(huán)，相關資料歸檔保存。

五、跟蹤落實的持續(xù)改進

1.定期回顧：會議協(xié)調(diào)人應定期回顧會議決策的跟蹤落實情況，總結(jié)經(jīng)驗，查找不足。

2.改進措施：根據(jù)回顧結(jié)果，提出改進措施，完善會議紀要的跟蹤落實流程，提高執(zhí)行效率。

3.培訓與指導：對與會人員和責任人進行會議管理和執(zhí)行力的培訓，提升整體會議管理水平和決策執(zhí)行能力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂原則：會議室預訂遵循“先到先得”的原則，各部門應提前預訂，避免沖突。

2.預訂方式：通過公司內(nèi)部預訂系統(tǒng)或向會議室管理員提出申請，填寫會議室預訂表，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

3.預訂確認：會議室管理員收到預訂申請后，應及時審核確認，并在預訂系統(tǒng)中進行標注。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前，與會人員應提前進入會議室做好準備；會議結(jié)束后，應及時清理現(xiàn)場，確保會議室整潔。

2.設備使用：使用會議室期間，應愛護會議室設備，遵循設備操作規(guī)范，如遇故障，應及時報告會議室管理員。

3.會議室內(nèi)紀律：會議期間，與會人員應保持安靜，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，遵守會議紀律。

三、會議室設備管理

1.設備維護：會議室管理員負責定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.設備借用：如需借用會議室設備，需向會議室管理員申請，填寫借用清單，并在使用完畢后及時歸還。

3.設備報修：若發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時向會議室管理員報修，并詳細描述故障情況。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.日常清潔：會議室管理員負責會議室的日常清潔工作，確保會議室環(huán)境整潔。

2.定期保潔：定期對會議室進行深度保潔，包括空調(diào)清洗、地毯清潔等。

3.綠化布置：適當布置會議室綠化，提高會議室空氣質(zhì)量，營造舒適的環(huán)境。

五、會議室安全管理

1.安全意識：與會人員應提高安全意識，注意防火、防盜、防意外事故。

2.疏散通道：確保會議室疏散通道暢通，明確疏散指示標志。

3.應急預案：制定會議室應急預案，包括火災、地震等緊急情況的應對措施。

六、會議室費用管理

1.費用承擔：會議室使用產(chǎn)生的費用，如設備損耗、耗材補充等，按照公司財務制度規(guī)定承擔。

2.費用報銷：與會人員因會議產(chǎn)生的合理費用，按照公司報銷流程進行報銷。

3.節(jié)約原則：鼓勵節(jié)約使用會議室資源，避免浪費