企業(yè)聯(lián)席會議制度

企業(yè)聯(lián)席會議制度第一章總則

第一條目的與原則

為加強企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，提高決策效率，確保企業(yè)運營管理的科學(xué)性和規(guī)范性，特制定本會議制度。本制度遵循高效、務(wù)實、公開、保密的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有聯(lián)席會議的管理，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門協(xié)調(diào)會等。

第三條會議種類

會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

第四條參與人員

會議的參與人員包括會議主持人、記錄人、與會人員等。會議主持人負(fù)責(zé)會議的召集和主持，記錄人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的編寫，與會人員包括與會議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。

第五條會議決策

會議決策應(yīng)充分討論，實行民主集中制原則。會議決議應(yīng)當(dāng)明確、具體，必要時形成書面決議，由與會人員簽字確認(rèn)。

第六條會議紀(jì)律

與會人員應(yīng)按時參加，遵守會議紀(jì)律，保持會議秩序，禁止無故缺席、遲到、早退。會議期間，應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離場或進行與會議無關(guān)的談話。

第七條保密原則

會議內(nèi)容涉及企業(yè)機密，與會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可不得泄露會議內(nèi)容。會議紀(jì)要的發(fā)放與保管應(yīng)遵循企業(yè)保密規(guī)定。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)企業(yè)發(fā)展和實際工作需要，適時進行修訂。修訂后的制度報經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以公布實施。

第二章會議流程

會議籌備：

會議主持人應(yīng)根據(jù)會議目的和議題，提前確定會議時間、地點、參與人員及會議議程。會議籌備應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)：

1.會議通知：會議主持人或指定人員應(yīng)在會議召開前至少三個工作日，向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議主題、時間、地點、預(yù)期議程和準(zhǔn)備工作要求。

2.會議資料準(zhǔn)備：相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會議議題準(zhǔn)備相關(guān)資料，包括但不限于背景資料、數(shù)據(jù)分析、政策文件等，并在會議召開前至少一個工作日提交給會議主持人。

3.技術(shù)準(zhǔn)備：對于需要使用多媒體設(shè)備或遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的會議，技術(shù)部門應(yīng)提前進行設(shè)備調(diào)試，確保會議期間的通訊暢通無阻。

會議召開：

會議按以下流程進行：

1.簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會場，進行簽到登記，確保會議能夠準(zhǔn)時開始。

2.會議開場：會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員，重申會議目的和議程，明確會議規(guī)則。

3.議題討論：按照會議議程逐項討論議題。每個議題應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人進行匯報，隨后展開討論，與會人員可提出問題、建議和決策意見。

4.決策形成：會議主持人引導(dǎo)與會人員就議題進行表決或達(dá)成共識，形成會議決策。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確下一步行動計劃和責(zé)任分配。

會議結(jié)束：

會議結(jié)束后，應(yīng)進行以下工作：

1.會議紀(jì)要：記錄人根據(jù)會議內(nèi)容編寫會議紀(jì)要，明確記錄會議討論的主要觀點、決策結(jié)果和行動計劃。

2.會議紀(jì)要確認(rèn)：會議紀(jì)要完成后，應(yīng)發(fā)送給所有與會人員確認(rèn)。與會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見，確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3.資料歸檔：會議資料和紀(jì)要應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。

特別規(guī)定：

對于重大決策或特別議題的會議，應(yīng)邀請法律顧問或相關(guān)專家參與，確保決策的合規(guī)性和科學(xué)性。此外，涉及多個部門或跨部門的議題，應(yīng)提前進行充分溝通，協(xié)調(diào)各方利益，確保會議效率。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

紀(jì)要的編制與發(fā)布：

會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容，明確決策事項、責(zé)任人和完成時限。會議紀(jì)要的編制與發(fā)布流程如下：

1.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到初稿后的48小時內(nèi)完成審核，提出修改意見，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.記錄人根據(jù)主持人的意見進行修改，形成最終版會議紀(jì)要。

4.最終版會議紀(jì)要應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門，并抄送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

跟蹤執(zhí)行：

為確保會議決策的有效執(zhí)行，應(yīng)建立以下跟蹤機制：

1.責(zé)任部門或責(zé)任人收到會議紀(jì)要后，應(yīng)根據(jù)紀(jì)要中的行動計劃制定具體的執(zhí)行方案，并在規(guī)定時限內(nèi)開始執(zhí)行。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或指定跟蹤人報告執(zhí)行進度，遇到問題應(yīng)及時溝通并尋求解決方案。

3.會議主持人或指定跟蹤人應(yīng)定期檢查決策執(zhí)行情況，對執(zhí)行不力的情況進行督促和指導(dǎo)。

結(jié)果反饋與評估：

1.每項決策執(zhí)行完成后，責(zé)任人應(yīng)提交執(zhí)行結(jié)果報告，包括執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)和改進建議。

2.會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對執(zhí)行結(jié)果進行評估，分析決策效果，總結(jié)經(jīng)驗，為后續(xù)決策提供參考。

3.對于未按期完成的決策事項，應(yīng)分析原因，制定補救措施，并重新設(shè)定完成時限。

變更管理：

如遇特殊情況需變更會議決策，應(yīng)遵循以下流程：

1.責(zé)任人提出變更申請，詳細(xì)說明變更原因、影響和備選方案。

2.變更申請?zhí)峤唤o會議主持人，由主持人決定是否召開臨時會議討論變更事宜。

3.如需召開會議，按照本章所述會議流程進行，并形成新的會議紀(jì)要。

4.新的會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)后，取代原紀(jì)要，相關(guān)責(zé)任人按照新決策執(zhí)行。

監(jiān)督與問責(zé)：

1.企業(yè)應(yīng)建立會議決策執(zhí)行的監(jiān)督機制，對執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.對因主觀原因?qū)е聸Q策執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的問責(zé)處理。

3.問責(zé)結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為員工考核和晉升的依據(jù)之一。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂：

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門的會議預(yù)約工作。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)填寫會議室預(yù)約申請表，明確會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

3.會議室預(yù)訂需提前至少一個工作日，以便于會議管理部門進行合理安排。

4.如遇緊急會議，會議預(yù)訂人應(yīng)與會議管理部門溝通，協(xié)調(diào)解決。

會議室使用規(guī)范：

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)整潔。

2.會議期間，與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范。

3.會議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線等，確保會議室安全。

4.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并切斷電源。

會議室設(shè)備管理：

1.會議管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室設(shè)備使用前，使用人應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.企業(yè)應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行更新和升級，以滿足會議需求。

4.會議室設(shè)備借用需經(jīng)會議管理部門批準(zhǔn)，使用完畢后及時歸還。

會議室安全保障：

1.會議室內(nèi)應(yīng)配置適量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

2.會議管理部門應(yīng)制定會議室安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)進行危險行為。

4.會議室內(nèi)外應(yīng)保持通道暢通，不得堆放雜物。

會議室衛(wèi)生管理：

1.會議管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔和消毒，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持個人衛(wèi)生，遵守公共衛(wèi)生規(guī)定。

3.會議室內(nèi)應(yīng)提供充足的垃圾桶，方便與會人員丟棄廢棄物。

4.企業(yè)應(yīng)定期對會議室進行空氣質(zhì)量檢測，確保室內(nèi)空氣質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

會議室服務(wù)提升：

1.會議管理部門應(yīng)收集與會人員的意見和建議，不斷改進會議室服務(wù)。

2.定期對會議室管理人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

3.與會人員滿意度調(diào)查結(jié)果作為會議管理部門工作考核的依據(jù)。

4.積極探索新技術(shù)和新方法，提高會議室使用效率，降低企業(yè)成本。

第五章附則

1.本制度