辦公室制定會議管理制度

辦公室制定會議管理制度第一章總則

為確保辦公室會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于辦公室所有層級會議，包括但不限于周例會、專題協(xié)調(diào)會、決策會等。

一、會議目的

1.傳達政策、交流信息、研究問題、協(xié)調(diào)工作、部署任務。

2.提高工作效率，促進部門間的溝通與合作。

3.增強決策的科學性、民主性和執(zhí)行力。

二、會議原則

1.精簡、高效、務實、節(jié)約。

2.減少會議數(shù)量，控制會議規(guī)模，縮短會議時間。

3.遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，確保決策的科學性。

三、會議類別

1.常規(guī)會議：定期召開，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.專題會議：根據(jù)工作需要，針對特定問題或項目召開的會議。

3.臨時會議：因緊急事項或突發(fā)事件需要臨時召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：負責會議的組織、主持和總結(jié)。

2.與會人員：根據(jù)會議主題和內(nèi)容，由主持人指定相關(guān)人員參加。

3.記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

五、會議紀律

1.嚴格遵守會議時間，按時參會，不得遲到、早退。

2.會議期間，手機等通訊工具應調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，不得隨意接打電話。

3.與會人員應認真聆聽他人發(fā)言，尊重不同意見，不得打斷他人發(fā)言。

4.會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應嚴格保密。

六、本制度的解釋權(quán)歸辦公室所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應認真貫徹執(zhí)行本制度，確保會議的順利進行。

第二章會議流程

為保證會議的順利進行，提高會議效率，特制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主要議題和目標。

2.擬定會議議程：列出會議的主要議題、討論重點和預計時間。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)人員參會。

4.通知與報名：通過電話、郵件或辦公系統(tǒng)等方式通知與會人員，并收集報名信息。

5.預約會議室：根據(jù)與會人數(shù)、會議時間等需求，提前預約合適的會議室。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，確認參會人員。

2.會議主持人開場：主持人宣布會議主題、議程和會議紀律。

3.各部門匯報：按照議程，各部門負責人對相關(guān)工作進行匯報。

4.討論與決策：針對會議議題，與會人員進行充分討論，形成決策。

5.會議總結(jié)：主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，明確下一步工作要求和時間節(jié)點。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：記錄人詳細記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、決策結(jié)果等。

2.整理會議紀要：根據(jù)會議記錄，整理形成會議紀要，明確責任人和完成時限。

3.發(fā)布會議紀要：將會議紀要發(fā)送給與會人員和相關(guān)領(lǐng)導，以便跟蹤落實。

四、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：各部門按照會議紀要要求，積極推進工作落實。

2.反饋與匯報：各部門定期向會議主持人匯報工作進展，確保決策的執(zhí)行力度。

3.評估與總結(jié)：對會議效果和決策實施情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化會議管理制度。

五、會議流程的優(yōu)化與調(diào)整

1.定期收集與會人員的意見和建議，對會議流程進行優(yōu)化和調(diào)整。

2.根據(jù)工作實際，合理調(diào)整會議議程和時長，確保會議的務實高效。

3.引入現(xiàn)代化會議手段，如視頻會議、在線協(xié)作等，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議決策和任務分配的重要依據(jù)，為確保會議成果的轉(zhuǎn)化，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄人應在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.記錄人根據(jù)主持人的意見進行修改，形成最終會議紀要，并在會議結(jié)束后72小時內(nèi)通過電子郵件、辦公系統(tǒng)等渠道發(fā)布給所有與會人員和相關(guān)領(lǐng)導。

二、任務分配與責任落實

1.會議紀要中應明確每項任務的責任人、完成標準和時限。

2.責任人收到會議紀要后，應立即行動，按照既定要求和時間節(jié)點推進工作。

3.責任人如遇問題或困難，應及時向會議主持人或相關(guān)部門匯報，尋求支持和協(xié)助。

三、進度監(jiān)控與匯報

1.各部門應定期（如每周或每月）向會議主持人匯報任務進展情況。

2.會議主持人應監(jiān)控整體工作進度，對滯后任務進行重點跟蹤，確保各項決策按期完成。

3.對于重大事項或關(guān)鍵節(jié)點，可設立專項匯報機制，及時了解進展，提供指導和支持。

四、評估與反饋

1.會議紀要的執(zhí)行情況將作為部門和員工考核的重要依據(jù)。

2.定期對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施。

3.鼓勵與會人員對會議紀要的執(zhí)行提供反饋，對提高會議效率和決策執(zhí)行力提出建議。

五、變更管理

1.如因特殊情況需調(diào)整會議紀要中的任務分配或完成時限，責任人應提出書面申請，經(jīng)會議主持人批準后方可實施。

2.任何對會議紀要內(nèi)容的修改都應記錄在案，并及時通知所有相關(guān)人員，確保信息的一致性和透明性。

第四章會議室管理規(guī)定

為充分利用會議室資源，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前通過辦公系統(tǒng)或向行政管理部門提交會議室預訂申請。

2.預訂時應提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息，以便行政管理部門合理安排會議室資源。

3.行政管理部門收到預訂申請后，應在24小時內(nèi)完成審核，并及時通知申請部門預訂結(jié)果。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意移動室內(nèi)設施。

2.會議開始前，與會人員應提前到達會議室，做好會議準備工作。

3.會議期間，應確保會議室門關(guān)閉，減少外界干擾，保證會議的順利進行。

4.會議結(jié)束后，與會人員應整理好會議室內(nèi)物品，關(guān)閉投影儀、音響等設備，并通知行政管理部門進行清潔。

三、會議室設備管理

1.會議室內(nèi)的設備應定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。

2.會議期間如遇設備故障，應及時通知行政管理部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員進行維修。

3.與會人員應愛護會議室設備，不得隨意損壞或私自帶出會議室。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置門禁系統(tǒng)，嚴格控制進出人員。

2.會議室內(nèi)禁止使用無線通信設備，防止信息泄露。

3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議，應采取加密通信、限制記錄等措施，確保會議內(nèi)容的安全。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門應定期收集會議室使用情況，分析使用需求，合理調(diào)整會議室布局和設備配置。

2.鼓勵采用視頻會議等現(xiàn)代化手段，減少對實體會議室的依賴，提高會議室使用效率。

3.定期對會議室管理規(guī)定進行評估和優(yōu)化，不斷改進會議室服務，滿足各部門的會議需求。

第五章附則

為確保本會議管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、