公司檔案管理制度

-PAGE4-公司檔案管理制度1.總則

1.1為規(guī)范公司檔案管理工作，明確工作職責(zé)，保證檔案的完整和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合公司實(shí)際特制定本辦法。1.2檔案管理的范圍包括在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中直接形成的、對公司有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄。2.管理職責(zé)2.1行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，對各事業(yè)部的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。2.2各事業(yè)部由綜合秘書根據(jù)本辦法負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。2.3公司行政人事部負(fù)責(zé)職權(quán)范圍內(nèi)人事檔案的管理工作。3.檔案的形成與移交3.1歸檔范圍凡是在公司各項經(jīng)營管理活動中形成的具有查考利用價值的各類文件材料，不論其何種載體，都屬于公司檔案部門歸檔接收范圍，具體包括：3.1.1各級黨政機(jī)關(guān)、管理部門發(fā)布的需要公司貫徹執(zhí)行的公文、批示、決定、3.1.2公司及各部門發(fā)布3.1.33.1.4公司的歷史沿革、大事記、年鑒，3.1.53.1.63.1.73.13.1.3.1.3.1.3.1.13.1.133.1.143.2檔案編號3.2.1X-XX-XXXX-XXX案卷順序號年份二級類目一級類目3.2.2一級類目、二級類目的具體編碼規(guī)則，見（HYPERLINK附件一：檔案編號原則）3.3歸檔時間文件資料的歸檔一般采用“季度歸檔”及“年度歸檔”兩種形式，季度歸檔為季末次月，年度歸檔為次年二月至七月。3.3.1行政、經(jīng)營等方面的文件材料3.3.2公司網(wǎng)上形成的電子文件及各業(yè)務(wù)單位和部門形成的其它相關(guān)電子文件按年度歸檔3.3.3設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料按工作階段或工程項目竣工后由項目負(fù)責(zé)人審定簽字，三個月內(nèi)歸檔；對周期較長的科技項目，可視具體情況按年度分批歸檔；對于重要的外來材料(如外購設(shè)備的隨機(jī)圖紙和文字說明材料等3.36.8歸還檔案時，檔案管理人員要仔細(xì)檢查清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有遺失或損壞現(xiàn)象的，應(yīng)及時報告行政人事部領(lǐng)導(dǎo)。6.9員工調(diào)離本企業(yè)，在離崗前必須做好資料移交工作，退還借閱檔案經(jīng)檔案室簽字后方可辦理調(diào)動手續(xù)。7.檔案的鑒定和銷毀7.1行政人事部根據(jù)規(guī)定的檔案保管期限，會同有關(guān)職能部門、業(yè)務(wù)單位的有關(guān)人員，定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。7.2檔案的鑒定應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的主持下，由行政人事部會同有關(guān)部門組織“鑒定小組”共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后寫出鑒定報告，對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清單及檔案銷毀清冊（HYPERLINK附件三：檔案銷毀清冊），按有關(guān)權(quán)限報批后銷毀。非經(jīng)鑒定與批準(zhǔn)，不得任意銷毀檔案。7.3銷毀檔案時，應(yīng)指定專人(兩人)負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失、泄露、漏銷，銷毀完畢，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔，永久保管。8.附則8.1公司行政人事部及各業(yè)務(wù)單位可根據(jù)本及國家相關(guān)法規(guī)制訂相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。8.2本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：檔案編號原則一級類目二級類目類目解釋X-行政類01-政務(wù)公文各級黨政機(jī)關(guān)、管理部門發(fā)布的需公司執(zhí)行的公文、批示、決定、條例、規(guī)定、辦法和通知等02-公司及部門發(fā)布的公文公司及各部門發(fā)布的公文的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿及相關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)章制度、調(diào)查報告、專題報告、重要公函等03-會議記錄、紀(jì)要及相關(guān)文件公司各項重要會議的會議記錄、會議紀(jì)要、專業(yè)會議材料和其他相關(guān)文件材料04-公司文獻(xiàn)資料公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映公司重要活動事件的各類報刊雜志、聲像材料（錄音、錄像）、榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物、照片、聲像等文件材料05-計劃、總結(jié)與報告公司內(nèi)部職能活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)預(yù)算、決算等文件06-公務(wù)活動相關(guān)資料公務(wù)活動形成的重要信件、電報、傳真、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料07-其他行政資料未列入以上內(nèi)容的行政資料，如商標(biāo)管理、信息管理等R-人事類01-組織結(jié)構(gòu)與定崗定編定員公司的組織機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、人員編制、干部任免、勞動工資資料02-員工檔案資料員工名冊、員工簡歷、員工調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料03-績效考核資料部門、員工績效考核記錄04-其他人事資料未列入以上內(nèi)容中的人事資料H-合同類01-公司資信文件公司法律資質(zhì)相關(guān)文件02-公司合同管理文件公司在經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議及相應(yīng)的審批材料03-公司法務(wù)文件公司涉及訴訟活動形成的有關(guān)文件材料G-工程類01-設(shè)備管理資料設(shè)備的使用與維護(hù)狀況等02-現(xiàn)場管理資料項目管理的相關(guān)資料03-質(zhì)量與安全管理質(zhì)量與安全的資質(zhì)、規(guī)范、要求等文件04-其他工程管理資料未列入以上內(nèi)容中的工程管理資料J-技術(shù)類01-技術(shù)研發(fā)與申報公司專利技術(shù)的管理，新技術(shù)的研發(fā)與申報02-技術(shù)支持技術(shù)的評審，標(biāo)書的制作，技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的確定，技術(shù)服務(wù)工作等03-工程預(yù)算工程項目的預(yù)算04-其他技術(shù)管理資料未列入以上內(nèi)容中的技術(shù)管理資料Y-業(yè)務(wù)類01-市場與客戶管理資料市場分布、市場開拓情況，客戶的歸類管理等，采購管理的情況02-采購管理資料供應(yīng)商、施工隊等采購的管理資料03-其他業(yè)務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的業(yè)務(wù)管理資料C-財務(wù)類01-固定資產(chǎn)資料公司固定資產(chǎn)的登記與管理02-財務(wù)賬目管理財務(wù)進(jìn)出項目的賬目管理03-投融資管理重大資金的使用與流向、投融資決策管理04-上市管理資料涉及上市的公司財務(wù)事務(wù)的綜合管理資料05-薪酬福利資料員工薪酬數(shù)據(jù)、福利發(fā)放情況的登記與歸檔06-其他財務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的財務(wù)管理資料附件二：檔案借閱審批單檔案借閱審批單編號：借閱單位（人）聯(lián)系電話有效證件登記或部門證明借閱時間歸還時間案卷名稱寫明借閱目的或解決問題借閱數(shù)量卷號：，共卷其中：圖張，文字頁〇原件〇需復(fù)印借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字經(jīng)辦人公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見集團(tuán)辦審批意見檔案室接收人備注：1、公司