行政會議制度管理制度

行政會議制度管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保公司行政會議的有序、高效進(jìn)行，提高決策效率與執(zhí)行力，制定本會議管理制度。會議應(yīng)遵循公開、民主、集中、效率的原則。

二、適用范圍

本制度適用于公司行政級別以下（不含行政級別）的各類會議，包括但不限于周例會、月度總結(jié)會、臨時(shí)性會議等。

三、會議類型

1.常規(guī)會議：定期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召集的會議；

3.專題會議：針對特定主題或項(xiàng)目召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)會議的組織、主持、總結(jié)等工作；

2.參會人員：與會議主題相關(guān)的人員，包括部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)崗位人員等；

3.記錄人：由會議主持人指定，負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄和整理。

五、會議時(shí)間

1.常規(guī)會議時(shí)間由公司統(tǒng)一規(guī)定，如有特殊情況需調(diào)整，由會議主持人提前通知；

2.臨時(shí)會議時(shí)間根據(jù)工作需要和參會人員時(shí)間安排，由會議召集人確定；

3.會議應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間，確保高效進(jìn)行。

六、會議地點(diǎn)

1.會議地點(diǎn)由會議主持人提前預(yù)定，確保場地、設(shè)備等條件滿足會議需求；

2.如需變更會議地點(diǎn)，會議主持人應(yīng)及時(shí)通知參會人員。

七、會議通知

1.會議主持人應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員；

2.會議通知應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員等信息；

3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。

八、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，如有特殊情況需提前向會議主持人請假；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，避免影響會議進(jìn)行；

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得隨意離場、喧嘩、打斷他人發(fā)言；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成相關(guān)工作。

九、保密原則

1.會議涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

2.會議紀(jì)要未經(jīng)允許，不得隨意傳播、泄露。

十、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員、會議時(shí)間等；

2.會議主持人提前預(yù)定會議室，并檢查會議設(shè)備是否正常運(yùn)行；

3.會議主持人制定會議議程，并在會議召開前至少3個(gè)工作日將會議通知及議程發(fā)送給參會人員；

4.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況需請假。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，記錄人應(yīng)到達(dá)會議室，準(zhǔn)備會議簽到表；

2.參會人員應(yīng)在會議開始前5分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到；

3.會議主持人應(yīng)在會議開始前對參會人員進(jìn)行點(diǎn)名，確認(rèn)參會人員到齊。

三、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題和議程；

2.會議按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，每個(gè)議題的討論時(shí)間由會議主持人控制；

3.與會人員在討論議題時(shí)，應(yīng)圍繞主題發(fā)言，言簡意賅，避免偏題；

4.會議主持人應(yīng)確保每個(gè)參會人員都有發(fā)言機(jī)會，并對爭議性問題進(jìn)行協(xié)調(diào)、引導(dǎo)；

5.會議主持人應(yīng)對重要決策進(jìn)行總結(jié)，確保與會人員對決策結(jié)果達(dá)成一致。

四、會議記錄

1.記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分工等；

2.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理出會議紀(jì)要，并發(fā)送給會議主持人審核；

3.會議主持人審核通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，要求大家按照會議紀(jì)要執(zhí)行任務(wù)。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前對本次會議的成果、不足之處進(jìn)行總結(jié)；

2.會議主持人應(yīng)對下次會議的主題、時(shí)間等進(jìn)行預(yù)告，并征詢參會人員的意見和建議；

3.參會人員應(yīng)對會議效果進(jìn)行評價(jià)，對會議組織、議題討論等方面提出改進(jìn)意見。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與；

2.參會人員離開會議室時(shí)，注意整理個(gè)人物品，保持會議室整潔；

3.會議主持人或指定人員負(fù)責(zé)關(guān)閉會議室門窗、電源等，確保會議室安全。

本章詳細(xì)闡述了會議的籌備、簽到、議程執(zhí)行、記錄、總結(jié)和結(jié)束等流程，旨在規(guī)范會議組織，提高會議效率。參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議秩序。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，準(zhǔn)確、詳實(shí)地編制會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容全面、清晰；

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分工等信息；

3.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的編制，并提交給會議主持人審核；

4.會議主持人審核通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的閱讀與確認(rèn)

1.參會人員收到會議紀(jì)要后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)閱讀完畢，并對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)；

2.如參會人員對會議紀(jì)要內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)向會議主持人提出，經(jīng)核實(shí)后進(jìn)行修改；

3.確認(rèn)無誤的會議紀(jì)要，參會人員應(yīng)簽字或郵件回復(fù)確認(rèn)，以便于跟蹤執(zhí)行情況。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.參會人員應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的責(zé)任分工，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)；

2.會議主持人或指定人員應(yīng)定期（如每周）對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保工作進(jìn)度；

3.如在工作中遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)與會議主持人溝通，尋求解決方案；

4.對于未按會議紀(jì)要執(zhí)行的參會人員，會議主持人應(yīng)進(jìn)行提醒、督促，必要時(shí)進(jìn)行問責(zé)。

四、會議紀(jì)要的存檔與管理

1.記錄人應(yīng)將已發(fā)布的會議紀(jì)要按照時(shí)間順序進(jìn)行存檔，以便于查詢和追溯；

2.會議紀(jì)要的存檔可采用紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式，確保數(shù)據(jù)安全；

3.公司行政管理部門應(yīng)定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理、歸檔，以備后續(xù)參考。

五、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，會議主持人應(yīng)及時(shí)通知記錄人，對會議紀(jì)要進(jìn)行修訂；

2.記錄人應(yīng)在收到通知后1個(gè)工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的修訂，并重新發(fā)布；

3.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注修訂內(nèi)容和日期，并重新發(fā)送給參會人員進(jìn)行確認(rèn)。

本章主要明確了會議紀(jì)要的編制、發(fā)布、閱讀確認(rèn)、執(zhí)行跟蹤、存檔管理和修訂更新等環(huán)節(jié)，旨在強(qiáng)化會議決策的執(zhí)行力，確保公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定，共同落實(shí)會議紀(jì)要的相關(guān)工作。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)定

1.會議室預(yù)定采取預(yù)約制度，由會議主持人或指定人員提前通過公司內(nèi)部預(yù)定平臺或向行政管理部門進(jìn)行預(yù)定；

2.預(yù)定時(shí)需提供會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以確保會議室配置滿足會議需求；

3.預(yù)定成功后，預(yù)定人將獲得會議室使用權(quán)，如有特殊原因需取消或變更會議，應(yīng)提前通知行政管理部門。

二、會議室配置與維護(hù)

1.行政管理部門負(fù)責(zé)對會議室進(jìn)行日常管理與維護(hù)，確保會議室設(shè)備設(shè)施齊全、功能正常；

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議電話等；

3.定期對會議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，保持會議室環(huán)境整潔、舒適。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議主持人應(yīng)確保會議在預(yù)定時(shí)間內(nèi)開始和結(jié)束，遵守會議室使用規(guī)定；

2.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意損壞、涂抹，如有損壞，需照價(jià)賠償；

3.會議期間，請保持手機(jī)靜音或振動，避免影響會議進(jìn)行；

4.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食，保持會議室衛(wèi)生。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用過程中，參會人員應(yīng)關(guān)注消防安全，遵守公司消防安全規(guī)定；

2.保密會議需在會議室門口明顯位置放置保密標(biāo)識，提醒參會人員注意保密；

3.會議結(jié)束后，會議主持人或指定人員負(fù)責(zé)檢查會議室，確保無遺漏的保密文件和物品。

五、會議室資源協(xié)調(diào)

1.行政管理部門應(yīng)合理分配會議室資源，優(yōu)先保證公司重要會議需求；

2.如遇到會議室資源緊張，行政管理部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保會議正常進(jìn)行；

3.鼓勵(lì)部門間共享會議室資源，提高會議室使用效率。

本章針對會議室的預(yù)定、配置與維護(hù)、使用規(guī)范、安全與保密以及資源協(xié)調(diào)等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在提高會議室使用效率，為公司各類會議提供良好的會議環(huán)境。參會人員及行政管理部門應(yīng)共同遵守本章規(guī)定，確保會議室管理工作的順利進(jìn)行。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有疑問