涉密會(huì)議 管理制度

涉密會(huì)議管理制度第一章總則

為確保涉密會(huì)議的順利進(jìn)行，加強(qiáng)會(huì)議的組織管理，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議內(nèi)容的保密性，特制定本涉密會(huì)議管理制度。

一、適用范圍

本制度適用于公司（或單位）內(nèi)部涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及工作秘密的各類會(huì)議。

二、會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、保密的原則。

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，禁止涉及與會(huì)議無(wú)關(guān)的敏感信息。

3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密。

三、會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，涉密會(huì)議分為以下三類：

1.絕密級(jí)會(huì)議：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及工作秘密，泄露可能導(dǎo)致特別嚴(yán)重后果的會(huì)議。

2.機(jī)密級(jí)會(huì)議：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及工作秘密，泄露可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果的會(huì)議。

3.秘密級(jí)會(huì)議：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及工作秘密，泄露可能導(dǎo)致一般后果的會(huì)議。

四、組織機(jī)構(gòu)

1.會(huì)議的組織管理工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議主持人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和紀(jì)要工作。

3.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的保密性，對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律的行為及時(shí)予以制止。

五、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)具備相應(yīng)的保密資格和業(yè)務(wù)能力。

2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，準(zhǔn)時(shí)參加或請(qǐng)假。

3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前送達(dá)參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

3.會(huì)議通知應(yīng)采取適當(dāng)方式發(fā)送，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

七、會(huì)議資料的準(zhǔn)備與管理

1.會(huì)議資料的準(zhǔn)備應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)禁涉及無(wú)關(guān)敏感信息。

2.會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議開始前送達(dá)參會(huì)人員，會(huì)后收回。

3.會(huì)議資料應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，防止丟失、泄露。

八、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

2.參會(huì)人員應(yīng)集中精力參會(huì)，禁止交頭接耳、隨意走動(dòng)。

3.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

九、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論情況等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)會(huì)議主持人審核后存檔。

十、本制度的解釋權(quán)歸公司（或單位）保密工作部門。

第二章會(huì)議流程

為確保涉密會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的籌備、進(jìn)行和結(jié)束等各個(gè)流程環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞主題展開。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議主持人應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括各議題的討論時(shí)間、發(fā)言順序等，并在會(huì)議通知中明確。

3.選定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：根據(jù)參會(huì)人員的時(shí)間安排和會(huì)議室資源，選定合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容，提前送達(dá)參會(huì)人員。

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，確保資料在會(huì)前送達(dá)參會(huì)人員。

6.會(huì)議設(shè)備檢查：會(huì)議開始前，檢查會(huì)議室內(nèi)的音響、投影儀、話筒等設(shè)備是否正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和保密要求。

3.各議題討論：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行各議題的討論。會(huì)議主持人應(yīng)確保討論圍繞主題進(jìn)行，控制好討論時(shí)間。

4.討論記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄各議題的討論情況，包括主要觀點(diǎn)、結(jié)論等。

5.休息與茶歇：根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)和參會(huì)人員需求，合理安排休息和茶歇時(shí)間。

三、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議接近尾聲，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃。

2.散會(huì)：會(huì)議主持人宣布散會(huì)，感謝參會(huì)人員的參與。

3.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

4.會(huì)議資料回收：會(huì)后，指定專人負(fù)責(zé)回收會(huì)議資料，防止泄露保密信息。

四、會(huì)議評(píng)估

1.參會(huì)人員反饋：會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員征集會(huì)議效果、組織等方面的意見和建議。

2.會(huì)議主持人總結(jié)：會(huì)議主持人結(jié)合參會(huì)人員的反饋，總結(jié)本次會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足，為下次會(huì)議提供改進(jìn)方向。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保涉密會(huì)議的成果得以有效執(zhí)行，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的整理、分發(fā)、跟蹤和落實(shí)等環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)

1.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論內(nèi)容、結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃。

2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.紀(jì)要分發(fā)：審核通過的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)通過安全方式分發(fā)給所有參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

4.保密要求：會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)應(yīng)遵循保密規(guī)定，確保信息不泄露給無(wú)關(guān)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

1.任務(wù)分配：會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任主體，應(yīng)明確分配給相關(guān)人員或部門。

2.進(jìn)度更新：責(zé)任主體應(yīng)定期更新任務(wù)進(jìn)度，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集并整理進(jìn)度信息。

3.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，定期檢查行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

三、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)

1.責(zé)任到人：會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)明確具體負(fù)責(zé)人，確保任務(wù)落實(shí)到位。

2.協(xié)調(diào)溝通：在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)與其他相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

3.效果評(píng)估：對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后工作提供借鑒。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過跟蹤落實(shí)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.管理制度：建立會(huì)議紀(jì)要管理制度，明確紀(jì)要的保存期限、查閱權(quán)限等，確保信息安全。

3.安全防護(hù)：對(duì)會(huì)議紀(jì)要的存儲(chǔ)介質(zhì)和電子文檔進(jìn)行安全防護(hù)，防止丟失、損壞或泄露。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：對(duì)會(huì)議紀(jì)要的整理、分發(fā)、跟蹤和落實(shí)情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行。

2.反饋機(jī)制：建立會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效果和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源得到合理利用，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：設(shè)立會(huì)議室預(yù)訂流程，明確預(yù)訂方式、預(yù)訂權(quán)限和預(yù)訂規(guī)則。

2.時(shí)間安排：合理規(guī)劃會(huì)議室使用時(shí)間，避免時(shí)間沖突，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.優(yōu)先級(jí)原則：對(duì)于重要或緊急會(huì)議，給予優(yōu)先預(yù)訂權(quán)，并根據(jù)會(huì)議性質(zhì)分配適合的會(huì)議室。

二、會(huì)議室配置

1.基礎(chǔ)設(shè)施：會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如桌子、椅子、投影儀、音響設(shè)備等。

2.保密措施：涉密會(huì)議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如隔音、防竊聽等，確保會(huì)議安全。

3.網(wǎng)絡(luò)與通信：會(huì)議室應(yīng)提供穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接，確保會(huì)議中所需的遠(yuǎn)程通信和資料共享。

三、會(huì)議室使用

1.使用規(guī)范：明確會(huì)議室使用規(guī)范，要求參會(huì)人員愛護(hù)設(shè)備，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議前準(zhǔn)備：會(huì)議前，由專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

3.會(huì)議中管理：會(huì)議進(jìn)行中，指定專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，如調(diào)整設(shè)備、協(xié)助通訊等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期檢查：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.報(bào)修與更新：發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或功能不足時(shí)，及時(shí)報(bào)修或更新，以滿足會(huì)議需求。

3.清潔衛(wèi)生：定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔，提供舒適的會(huì)議氛圍。

五、會(huì)議室安全

1.人員出入管理：加強(qiáng)會(huì)議室出入口的管理，確保參會(huì)人員身份的合法性。

2.保密措施落實(shí)：對(duì)于涉密會(huì)議，嚴(yán)格執(zhí)行保密措施，防止信息泄露。

3.突發(fā)事件處理：制定會(huì)議室突發(fā)事件處理預(yù)案，如火災(zāi)、停電等，確保參會(huì)人員的安全。

六、會(huì)議室預(yù)約與使用監(jiān)督

1.監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立會(huì)議室預(yù)約與使用的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正。

2.意見反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員提出會(huì)議室管理方面的意見和建議，不斷優(yōu)化管理規(guī)定。

3.定期評(píng)估：對(duì)會(huì)議室的使用效率、設(shè)備狀況等方面進(jìn)行定期評(píng)估，以提高會(huì)議室管理水平。

遵循以上管理規(guī)定，有助于確保會(huì)議室資源的高效利用，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供有力保障。

第五章附則

為確保涉密會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度解釋權(quán)歸公司（或單位）保密工作部門。

三、