工務(wù)段班組會(huì)議室管理制度

工務(wù)段班組會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保工務(wù)段班組會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議紀(jì)律，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本會(huì)議室管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于工務(wù)段班組會(huì)議室的預(yù)定、使用、管理以及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等工作。

第三條會(huì)議性質(zhì)

班組會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括但不限于安全生產(chǎn)例會(huì)、技術(shù)培訓(xùn)會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要，針對(duì)特定事項(xiàng)召開。

第四條會(huì)議組織

會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。主持人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議議程、通知參會(huì)人員、確保會(huì)議資料齊全。

第五條參會(huì)人員

參會(huì)人員包括會(huì)議主持人、記錄人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及班組全體成員。參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

第六條會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場，不得交頭接耳，確保會(huì)議秩序井然。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按要求簽署會(huì)議簽到表，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)議紀(jì)要。

第七條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要及實(shí)際工作情況，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。如有變更，以最新版本為準(zhǔn)。

第八條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸工務(wù)段班組管理部門。

第二章會(huì)議流程

第九條會(huì)議籌備

1.會(huì)議主持人根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員及會(huì)議時(shí)間。

2.會(huì)議主持人或指定人員提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等。

3.會(huì)議主持人準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、文件、演示文稿等，并確保會(huì)議室設(shè)備正常運(yùn)行。

第十條會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集簽到表，確保參會(huì)人員到齊。

第十一條會(huì)議開始

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并對(duì)本次會(huì)議的主題、議程進(jìn)行簡要說明。

2.會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議討論。

第十二條會(huì)議討論

1.與會(huì)人員針對(duì)會(huì)議議題展開充分討論，提出建議和意見。

2.會(huì)議主持人對(duì)討論內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，形成決議或指導(dǎo)意見。

第十三條會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論結(jié)果，對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策。

2.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，需形成書面決議，并由會(huì)議主持人簽署。

第十四條會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人詳細(xì)記錄會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并由會(huì)議主持人審核。

第十五條會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.會(huì)議主持人指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況。

第十六條會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集會(huì)議資料，整理會(huì)議室。

第十七條會(huì)議通知與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有疑問或建議，可及時(shí)向會(huì)議主持人反饋。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十八條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并將初稿發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在接到紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會(huì)議記錄人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，形成最終會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議主持人批準(zhǔn)后發(fā)布。

第十九條會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會(huì)議基本信息，如會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議議程及討論的主要內(nèi)容和結(jié)果。

3.對(duì)會(huì)議決策的明確記錄，包括責(zé)任人和完成期限。

4.參會(huì)人員提出的意見和建議。

5.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議的總結(jié)及下一步工作指示。

第二十條會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)根據(jù)紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行相關(guān)工作。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，并及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告進(jìn)度。

3.如遇執(zhí)行困難或問題，責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，尋求解決方案。

第二十一條會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，定期組織評(píng)估會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.評(píng)估會(huì)議應(yīng)形成評(píng)估報(bào)告，對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施。

3.評(píng)估報(bào)告應(yīng)作為下次會(huì)議的參考資料，以促進(jìn)工作持續(xù)改進(jìn)。

第二十二條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人確認(rèn)無誤后，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)歸檔。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保存一定期限，以備查閱。

3.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要，但需遵守公司保密規(guī)定。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十三條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便管理部門合理安排。

3.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，有權(quán)調(diào)整會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)。

第二十四條會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)公物，不得隨意損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)。

4.未經(jīng)許可，不得將會(huì)議室用于非會(huì)議活動(dòng)。

第二十五條會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理。

2.使用會(huì)議室時(shí)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向管理部門報(bào)修。

3.會(huì)議室管理部門定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第二十六條會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作。

2.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將垃圾帶走，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議室管理部門定期進(jìn)行衛(wèi)生檢查，對(duì)不符合衛(wèi)生要求的會(huì)議室進(jìn)行整改。

第二十七條會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全與保密工作。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁等。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第二十八條會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定者，將按照公司規(guī)章制度進(jìn)行處理，直至追究法律責(zé)任。

3.會(huì)議室管理部門定期對(duì)管理規(guī)定進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和完善。

第五章附則

第二十九條制度生效

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第三十條