繞城高速公路建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案資料管理辦法

繞城高速公路建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目檔案資料管理辦法（工程管理部、辦公室）1．總則1、為規(guī)范本項(xiàng)目工程建設(shè)項(xiàng)目工程檔案、行政檔案管理以及項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔工作，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，使其能夠完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)中華人民共和國(guó)《檔案法》、國(guó)家《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔88〕4號(hào)）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）、《公路工程交竣工辦法》（交公路發(fā)〔2004〕第3號(hào)）、《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTGF80/1-2004）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》等有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際情況，特制定本管理規(guī)程。2、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在新建或改建工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工等全過程中形成的具有保存、查考利用價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式和載體的文件材料。3、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的原始記錄，是對(duì)工程建設(shè)整個(gè)過程的真實(shí)記載，又是檢驗(yàn)工程質(zhì)量、結(jié)算工程建設(shè)投資、交付使用、建立固定資產(chǎn)的重要依據(jù)，它還是新建工程投入運(yùn)營(yíng)、使用、管理、維修、養(yǎng)護(hù)、確保生產(chǎn)力的參考依據(jù)。在工程改建、擴(kuò)建時(shí)，也將是不可缺少的重要基礎(chǔ)及依據(jù)性資料。2．工程檔案管理的職責(zé)劃分1、公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受省交通運(yùn)輸廳及省檔案主管部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。2、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是高速公路建設(shè)的重要組成部份，應(yīng)將其納入到公路建設(shè)工作的全過程，公司應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立與工程檔案工作相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理專職人員，不斷熟悉上級(jí)部門檔案管理有關(guān)法律、法規(guī)，不斷完善檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)參與項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位檔案管理和竣工文件的編制工作。3、項(xiàng)目建設(shè)過程中，公司將建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，層層建立檔案管理崗位責(zé)任制。在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及科研單位均應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，根據(jù)公司的要求，在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。4、各監(jiān)理單位應(yīng)將竣工文件的編制和檔案管理工作作為工作質(zhì)量監(jiān)理工作的內(nèi)容之一，對(duì)承包人進(jìn)行監(jiān)督管理。3．工程檔案管理控制措施1、工程檔案管理工作與高速公路建設(shè)同步進(jìn)行，即從項(xiàng)目開始就著手進(jìn)行文件材料的積累和整理工作。在簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時(shí)，將對(duì)工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求。在工程實(shí)施階段，檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的整理情況。進(jìn)行單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時(shí)整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。2、各工程參建單位應(yīng)建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度。“四納入”即將建設(shè)工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)中；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。“三參加”即建設(shè)項(xiàng)目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會(huì)和工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)；參加設(shè)備開箱驗(yàn)收；參加工程合同段驗(yàn)收和項(xiàng)目交工和竣工驗(yàn)收。3、項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量的高低是衡量高速公路建設(shè)質(zhì)量的一個(gè)重要方面。對(duì)于未能按要求完成文件編制和檔案管理工作的，公司工程管理部應(yīng)通過扣發(fā)工程質(zhì)量保證金等措施督促相關(guān)單位搞好檔案管理工作。4、公司辦公室應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度填寫《國(guó)家、省重點(diǎn)項(xiàng)目管理登記表》并報(bào)送省檔案局、省交通運(yùn)輸廳等行業(yè)管理和上級(jí)部門。4．工程檔案的整理、匯總和移交1、公司工程管理部負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目全部歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)有關(guān)規(guī)定，完成案卷總目錄的編制工作。2、項(xiàng)目檔案資料由公司工程管理部匯總后，按規(guī)定流向統(tǒng)一向有關(guān)單位辦理移交，移交工作應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。3、公司工程管理部向有關(guān)單位移交檔案時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙份數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。5.工程交（竣）工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收1、工程項(xiàng)目在交（竣）工驗(yàn)收前，必須進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。一般情況下，工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收由省檔案主管部門會(huì)同省交通行業(yè)主管部門組織進(jìn)行。2、在組織高速公路建設(shè)項(xiàng)目交（竣）工驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收委員會(huì)應(yīng)有省檔案管理部門派員參加。在項(xiàng)目交（竣）工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中，應(yīng)有項(xiàng)目檔案工作總結(jié)的章節(jié)，在竣工驗(yàn)收鑒定書中要對(duì)檔案管理工作及結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。3、工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，公司工程管理部應(yīng)組織施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)及使用等有關(guān)單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程管理和工程技術(shù)負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自檢，并做出檔案自檢報(bào)告。4、工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收組一般按以下抽查頻率抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況：竣工檔案案卷數(shù)量超過1000卷的，抽查15%的項(xiàng)目檔案；檔案案卷數(shù)量在1000卷以下的，抽查30%的項(xiàng)目檔案。對(duì)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性的專項(xiàng)驗(yàn)收評(píng)價(jià)意見，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)在正式交（竣）工驗(yàn)收前限期整改完成。6．項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則1、本規(guī)則規(guī)定了高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類原則、分類方法和類目設(shè)置范圍。2、工程檔案分類原則是以高速公路建設(shè)全部檔案為對(duì)象，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于現(xiàn)代化管理與開發(fā)利用。工程項(xiàng)目檔案分類設(shè)置如下：（1）一、二、三級(jí)類目，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門或檔案接管單位自行制定，以最新規(guī)定為準(zhǔn)。（2）四級(jí)類目：溫州繞城高速公路西南線項(xiàng)目。（3）五級(jí)類目：即項(xiàng)目檔案六大類型，包括：項(xiàng)目綜合類（即甲方綜合文件材料）、工程造價(jià)管理類、工程竣工圖表類、工程施工類、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理類、工程科研類。（4）六級(jí)及以下類目設(shè)置：參照“附錄A”中檔案的類目劃分及項(xiàng)目特點(diǎn)確定。3、工程施工類除施工綜合文件及合同段標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、原材料出廠三證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告以時(shí)間順序分類組通用卷外，其余技術(shù)資料基本遵循單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分原則進(jìn)行分類，以分項(xiàng)工程為單元依次進(jìn)行組卷。4、工程檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)標(biāo)識(shí)，分類號(hào)中每一級(jí)位類目之間，用“-”號(hào)或間隔號(hào)“.”隔離開。5聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。因其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫(kù)保管。6、本管理規(guī)程將隨著交通及檔案主管部門有關(guān)規(guī)定和國(guó)家公路建設(shè)施工規(guī)范的變化而作適當(dāng)修訂。關(guān)于檔案的檔號(hào)編寫方法，以各項(xiàng)目為例示意如下：4.3.1.1.1-001案卷號(hào)或流水號(hào)分項(xiàng)工程分部工程單位工程合同段號(hào)工程施工類三級(jí)類目（道路）二級(jí)類目（公路工程）一級(jí)類目（公路）7．項(xiàng)目檔案資料的構(gòu)成與整理項(xiàng)目建設(shè)過程中，凡是反映與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，都應(yīng)歸入項(xiàng)目檔案。工程項(xiàng)目各參建單位包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、科研等單位均應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、整理工作，并將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件材料收集齊全，在歸檔前進(jìn)行系統(tǒng)整理。為確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地把項(xiàng)目整個(gè)過程中直接形成的文件材料收集起來(lái)，將應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄整理好，形成合格的竣工文件，結(jié)合各項(xiàng)目管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置及部門職能劃分原則，對(duì)各項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責(zé)任編制單位進(jìn)行了劃分。具體說明如下：1、甲方文件：由公司工程管理部負(fù)責(zé)主理完成各分管項(xiàng)目。其中，項(xiàng)目前期、交（竣）工驗(yàn)收階段所形成的文件材料以及項(xiàng)目建設(shè)過程管理文件材料，由公司工程管理部會(huì)同相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)整理立卷。項(xiàng)目征地拆遷文件、招投標(biāo)及合同文件、工程造價(jià)文件、工程決算及審計(jì)報(bào)告等有關(guān)文件材料應(yīng)分別由公司相關(guān)部門根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理組卷。2、設(shè)計(jì)文件：由公司工程管理部會(huì)同設(shè)計(jì)單位主理完成。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件材料包括地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程概預(yù)算、施工圖設(shè)計(jì)、專項(xiàng)工程勘察設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)計(jì)算書等，由公司工程管理部會(huì)同設(shè)計(jì)單位按項(xiàng)目、分不同階段及專業(yè)分別整理組卷。3、施工文件：由工程承包人負(fù)責(zé)主理完成。（1）工程項(xiàng)目施工階段形成的文件材料，包括施工過程中產(chǎn)生的一切施工技術(shù)資料及原始記錄、統(tǒng)計(jì)資料、竣工圖表等，原則上一律以合同段為單位分別編制，各合同段的起終點(diǎn)樁號(hào)以施工圖設(shè)計(jì)為準(zhǔn)。（2）當(dāng)一個(gè)承包人同期承建同一項(xiàng)目的若干單位工程時(shí)，工程施工綜合文件可以合并組織，工程施工技術(shù)文件則應(yīng)按單位現(xiàn)場(chǎng)組織。當(dāng)一個(gè)單位工程由若干承包人承建，各承包人應(yīng)各自組織整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由公司工程管理部或指定的承包人進(jìn)行匯總。4、監(jiān)理文件：由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)主理完成。工程項(xiàng)目監(jiān)理文件材料，包括監(jiān)理綜合文件材料、監(jiān)理指令、停（復(fù)）工令、備忘錄、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、施工質(zhì)量及進(jìn)度、合同等管理文件，工程計(jì)量與支付、與合同各方的往來(lái)文件等均由監(jiān)理單位按合同段、階段、問題等進(jìn)行分類整理組卷。5、工程科研文件：由科研單位負(fù)責(zé)主理完成。公司工程管理部負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目整個(gè)竣工文件的編制工作。施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位在完成各自竣工資料的編制工作后，應(yīng)分別向公司工程管理部及有關(guān)檔案管理部門移交。從橫向?qū)㈨?xiàng)目檔案劃分為項(xiàng)目行政檔案和項(xiàng)目工程檔案兩大部分。8．項(xiàng)目行政檔案資料管理規(guī)程8．1總則第一條為使公司行政公文管理工作規(guī)范化、制度化，提高行政公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)程。第二條公司行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政規(guī)章制度，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條公文管理指公文的辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。對(duì)一般的公務(wù)處理，盡量用電話、面洽等方式解決，避免公文往返誤事。第五條公文管理必須嚴(yán)格執(zhí)行保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保公司秘密的安全。8.2公文種類第六條根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)辦發(fā)[1993]81號(hào)）和《浙江省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公司常用的公文種類及其適用范圍如下：(一)決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重要活動(dòng)做出安排，對(duì)公司員工的獎(jiǎng)懲和重要問題做出決策用“決定”。(二)公告、通告：對(duì)外宣布重要事項(xiàng)用公告；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)用“通告”。(三)通知：轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文，發(fā)布規(guī)章制度，要求各處（室）辦理和有關(guān)處（室）需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部、專業(yè)技術(shù)人員等，用“通知”。(四)通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況等用“通報(bào)”。(五)報(bào)告：向省交通廳等上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求，用“報(bào)告”。(六)請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。(七)批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。(八)函：不相隸屬處（室）之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等用“函”。(九)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)公司一般會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。8．3公文格式第七條公文一般由文頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。(一)公文文頭。公文文頭均用套紅印刷。紅頭文件的文頭名稱由發(fā)文機(jī)關(guān)和文件二字構(gòu)成，如“溫州繞城高速公路西南線項(xiàng)目建設(shè)辦公室文件”。公司上行文、平行文、下行文采用不同行文稿紙。(二)發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)須寫全稱，全稱文字較多的可用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。(三)秘密等級(jí)。秘密公文應(yīng)按密級(jí)劃分規(guī)定，在文頭右上方注明“機(jī)密”或“秘密”字樣，“機(jī)密”公文應(yīng)在文頭左上方標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。(四)緊急公文應(yīng)根據(jù)重要程度、時(shí)限要求在文頭右上方標(biāo)明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，緊急程度標(biāo)于秘級(jí)之上。(五)發(fā)文字號(hào)。正式公文須編發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)一般由公司代字、職能代字、年號(hào)、序號(hào)等部分組成。如“溫繞西南辦字[2012]××號(hào)”，其中“溫繞西南”為公司代字，“辦”為職能代字，方括號(hào)內(nèi)“2012”為年號(hào)，后為文件序號(hào)。紅頭文件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線之上中間位置。文號(hào)為：辦公室--溫繞西辦綜字工程管理部--溫繞西辦工字財(cái)務(wù)部--溫繞西辦財(cái)字政策法規(guī)部--溫繞西辦政字監(jiān)察室--溫繞西辦監(jiān)字合同管理部--溫繞西辦合字(六)簽發(fā)人。凡上報(bào)公文均須注明簽發(fā)人；聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)注明主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名應(yīng)注在文頭紅線右上方，發(fā)文字號(hào)適度左移。(七)公文標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱、公文主題、公文文種三部分組成。因公文文頭已含發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)題中可將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱省略。轉(zhuǎn)發(fā)類公文標(biāo)題，應(yīng)避免冗長(zhǎng)。在公文標(biāo)題中，除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(八)主送機(jī)關(guān)。一般公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前，頂格并加冒號(hào)。有的公文如決定、會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)不寫或?qū)懹谡闹蟮挠∷逵洐趦?nèi)。公司公文“主送機(jī)關(guān)”的用法為：對(duì)內(nèi)行文，“主送機(jī)關(guān)”用“公司各部室”，發(fā)文范圍較小的文件?！爸魉蜋C(jī)關(guān)”直接列明處（室）名稱。對(duì)外行文，“主送機(jī)關(guān)”直接列明收文機(jī)關(guān)名稱。(九)附件。公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文時(shí)間之前，按順序注明附件名稱。(十)成文時(shí)間。確定成文日期的原則是，凡會(huì)議通過的，以通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間應(yīng)標(biāo)注于正文之后。(十一)蓋印。蓋印是公文最后成文生效的標(biāo)志。公文一律在正文后右下方加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章。印章蓋在成文時(shí)間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時(shí)間之下，可不再落款。正文末頁(yè)無(wú)空檔，可另加空白頁(yè)注明發(fā)文時(shí)間并蓋章，同時(shí)在該頁(yè)首行左側(cè)標(biāo)明“（此頁(yè)無(wú)正文）”。聯(lián)合下發(fā)的公文，各單位都應(yīng)加蓋印章，印章順序應(yīng)與行文機(jī)關(guān)相吻合，最后一枚印章與發(fā)文時(shí)間相疊。(十二)公文如有附注，應(yīng)列印章、時(shí)間之下，用圓括號(hào)括起來(lái)。(十三)抄送機(jī)關(guān)。行政公文應(yīng)抄送與公文內(nèi)容有關(guān)的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)位于文件末頁(yè)下端、制發(fā)機(jī)關(guān)之上。抄上級(jí)機(jī)關(guān)的標(biāo)明“抄報(bào)”；抄平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的標(biāo)明“抄送”。(十四)主題詞。上報(bào)的文件應(yīng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)要求標(biāo)注主題詞。主題詞標(biāo)注于抄送機(jī)關(guān)之上。(十五)印制單位、印發(fā)時(shí)間和份數(shù)。印制單位列抄送機(jī)關(guān)之下，并標(biāo)明時(shí)間、份數(shù)。(十六)凡正式文件一律在擬稿和成文后的印刷板記欄注明校對(duì)人員、文印人員姓名，以便明確責(zé)任，減少和杜絕成文差錯(cuò)。第八條公文文字一般從左至右橫排。標(biāo)題用2號(hào)宋體，正文用3號(hào)仿宋體。原則上每頁(yè)20行，每行22字。第九條公文用紙。一般使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米、寬210毫米）。左側(cè)裝訂。8．4公文處理第十條公文處理分為收文處理和發(fā)文處理。收文處理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十一條凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室文秘登記簽收拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。第十二條對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第十三條辦公室文秘應(yīng)將收文認(rèn)真登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程度并附上“文件處理傳閱單”，及時(shí)提出擬辦意見，送領(lǐng)導(dǎo)批示，或者批交有關(guān)處室辦理。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室文秘辦理正常公文處理手續(xù)。第十四條凡正式文件均需由辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職責(zé)范圍或者不適宜由本部門辦理的，應(yīng)迅速退回交公司辦公室或有關(guān)人員并說明理由。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第十五條各有關(guān)部門（單位）對(duì)通過郵寄收到或有關(guān)人員參加會(huì)議等帶回的上級(jí)文件和重要函件，一律由辦公室登記備案。第十六條辦公室設(shè)專人對(duì)來(lái)文按照公文處理的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真登記、擬辦、傳遞，及時(shí)催辦。送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批或者交有關(guān)部門辦理的公文，要做到緊急公文抓緊催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。第十七條負(fù)責(zé)文秘工作的人員要加強(qiáng)對(duì)文件執(zhí)行情況的信息反饋工作。上級(jí)和公司下達(dá)的有些文件，各處室要及時(shí)將執(zhí)行情況、遇到的問題或意見、建議匯總至辦公室。第十八條各部室發(fā)文文稿應(yīng)由本部室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審稿，擬稿人呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。行文應(yīng)使用統(tǒng)一的文稿紙，并用墨水筆起草。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。第十九條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：(一)嚴(yán)肅認(rèn)真。文稿要符合黨和國(guó)家的方針政策及有關(guān)規(guī)定，符合公司實(shí)際情況。(二)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，用詞規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)短。(三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)（用圓括號(hào)括起）。時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為㈠，第三層為“⒈”，第四層為“⑴”。公文應(yīng)避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。(五)必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。(六)用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。第二十條公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、省略語(yǔ)，具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二十一條請(qǐng)示問題要一文一事，一事一報(bào)，要求批復(fù)的問題應(yīng)明確提出。向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示只主送一個(gè)單位，可同時(shí)抄報(bào)其它上級(jí)機(jī)關(guān)，在上級(jí)批準(zhǔn)之前不能下發(fā)。除特別緊急、直接交辦以及多次請(qǐng)示得不到解決的外，一般不要越級(jí)行文。需要越級(jí)行文的，應(yīng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示、報(bào)告不得同時(shí)使用。第二十二條文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；辦公室文秘應(yīng)根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿。第二十三條公司行政公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由辦公室審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及公司的有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會(huì)簽，文字格式是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。第二十四條按規(guī)定的程序辦理文件。各部室以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件或發(fā)出的函件，按以下發(fā)文流程辦理：由主辦部室承辦人擬稿→部室負(fù)責(zé)人審核（需會(huì)辦的文件應(yīng)由會(huì)辦處室審核簽字）→辦公室文秘人員核稿→辦公室主任審核→主辦部室承辦人呈送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)→辦公室文秘人員登記編號(hào)→繕印→主辦部室分發(fā)。第二十五條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意，對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。第二十六條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。8．5公文立卷銷毀第二十七條辦公室文秘對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告。第二十八條各部室應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第二十九條公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等公司檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第三十條文件的歸檔范圍：凡下列文件統(tǒng)一由辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司請(qǐng)示的批復(fù)；（二）公司印發(fā)的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和項(xiàng)目生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；（三）例會(huì)記錄；（四）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；（五）參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。（七）反映本項(xiàng)目生產(chǎn)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；（八）公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（九）公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。（十）各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。第三十一條整理立卷要做到：（一）卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長(zhǎng)期