上海會議室管理制度

上海會議室管理制度上海會議室管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保公司會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，規(guī)范會議室管理，制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、召開及會議室的管理。

第三條基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)約的原則。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議內(nèi)容的針對性和實用性。

3.與會人員應(yīng)按時參加，遵守會議紀(jì)律，積極參與討論。

第四條職責(zé)分工

1.會議組織部門：負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、組織、主持等工作。

2.行政部門：負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)、預(yù)定等工作。

3.與會人員：按時參加，積極參與，遵守會議紀(jì)律。

第五條會議分類

1.公司級會議：全體員工或各部門負(fù)責(zé)人參加的會議。

2.部門級會議：各部門內(nèi)部召開的會議。

3.項目級會議：針對特定項目召開的會議。

第六條會議召開時間

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間周期召開。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開。

第七條會議通知

會議組織部門應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話或其他方式，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

第八條會議記錄

會議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保會議內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。

第九條本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議目的和議題：會議組織者應(yīng)明確會議的目的，擬定會議議題，并根據(jù)議題準(zhǔn)備相關(guān)資料。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議議題制定詳細(xì)的會議議程，包括會議主題、各議題討論時間、發(fā)言人等。

3.確定與會人員：根據(jù)會議性質(zhì)和議題，明確與會人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)送會議邀請。

4.會議室預(yù)定：會議組織者需提前向行政部門預(yù)定會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)等信息。

二、會議通知

1.會議通知內(nèi)容：包括會議時間、地點、議程、與會人員、會議主持人等。

2.通知方式：通過郵件、電話、即時通訊工具等多種方式通知與會人員。

3.通知時間：會議召開前至少3個工作日發(fā)送會議通知，特殊情況除外。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應(yīng)在會議簽到表上簽到。

2.會議主持人：會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按照議程進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：會議發(fā)言人應(yīng)按照議程順序發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，突出重點。

4.會議討論：與會人員可就會議議題展開討論，提出建議和意見。

四、會議記錄

1.會議記錄人：會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議記錄要求：會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。

3.會議記錄歸檔：會議結(jié)束后，會議記錄應(yīng)及時整理歸檔，以備查閱。

五、會議決策

1.會議決策依據(jù)：會議決策應(yīng)基于充分討論和民主集中原則。

2.決策結(jié)果：會議主持人應(yīng)總結(jié)會議討論結(jié)果，形成決策意見。

3.決策通報：會議決策結(jié)果應(yīng)及時通報全體與會人員，并按要求進(jìn)行公示。

六、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策事項和下一步工作要求。

2.會議散會：會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)有序離開會議室，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備，保持會議室整潔。

七、會議后續(xù)工作

1.會議紀(jì)要：會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給與會人員。

2.任務(wù)分工：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決策，明確任務(wù)分工，確保會議決策的落實。

3.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要編制：會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要審核：會議紀(jì)要完成后，需提交給會議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議實際情況。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)送給所有與會人員，以便各方了解會議決策和任務(wù)分工。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實

1.明確任務(wù)分工：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，明確各相關(guān)部門和人員的具體任務(wù)分工。

2.責(zé)任到人：將每項任務(wù)明確到具體責(zé)任人，確保任務(wù)有人負(fù)責(zé)，避免工作漏洞。

3.任務(wù)完成時限：為每項任務(wù)設(shè)定合理的完成時限，以保證工作進(jìn)度。

三、跟蹤監(jiān)督與匯報

1.跟蹤監(jiān)督：會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解工作進(jìn)度，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

2.匯報機制：建立會議決策執(zhí)行情況的匯報機制，要求各部門定期向會議組織者匯報工作進(jìn)展。

3.反饋與協(xié)調(diào)：會議組織者應(yīng)及時收集反饋信息，對存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保會議決策落實到位。

四、評估與總結(jié)

1.評估會議決策執(zhí)行效果：在任務(wù)完成后，對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，分析存在的問題和不足。

2.總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)：針對會議決策執(zhí)行過程中的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)評估和總結(jié)結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善會議管理制度。

五、激勵機制

1.表揚與獎勵：對會議決策執(zhí)行過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表揚和獎勵，激發(fā)工作積極性。

2.考核與問責(zé)：對未按要求完成任務(wù)的部門和個人進(jìn)行考核，根據(jù)情況實施問責(zé)，促使任務(wù)落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)定

1.預(yù)定流程：各部門需提前向行政部門提交會議室預(yù)定申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.預(yù)定原則：會議室預(yù)定遵循“先申請、先安排”的原則，行政部門有權(quán)根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。

3.預(yù)定確認(rèn)：預(yù)定成功后，行政部門將通知申請部門，并在會議室內(nèi)張貼會議通知，以免誤用。

二、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，愛護(hù)公物。

2.設(shè)備使用：與會人員應(yīng)熟悉會議室設(shè)備的使用方法，如遇問題應(yīng)及時聯(lián)系行政部門協(xié)助解決。

3.會議開始前，會議室負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查設(shè)備是否正常運行，確保會議順利進(jìn)行。

三、會議室維護(hù)

1.日常清潔：行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。

2.設(shè)備維護(hù)：行政部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。

3.報修與更換：如遇設(shè)備故障，行政部門應(yīng)及時報修或更換，以免影響會議使用。

四、會議室安全

1.安全檢查：行政部門應(yīng)定期進(jìn)行會議室安全檢查，排除安全隱患。

2.緊急疏散：會議室內(nèi)應(yīng)明確緊急疏散路線，并在顯眼位置張貼疏散圖，確保與會人員熟悉疏散路線。

3.保密要求：涉及公司內(nèi)部機密的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

五、會議室資源配置

1.會議資源合理分配：行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，合理分配會議室資源，提高使用效率。

2.會議設(shè)施完善：根據(jù)會議需求，逐步完善會議室設(shè)施，提升會議體驗。

3.會議服務(wù)支持：行政部門應(yīng)提供會議服務(wù)支持，如茶水、投影儀等，確保會議順利進(jìn)行。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)預(yù)定：對違反預(yù)定規(guī)定的部門或個人，行政部門有權(quán)取消其預(yù)定資格，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)使用：對違反會議室使用規(guī)定的部門或個人，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰，并要求賠償損失。

3.違規(guī)維護(hù)：行政部門應(yīng)加強對會議室維護(hù)工作的