經(jīng)財(cái)務(wù)共享下內(nèi)部控制問題研究

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，越來越多大型企業(yè)已不滿足于在同一地區(qū)發(fā)展，而是通過建立分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)經(jīng)營，業(yè)務(wù)單元的增加導(dǎo)致企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)分散，每增加一處，業(yè)務(wù)單位都需要配備財(cái)務(wù)人員，導(dǎo)致財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和人員的冗余，在一定程度上影響了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效力，久而久之容易使集團(tuán)形成機(jī)構(gòu)的臃腫等問題，不利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。為了解決大型企業(yè)管理效率低、成本高等一系列問題，財(cái)務(wù)共享模式也應(yīng)運(yùn)而生，通過將各業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到共享中心統(tǒng)一處理，為各分支機(jī)構(gòu)提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的服務(wù)。在財(cái)務(wù)共享模式下，傳統(tǒng)的會計(jì)管理模式有了較大的變革，關(guān)鍵控制點(diǎn)在改變。因此企業(yè)需要思考如何改善財(cái)務(wù)共享下企業(yè)的內(nèi)部控制水平，以促使財(cái)務(wù)共享中心健康運(yùn)作。一、財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制存在的問題及成因（一）內(nèi)部控制存在的問題第一，風(fēng)險(xiǎn)管理不合理。很多企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享中心之后，沒有根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的流程梳理各類風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，也沒有優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)評估程序，沒有通過定量分析與定性分析相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的有效管控與調(diào)整。再加上財(cái)務(wù)共享中心涉及的業(yè)務(wù)繁多、流程復(fù)雜，若某個環(huán)節(jié)存在問題將給企業(yè)整體帶來較大風(fēng)險(xiǎn)。第二，財(cái)務(wù)審核工作不到位。很多共享中心的人員在審核時，對發(fā)票內(nèi)容以及工作的合理性缺乏必要的審核，財(cái)務(wù)共享中心的人員不清楚業(yè)務(wù)的具體情況，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部存在隨意報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)，損害了企業(yè)的利益。（二）內(nèi)部控制問題的成因第一，財(cái)務(wù)共享中心遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)單位。在財(cái)務(wù)共享中心的背景下，一個財(cái)務(wù)共享中心要面對較多的成員企業(yè)，不同成員企業(yè)的工作情況有所差異，各成員企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)共享中心及時的信息共享，財(cái)務(wù)共享中心與成員企業(yè)之間還可能存在信息不對稱的問題，信息不對稱會導(dǎo)致企業(yè)工作效率下降以及產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。第二，員工的職業(yè)發(fā)展受限。財(cái)務(wù)共享中心背景下，員工長期從事同一板塊的工作，工作內(nèi)容較為單一，重復(fù)而枯燥的工作影響了員工工作的積極性，再加上晉升渠道受限，很多集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心工作人員會產(chǎn)生懈怠情緒。同時，財(cái)務(wù)共享中心的工作人員難以晉升到管理崗位，流水線式的作業(yè)容易使財(cái)務(wù)共享中心工作人員產(chǎn)生心理落差，影響其工作積極性，長此以往產(chǎn)生懈怠心理，無意中引發(fā)了各類風(fēng)險(xiǎn)。第三，跨部門溝通存在障礙。財(cái)務(wù)共享中心作為企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的工廠，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠提高集團(tuán)整體的財(cái)務(wù)工作效率。但是由于財(cái)務(wù)共享中心和各業(yè)務(wù)部門相分離，部分業(yè)務(wù)人員不了解財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)政策，財(cái)務(wù)人員也無法感受業(yè)務(wù)的具體環(huán)境，容易產(chǎn)生信息方面的偏差。二、財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制優(yōu)化建議（一）優(yōu)化控制環(huán)境第一，拓寬財(cái)務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域。財(cái)務(wù)共享中心要結(jié)合財(cái)務(wù)涉及的領(lǐng)域，判斷是否將財(cái)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)，對決策相關(guān)程度和差異性進(jìn)行分類。例如，對于采購活動等相似度較高，且擁有成本壓縮空間的活動，為了降低企業(yè)的總體成本，可以由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)與供應(yīng)商的集中談判，提高議價能力，并與核心供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。第二，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)共享中心人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。財(cái)務(wù)共享中心的人員長期從事重復(fù)性高的工作，長此以往容易挫傷員工工作的積極性。因此應(yīng)該加強(qiáng)對財(cái)務(wù)共享中心人員的激勵管理，通過崗位流動和晉升進(jìn)行管控。首先，要重視對企業(yè)文化的建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心的人員需要認(rèn)識到自身的責(zé)任并認(rèn)同企業(yè)文化，對財(cái)務(wù)共享中心的人員要明確職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和晉升渠道，并為其做好職業(yè)生涯規(guī)劃。其次，需要對財(cái)務(wù)共享中心的人員采用科學(xué)的績效評價指標(biāo)，使其明確財(cái)務(wù)共享中心管理的要求，不斷朝著財(cái)務(wù)共享中心目標(biāo)前進(jìn)。企業(yè)需要定期考察財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識，并且企業(yè)管理層也應(yīng)該每年對財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考評，分析其職業(yè)道德是否跟得上企業(yè)發(fā)展需求，判斷財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力是否在不斷進(jìn)步，并定期組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。再次，財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部的人員需要定期輪崗，掌握不同專業(yè)的知識，避免長期在同一崗位工作產(chǎn)生懈怠情緒，形成豐富的知識內(nèi)容，并注重在日常工作中的培訓(xùn)工作[1]。最后，提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。在財(cái)務(wù)共享平臺建設(shè)的背景下，財(cái)務(wù)人員需要提高自身的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。財(cái)務(wù)共享下的財(cái)務(wù)會計(jì)已經(jīng)轉(zhuǎn)型為管理會計(jì)，財(cái)務(wù)人員不僅需要了解如何操作信息系統(tǒng)，還要為企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的升級與優(yōu)化提供建議，從而達(dá)到動態(tài)改進(jìn)企業(yè)信息系統(tǒng)的目標(biāo)。企業(yè)需要提高對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，通過聘請高校講師、行業(yè)專家等人才到企業(yè)內(nèi)部解讀最新的政策，有助于企業(yè)內(nèi)部的成員更好地理解財(cái)務(wù)共享下的管理目標(biāo)與管理要求，并結(jié)合自身的工作完善管理體系。（二）健全風(fēng)險(xiǎn)評估第一，健全風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)要重視風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，明確各方的責(zé)任和義務(wù)。財(cái)務(wù)共享中心要認(rèn)識到自身的職責(zé)，配合風(fēng)險(xiǎn)管理部門對共享中心工作過程中可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行檢查，并配合審計(jì)部門對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。第二，完善風(fēng)險(xiǎn)評估體系。首先，要確定風(fēng)險(xiǎn)評估目標(biāo)。在經(jīng)營層面，風(fēng)險(xiǎn)評估的目標(biāo)是確保企業(yè)的應(yīng)收、應(yīng)付、報(bào)銷等各項(xiàng)流程運(yùn)作符合企業(yè)管理的需求，并要求有關(guān)預(yù)算、決算等方面的報(bào)告及時、準(zhǔn)確，確保財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量得到保障。其次，重視風(fēng)險(xiǎn)識別。在共享服務(wù)中心要根據(jù)內(nèi)外環(huán)境動態(tài)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，對各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有針對性的調(diào)查。例如：變革風(fēng)險(xiǎn)，在財(cái)務(wù)共享中心推行的過程中，使傳統(tǒng)會計(jì)管理模式得到轉(zhuǎn)變，原有的組織架構(gòu)和管理流程被打破，容易給財(cái)務(wù)共享中心的工作帶來一定阻力；制度風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)共享中心若操作制度不完善，將給財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)作效率帶來影響。最后，需要針對不同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類管理，按照風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)的影響程度加強(qiáng)管控，確保各類風(fēng)險(xiǎn)得到有效管理，降低風(fēng)險(xiǎn)的影響。（三）重視控制活動第一，優(yōu)化財(cái)務(wù)崗位設(shè)置。財(cái)務(wù)共享的模式雖然降低了企業(yè)的成本，但也可能導(dǎo)致會計(jì)信息質(zhì)量下降的問題，因此應(yīng)該在各分支機(jī)構(gòu)設(shè)置財(cái)務(wù)初審崗，財(cái)務(wù)初審崗與分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)部門溝通更為便捷，能夠降低溝通成本，規(guī)避由于財(cái)務(wù)共享中心和分支機(jī)構(gòu)分離導(dǎo)致的各類風(fēng)險(xiǎn)。同時，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)隔斷的目的是使分支機(jī)構(gòu)所提交的各類單據(jù)隨機(jī)分配給財(cái)務(wù)共享中心的責(zé)任人，避免報(bào)賬人與審核人串通舞弊的可能性，確保財(cái)務(wù)共享中心的審核人員在審核單據(jù)時具有真實(shí)性、合理性，提高財(cái)務(wù)共享中心的管控水平。第二，優(yōu)化憑證的處理效率。財(cái)務(wù)共享中心在確保自身職能發(fā)揮的前提下，應(yīng)盡可能減少憑證的處理環(huán)節(jié)，在共享中心內(nèi)部加強(qiáng)防火墻建設(shè)和電子備份，實(shí)現(xiàn)各類信息的自動化管控，避免審核效率低下的問題[2]。第三，加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合。財(cái)務(wù)共享中心要讓財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)有效融合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式下財(cái)務(wù)被動接收數(shù)據(jù)的弊端，主動收集企業(yè)的業(yè)務(wù)部門信息，了解業(yè)務(wù)工作流程，第一時間獲取所需要的業(yè)務(wù)信息并實(shí)行業(yè)財(cái)融合。首先，改進(jìn)憑證報(bào)銷審核機(jī)制。財(cái)務(wù)共享中心的人員為了有效了解業(yè)務(wù)的實(shí)際，掌握費(fèi)用報(bào)銷工作的要求，需要到一線的崗位定期進(jìn)行輪崗，熟悉業(yè)務(wù)的流程，了解前端業(yè)務(wù)工作的要求，從而加大對費(fèi)用報(bào)銷審核的力度，更加準(zhǔn)確地辨識出憑證的真實(shí)性與合理性。通過改進(jìn)財(cái)務(wù)管控機(jī)制，防范財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)相分離導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷工作不合理的風(fēng)險(xiǎn)。同時在費(fèi)用報(bào)銷的環(huán)節(jié)，為了避免由于財(cái)務(wù)共享中心遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生地，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確審核各項(xiàng)業(yè)務(wù)真實(shí)性的問題，需要落實(shí)各成員企業(yè)的首簽責(zé)任制。各部門負(fù)責(zé)人需要對本部門人員費(fèi)用報(bào)銷工作的真實(shí)性、合理性、完整性負(fù)責(zé)，如果報(bào)銷之后相關(guān)單據(jù)被財(cái)務(wù)共享中心退回需要追責(zé)，并納入對部門負(fù)責(zé)人的考核過程中，以督促其重視票據(jù)的審核。通過對費(fèi)用支出的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)對工作的有效管控，從而提高報(bào)銷單據(jù)的完整性和真實(shí)性，以有效改進(jìn)企業(yè)的會計(jì)信息質(zhì)量以及信息處理速度。其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心和各業(yè)務(wù)單位的溝通。財(cái)務(wù)共享中心的目標(biāo)是高質(zhì)量地為各業(yè)務(wù)單位提供服務(wù)，各業(yè)務(wù)單位作為服務(wù)對象，財(cái)務(wù)共享中心需要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位的溝通，滿足其工作的要求。財(cái)務(wù)共享中心可以在內(nèi)部設(shè)置專門的人員與各業(yè)務(wù)單位進(jìn)行溝通，在各業(yè)務(wù)單位工作過程中出現(xiàn)問題時，可以及時與財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行交流，并了解財(cái)務(wù)共享中心的工作制度以及管理要求，鼓勵各業(yè)務(wù)單位提出自己的工作意見，以提高財(cái)務(wù)共享中心對各業(yè)務(wù)單位的服務(wù)水平。第四，加強(qiáng)對各類原始憑證的管理。財(cái)務(wù)共享中心的銷售與收款、采購與付款、費(fèi)用報(bào)銷等方面的業(yè)務(wù)在開展的過程中，都必須保障相關(guān)票據(jù)具有完整性。例如：在采購與付款工作中，要求有效監(jiān)控各項(xiàng)工作合理性，對采購入庫單、驗(yàn)收單、采購訂單等方面的憑證進(jìn)行管理，防范票據(jù)遺失的問題；在銷售與收款業(yè)務(wù)中，銷售部門的人員簽訂合同之后，需要將合同信息及時通過掃描以電子檔的方式傳遞給財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心分析合同中的單據(jù)是否全部收回，是否符合收入確定條件，防范管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。通過確保各項(xiàng)憑證都得到有效管理，能夠最大程度降低風(fēng)險(xiǎn)。第五，合理控制資金的集權(quán)與分權(quán)管理。首先，集團(tuán)對重大資金的事項(xiàng)需要具有直接決策權(quán)，集團(tuán)要控制各業(yè)務(wù)單位資金使用情況，并加強(qiáng)對資金管理工作的掌握，對各業(yè)務(wù)單位重大資金使用有直接決策權(quán)，實(shí)現(xiàn)對貨幣資金的集權(quán)管理。在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部由專業(yè)的人員開展資金管理，并負(fù)責(zé)重大資金使用事項(xiàng)的分析。重大資金使用決策必須由財(cái)務(wù)共享中心的資金管理小組負(fù)責(zé)，并且財(cái)務(wù)共享中心要通過預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對各單位研發(fā)、采購、制造、銷售等方面資金使用的控制，實(shí)現(xiàn)對資金運(yùn)作的一體化管理。同時針對各單位的融資事項(xiàng)需要加強(qiáng)審批控制，要求各單位的融資必須經(jīng)過共享中心的批準(zhǔn)或由集團(tuán)總部進(jìn)行統(tǒng)一融資。其次，適當(dāng)賦予各業(yè)務(wù)單位資金自主決策權(quán)。集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心若過度干預(yù)各單位的資金事項(xiàng)，不利于提高各單位資金管理工作的積極性。集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)該適當(dāng)給予各單位一定自主決策權(quán)。財(cái)務(wù)共享中心要設(shè)置各單位資金管理權(quán)限，額度允許成員單位在額度內(nèi)使用資金，無須上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心，實(shí)現(xiàn)自主審批。但是對于重大資金事項(xiàng)支出，要經(jīng)過財(cái)務(wù)共享中心的審批才可使用。同時一旦各業(yè)務(wù)單位在經(jīng)營過程中出現(xiàn)資金短缺的情況，需要及時報(bào)告財(cái)務(wù)共享中心，根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的指示可以自主貸款，也可以由財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)資金調(diào)度。（四）改善信息溝通財(cái)務(wù)共享中心的人員要加強(qiáng)對財(cái)務(wù)制度的宣傳，完善對員工的報(bào)銷手冊，盡量使用專業(yè)的術(shù)語增強(qiáng)各類信息的可理解性。同時為了提高財(cái)務(wù)共享中心獲取的各類信息的準(zhǔn)確性，應(yīng)該加強(qiáng)與外部客戶、供應(yīng)商、工商稅務(wù)等相關(guān)部門之間的聯(lián)系，因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心直接和外部相關(guān)部門對接，能夠降低溝通成本。財(cái)務(wù)共享中心也需要構(gòu)建多種便捷有效的溝通渠道，在提高溝通效率的同時降低溝通成本[3]。（五）重視內(nèi)部監(jiān)督第一，設(shè)置內(nèi)部控制自我評價小組。為了確保內(nèi)部控制評價獨(dú)立性，企業(yè)可以在審計(jì)部下設(shè)內(nèi)部控制的自我評價小組，財(cái)務(wù)共享中心的工作要接受內(nèi)部控制自我評價小組的審核。內(nèi)部控制自我評價小組配合審計(jì)部門完善內(nèi)部控制自我評價報(bào)告，并對財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行管控。第二，加強(qiáng)對績效考核的重視。財(cái)務(wù)共享中心要明確管控目標(biāo)的具體要求，識別出管理環(huán)節(jié)中的薄弱點(diǎn)，提高信息的透明度。財(cái)務(wù)共享中心要側(cè)重考核服務(wù)滿意度、成本、時效、服務(wù)質(zhì)量等方面的工作，并將財(cái)務(wù)共享中心的考核與內(nèi)部成員的績效相掛鉤。三、結(jié)束語財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式作為現(xiàn)代化的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式，世界500強(qiáng)中的企業(yè)有一半以上建立了財(cái)務(wù)共享中心，并且越來越多企業(yè)認(rèn)識到