會議紀(jì)要管理制度

會議紀(jì)要管理規(guī)范版本號：V受控編號*辦公室審核***年月審批***年月：年月日密密密*****有限公司會議紀(jì)要管理規(guī)會議紀(jì)要肩負(fù)著傳達(dá)公司各類決策的重要使命，是任傳達(dá)、工作部署的重要載體。為了更高效有序地對會議紀(jì)進(jìn)行管理，給各中心、各部門提供規(guī)范統(tǒng)一的會議紀(jì)要管準(zhǔn)則，特制定本管理規(guī)范，具體要求如下：一、會議簽到公司所有正式會議均需進(jìn)行簽到，簽到由會議組織方排，會議簽到表模板詳見附件一。二、紀(jì)要內(nèi)容會議紀(jì)要應(yīng)遵循“簡潔明確”的原則，具體內(nèi)容上具“可執(zhí)行、可追督、可問責(zé)”的重要功能。即：有明確的務(wù)要求、明確的任務(wù)責(zé)任人、明確的任務(wù)完成期限。會議紀(jì)要必須對會議作出的各項具體決議做出準(zhǔn)確記錄，精確傳達(dá)會議精神，堅決忠于會議、忠于事實(shí)。日常會議（工作總結(jié)大會除外）中領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言無需記錄。會議紀(jì)要中若涉及到需要產(chǎn)生法律效力內(nèi)容，應(yīng)由法律部門審核。會議紀(jì)要通用模板詳見附件二。三、紀(jì)要編號按照會議組織層次不同，其會議紀(jì)要編號標(biāo)準(zhǔn)如下：1、公司層面會議，指由****董事長親自召開、出席會議或委托授權(quán)他人召開的會議本類會議紀(jì)要編號規(guī)則：紀(jì)XXXX】XXX號，其中【XXX”為當(dāng)年年份“X”號從001依次延續(xù)。該類會議紀(jì)要由***會議部統(tǒng)一編號。2及*本部各部門組織召開的會議。本類會議紀(jì)要編號規(guī)則如下：（1）公司本部“+一級部門名稱首字+紀(jì)+編號。例如：總裁辦公室召開會議的紀(jì)要編號為“*總紀(jì)【XXXX】XXX號；綜合管理中心召開會議的紀(jì)要編號為“*綜紀(jì)【XXX】XXX號。（*本部“公司本部東莞一級部門名稱首字紀(jì)+編號。例如：東莞本部的開發(fā)拓展中心召開會議，紀(jì)要編號為“莞開紀(jì)【XXX】X號。該類會議紀(jì)要由各一級部門統(tǒng)一編號，并每月形成紀(jì)臺賬報備總裁辦公室。3、二級公司層面會議，指由全國各城市公司、二級司會議自行召集的會議。由各城市公司及二級公司的一把手領(lǐng)導(dǎo)主持或參與的會議，會議紀(jì)要編號規(guī)則如下：全國各城市公司會議紀(jì)要編號標(biāo)準(zhǔn)為“地名代表字+司關(guān)鍵字紀(jì)編號比如新疆有限公司紀(jì)要編號“新*紀(jì)【XXX】X號；二級公司會議紀(jì)要編號標(biāo)準(zhǔn)為“公司關(guān)鍵字紀(jì)編號比如*商業(yè)紀(jì)要編號“*商【XXXX】XXX號。二級公司下屬部門會議參照總公司編號標(biāo)準(zhǔn)自行編號。四、紀(jì)要時限會議紀(jì)要原則上于會議完成24小時內(nèi)完成并進(jìn)行報批。五、審批流程根據(jù)會議類別不同，會議紀(jì)要審批流程區(qū)分如下：1.公司層面會議，即董事長主持、參與的會議。紀(jì)要由會議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，流轉(zhuǎn)與會領(lǐng)導(dǎo)（公司高層）審核無誤（涉及多位領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)同時并發(fā)審核，審核時間不應(yīng)超過一天蓋***公章存檔后下發(fā)參會人員執(zhí)行。2、部門層面會議，①由中心分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人組織召開的會議，由會議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，報與會領(lǐng)導(dǎo)（公司高層審核經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)知會報備。②由部門及以下組織召開的會議，無需知會公司領(lǐng)導(dǎo)，直由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后執(zhí)行。若會議由中心分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人主持3、二級公司層面會議，由會議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審核，報與會領(lǐng)導(dǎo)（公司高層）審核，然后由二級公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（無分管領(lǐng)導(dǎo)的，由二級公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)，蓋各司公章存檔后直接下發(fā)執(zhí)行；若議題重要需報總公司，則同時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)知會報備。若會議議題重要（由六、紀(jì)要簽收（1）公司層面會議的參會人員接收到會議紀(jì)要后必進(jìn)行紀(jì)要簽收（親筆簽字，紀(jì)要簽字頁模板詳見附件三。由總裁辦派專人負(fù)責(zé)紀(jì)要簽收工作并做好存檔。（2）部門層面會議不強(qiáng)制要求紀(jì)要簽收。各會議發(fā)部門自行根據(jù)會議重要性確定是否進(jìn)行紀(jì)要簽收，該類紀(jì)要簽收工作由會議發(fā)起部門自行負(fù)責(zé)。（）二級公司層面會議紀(jì)要簽收要求同（2。七、蓋章存檔（1）公司層面會議紀(jì)要各與會人員簽收后，附上會簽到表（附件一）及紀(jì)要簽字頁（附件三，交由檔案室進(jìn)行蓋章（騎縫章，一式兩份，一份交由檔案室存檔；另一份掃描后以電子版形式再次下發(fā)相關(guān)人員存閱。（2）部門層面會議無需蓋章，直接交由各中心檔案理員存檔后下發(fā)相關(guān)人員。（3）二級公司層面會議各與會人員簽字后，附上會簽到表及紀(jì)要簽字頁，交由二級公司檔案室進(jìn)行蓋章（騎縫章，一式兩份，一份交由檔案室存檔；另一份掃描后以電子版形式再次下發(fā)相關(guān)人員存閱。八、會議決議督辦會議紀(jì)要等同于公司規(guī)章制度，一旦簽發(fā)具有最高的約束及法律效力。會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)對會議決議進(jìn)行督辦，要求各項決議責(zé)任人堅決執(zhí)行會議決議，按要求完成工作任務(wù)。會議決議的完成情況可與相關(guān)責(zé)任人及部門的績效成績直接掛鉤。根據(jù)公司《問責(zé)管理制度，公司總裁辦可依據(jù)會議紀(jì)要的督辦情況，對部門或相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，納入責(zé)任人本人及相關(guān)部門的年度績效考核。九、本規(guī)范最終解釋權(quán)歸*****有限公司****辦公室所有。附件一：會議簽到表會議時間會議時間XXXX年XX月XX日XX時XX分會議地點(diǎn)XXXXX（例：***會議室）XXXX（此處簡單描述會議議題內(nèi)容若會議議題是例行會議無明確主題，則寫明“部門例會）與會人員簽到人員姓名簽字備注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件二：（紅頭：按各公司標(biāo)準(zhǔn)套紀(jì)要紅頭）XXX紀(jì)【XXX】X號（仿宋三號，居中）XXXXXXXXXXX會議紀(jì)要（標(biāo)題：宋體二號加粗，居中）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX……（正文仿宋三號行間距固定值2首行縮進(jìn)2字符）（本頁無正文）會議時間：2015年XX月XX日上下午X會議地點(diǎn)：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX參會人員：XXXXXXXXXXX（排序按職位從高到低）缺席人員：XX、XX、會議紀(jì)要：XXX（會議信息：仿宋三號字，行間距固定值2，首行無縮進(jìn)