第一章-秘書實(shí)務(wù)概述

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第一章秘書實(shí)務(wù)概述

第一節(jié)秘書的定義與定位

秘書工作作為人類社會(huì)的一種實(shí)踐活動(dòng)，發(fā)軔至今已有5000年左右的歷史。.盡管秘書工作歷史悠久，但在我國(guó)，秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，卻是在改革開放之后才逐步興起的。

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第一節(jié)秘書的定義與定位

一、秘書的定義

現(xiàn)代所說的秘書主要是指從事辦公室及業(yè)務(wù)部門管理的程序性和輔助性工作,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。秘書服務(wù)的對(duì)象可以是集團(tuán)、機(jī)構(gòu)，也可以是個(gè)人。

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二、秘書的職業(yè)特征1.身居中樞2.角色多重3.成果隱匿

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三、秘書的角色定位

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第一節(jié)秘書的定義與定位

微軟公司創(chuàng)業(yè)之初，員工基本上都是年輕人，他們?cè)跇I(yè)務(wù)上都是一把好手，可是做起內(nèi)務(wù)、管理方面的雜事，卻缺乏耐心。董事長(zhǎng)蓋茨的第一任行政助理是個(gè)年輕的女大學(xué)生，她除了完成自己分內(nèi)工作，對(duì)任何事情都不聞不問。蓋茨要求總經(jīng)理伍德立即解雇該行政助理，并限時(shí)找到“能勝任公司各種雜務(wù)'的行政助理。

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第一節(jié)秘書的定義與定位

于是，蓋茨的第二任行政助理一42歲的露寶上任了，她是4個(gè)孩子的母親。上任不久，露寶便發(fā)現(xiàn)微軟公司不同于其他公司，尤其是董事長(zhǎng)蓋茨，行為頗異于常人，他通常是中午到公司上班，一直工作到深夜，每周7天無一例外。如果偶爾要在第二天早上會(huì)客，他就會(huì)在辦公室過夜。

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第一節(jié)秘書的定義與定位

掌握這些情況后，蓋茨在辦公室的飲食起居就成了露寶日常工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這讓蓋茨感受到了一種母性的關(guān)懷和溫暖，減少了遠(yuǎn)離家庭而帶來的種種不適感。除此之外，露寶在工作上也是一把好手，負(fù)責(zé)發(fā)放工資、記賬、接訂單、采購(gòu)、打印文件等具體工作。

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第一節(jié)秘書的定義與定位

時(shí)間長(zhǎng)了，露寶成了公司的靈魂，給公司帶來了凝聚力，蓋茨和其他員工對(duì)露寶都有很強(qiáng)的依賴心理。蓋茨從露寶那里得到了信賴，露寶則從蓋茨那里得到了尊重，這種良好的雇傭關(guān)系成了微軟公司一道獨(dú)特的風(fēng)景線。思考：閱讀案例，試分析露寶的角色定位。

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第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容與原則

一、秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容1.“辦公”工作2.“辦文”工作3.“辦會(huì)”工作4.“辦事”工作

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第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容與原則

二、秘書實(shí)務(wù)的原則秘書實(shí)務(wù)的基本原則是準(zhǔn)確、迅速、求實(shí)和保密。1.準(zhǔn)確準(zhǔn)確是對(duì)秘書工作質(zhì)量的要求。秘書工作的準(zhǔn)確性涉及很多方面，概括地說，就是辦文要準(zhǔn)確、辦事要穩(wěn)妥、情況要屬實(shí)、建議要慎重。

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第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容與原則

二、秘書實(shí)務(wù)的原則小田與小李大學(xué)畢業(yè)以后同時(shí)進(jìn)入了一家單位擔(dān)任人力資源部秘書。兩人專業(yè)知識(shí)都非常扎實(shí)，工作也很勤奮?？墒且荒暌院螅√镉扇肆Y源部調(diào)到了總經(jīng)理辦公室，成為總經(jīng)理的秘書，而小李卻依然原地不動(dòng)。

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

為此，私下里有很多議論傳出，甚至有人認(rèn)為小田與總經(jīng)理有私人關(guān)系，所以，才會(huì)如此快地受到提拔。有人就此問題問過人力資源部部長(zhǎng)，而部長(zhǎng)只說了一句話:“沒有私人關(guān)系，只是小田做事更讓人放心而已!”

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

原來，小李只知道埋頭工作，卻極少主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，而小田卻非常懂得匯報(bào)的重要性，就算部長(zhǎng)沒有要求，他也會(huì)按照工作的重要性，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),小事一周一匯報(bào)，大事一天一匯報(bào)。遇到一些特殊情況時(shí)，他也總是會(huì)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)的看法與意見，之后才會(huì)自己做決定。所以，部長(zhǎng)對(duì)他非常放心，也愿意給他安排一些重要的工作。

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

如此一來，小田在短短一年時(shí)間內(nèi)便掌握了很多資源，建立了廣泛的人際關(guān)系。此時(shí)，總經(jīng)理恰恰需要一位各方面能力都較強(qiáng)的秘書，小田自然成了不二人選。思考:1.總經(jīng)理選擇小田做秘書是出于哪些考慮?2.相比小田，小李在工作中有哪些不足之處?

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

2.迅速迅速是對(duì)秘書工作效率的要求。秘書工作應(yīng)及時(shí)、高效，無論是辦文、辦事，都不允許拖拉。領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定，秘書要及時(shí)傳達(dá)下去;基層反映的情況、意見，秘書也要迅速向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

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3.求實(shí)求實(shí)是秘書工作的基本要求。秘書工作必須尊重客觀事實(shí)，不能脫離社會(huì)實(shí)際，更不能為了個(gè)人或小團(tuán)體的利益而弄虛作假。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀，必須做到實(shí)事求是，否則就會(huì)造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，甚至嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益與聲譽(yù)。

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4.保密保密是對(duì)秘書人員道德品性的要求。秘書人員經(jīng)常接觸一些機(jī)密文件或參加一些重要會(huì)議，會(huì)了解不少重要機(jī)密，包括秘密文件、資料、機(jī)要電文以及領(lǐng)導(dǎo)的重要活動(dòng)安排等，如果不注意保密，一旦泄露信息，可能會(huì)造成嚴(yán)重的損失。因此，秘書人員一定要遵守保密原則，嚴(yán)格做好保密工作。

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

王秘書所在的單位最近要參加市里招標(biāo)，總經(jīng)理很重視，連續(xù)幾天召開會(huì)議，討論、研究競(jìng)標(biāo)的事情。經(jīng)過嚴(yán)格的論證，競(jìng)標(biāo)書終于確定下來?？偨?jīng)理讓王秘書打印出來交給他，準(zhǔn)備派專人去市招標(biāo)辦公室送競(jìng)標(biāo)書。

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

王秘書接到任務(wù)后立即打開競(jìng)標(biāo)書文件準(zhǔn)備打印，這時(shí)，單位維修部小張打來電話，告訴他會(huì)議室的投影儀修好了，讓他過去查驗(yàn)。王秘書心想沒幾分鐘就回來了，所以沒有關(guān)閉競(jìng)標(biāo)書文檔就去會(huì)議室了。

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

待王秘書查驗(yàn)完畢回到辦公室，發(fā)現(xiàn)他的好朋友企劃部小蘇和后勤部小唐正在他的計(jì)算機(jī)前翻看競(jìng)標(biāo)書。王秘書快步走回自己的座位，搶回小蘇手里的鼠標(biāo)說:“別看了，別看了?！毙√K說:“真小氣，看看怕什么，咱們單位要是能競(jìng)標(biāo)成功不是件大好事嗎?哎，你說咱們單位競(jìng)標(biāo)成功的概率有多大啊?"

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二、秘書實(shí)務(wù)的原則

王秘書說:“快別說了，你們倆記住千萬別出去亂說，這可是咱們單位的商業(yè)機(jī)密?！毙√普f:“得了，你對(duì)我們還保密?再說了，秘密的東西你還隨便讓別人看?”王秘書一聽傻了眼，不知該說什么好。思考:1.你認(rèn)為王秘書在工作中有哪些不當(dāng)?shù)牡胤?2.如果你是王秘書，遇到這種情況會(huì)如何處理?

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1.開展主題為“樹立正確的秘書職業(yè)觀”的演講比賽。

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2.閱讀案例，以5~7人為一組開展小組討論。

上午8:20,馬秘書來到公司，她總是提前10分鐘左右到達(dá)公司，以便做好。上班前的準(zhǔn)備工作。她先打開總經(jīng)理辦公室的窗戶通風(fēng)，然后將空調(diào)調(diào)到適宜的溫度，接著開始整理總經(jīng)理的桌面，將文件擺放整齊，將紙簍中的垃圾傾倒干凈。之后，她回到自己的辦公區(qū)域開始整理自己的辦公桌，清掃、擦拭桌面和文件柜，并用酒精棉擦拭電話送話器和傳真機(jī)磁頭。

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這時(shí)，總經(jīng)理走進(jìn)來，馬秘書向總經(jīng)理打招呼:“總經(jīng)理，早上好?！笨偨?jīng)理向她點(diǎn)頭示意后，進(jìn)入自己的辦公室。

馬秘書開始在計(jì)算機(jī)上打印一份總經(jīng)理下午談判急需的合同，這時(shí)，總經(jīng)理打電話過來:“小馬，請(qǐng)把我今天的工作安排拿來，順便給我倒一杯咖啡。”馬秘書便離開自己的座位，去給總經(jīng)理送文件和咖啡。

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馬秘書推門進(jìn)入總經(jīng)理辦公室，總經(jīng)理正在打電話，他示意馬秘書放下東西先出去。馬秘書回到自己的座位，看見行政部經(jīng)理助理劉麗正在等她，想讓馬秘書將她因公辦事產(chǎn)生的交通費(fèi)報(bào)銷了。馬秘書發(fā)現(xiàn)劉麗沒有按要求先讓行政部經(jīng)理在報(bào)銷單上簽字，劉麗解釋說經(jīng)理出差了，而她著急用錢。于是，馬秘書用掌握的零用現(xiàn)金為她報(bào)銷了交通費(fèi)。

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第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容與原則

這時(shí)上海啟明公司總經(jīng)理秘書來電話，她想與馬秘書商量下周啟明公司江總經(jīng)理一行四人來公司商討合作的事宜。馬秘書因急于打印合同，就簡(jiǎn)單應(yīng)付了幾句，沒有認(rèn)真做記錄。此時(shí)又來了位客人，是君豪公司的公關(guān)經(jīng)理，他想見張副總經(jīng)理，馬秘書告訴他很不巧，張副總經(jīng)理出差了，且沒問清客人的聯(lián)系方式和來意，就讓客人情悻地走了。

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第二節(jié)秘書實(shí)務(wù)的內(nèi)容與原則

客人走后，馬秘書繼續(xù)打印合同，總經(jīng)理打電話來問上海啟明公司來客的食宿安排好了沒有，馬秘書這才意識(shí)到