公司合同的管理辦法

PAGEPAGE9公司合同的管理辦法（試行）目錄總則合同管理機構(gòu)、人員職責(zé)三、合同的擬定及談判四、合同的審核及簽訂五、合同的履行六、合同的變更及解除合同的歸檔附則一、總則第一條為了加強對公司合同的管理，維護本公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，使公司的合同管理制度化、規(guī)范化，特制定本辦法。第二條本辦法是根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家其他有關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合本公司的實際制定的。第三條本辦法所稱合同是指本公司作為一方當(dāng)事人與其他法律關(guān)系主體所簽訂的各類合同，及其他具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。本辦法所稱職能部門是指本公司各業(yè)務(wù)執(zhí)行部門及分支機構(gòu)。第四條本辦法所稱的合同管理是指本公司對所簽訂的合同進行擬定、審查、監(jiān)督、登記、歸檔等處理。具體包括資信調(diào)查、意向接觸、商務(wù)談判、合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等全過程的管理。二、合同管理機構(gòu)、人員職責(zé)第五條本公司合同的綜合管理工作統(tǒng)一由部負責(zé)。部設(shè)立公司合同管理員，負責(zé)全公司合同的登記、編號、送審、統(tǒng)計等工作。第六條各職能部門合同的擬定、洽談由本部門負責(zé)人委派專人負責(zé)，并應(yīng)設(shè)立部門合同管理員，具體負責(zé)本部門合同管理的日常工作。第七條部的合同管理職能：1．制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門及分支機構(gòu)實施。（流程見附件）宣傳有關(guān)合同管理的法律、法規(guī)知識，總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗，通報合同管理中出現(xiàn)的問題。對合同進行編號，聯(lián)系顧問律師進行初審，并定期檢查合同履行情況。負責(zé)本公司格式合同的制訂和審批。對各職能部門合同管理進行監(jiān)督、檢查。負責(zé)本公司所簽訂、批準合同的最終歸檔工作。負責(zé)本公司合同專用章的保管和使用。第八條各職能部門的合同管理職責(zé)：配合部做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項工作，及時向部反饋合同管理工作中存在的問題。認真學(xué)習(xí)合同法，向本部門員工做好合同法及相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹工作。及時向本部門負責(zé)人匯報合同管理工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況。負責(zé)將本部門承辦的合同（包括需要變更、解除、作廢的合同）交由部進行審查。負責(zé)對交給部審核的合同內(nèi)容進行解釋和說明。建立本部門的合同管理臺帳及統(tǒng)計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進行登記。合同臺帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、履行情況及記載合同主要內(nèi)容的帳薄。負責(zé)對尚未交本公司部的合同進行歸檔整理，同時對標的類別、標的名稱、雙方當(dāng)事人全稱、標的金額和數(shù)量、交付期限、談判記錄、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進行登記。負責(zé)將合同正本交本公司部歸檔。對所簽訂合同負有認真執(zhí)行的責(zé)任，并要及時掌握和檢查合同履行情況，及時向部通報在履行過程中發(fā)生的問題，提出解決問題的建議。三、合同的擬定及談判第九條擬定合同前應(yīng)對合同對方進行資信調(diào)查，具體要求審明下列情況：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或其它證照；企業(yè)法定代表人證明書；企業(yè)法定代表人的授權(quán)委托書；工程合同的合同對方必須提供從事建筑、安裝、監(jiān)理、裝飾、消防等工程的許可證書和資質(zhì)證書。廣告代理合同的合同對方必須提供從事廣告代理資格的法律文件。房屋租賃合同的合同對方必須提供租賃許可證書，沒有租賃許可證書的，應(yīng)當(dāng)提供房屋所有權(quán)證明資料。房屋購買合同的合同對方應(yīng)當(dāng)是房屋所有權(quán)的完全擁有者，并應(yīng)當(dāng)提供房屋所有權(quán)證明資料。履行能力，包括但不限于最新會計年審報表，最新的工商年審資料。需提供擔(dān)保的合同，還必須查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力；合同對方以往工作評估報告；其他所需要的相關(guān)文件。各職能部門完成資信調(diào)查后，應(yīng)將資信調(diào)查文件的原件（或復(fù)印件）一起提交審核。第十條各職能部門擬定的合同應(yīng)做到：條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強、文字表達清楚。合同應(yīng)包括的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的問題如下：首部。包括：合同名稱；訂約的目的、依據(jù)。正文。詳細內(nèi)容及要求如下：合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格或酬金、履行期限、地點和方式及違約責(zé)任。應(yīng)包括根據(jù)法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款及當(dāng)事人雙方要求訂立的條款。數(shù)量和質(zhì)量條款應(yīng)符合國家計量法規(guī)和質(zhì)量法規(guī)的規(guī)定。價金條款應(yīng)符合國家物價法規(guī)和國家金融法規(guī)，一般應(yīng)寫明物品單價、總價、計價單位、支付手段和支付方法及時間。對于違約責(zé)任條款，如該類合同有法定違約金規(guī)定的，按規(guī)定予以明確。否則，應(yīng)具體寫明約定的違約金額或計算方法。確定合同爭議的解決方式。根據(jù)具體情況和協(xié)商結(jié)果，確定合同爭議的解決途徑以及管轄條款。結(jié)尾和附則。合同結(jié)尾部分包括：合同正本及副本的份數(shù)，發(fā)送單位，合同有效期限，簽約地點和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。合同文本超過兩頁的，應(yīng)加蓋騎縫章。應(yīng)將合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。第十一條合同雙方協(xié)商變更、修改合同條款的補充協(xié)議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過程中的各種書面往來文件（包括傳真、圖表、單據(jù)、確認書、對賬單等）也是合同的組成部分。第十二條公司有格式合同的，應(yīng)統(tǒng)一使用格式合同。使用格式合同，應(yīng)做到：條款齊全、內(nèi)容具體、用詞準確、字跡清楚，嚴格按示范文本的要求填寫。第十三條合同談判由承辦部門負責(zé)組織、安排。主談人是合同主要參與談判人，100萬元標的以上的合同至少有三名主談人。第十四條合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)主辦人。根據(jù)需要，承辦部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)親自參加全部或階段性合同談判。合同金額超過人民幣100萬元的，合同談判應(yīng)當(dāng)有顧問律師參與，涉及重大事項應(yīng)當(dāng)由顧問律師主持談判工作。合同金額不足人民幣100萬元的，如本公司與合同對方對擬簽合同付款條件及支付方式有重大爭議，合同最后一輪談判應(yīng)當(dāng)有計劃財務(wù)部參加；如本公司與合同對方對擬簽合同其他條款有重大爭議，合同最后一輪談判應(yīng)當(dāng)有顧問律師參加。第十五條沒有承辦部門負責(zé)人參加的合同談判中，合同金額的變動須報承辦部門負責(zé)人審核，如有需要，根據(jù)財務(wù)管理規(guī)定，承辦部門并報計劃財務(wù)部審核。沒有顧問律師參加的合同談判，合同其他條款的變動須報部顧問律師審核。第十六條合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實。第十七條負責(zé)履行或參與履行擬簽合同的部門，應(yīng)當(dāng)參與合同談判。沒有上述相關(guān)部門的參與，合同承辦部門不得獨自進行合同談判。第十八條進行合同談判時，承辦部門應(yīng)當(dāng)記錄合同洽談情況。合同洽談記錄須隨合同一并報批。合同洽談記錄應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：合同編號、項目名稱、主管部門、洽談對方；洽談雙方參加人員；洽談次數(shù)，洽談時間、地點；洽談內(nèi)容摘要；主辦人意見及承辦部門負責(zé)人意見；相關(guān)部門負責(zé)人意見。第十九條合同金額在500萬以上或?qū)Ρ竟居兄卮笥绊懙暮贤?，?yīng)由本公司副總經(jīng)理以上人員主持談判。四、合同的審核及簽訂第二十條合同談判結(jié)束并落實全部合同條款后，承辦部門應(yīng)當(dāng)制作合同報批文本，填寫合同申請表，連同合同初稿及修改稿、合同談判文本及修改稿、合同對方資信評估報告及相關(guān)材料，按照合同申請表所列流程在合同擬簽定日前五個工作日送交有關(guān)部門審批。第二十一條經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在合同申請表填寫如下內(nèi)容：申請日期；項目名稱，應(yīng)簡要概括合同項目的主要內(nèi)容；合同金額，指合同涉及的總金額；合同對方，指與本公司簽署該份合同的相對方，如為三方合同，則需注明合同的另外兩個相對方；項目概況，應(yīng)含合同標的、數(shù)量、單價、合同期限、履行時間及方式。項目概況欄簽名及日期。第二十二條部門負責(zé)人意見：審核該合同項目是否符合本公司發(fā)展計劃及本公司領(lǐng)導(dǎo)的工作部署；合同條款、內(nèi)容是否符合本辦法的規(guī)定；合同主辦人是否按法律程序組織談判；審核后若合同符合上述內(nèi)容，部門負責(zé)人應(yīng)在“部門負責(zé)人意見”一欄填寫審核意見，并在該欄簽名、注明日期。部門負責(zé)人應(yīng)在合同主辦人報批后一個工作日內(nèi)，就上述本項出具意見。第二十三條部門負責(zé)人出具審核意見后，合同主辦人應(yīng)在合同擬簽日期前四個工作日報計劃財務(wù)部審核。第二十四條計劃財務(wù)部就如下事項進行審核：審批合同項目的財務(wù)可行性；合同價格條款及付款方式是否符合財務(wù)制度合同項目是否符合本公司年度財務(wù)計劃；合同項目經(jīng)費的資金來源；審核后若合同符合上述內(nèi)容，計劃財務(wù)部經(jīng)理在“計劃財務(wù)部意見”一欄填寫“該項目符合財務(wù)計劃、資金來源、同意項目執(zhí)行”等字樣，并在該欄簽名，注明日期。計劃財務(wù)部應(yīng)當(dāng)在主辦人報批后一個工作日內(nèi)，就上述事項出具具體意見。第二十五條計劃財務(wù)部出具審核意見后，合同主辦人應(yīng)在合同擬簽日期前三個工作日，報部及顧問律師審核。第二十六條合同主體的審查。即依照合同承辦部門提供的相關(guān)材料審查對方當(dāng)事人是否具備合同主體資格、是否超越營業(yè)執(zhí)照或其他證照規(guī)定的經(jīng)營范圍，以及對方經(jīng)辦人員代理權(quán)限情況進行審查。合同內(nèi)容的審查。即審查合同內(nèi)容是否合法，條款是否完備和齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否清楚，爭議處理條款是否具備。合同文字的審查。包括審查合同用語是否規(guī)范、文字表達是否準確。部及顧問律師應(yīng)當(dāng)在經(jīng)辦人報批后一個工作日內(nèi)，在合同審批表律師審核欄應(yīng)上述事項出具具體意見，并在意見欄右下方簽名并注明日期。第二十七條顧問律師出具審核意見后，主辦人依據(jù)前述全部審核意見對合同進行修改定稿，定稿后主辦人將合同呈遞部最后審核。第二十八條部就下述事項進行審核：審核該合同的審批流程是否符合本辦法規(guī)定；審核合同內(nèi)容，及是否按律師意見修改；參考以上各部門的意見，決定合同是否上報；第二十九條如合同屬部門負責(zé)人審批權(quán)限內(nèi)合同，承辦部門負責(zé)人審批簽字后交部加蓋合同專用章。部門負責(zé)人審批權(quán)限外合同，承辦部門負責(zé)人應(yīng)簽署明確意見后交部合同管理員。第三十條部合同管理員將合同呈送公司分管領(lǐng)導(dǎo)。屬公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后部加蓋合同專用章。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限外合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署明確意見。第三十一條部合同管理員將合同呈遞公司總經(jīng)理。公司總經(jīng)理審批簽字后交部加蓋合同專用章。第三十二條合同蓋章時必須提供以下資料：合同正本（至少一式四份）；填寫完備的合同申請書、合同洽談記錄（附后）；資信調(diào)查所得的材料。第三十三條合同標的在 萬元以下的由部門負責(zé)人審批；合同標的在 萬元以上的由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同標的在 萬元以上或?qū)居兄卮笥绊懙暮贤晒究偨?jīng)理審核。五、合同的履行第三十四條合同承辦部門和經(jīng)辦人應(yīng)在合同履行過程中，對合同履行情況進行跟蹤檢查，并按下列不同情況作出不同處理。1．合同的相對方如期履行合同約定的全部義務(wù)的，合同終止后一個月內(nèi)，經(jīng)辦人應(yīng)對履行過程作簡要說明，并報交部；2．合同的相以方如因情況變化，未能履行部份合同義務(wù)或中途不履行義務(wù)的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 工作日內(nèi)向部出具詳細說明，由部根據(jù)情況提出建議，采取相應(yīng)措施；3．合同的相對方完全不能履行合同或完全不履行合同的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 工作日內(nèi)向部提交詳細說明，由部征詢顧問律師后，采取非訴訟或訴訟方式解決。第三十五條我方所持的全部合同（包括補充合同）原件；相對方履行合同過程中出具的文件：如提貨單、欠款確認書、付款證明等；其他相前材料。第三十六條合同經(jīng)辦部門應(yīng)在每個季度的最后一個星期內(nèi)，對部門內(nèi)未終止的合同作出全面核查，并作出報告，經(jīng)部整理后交公司總經(jīng)理。第三十七條部在合同簽訂后，應(yīng)對合同的履行進行監(jiān)察、檢查；對各部門出具的報告應(yīng)即時作出處理。第三十八條公司定期對合同簽訂、履行、管理和歸檔工作定期如開會議，不斷完善合同管理制度。六、合同的變更和解除第三十九條變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。第四十條需要變更、解除合同，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，書面函告，限期答復(fù)。第四十一條合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時請示承辦部門領(lǐng)導(dǎo)立即處理。第四十二條合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項：主體變更，應(yīng)征得合同各方書面同意。經(jīng)上級主管機關(guān)審批的合同，所達成的變更、解除協(xié)議應(yīng)報原審批機關(guān)批準。經(jīng)公證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議，應(yīng)報原公證、鑒證機關(guān)備案。第四十三條變更、解除合同的各方在尚未達成協(xié)議以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。第四十四條合同期限屆滿，各方未就合同續(xù)期達成一致的，合同自行失效。七、合同的分類歸檔第四十五條合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后五日內(nèi)應(yīng)將合同正本交本部門合同管理員保管。合同管理員對已生效的合同應(yīng)編號登記列具清單后，連同合同原件及與合同有關(guān)的文書、函件、圖表、電報、傳真等逐個建立檔案。清單內(nèi)容包括：合同編號、名稱、主要內(nèi)容、當(dāng)事人名稱、價金、簽約時間、簽署和審批領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦部門及人員、是否經(jīng)律師審查及律師姓名、合同項目是否屬計劃內(nèi)、經(jīng)濟內(nèi)容是否符合財務(wù)規(guī)定等。第四十六條履行完畢的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行過程中的往來信函、單據(jù)、傳真件必須送綜合部檔案室進行編號歸檔。第四十七條綜合部門管理員每月25日至30日與承辦部門合同管理員核對上月承辦部門合同，督促合同歸檔。每年12月10日至30日綜合部合同管理將上年度簽訂的全部合同提交檔案管理部門存檔。八、附則第四十八條本辦法所稱的“以上”、“以下”，包括本數(shù)；所稱的“不滿”，不包括本數(shù)。第四十九條本辦法未盡之事宜，一律按我國合同法以及有關(guān)的法律、法規(guī)執(zhí)行。第五十條本公司各部門可根據(jù)本辦法制定實施、考核細則，并報部。第五十一條本辦法的解釋權(quán)屬于本公司部。第五十二條本辦法自年月日起實行。廣州賽特科技有限公司二00二年四月附件1：合同管理流程部門經(jīng)辦人、負責(zé)人項目聯(lián)絡(luò)、洽談合同相對方資信調(diào)查部門經(jīng)辦人、負責(zé)人項目聯(lián)絡(luò)、洽談合同相對方資信調(diào)查合同管理部門監(jiān)督合同履行合同歸檔相關(guān)部門配合合同履行部門經(jīng)辦人上交合同資料合同蓋章合同定稿簽訂合同公司領(lǐng)導(dǎo)審批、修改提交合同修改意見顧問律師審查、修改聯(lián)絡(luò)顧問律師合同管理部門審查相關(guān)部門、參與談判部門負責(zé)人初審合同編號、建檔經(jīng)辦人