會務手冊新版

XXXXX集團

會務執(zhí)行手冊

目錄

一、手冊說明4

二、會議制度和規(guī)范.............................................4

三、流程圖.....................................................7

四、程序.......................................................9

會前工作（按依次）........................................9

議題和參會人員范圍的確定..................................9

會議通知的起草.............................................9

申報會議麗.............................................10

人員確認..................................................10

設備準備..................................................11

車輛支配..................................................11

會務通知起草..............................................11

議程PPT制作............................錯誤!未定義書簽。

食品的采買.................................................11

指導服務員工作............................................11

會議場地布置與熟悉.......................................12

會中工作（按依次）.......................................12

會議室保障................................................12

匯報人員的保障............................................12

用餐的保障................................................13

消遣的保障...............................錯誤!未定義書簽。

住宿的保障.................................................13

會后工作（按依次）.......................................13

離會車輛支配............................................13

退房....................................................13

設備整理................................................14

結(jié)帳....................................................14

設備歸還................................................14

費用報銷................................................14

會務總結(jié)................................................14

五、留意事項..................................................14

附件：........................................................18

會務通知草稿.............................................22

會議預算草稿.............................................27

會務分工明細表...........................................28

主要會議場所明細表.......................................29

一、手冊說明

為了便于客服部會務組駕馭會議服務的各項流程，更好地為總代贏利系統(tǒng)

做好服務保障工作，特編寫了《中研國際時尚管理詢問公司會務手冊》供大家參

考，《會務手冊》內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應做好的各項工作（會前，會

中，會后）和留意事項。

望隨時提出修改看法，感謝！

二、會議制度和規(guī)范

為保障總代項目課程順當召開和課程的效果，客服部特制定并頒發(fā)了會議

制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：

會議制度（試行）

1.目的：會務服務工作作為客戶服務部的一項重點工作，應以“以客戶為中心”

為基本服務理念，在做好會務工作的同時，客服人員更要明確服務的過程是

一次企業(yè)形象全面的展示，是加深客戶信任度的最佳機會。為完善客服部會

務管理流程，細化工作分工，制作本會務管理手冊。

2.適用范圍：本制度主要適用于總代會務，商學院會務工作可做參考。

3.會議通知起草與發(fā)送

3.1會議組織部門應在會議前發(fā)出會議通知前應當充分準備，一項會議的召

開必定涉和到其它部門人員的相應工作支配和時間資源的占用，因此在

組織會議前應有充分的客戶意識，使與會人員能夠精確了解本次會議的

關鍵信息，以便提前準備，保證會議目標的實現(xiàn)；

3.2會議通知應當包括以下幾項內(nèi)容

3.2.1會議目的：明確說明實行此次會議要達到的效果，

3.2.2會說時間：應包括會議的起先時間和結(jié)束時間

3.2.2.1由多個部門參加的會議：上午的會議定為9:10起先，下午

的會議定為14:10起先，由于特殊狀況無法按以上規(guī)定時間起

先的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。

3.2.2.2為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的狀況下，會議

時間一般應限制在2小時以內(nèi)。

3.2.3會議地點:會議地點應當明確標出，假如會議地點在公司外部，與會

人員并不熟悉，會議通知中應附上會議地點示意圖；

3.2.4會議議程：

3.2.4.1會議議程的第一項是主持人講解會議要求

3.2.4.2依據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容

（參見名詞說明）

3.2.4.3會議議程應以30分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，假

如某項內(nèi)容多于30分鐘，也應當分為多個單元，其目的保證

與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。

3.2.4.4每項會議議程應當列出本項議程的匯報人、參會人員、列席

人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應當

在明確會議目的基礎上確定哪些人必需參會，哪些人可參加可

不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不

因使與本次會議關系不大的人員緣由參加此次會議而影響他

們的正常工作，同時又給相關人員以學習、觀摩的機會；

3.2.5會議留意事項

3.2.5.1著裝要求:在總代會務期間需著統(tǒng)一教練服，由公司統(tǒng)一發(fā)

放，每次會議前從客服部領取。

3.2.5.2會議內(nèi)容保密要求:會議組織者依據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定

會議內(nèi)容是否要保密；假如須要保密，須要實行必要的保密措

施。例如：涉和公司商業(yè)隱私的會議，參會人員假如托付他人

代替參加會議，必需事先報會議主辦部門批準。除主辦會議部

門外，一律不得錄音、攝像”會議中運用的文件一律由會議主

辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若須要會后帶走的必需履行相應的登記手

續(xù)。等等。

3.3會議通知的發(fā)送

3.3.1跨部門的會議，會議組織部門應當提前3個工作日發(fā)出會議通知；

假如會議涉和公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應當提前5個工作

日發(fā)出通知，涉和總經(jīng)理使全體成員參加的會議，應當提前10個

工作日發(fā)出通知；以便與會人員能夠事先調(diào)整好時間支配并為參會

做好準備；

3.3.2假如因特殊狀況須要臨時召開會議（會議通知發(fā)出距離會議召開

24小時以內(nèi)），跨部門的會議應當由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準，

總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應當獲得公司總經(jīng)理的批準；

加會設紀律，［帶格式的：項目符號和編號

3.4會務人員在會議期間，每日應于8：30前到達會場，做前期的各項準

備工作；

3.5會議期間在場內(nèi)避開隨意走動，對手機做消音處理；

8,會務組織：.1帶格式的：項目符號和編號

3.6會議預算：會議應本著高效，節(jié)約的原則進行會議預算，并報營銷總監(jiān)

審批；

3.7交通、食宿：假如會議在公司外部實行，會議組織部門應當視會議時間

支配組織與會人員的交通和食宿。假如下午有會議議程，午餐應支配為

工作快餐；

三、流程圖

?整體流程

會?

四、組織架構(gòu)

五、工作職責

詳見附表

六工作程序

會前工作（按依次）

會議場所的選定：

在會前至少30個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的詳細費用標準。

要求：詳見附件一

說明：對符合上述條件的場所最終提請營銷總監(jiān)。

參課人員數(shù)量的確定

會議通知的起草

在會前一周確定本次會議的說程，其中包括

匯報的詳細時間,主要內(nèi)容和支配,匯報人,列席人員等事項。

舉例如下：

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯報人列席人員

程支配員

19:00—10:00匯報人：----、一

、

10:00-10:休息

15

210:15—11:匯報人：----、〔帶格式的：項目符號利編號

45

、一

結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應注明會議的時間，地點，主持人，議程,

會議的留意事項（必需包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的

要求，會議的紀律等）和路途圖，并在會漱以發(fā)出。

申報會議預算

依據(jù)會議參課人員數(shù)量和工作人員狀況的確認，做如下費用明細，

包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，茶歇費，廣告安裝費，交通費，辦

公用品費等相關費用。

會議預算要求在會成年由會務總統(tǒng)籌完成，報營銷總監(jiān)和財務總監(jiān)審批C

人員確認

結(jié)合派出工作人員狀況和攜帶物料數(shù)量，確認住宿，支配交通（來回）狀況。

設備準備（詳見附件二）

賴定

依據(jù)征詢結(jié)果，與酒店最終確定：會議室，房間，餐飲的詳細支配。

車輛支配

依據(jù)會說議程確定車輛來回的支配，一般選用金杯車。要求明確發(fā)車時間，地點,

路途。

會務通知起草

結(jié)合已確定的參會和預定狀況，起草會議的會務通知，要求全部支配確定并

詳細。

應包括時間、地點、參課流程、住宿支配、就餐支配、車輛支配、會務組聯(lián)

系方法、會議留意事項和會址路途圖。

會務通知要求在會點五天完成，發(fā)營銷統(tǒng)籌后由其通知銷售人員分別發(fā)放給

參謀人員。

會務通知要求在會前三矛發(fā)給參會人員。

食品的采買

依據(jù)會議的長短和人數(shù)，選購相應的水果、干果和小點心。

指導服務員工作

確定每次會議至少需有3名服務人員。

通知服務人員全程服務茶歇。

指導服務人員水果和點心的準備和擺放狀況。

會議場地布置與熟悉

事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務人員的和時到位。

全部會議所需用品需在會前一天運到會場；會議室所需用品（投影儀，膠投,

幕布，白板，激光筆）等需在會前1天擺放并調(diào)試完畢。

會議室的燈光、音響、空調(diào)等設備要求在會前一天準備并調(diào)試完畢。

講師臺需放置礦泉水一瓶，并留意增補。

擺放指路牌，指明會議室和會務組的地點。

通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。

筏到

確定簽到臺的擺放與人員

擺放《簽到處》

會中工作（按依次）

會議保障

會議的全程要有一名會務人員留在會議室，保障會議的服務工作。

每次匯報起先時，要隨時關注設備、燈光、室溫、音響等狀況。

幫助匯報人員做好匯報PPT文件的調(diào)試和資料分發(fā)工作。

在會議休息期間，要幫助下一個匯報人員進行調(diào)試和資料收發(fā)。

和時了解會議的進展狀況并和時通知外部會務人員做好日程支配的調(diào)整工作。

匯報人員的保障

落實匯報人員和時到會。

了解匯報部門資料的準備狀況，并幫助做好準備工作（如筆記本電腦，資料準

備等）。

落實匯報人員用餐狀況。

落實匯報人員返回狀況。

用餐的保障

要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準備狀況（人數(shù)）和用餐時間。

要求深菜在正餐起從前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐起先時上火。

假如下午有會議議程，午餐應支配為工作快餐。

住宿的保障

在全部須要住宿的人員抵達賓館時，要和時供應相應房間的鑰匙。

在當晚要與總臺設定好其次日的叫早時間。

叫早并通知早飯時間。

在會議結(jié)束的當天13：00之前，將全部房間的鑰匙收齊。

會后工作（按依次）

離會車輛支配

全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返回車輛支配工作.

導師離場與其他人員車輛支配

退房

在會議最終一天通知中午13：00之前，辦理退房手續(xù)。

設備整理

在送走全部參會人員后，進行設備的整理和整理工作。

結(jié)帳

在確認全部會設項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。

設備歸還

返何公司后，歸還所借設備。

費用報銷

在會后三天內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。

會務總結(jié)

會后第一次秘書處例會上，進行會務總結(jié)工作。

五、留意事項

會務人員要做好總經(jīng)理業(yè)務工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。

全程會議要至少保證有2輛會議用車。

會議所需儀器應有備份；對所借用品應在動身前進行檢測與調(diào)試。

會務人員要攜帶至少5份會務通知，以備查詢。

財務監(jiān)控部匯報材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。

會務組房間應選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應較為固定。

會議期間如發(fā)生緊急狀況，會務人員要冷靜冷靜，和時檢查可能導致的緣由并

盡快解決。

附件:

?會議通知草稿

?會務通知草稿

公司

?會議預算草稿博真.喊碼FAX

綿唬OUR

?會務分工明細表

?主要會說場所明細表

附件一

第1頁，共2頁

文件編號:發(fā)文日期：文件類別：會議通知

擬文:審核:批準:

收文部門：收文者：

抄送：

□傳閱~~□閱后存檔~~□保密?！跗渌?/p>

密期限

年月份總經(jīng)理室例會通知

年月份例會定于月日下午（星期）和日（星期）實行。會議的各項內(nèi)容支配

如下：

一、會議地點：

二、參會人員:

三、會議主持人：一

四'議程支配：

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯列席人員

程支配報人員

1■-->------、

—、—

16::00—休息

16：15

216:15-18:

00一、------、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活動、溝通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星

期六）8：00

—9：30

49：30-10：、、

30---、---、

--、

10：30-10：休息

45

510:45—12:?、

30一、----、

一、

12:30返回

五、會議留意事項

1、5月29日早8:00實行總經(jīng)理室周例會，5月31日的總經(jīng)理室周例會

取消；

2、總經(jīng)理室會說的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)隱私，與會人員請留意保密;

3、各項會議的匯報人員和列席人員請依據(jù)議程支配的時間準時參會;

4、會議期間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；

5、請匯報人嚴格限制時間，保證會議議程順當、按時進行；

6、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如須要準備文字材料，請準備22份復

印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；

公司

7、如因特殊緣由無法參會，總經(jīng)理室成員須要楊元慶總經(jīng)理準假，其他人員須

博真.喊碼FAX

要本部門的主管總經(jīng)理室成員準假并通知秘書處------

綿唬OUR

8、5月28日前將給與會人員發(fā)出詳細的會務通知，請留意查收。

附件二

第1頁，共4頁

文件編號：發(fā)文日期：〃文件類別：通知

擬文：---------審核；77批準：-------

收文部門:收文者：與會人員

抄送：

□傳閱區(qū)1閱后存檔口保密□其他

保密期限

月份例會會務通知

一、會議時間：月28日下午、29日

二、會議地點:

三、會議主持人:

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯列席人員

程支配報人員

1■

一、一

16::00—休息

16:15

216:15-18:信息化建設狀況通

00報一、----、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活動、溝通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星總經(jīng)理室周例會

期六）8：00

—9：30

49：30-10：經(jīng)營狀況通報

30

10:30-10:休息

45

510:45—12:聯(lián)想電腦服務模式、一［帶格式的：項目符號和編號

30研討—、----、

12:30返回

四、房間支配:

住宿人員房號住宿人員房號

—5206----、----5209

-----、------5208-----、------5210

—5207------、------5211

-----、----5205-----、------5202

---、---5204----、----5212

----、---5203----、----5201

六、就餐支配：

?5月28日晚餐18：15--19：15

5月29日早8：00早餐會

5月29日午餐12：30--13：30

七、會務組：---：137ooo

-----：139。oo

TEL:64231199轉(zhuǎn)5201房

八、車輛支配:

日期時間路途支配

13：00

15:20

5月28日

16：00

18：00

19：30

8：20

9：45

5月29日

10：40

12：30

12：40

九、活動支配:

時間地點活動內(nèi)容

注：5月28日供應以上消遣項目，如有需求請與會務組聯(lián)系。

十、會說留意事項

1、各項會議的匯報人員和列席人員請依據(jù)議程支配的時間準時參會；清匯報人

嚴格限制時間，保證會議議程順當、按時進行；

2、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如須要準備文字材料，請準備22份復

印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)?收回;

1、如因特殊緣由無法參會，總經(jīng)理室成員必需向楊總親自請假；其它人員需向

部門主管總經(jīng)理成員請假，并和時通知會務組-----。

2、會間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；

3、此次會議議程較多，會議的結(jié)束時間可能會有所延長；

公司

4、5月31日的周例會取消；

博真.喊碼FAX

5、如所匯報人員因參會所發(fā)生的交通費用可于5月31日下班前交給------，

綿嘖OUR

由會務組統(tǒng)一報銷（同時請在票據(jù)后注明姓名和行車路途），逾期請自行報

銷。

6、每一房間只有一把鑰匙，請留意保管，并在29日下午開會前交給會務組，

若有損壞或丟失需自行補償50元。

7、參會人員如有住宿或用車須要，請和時通知------或------。

附：路途圖

略

附件三

第1頁，共1頁

文件編號：QB/LX?PC?發(fā)文日期：文件類別：

擬文：審核：批準：

收文部門：