企業(yè)外協(xié)合同管理制度

企業(yè)外協(xié)合同管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)對外協(xié)合同的管理，確保合同的履行和外協(xié)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，提高企業(yè)運(yùn)營效率，降低風(fēng)險。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部涉及外協(xié)項(xiàng)目的部門和人員，包含但不限于采購、運(yùn)營、財務(wù)和法務(wù)等相關(guān)部門。3.定義外協(xié)合同：指企業(yè)與外部機(jī)構(gòu)或個人簽訂的委托、采購、服務(wù)等一切有償合作的協(xié)議。外協(xié)項(xiàng)目：指在外協(xié)合同下實(shí)施的一項(xiàng)具體任務(wù)或項(xiàng)目。4.外協(xié)合同管理流程4.1合同需求確認(rèn)部門經(jīng)理提出外協(xié)合同需求，并向采購部門供應(yīng)具體要求，包含但不限于合同類型、合同周期、項(xiàng)目描述、預(yù)算等信息。采購部門依據(jù)需求進(jìn)行合作伙伴的篩選，并與相關(guān)部門共同確認(rèn)合同內(nèi)容和要求。4.2合同招標(biāo)與評審采購部門依據(jù)合同需求訂立招標(biāo)方案，并發(fā)布招標(biāo)公告。采購部門組織招標(biāo)人員進(jìn)行供應(yīng)商的資質(zhì)審核和投標(biāo)報價評審，選定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門與招標(biāo)人員進(jìn)行項(xiàng)目溝通，明確合同條款和具體項(xiàng)目要求。4.3合同簽訂與履行法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同草稿，并與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行合同討論和修改，確定最終合同版本。簽訂合同前，法務(wù)部門對合同進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。合同簽訂后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況，并及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，解決項(xiàng)目中的問題。4.4合同更改與停止任何合同更改需經(jīng)相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)，更改原因和內(nèi)容應(yīng)明確記錄，并及時通知供應(yīng)商。合同停止前，相關(guān)部門需提前與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，共同商討停止事項(xiàng)的執(zhí)行方式與責(zé)任劃分。5.外協(xié)合同管理要求5.1合同檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合同檔案，包含合同備案、履行情況記錄等。合同檔案需依照合同類別、時間等進(jìn)行分類管理，并設(shè)置合適的權(quán)限限制。5.2外協(xié)合同履行監(jiān)督相關(guān)部門負(fù)責(zé)對外協(xié)項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并確保項(xiàng)目依照合同要求進(jìn)行進(jìn)行。外協(xié)合同的履行情況應(yīng)定期進(jìn)行評估和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.3風(fēng)險掌控與合規(guī)性法務(wù)部門負(fù)責(zé)對外協(xié)合同的法律風(fēng)險進(jìn)行評估，確保合同條款合法合規(guī)。相關(guān)部門應(yīng)依照合同商定的要求和流程進(jìn)行操作，以降低合同履行中可能顯現(xiàn)的風(fēng)險。5.4合同支出與結(jié)算財務(wù)部門負(fù)責(zé)依據(jù)合同商定及履行情況，定時支出供應(yīng)商款項(xiàng)，并確保支出流程規(guī)范和支出憑證完整。5.5合同評估與績效管理相關(guān)部門應(yīng)對每個外協(xié)項(xiàng)目的績效進(jìn)行評估，及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和改進(jìn)，確保項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期效果。6.外協(xié)合同管理流程監(jiān)督與考核6.1內(nèi)部監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對外協(xié)合同管理流程的監(jiān)督和內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進(jìn)看法。6.2外部審計(jì)公司管理層定期邀請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對外協(xié)合同管理流程進(jìn)行審計(jì)，以確保合同管理的公正性和規(guī)范性。6.3考核與獎懲公司將對外協(xié)合同管理流程進(jìn)行績效考核，通過對相關(guān)部門的考核結(jié)果，對合同管理流程進(jìn)行不絕優(yōu)化。對于違反合同管理制度的行為，相關(guān)人員將被追究責(zé)任，并依照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。7.附則本制度的解釋權(quán)歸公司管理層全部，對本制度的修改和解釋應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。任何人不得擅自修改或解釋本制度。以上規(guī)定自發(fā)布之日起生效，并作為公司內(nèi)部的行為準(zhǔn)則，相關(guān)人員必需嚴(yán)格遵