采購程序文件

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（第A版）

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20xx年8月1■日發(fā)布20xx年81日實施

XX茶業(yè)有限公司發(fā)布

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1目的

對采購過程及供方進行控制，確保所采購的物資能符合適時、適量、適價、適

質(zhì)的要求。

2范圍

適用于本公司所需原材料的采購以及相關(guān)方的選擇、評定和控制。

3職責

3.1采購部主要負責公司與生產(chǎn)有關(guān)的實物性物資的采購；并負責對供方的選擇、

評價和物資采購，以及歸口管理本程序。

3.2質(zhì)檢部負責生產(chǎn)所需物資入庫前的驗收；其它物資由申購部門負責驗收。

3.3采購部經(jīng)理采購信息、采購合同、貨款支付等的審核，總經(jīng)理負責批準。

3.4采購部負責向供應商提出環(huán)保、職業(yè)健康安全的要求，并告知相關(guān)公司制

度。

3.5采購人員負責將所需采購的物資信息告之供應商。

4程序

4.1物資分類

采購部應根據(jù)所采購的物資對隨后的生產(chǎn)過程或最終產(chǎn)品的影響程度對物資進

行分類，編制《物資分類明細表》，物資分類的類別有：

A類（重要物資）：構(gòu)成生產(chǎn)過程中主要部分或關(guān)鍵材料或服務，直接影響產(chǎn)品

質(zhì)量的物資。

B類（一般物資）：與產(chǎn)品質(zhì)量無直接影響的少量物資或服務。

C類（特殊物資）：構(gòu)成公司生產(chǎn)產(chǎn)品的特殊關(guān)鍵物資或服務，如：水、電等基

礎(chǔ)能源、國家法定機構(gòu)提供的服務等。

D類：與公司環(huán)境管理和職業(yè)健康安全管理有關(guān)的供方在業(yè)務往來中涉及的環(huán)境

因素和危險控制，具體可按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本程序以下內(nèi)容僅針對質(zhì)量管理體

系

中的供方。

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4.2供方調(diào)查、評價

4.2.1供方調(diào)查

4.2.1.1調(diào)查方式：現(xiàn)場調(diào)查、電話調(diào)查、歷史合作情況調(diào)查、行業(yè)介紹或其

他調(diào)查方法。

4.2.1.2采購部應負責了解供方的相關(guān)基本情況，盡量收集供方提供的各類資料,

如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認證證書、產(chǎn)品認證、檢測報告等合

法性證據(jù)；以及相關(guān)的報價單、公司簡介等基本情況資料；經(jīng)營能力、經(jīng)銷能

力等必要性資料。

4.2.1.3采購部對供方進行調(diào)查時應同時考慮供方的環(huán)境保護、職業(yè)健康安全現(xiàn)

狀和管理能力，并將供方的環(huán)境保護、職業(yè)健康安全管理納入評價內(nèi)容。

4.2.1.4采購部負責對供方的能力進行調(diào)查后，由調(diào)查人員填寫《供方能力調(diào)查

/評價表》相關(guān)欄目，將收集到的供方的各種合法性、資質(zhì)性材料作為附件，

并報部門經(jīng)理審批后，確認擬選擇的供方具備基本的條件，方可實施后續(xù)的評

價工作。

4.2.2供方的評價方法：

根據(jù)采購物資對公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度及所購物資的價格等因素，可

采取以下一種或幾種評價方法對供方進行評價：

1）內(nèi)部評價

經(jīng)調(diào)查人或財務管理中心（采購部）經(jīng)理現(xiàn)場介紹所掌握的供方的實際情況，

如：供方情況等，經(jīng)參加評價人員的討論，評價是否能長期穩(wěn)定的提供我公司

所需的產(chǎn)品。

2）歷史合作情況評價

對供方以往提供物資的質(zhì)量狀況與信譽，供貨是否及時等進行評價。

3）對比其他同行使用者的使用經(jīng)驗，了解其他同行使用的經(jīng)驗，評價該供方的

產(chǎn)品質(zhì)量。

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4）資質(zhì)性評價

對調(diào)查所收集的供方的相關(guān)合法性和符合性證據(jù)，如通過體系認證證書、產(chǎn)品

認證證書、營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等進行評價。

根據(jù)公司的實際需要時，部分A類物資也可通過招標進行評價。

4.2.3A、D類（重要）物資的供方必須使用評價方法中的二種或二種以上方法

進行評價；B類物資和C類物資的供方不進行調(diào)查、評價，可直接列入合格供方

名錄。

4.2.4A類（重要）物資的供方的評價由采購部組織相關(guān)部門進行。

4.2.5在供方評價時應將其環(huán)保、職業(yè)健康安全管理狀況納入評價內(nèi)容，評價

供方在環(huán)保、職業(yè)健康安全的合法性、環(huán)保和職業(yè)健康安全風險應對能力以及

供方環(huán)保、職業(yè)健康守法性。

4.3合格供方的選擇與審批

4.3.1采購部依據(jù)4.2.2的評價方法，對各供方進行綜合分析、比較，評價公

司擬選擇的供方的可行性、經(jīng)濟性，選擇出合格的供方，并填寫《供方能力調(diào)

查/評價表》的相關(guān)欄目，經(jīng)評價、批準后列入《合格供方名錄》，同一種物資

可選擇多個合格供方。

4.3.2《合格供方名錄》應經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)的人員批準。

4.4供方的控制與重新評價

4.4.1對列入《合格供方名錄》的所有供方，采取以下方法進行控制：

合格供方的有效期限為1年，應在間隔12個月后的次年對應月份內(nèi)，由財務管

理中心（采購部）組織相關(guān)部門/人員對在冊的合格供方進行全面評價一次，

并填寫《供方能力評價表》的相關(guān)欄目，評價時主要依據(jù)：

A類供方列入合格供方名單后一年內(nèi)的供貨質(zhì)量、交貨期統(tǒng)計結(jié)果應達到合格率

大于90%以上。

B、C類供方可不進行統(tǒng)計，根據(jù)以后供貨質(zhì)量決定是否繼續(xù)列入合格供方，每

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次供貨質(zhì)量應達到50%以上的合格率。

壟斷型和國家法定機構(gòu)的C類供方可免檢、免評。

去年供方是否發(fā)生較大環(huán)保污染事故，是否發(fā)生嚴重職業(yè)病或死亡3人以上的

事故。

4.4.2對考核中認為達不到規(guī)定要求的供方，取消合格供方資格，從《合格供

方名錄》中剔除。對此類供方1年內(nèi)不得重新使用或采用其他方法進行控制（包

括應付款方面）。

4.4.3由財務管理中心（采購部）負責建立并保存合格供方檔案，其中包括《合

格供方名錄》、《供方能力調(diào)查/評價表》及有關(guān)的證實材料和以及每年重新評

價的相關(guān)證實統(tǒng)計材料等。

4.5采購信息

4.5.1財務管理中心（采購部）根據(jù)公司產(chǎn)品特點，依據(jù)各部門以《物料申購單》

的形式提出采購要求，并結(jié)合原材料庫存情況，《申購單》經(jīng)財務管理中心（采

購部）審核、總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準，其內(nèi)容應包括：

1）物資類別、型號、分類等級；

2）必要時，提出物資的質(zhì)量要求：

3）價格、數(shù)量、到貨時間等。

4.5.2采購部所采購的物資原則上應在《合格供方名錄》中的供方實施采購，若

出現(xiàn)因客觀原因未在合格供方采購時，采購部應在采購的同時對該供方進行調(diào)

查、評價（僅針對A類供方），并及時保持相關(guān)調(diào)查、評價記錄。

4.5.3采購部應組織各使用部門負責確定采購要求。在與供方溝通前，應確保規(guī)

定的采購要求是充分與適宜的。

4.5.4若出現(xiàn)總經(jīng)理安排其他人員或部門實施部分物資的采購工作時，則按總

經(jīng)理的要求進行辦理，但相應的供方應屬于《合格供方名錄》中的供方，否則，

仍應執(zhí)行4.5.2條款的規(guī)定。

4.6采購合同

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需要時，對所采購的A類重