事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作探討

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作探討摘要：作為事業(yè)單位一項基礎(chǔ)性建設(shè)工作，檔案信息化有助于常規(guī)工作的效能提升、資源存儲的利用共享以及對檔案中信息數(shù)據(jù)的多元應(yīng)用。針對目前這項工作在法規(guī)制度、建設(shè)層次、資源整合、人才隊伍等方面存在的短板，應(yīng)該著眼于建章立制，在國家法、社會管理領(lǐng)域和信息安全各層面，加強制度建設(shè)；同時進一步完善和細化事業(yè)單位電子檔案管理和分類標準，做好技術(shù)對接，實現(xiàn)資源整合。事業(yè)單位在這方面應(yīng)加大投入，強化硬件保障，建立人才梯隊，激發(fā)創(chuàng)新動力，不斷提升新時代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案信息化管理，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫”[1]。伴隨著現(xiàn)代化改革發(fā)展的進程，事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容和要求都發(fā)生了巨大變化，在管理內(nèi)容急劇擴容的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的客觀需求。新形勢檔案工作作為對事業(yè)單位歷史的最完整記錄，涵蓋了本單位黨建、事業(yè)發(fā)展、民主決策、制度建設(shè)、職能履行、保障服務(wù)等領(lǐng)域諸多有重要價值的信息的存儲和利用，是事業(yè)單位管理的重要基礎(chǔ)性工作，因此須納入本單位整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與其他中心工作同步發(fā)展，發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的效能和價值。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價值剖析

目前而言，事業(yè)單位檔案管理工作主要包括單位檔案工作自身的建章立制和規(guī)劃發(fā)展，接收征集、整理鑒定、統(tǒng)計保管有關(guān)事業(yè)單位的各類檔案資料，編制檢索工具，編研出版專題檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，開放檔案和提供利用工作，此外還涉及檔案工作的人員培訓(xùn)、宣教和業(yè)務(wù)交流等。將檔案信息化建設(shè)滲透于上述工作任務(wù)和環(huán)節(jié)內(nèi)容之中，能夠有效提升事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)化水平和管理效能。

1.常規(guī)工作的效能提升。計算機數(shù)據(jù)處理開始之初，業(yè)內(nèi)專家就斷言：“借用數(shù)字化、信息化存儲，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復(fù)雜性、重復(fù)性勞動，借助于大數(shù)據(jù)的分析研判，可以使檔案檢索更加快速和準確”[2]。事業(yè)單位日常工作中涉及的檔案信息量較為龐大，對數(shù)據(jù)信息的收集整理、檢索利用要求較高，檔案信息化建設(shè)極大提升了事業(yè)單位檔案管理效率。借閱人員只需要獲得授權(quán)的電子密鑰，就可以借助信息化“高速通道”儲存在電腦中的電子檔案信息，實現(xiàn)相關(guān)檔案的下載和傳輸，如果借助互聯(lián)網(wǎng)，甚至不受地域的限制，實現(xiàn)快速檢索檔案。在程序上，通過關(guān)鍵詞和字符串，自動化歸類儲存檔案，可以成倍減少人工檢索時間，極大降低日常工作所投入的人工成本，使檔案管理從業(yè)者有更多時間精力從事高質(zhì)量的研究型工作。

2.資源存儲的利用共享。在事業(yè)單位中，以腦力勞動為主體的知識密集型組織占很大比例，信息化建設(shè)將傳統(tǒng)的不同載體的各種檔案利用信息技術(shù)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后的檔案信息成為信息容量大、傳遞快、空間占用小的電子資源，更能滿足相關(guān)單位大量的知識信息需求，也更有利于檔案管理者查找和翻閱，同時避免人工搜檢、多次查閱同一檔案觸摸造成的物理損耗缺失。此外，隨著事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的進程加快，電子檔案融入事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)，能夠和其他領(lǐng)域信息資源如公文系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等對接，便于實現(xiàn)各種信息資源的歸檔與整合，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化共享。

3.檔案信息的多元應(yīng)用。檔案信息化的實現(xiàn)，有助于更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供決策參考和資源平臺。比如人事檔案信息化程度較高時，針對本單位高層次人才檔案可以形成精英人才庫，為提升本單位人力資源管理效能，精確遴選業(yè)務(wù)崗位人選提供極大便利，實現(xiàn)人才使用的最優(yōu)分配；再如事業(yè)單位作為公共服務(wù)性社會機構(gòu)，按照職能、領(lǐng)域?qū)θ藛T檔案、資源檔案進行信息化歸檔和研判，就能助力多部門、各環(huán)節(jié)之間的高效協(xié)作、協(xié)同攻關(guān)。充分挖掘和研究事業(yè)單位在本行業(yè)內(nèi)的檔案資料，利用數(shù)字模擬、聲光技術(shù)加以再現(xiàn)，就能使這些蘊含行業(yè)工作的獨特資源，不再為時間的灰塵所蒙蔽，成為本單位開展職工培訓(xùn)、愛崗教育和思想政治等工作的寶貴資源。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問題

回顧新中國檔案工作歷程，我國檔案管理工作經(jīng)歷了文書檔案室、綜合檔案室到檔案館，直至今天的大檔案管理體制初步建立的“三次飛躍”，集中統(tǒng)一的檔案管理體制逐步形成，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，檔案管理與之相接軌并開展建設(shè)，是事業(yè)單位檔案管理工作的又一次“飛躍”。但是，就目前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理從實體化管理向信息化高速發(fā)展的道路困難重重，主要集中在以下幾個方面。

1.法規(guī)制度短板。實行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是建立和執(zhí)行嚴格規(guī)范的管理體系，這其中包括檔案信息化的“軟環(huán)境”，也就是運轉(zhuǎn)流暢、功能適當?shù)墓芾沓绦蚱脚_，以及檔案管理工作的“硬環(huán)境”，即事業(yè)單位檔案信息化管理的規(guī)范和制度。前者能夠發(fā)揮檔案管理高效整合信息資源的效能，后者主要是為檔案工作確立適應(yīng)信息化建設(shè)環(huán)境的標準規(guī)范，保障各項工作的運轉(zhuǎn)執(zhí)行。就目前來看，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的標準要求相對于企業(yè)比較復(fù)雜，而且隨著改革日益深化，事業(yè)單位的類別、性質(zhì)也發(fā)生了較大的變化，檔案信息化建設(shè)的標準有待進一步細化和完善，尤其需要與部分新技術(shù)、新應(yīng)用對接，體現(xiàn)對當下技術(shù)環(huán)境的聚焦和契合。比如，部分新興的公共管理部門歸檔管理程序界定不清，對歸檔范圍框定標準不夠明確、具有一定的隨意性；電子文件的憑證作用以及簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，這些都需要進一步健全相關(guān)的法律法規(guī)與制度文件來加以引導(dǎo)和規(guī)范。

2.建設(shè)層次不一。由于事業(yè)單位之間行業(yè)、職能、資源占有和發(fā)展速度參差不齊，管理水平也高低不一，對檔案管理預(yù)期也存在不同程度的差異。盡管有些發(fā)達地區(qū)的事業(yè)單位普遍已經(jīng)進入大力推進、持續(xù)建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理高度信息化、與事業(yè)單位行政管理、社會服務(wù)職能的數(shù)字化資源高度融合的階段，但也有事業(yè)單位依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，停留在紙質(zhì)檔案管理階段，較多事業(yè)單位雖然在根據(jù)自身實際需要推進檔案信息化建設(shè)工作，但對新形勢下檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性、緊迫性的重視度不高，存在沒有針對檔案信息化建設(shè)開展系統(tǒng)化研究，沒有列支檔案信息化建設(shè)的專項經(jīng)費，沒有設(shè)立專門組織實施和牽頭部門，人員編制在工作開展中嚴重不足等情況。

3.資源整合困難。信息化資源相對分散是事業(yè)單位檔案管理工作的特點和難點，由此導(dǎo)致技術(shù)對接存在一定難度，二次建設(shè)成本高昂。據(jù)有關(guān)部門調(diào)研顯示，“事業(yè)單位各工作領(lǐng)域大都采用了相對獨立的辦公信息系統(tǒng)，如教務(wù)管理部門的學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)，科研管理部門負責運行的科研管理系統(tǒng)、項目申報評估系統(tǒng)，人事管理部門的職工信息系統(tǒng)、績效考核系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，理論上都可以轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，成為檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案”[3]。當前迫切需要科學(xué)的遠景規(guī)劃，提升各平臺之間的數(shù)據(jù)信息兼容性，在檔案信息系統(tǒng)中實現(xiàn)集成，實現(xiàn)資源信息的共享共通。

4.專業(yè)人才匱乏。事業(yè)單位檔案管理工作的核心是采集、存儲，但這絕不是新形勢下現(xiàn)代檔案工作的全部內(nèi)容。信息化背景下檔案管理更多應(yīng)側(cè)重于對檔案信息的分析研判和挖掘使用，檔案管理工作人員除需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識以外，還需要熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。這顯然對從業(yè)者提出了更高的專業(yè)素養(yǎng)要求，但目前較多事業(yè)單位檔案管理人員由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理崗位轉(zhuǎn)換而來，對網(wǎng)絡(luò)信息處理缺乏專業(yè)技術(shù)的操作培訓(xùn)，甚至還有事業(yè)單位使用工勤人員、臨時聘用人員兼職開展這一工作，由于對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作附屬工作來開展，缺乏積極性、主動性和創(chuàng)新性。同時，由于缺乏檔案管理和信息化的專業(yè)知識，無法進行重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵領(lǐng)域的深遠認知和積極謀劃，檔案信息化建設(shè)水平因此嚴重滯后。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

新時期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，應(yīng)適應(yīng)新時代、新形勢、新任務(wù)的要求，主動融入社會治理、公共服務(wù)和本單位事業(yè)躍升的大格局，在制度建設(shè)、依法管理、技術(shù)創(chuàng)新、隊伍建設(shè)等方面做細做實，才能將檔案信息化建設(shè)的成果，切實轉(zhuǎn)化為推進檔案工作現(xiàn)代化的新動力。

1.建章立制，加強制度建設(shè)。在國家法層面，根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，根據(jù)國家治理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢和事業(yè)單位的工作實際，從檔案的收集歸檔、保管利用、鑒定收錄等方面入手，應(yīng)進一步完善分級分類分領(lǐng)域的事業(yè)單位檔案管理制度。在本單位所開展的工作領(lǐng)域?qū)用?，針對事業(yè)單位檔案管理特點和具體工作內(nèi)容，制定標準化制度和評估考核體系，為事業(yè)單位有的放矢地開展檔案管理和信息化建設(shè)提供制度約束和保障。在信息安全層面，檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)信息傳播速度快、路徑多，必須針對檔案信息整理、儲存和傳遞過程建立專門的保密法規(guī)，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。在約束性法規(guī)層面，針對事業(yè)單位檔案信息化運行、使用和管理過程中可能出現(xiàn)的危害行為進行約束和處罰，明確處罰措施。

2.技術(shù)對接，實現(xiàn)資源整合。制定包括事業(yè)單位在內(nèi)的企事業(yè)單位電子檔案管理和分類標準，“對不同性質(zhì)、不同層次、不同水平的事業(yè)單位施行不同的檔案信息化管理標準，為檔案管理、信息化建設(shè)及事業(yè)發(fā)展助力”[4]。在標準框架下，“事業(yè)單位采用先進的信息管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案管理與其他系統(tǒng)內(nèi)信息化管理的對接和兼容”[5]，實現(xiàn)不同信息化資源系統(tǒng)之間建設(shè)更新、信息化管理和信息化成果利用的同步，確保檔案資源信息能夠及時、有效地接收與傳遞，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)大數(shù)據(jù)資源共享。信息化建設(shè)系統(tǒng)可以高度精確地追蹤工作流程，將信息化管理責任落實到個人，有效避免職責混亂，提升工作效能。

3.加大投入，強化基礎(chǔ)保障。信息化建設(shè)和檔案科學(xué)管理運用是事業(yè)單位管理水平的重要指征，在這方面事業(yè)單位應(yīng)該加大對檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入?；A(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)必不可少的物質(zhì)條件，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施就包括檔案數(shù)據(jù)的儲存、開發(fā)和利用的硬件，如計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、大容量加密儲存器、數(shù)碼照相機、攝像機及圖文掃描儀等設(shè)備，還有與之相配套的存儲、檢索、展示等場地館所。除了基礎(chǔ)設(shè)施硬件，專業(yè)的檔案信息化建設(shè)與管理隊伍是提升與推進這項工作必不可少的“軟件”，檔案信息化管理工作要求從業(yè)人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識技能，還要能熟練運用計算機、網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)錄入，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，運用現(xiàn)代傳媒技術(shù)制作圖文并茂的“電子檔案”，運用相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識去做好信息化系統(tǒng)的維護與更新等。針對當前較多事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)專職檔案管理人員的現(xiàn)狀，除了重視引進檔案管理和計算機專業(yè)的高層次人才，還要定期對這支從業(yè)隊伍進行培訓(xùn)，包括專業(yè)知識、實踐技能和保密方面的教育與提升，建立良性的人才發(fā)展與晉升機制，不斷為新時代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)注入源頭活水，激發(fā)創(chuàng)新活力。

注釋及參考文獻

[1]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與進路研究——基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J]