人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)思考(全文)

人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)思考(全文)一、港口集團建立人力資源管理信息系統(tǒng)的必要性

港口集團具有產(chǎn)業(yè)分布廣、組織機構(gòu)復(fù)雜、用工數(shù)量多的特點。同時，管理中還存在著發(fā)展迅速、機構(gòu)調(diào)整快、人員變化大等現(xiàn)實因素，以事務(wù)處理、手工操作為主的傳統(tǒng)人力資源管理模式難以高效地為集團戰(zhàn)略實施提供支持。在港口集團范圍內(nèi)建立以崗位、薪酬、績效為核心的人力資源管理信息系統(tǒng)，有助于核心人員得以從大量的事務(wù)處理工作中擺脫出來，有利于規(guī)范人力資源管理工作流程，提升人力資源管理水平共享，加強集團對下屬單位的管控,實現(xiàn)信息共享、整合和信息處理自動化。

二、人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的主要問題

近年來，很多港口集團都開展了人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，但不少集團在系統(tǒng)建設(shè)中投入了大量的人力和物力，卻沒有獲得預(yù)期的管理效果，主要是在系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問題：1.系統(tǒng)目標(biāo)定位不清晰。系統(tǒng)實施前沒有進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，過程中實施策略和技術(shù)原則變化大，功能設(shè)計追求盡善盡美，過于關(guān)注細(xì)節(jié)而忽略對項目進(jìn)度的整體把控，導(dǎo)致實施周期過長、開發(fā)成果達(dá)不到使用需求。2.系統(tǒng)設(shè)計思路偏差。把系統(tǒng)管理簡單理解為線下業(yè)務(wù)的線上化，系統(tǒng)設(shè)計未將人力資源信息化管理和集團發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，未對業(yè)務(wù)操作和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和規(guī)范，而對軟件標(biāo)準(zhǔn)功能進(jìn)行大幅改造，致使系統(tǒng)功能設(shè)計過于復(fù)雜，增加系統(tǒng)使用難度，影響系統(tǒng)運行效率。3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理錯位。系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理重輸入、輕輸出，花了大量的時間去整理系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)，卻沒有對數(shù)據(jù)輸出做好規(guī)劃，信息資源無法實現(xiàn)共享，系統(tǒng)沒有真正為人力資源統(tǒng)計、分析以及決策發(fā)揮作用。4.配套管理制度缺失。在系統(tǒng)上線后未及時制定相應(yīng)的管理、考核制度，系統(tǒng)運行質(zhì)量失控，效率低下，管理效果無法保證。

三、實際人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的難點和挑戰(zhàn)

1.如何統(tǒng)一對信息系統(tǒng)建設(shè)必要性和重要性的認(rèn)識。港口集團內(nèi)下屬單位因自身實際情況不同，對系統(tǒng)建設(shè)工作的必要性和重要性認(rèn)識不統(tǒng)一。一些單位因人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)簡單，通過一般應(yīng)用軟件工具已基本滿足其日常人力資源管理的需要。這造成有的單位認(rèn)為，系統(tǒng)建設(shè)工作是為集團“打工”，對本單位管理沒有幫助，反而增加工作量，導(dǎo)致其對系統(tǒng)建設(shè)工作不積極，系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)出現(xiàn)不及時、不完整，數(shù)據(jù)質(zhì)量差的情況，從而影響集團系統(tǒng)總體運行質(zhì)量。2.如何把握集團管控要求與基層個性化需求的平衡。港口集團建立人力資源管理信息系統(tǒng)，對集團層面人力資源管理要求更為宏觀，設(shè)計理念主要以為集團戰(zhàn)略發(fā)展服務(wù)，以加強集團人力資源管控為主，但下屬基層單位因所在業(yè)態(tài)不同、領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格、要求不同，對系統(tǒng)功能需求存在較大差異。系統(tǒng)如何既能滿足集團管控要求，又能兼顧基層單位的個性化管理需求，在系統(tǒng)設(shè)計中要掌握好平衡點。3.如何確保從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)和操作能力的匹配。系統(tǒng)建設(shè)不僅對集團人力資源管理水平提出要求，同時也對人力資源從業(yè)人員的綜合能力提出了更高的要求，從業(yè)人員不僅要具備人力資源管理專業(yè)知識，同時要有較強的學(xué)習(xí)能力和系統(tǒng)思維能力，能將業(yè)務(wù)實際與系統(tǒng)操作相結(jié)合，充分利用好先進(jìn)的系統(tǒng)管理工具。

四、對未來港口集團人力資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)的幾點建議

港口集團應(yīng)根據(jù)自身的實際情況和人力資源業(yè)務(wù)需求的輕重緩急，采取有計劃、有步驟、循序漸進(jìn)、分步實施的方式,推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)工作。在系統(tǒng)建設(shè)方面有以下幾點建議：1.統(tǒng)一思想和認(rèn)識，形成系統(tǒng)化工作機制。人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作應(yīng)自上而下推動，一般由集團人力資源管理部門會同集團信息化管理部門共同成立系統(tǒng)實施項目工作組，負(fù)責(zé)做好相關(guān)宣導(dǎo)、培訓(xùn)工作，從管理層到基層應(yīng)對系統(tǒng)建設(shè)的重要性有統(tǒng)一的認(rèn)識，配備對集團人力資源管理業(yè)務(wù)熟悉且對系統(tǒng)技術(shù)有一定認(rèn)識的人員全程參與系統(tǒng)實施，確保系統(tǒng)建設(shè)高效推動。2.選擇適合的人力資源軟件和實施商。首先，系統(tǒng)軟件選型十分重要，對于人數(shù)動輒上萬的港口集團，軟件架構(gòu)必須滿足多業(yè)態(tài)、多維度的管理需求，項目實施前期，要對市場上各種人力資源管理軟件進(jìn)行詳細(xì)比較，深入了解軟件功能，有條件可以去已經(jīng)上線系統(tǒng)的集團進(jìn)行走訪，多聽取其他集團的實施經(jīng)驗和使用體驗，這有助于企業(yè)在軟件選型中做出正確選擇。其次，要使標(biāo)準(zhǔn)化的軟件產(chǎn)品符合集團企業(yè)管理實際，可選擇合適的實施商對其進(jìn)行改造、開發(fā)和實施落地。選擇實施商時，不僅要關(guān)注實施商的品牌、資質(zhì)及開發(fā)資產(chǎn)，更要關(guān)注其配備顧問的項目實施經(jīng)驗和個人綜合能力。優(yōu)質(zhì)的實施商和顧問可以通過業(yè)務(wù)梳理、實施經(jīng)驗轉(zhuǎn)移幫助集團人力資源管理信息系統(tǒng)更快落地。3.因地制宜實施系統(tǒng)模塊開發(fā)設(shè)計。系統(tǒng)立項后要對功能需求進(jìn)行調(diào)查研究，成立集團內(nèi)部顧問小組，充分聽取集團內(nèi)不同業(yè)態(tài)對系統(tǒng)功能的需求，求同存異，抓大放小，平衡好集團管理需求和基層單位使用需求的關(guān)系。根據(jù)集團在人力資源管理上的難點、痛點確定功能模塊上線策略，例如有集團人員招聘工作急需通過系統(tǒng)來進(jìn)行流程和操作規(guī)范的，就可以選擇優(yōu)先上線招聘模塊。功能模塊上線的先后沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)每個集團的業(yè)務(wù)管理需求，合理安排。4.明確開發(fā)工作計劃和里程碑節(jié)點。系統(tǒng)建設(shè)工作不能一蹴而就，但也不能沒有目標(biāo)節(jié)點，不注重項目進(jìn)度的掌控會將項目拖入“持久戰(zhàn)”。根據(jù)集團的實際情況，合理制定系統(tǒng)建設(shè)工作目標(biāo)和里程碑節(jié)點，項目推進(jìn)工作應(yīng)對照工作計劃，要有“小目標(biāo)”，每完成一個“小目標(biāo)”，要及時向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)匯報和進(jìn)行用戶反饋，提高系統(tǒng)使用積極性，并在試運行的基礎(chǔ)上，廣泛聽取領(lǐng)導(dǎo)和用戶使用建議，適時優(yōu)化系統(tǒng)功能。5.重視系統(tǒng)使用體驗。做好人力資源管理信息系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)功能對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、報表線上報送、員工及經(jīng)理自助服務(wù)等功能，優(yōu)化系統(tǒng)使用界面，提高系統(tǒng)操作友好性。合理安排線上與線下業(yè)務(wù)并行時間，讓領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員及時獲得系統(tǒng)帶來的工作便利，這將有利于系統(tǒng)的長久和可持續(xù)發(fā)展。6.合理制定系統(tǒng)上線策略。系統(tǒng)上線試運行階段，應(yīng)挑選集團內(nèi)各業(yè)態(tài)中有代表性且管理基礎(chǔ)比較好的單位優(yōu)先試點上線。在試運行的過程中，要對運行中出現(xiàn)的問題及時記錄和匯總。問題的產(chǎn)生一般有兩種情況：一種是因功能開發(fā)存在程序錯誤導(dǎo)致的問題，這需要記錄并反饋實施團隊，及時修改及復(fù)測。第二種是因用戶操作錯誤導(dǎo)致的問題，對一些容易產(chǎn)生的操作錯誤或理解錯誤，要充實到操作手冊中，操作手冊的編寫要注重將業(yè)務(wù)場景與系統(tǒng)操作的結(jié)合，幫助業(yè)務(wù)人員更快理解系統(tǒng)運行機制。7.建立系統(tǒng)運行管理制度。要在集團層面建立系統(tǒng)管理制度,對系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)要求、用戶及數(shù)據(jù)使用權(quán)限、系統(tǒng)運行管理權(quán)責(zé)等進(jìn)行明確，并將系統(tǒng)運行質(zhì)量納入對各基層單位的考核。定期對系統(tǒng)運行質(zhì)量進(jìn)行檢查，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量、信息安全、系統(tǒng)報表報送及時性等維度進(jìn)行考核，對系統(tǒng)運行優(yōu)秀的單位予以獎勵，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量差、更新不及時的單位采取相應(yīng)的懲罰措施