項(xiàng)目4：文檔協(xié)作編輯

項(xiàng)目1：文檔協(xié)作編輯教師：電話：輔導(dǎo)時(shí)間：郵箱：第一部分Word2016高級(jí)應(yīng)用案例知識(shí)技能點(diǎn)創(chuàng)建文檔批注答復(fù)或解決批注通過云共享實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)協(xié)作編輯4.1.項(xiàng)目背景小王作為公司的秘書，除了日常處理公文任務(wù)之外，同時(shí)還要協(xié)助人力資源經(jīng)理處理人事管理文檔相關(guān)事項(xiàng)。今天，小王接到人力資源經(jīng)理的任務(wù)，要求制作一份公司勞動(dòng)合同的初稿，將制作好的初稿交給人力資源經(jīng)理審核，并根據(jù)審核的結(jié)果，完成相應(yīng)部分內(nèi)容的修訂。在制定勞動(dòng)合同的過程中，由于人力資源經(jīng)理經(jīng)常不在辦公室，如果能夠與人力資源經(jīng)理通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)協(xié)同修訂文檔，將極大的方便修訂過程。小王多方查閱資料，終于找到可以利用給文檔添加批注和回復(fù)批注的方式，完成對(duì)文檔的修訂，同時(shí)，利用Word2016提供的云共享文檔功能，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線協(xié)同編輯文檔，小王和人力資源經(jīng)理通過兩種協(xié)作方式結(jié)合，完美的完成了人力資源經(jīng)理交辦的任務(wù)。4.2.項(xiàng)目簡(jiǎn)介本項(xiàng)目通過對(duì)“勞動(dòng)合同”修改為例，詳細(xì)介紹了通過批注和回復(fù)批注，實(shí)現(xiàn)文檔協(xié)作編輯的方法，以及通過Word提供的云共享文檔，實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)協(xié)作編輯文檔的方法。4.3.項(xiàng)目制作用戶可以對(duì)文檔中的內(nèi)容添加批注，其他用戶可以對(duì)該批注進(jìn)行答復(fù)，通過批注完成對(duì)文檔內(nèi)容的協(xié)同修改，并達(dá)成一致意見。4.3.1.創(chuàng)建批注步驟1：添加批注。選擇要添加批注的內(nèi)容，選擇【審閱】>【新建批注】，如圖4-1所示。步驟2：書寫批注內(nèi)容，在批注的第一行，會(huì)自動(dòng)添加當(dāng)前添加批注的用戶。如圖4-2所示，完成后單擊文檔中的其他位置，即可完成對(duì)批注的建立。圖4-1新建批注圖4-2書寫批注內(nèi)容4.3.2.答復(fù)或解決批注步驟1：:選中批注，點(diǎn)擊右鍵，選擇“答復(fù)批注”，鍵入內(nèi)容，會(huì)自動(dòng)將當(dāng)前修訂用戶的姓名和答復(fù)內(nèi)容標(biāo)注與批注之下，如圖4-3所示圖4-3回復(fù)批注步驟2：完成后點(diǎn)擊文檔其他位置，或者選擇“刪除批注”表明批注已完成。步驟3：選擇“下一條”或“上一條”可在批注間切換步驟4：比較文檔：選擇【審閱】-【比較】按鈕，打開原文檔和修改后的文檔，比較兩個(gè)文檔內(nèi)容的修改。如圖4-4所示圖4-4比較文檔【小貼士】可以在文檔中顯示用戶在協(xié)作過程中的的所有操作，步驟如下：在【審閱】菜單【修訂】功能組中，選擇“所有標(biāo)記”，并選擇【審閱窗格】，即在文檔的左邊顯示了每個(gè)用戶所進(jìn)行的各種操作。如要關(guān)閉，選擇“簡(jiǎn)單標(biāo)記”，并取消“審閱窗格”即可。圖4-5顯示修訂操作4.3.3.通過云共享實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)協(xié)作當(dāng)需要和同事同時(shí)處理文檔，可以將文件保存到云，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)同修改，具體過程如下：步驟1：在文檔的右上角點(diǎn)擊【共享】按鈕，Word提示將文檔保存到聯(lián)機(jī)位置，即云上，如圖4-7所示，點(diǎn)擊“保存到云”按鈕，彈出“另存為”界面。圖4-7選擇共享步驟2：保存文件。使用web瀏覽器，在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline上傳或創(chuàng)建新文檔。本項(xiàng)目選擇OneDrive，點(diǎn)擊【另存為】界面的OneDrive按鈕，如圖4-8所示。如果已有賬戶，選擇【登錄】按鈕，如果無賬戶，需要先注冊(cè)賬戶。圖4-8選擇存入OneDrive云步驟3：上傳文檔。雙擊已登錄的賬戶名稱，選擇要上傳的文檔，word自動(dòng)將文檔上傳到云上。步驟4：選擇需要協(xié)作的文檔，邀請(qǐng)聯(lián)系人進(jìn)行協(xié)同辦公，設(shè)置權(quán)限，點(diǎn)擊“共享”按鈕，將向聯(lián)系人的郵箱發(fā)送編輯鏈接，也可以將共享鏈接直接發(fā)送給聯(lián)系人。如圖4-9所示圖4-9發(fā)起共享步驟5：點(diǎn)擊“獲取共享鏈接”，【編輯鏈接】表示可以創(chuàng)建編輯文檔的鏈接，【僅供查看的鏈接】獲得其他人只能查看文件的鏈接，如圖4-10所示。點(diǎn)擊【創(chuàng)建編輯鏈